Sejarah Singkat  Visi & Misi  Struktur Organisasi  Layanan Ruang Baca  Koleksi 
 Menu Utama
Depan
Buletin Khazanah
Buku Tamu
Materi Unduhan
MUSEUM & PAMERAN VIRTUAL
Galeri Foto
Galeri Film
 Aspirasi UGM
aspirasi ugm
 Link Terkait
UGM
Unesco Archives Portal
ANRI
ICA
ARMA
 File Unduhan
  Khazanah Maret 2014
  Khazanah November 2013
  Khazanah Juli 2013
  Khazanah Maret 2013
  Buletin Khazanah November 2012
  Buletin Khazanah Juli 2012
  Buletin Khazanah Maret 2012
  Materi Seminar Nasional Kearsipan 2011
  Arsip Audio Visual
  Buletin Khazanah November 2011
more...
  Kamis, 11/06/2009 - 07:45 WIB
KEARSIPAN : Sektor Publik Yang Terabaikan

Suprayitno

 

 Di tengah-tengah isu good governance, good corporate governance, maupun clean governance, akuntabilitas (accountability), dan transparansi adalah salah satu sasaran yang ingin dicapai. Akuntabilitas adalah kunci utama dari tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Akuntabilitas tersebut tidak dapat terwujud tanpa adanya transparansi dan penegakan hukum. Baik pemerintah, sektor publik, swasta, maupun lembaga masayarakat harus bertanggung jawab kepada publik (masyarakat umum) dan kepada para pemilik (stakeholders). Tanpa adanya informasi, tidak akan ada pembuatan keputusan, dan akuntabilitas; sementara salah satu sumber informasi yang paling vital adalah arsip, karena tidak semua informasi dikategorikan arsip. Arsip di sini khususnya arsip dinamis (records); dengan demikian tanpa adanya arsip (records), para pembuat keputusan tidak memiliki memori corporate sebagai acuan, dan tidak ada akuntabilitas terhadap keputusan yang diambil (World Bank, 2002a).

 

Ironisnya, kita yang konon dijajah Belanda selama 3,5 abad tidak mewarisi semangat atau jiwa archivistic yang dimiliki bangsa Belanda. Kita tahu bahwa Belanda terkenal dengan tertib kearsipannya, sehingga tak heran bila arsip zaman penjajahan Belanda masih tertata rapi di ANRI dan dapat diakses sampai sekarang. Tokoh-tokoh kearsipan dunia yang terkenalpun banyak yang berasal dari Belanda, seperti Muller, Feith, dan Fruin yang terkenal dengan karyanya, Handleiding voor het ordenen en bescchrijven van archieven van 1898 (Manual penataan dan pendeskripsian arsip (1898)). Manual Trio Belanda inilah yang selanjutnya dijadikan sebagai ''Kitab Suci'' atau jiwa ilmu kearsipan hingga saat ini.

 

Lemahnya sistem kearsipan di negara kita bukan rahasia lagi. Dari contoh yang paling kecil, masih sering kita jumpai instansi yang kacau dalam menangani arsip-arsipnya sehingga sulit ditemukan, hilang atau lebih parah lagi sengaja dibuang atau dimusnahkan karena tidak adanya jadwal retensi arsip dinamis. Pemalsuan ijazah, dokumen imigrasi, dan kepabeanan juga contoh kecil yang sering kita lihat/dengar di berbagai media. Bahkan lemahnya sistem kearsipan berdampak pada rapuhnya jati diri bangsa karena sangat menghambat penegakan hukum. Tentu masih lekat dalam ingatan kita betapa sulitnya menuntut mantan Presiden Soeharto. Itu semua terjadi karena penuntutan itu tak didukung data arsip yang lengkap. Jadi, wajar-wajar saja bila Andi M Ghalib, Jaksa Agung, ketika itu selalu bertanya-tanya, mana arsipnya?

 

Kendala kearsipan

Di negara kita, lembaga resmi negara yang menangani kearsipan adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun salah satu misi ANRI adalah memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan, sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur, sebagai memori kolektif bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional. Secara ideal, misi ini equivalent dengan good governance, namun di lapangan banyak mengalami kendala.

 

Paradigma kearsipan kita

sebagian besar masyarakat kita, bahkan pemerintah sendiri masih menganggap arsip hanya sebagai tumpukan kertas yang berdebu, puing-puing masa lalu (relics of the past): ephemeral materials yang tidak perlu mendapatkan perhatian serius, bukan sebagai (evidence) hak dan kewajiban pemerintah atau warga negara. Lebih disayangkan lagi, seringkali dukungan organisasional dan finansial untuk program kearsipan sangat terbatas, khususnya untuk arsip dinamis aktif (current records). Lembaga kearsipan (ANRI, Arsip Provinsi/Kabupaten/Kota) di negara kita termarjinalkan, dengan terbatasnya sumberdaya, fasilitas fisik, dan infrastruktur yang kurang memadahi. Makna arsip sebagai bukti (evidence) dalam hal ini bukan terbatas bukti seperti dalam KUHP, dan UU No 5/1986 tentang Peradilan Tata Usaha Negara yang menempatkan surat atau tulisan sebagai alat bukti. Akan tetapi, evidence ; informasi yang cenderung dapat membuktikan sebuah fakta, sebagai nilai pembuktian, bukti asal muasal badan korporasi/perorangan dan bagaimana aktivitas badan korporasi/perorangan berlangsung.

 

Reformasi sektor publik merupakan fenomena global. Reformasi tersebut tidak dapat berhasil tanpa ketersediaan arsip yang akurat dan andal, namun sayangnya kenyataan ini belum disadari sepenuhnya oleh kita. Sudah saatnya sudut pandang kita terhadap arsip berganti dari sudut pandang tradisional yang memandang arsip sebagai sejarah ke sudut pandang arsip modern yang memandang arsip sebagai bukti.

 

Tantangan bagi para arsiparis saat ini adalah meningkatnya penggunaan teknologi informasi. Banyak instansi pemerintah maupun swasta menjadikan fungsi utama organisasinya computerized dan menggunakan teknologi informasi agar lebih efisien. Namun mereka jarang melibatkan para ahli arsip tentang bagaimana menjamin bahwa proses otomasi tersebut bisa memproteksi bukti utama transaksi kegiatan organisasi tersebut, pencantuman metadata misalnya, karena dalam rekaman informasi elektronik dikatakan sebagai records bila punya 3 syarat yakni ada isi (contents), struktur, dan konteks. Ketiga unsur ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata. Sayangnya, perkembangan teknologi informasi banyak yang sekadar menghasilkan paket aplikasi sistem informasi / dokumen elektronik (electronic documents), bukan electronic records. Padahal keduanya berbeda, kalau dokumen elektronik biasanya hanya untuk efesiensi penciptaan, distribusi/diseminasi, manipulasi, dan temu kembali (retrieval), sedangkan yang membedakan dengan electronic records adalah evidence-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi, yang diwakilkan dengan metadata. Inilah tantangan arsiparis era TI sekarang ini untuk berkolaborasi dengan ahli TI dalam memecahkan problem arsip elektronik.

 

Perlu diketahui bahwa paradigma kearsipan kita masih dipengaruhi konsepnya National Archives and Records Administration (NARA) Amerika, khususnya idenya T.R. Schellenberg. Schellenberg membedakan arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Arsip dinamis (records) adalah arsip yang masih digunakan untuk pengambilan keputusan, sehingga masih bernilai guna primer dan disimpan di organisasi penciptanya. Pengelolanya disebut records managers. Sementara arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan untuk pengambilan keputusan bagi unit pencipta sehingga sudah bernilai guna sekunder, pengelolanya disebut archivist. Nilai guna sekunder arsip statis ini, oleh Schellenberg masih dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian (evidential value) dan informasional. Dalam hal inilah Schellenberg mengesampingkan ''evidential value'' yang dikaitkan dengan makna arsip sebagai “bukti” yang digagas oleh Sir Hilary Jenkinson (Cook, 1997). Sir Hilary Jenkinson adalah pakar kearsipan Inggris yang disegani, yang memulai karirnya di Public Record Office di London tahun 1906. Jenkinson terkenal dengan idenya ''archive group yang menganggap arsip merupakan emanasi organik, apa adanya, tidak memihak, sehingga tidak perlu adanya penilaian arsip (appraisal).

 

Di sinilah letak perbedaan kedua pakar kearsipan dunia ini yang kelak menyebabkan paradigma kearsipan Inggris dan Amerika. Bagi Schellenrberg, nilai guna kebuktian merujuk pada arsip statis (archives), bukan pada arsip dinamis (records) seperti yang digagas oleh Jenkinson. Sehingga yang membedakan pandangan kearsipan Inggris (Jenkinson) dan Amerika (Schellenberg) adalah dualisme objek rekaman informasi, yang mana Jenkinson lebih mementingkan administrator / records managers (records), sedangkan Scellenberg lebih mementingkan archivist (archives). Schellenberg merupakan pencetus “seleksi” arsip dengan idenya ''daur hidup arsipnya'' sehingga arsip perlu dinilai untuk menentukan ''takdir'' apakah dimusnahkan atau disimpan permanent (archive). Dalam mengembangkan seleksi atau kriteria penilaian ini, Schellenberg menjadi ''bapak teori penilaian di Amerika Serikat''. Selain itu tampaknya Schellenberg mementingkan arsip statis (archives) untuk kepentingan sejarah sehingga menganggap archivist sebagai ''subject matter specialist'' layaknya pustakawan (Ham, 1975).

 

Lalu, kata ''arsip'' dalam nahasa Indonesia itu sendiri terjemahan dari ''records'' atau ''archives'', atau ''archief'' ? Memang ada beberapa istilah untuk arsip (bahasa Indonesia), archief (Belanda), archives (Perancis), records (UK dan Australia), records & archives (Amerika Utara). Istilah arsip dinamis dan statis berasal dari konsep Belanda yaitu dynamisch archief dan statisch archief. Dengan semakin berpengaruhnya bahasa Inggris, banyak muncul istilah records dan archives.

Records diterjemahkan dalam berbagai istilah, seperti rekod, rekor, cantuman, warkat, dan arsip dinamis. Sementara archives diterjemahkan menjadi arsip statis kadang-kadang disingkat arsip saja. Makna “archives”nya NARA inilah yang tampaknya mendominasi image kita tentang kearsipan, yakni sudut pandang sejarah, dan pengelolanya disebut archivist. Sementara dalam kearsipan kita, porsi pengelolaan records sedikit sekali yang mendapatkan perhatian, padahal records inilah yang sangat berhubungan langsung dengan terwujudnya misi kearsipan kita sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan,serta bukti akuntabilitas kinerja aparatur. Seiring dengan tuntutan reformasi sektor publik yang mengglobal ditambah dengan perkembangan teknologi informasi, konsep kearsipannya NARA yang dikotomis ini mulai ditinggalkan.

Adalah Australia yang mempelopori adanya peleburan fungsi records dan archives menjadi records continuum sehingga tidak membedakan records managers dan archivist. Records menurut Australia mengacu baik arsip dinamis maupun statis. Konsep records continuum model ini oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal karena mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management tersebut dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.

Sebenarnya konsep records continuum memiliki persamaan dengan arsiparis Indonesia, karena arsiparis kita sebenarnya merupakan gabungan antara records managers & archivists. Namun ironisnya, arsiparis kita masih didominasi paradigma archives administration / archivistsnya NARA. Sehingga sampai sekarang lembaga kearsipan kita banyak yang condong menangani arsip statis. Meskipun ada yang menangani arsip dinamis, namun kebanyakan arsip dinamis inaktif.

 

Akibatnya, arsiparis kita terkesan pasif, sebagai penjaga “puing-puing” masa lalu, pelayan sejarawan / peneliti atau istilah Taylor, historical shunt (Taylor, 1987). Dengan pendekatan baru records continuum, kini saatnya lembaga kearsipan ada di garda depan, bergerak dari archives ke records dan dari records ke system, dari non-aktif ke proaktif, dan dari back room ke front line. Arsiparis harus segera bangun dari basement ke boardroom. Pemerintah perlu mewujudkan pendekatan manajemen arsip, informasi, dan manajemen pengetahuan sebagai bagian dari transparansi dan akuntabilitas pada administrasi sektor publik.

 

Lemahnya legislasi kearsipan dan infrastruktur organisasi

undang-undang kearsipan kita, yakni Undang-Undang No 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan hanya mengatur arsip yang non-current dan historis. Undang-undang ini tidak memberikan wewenang ANRI berpartisipasi menangani arsip dinamis aktif atau dalam pengembangan sistem tata arsip dinamis (recordkeeping systems), yakni sistem informasi untuk memperoleh, memelihara, dan menyediakan akses terhadap arsip dinamis dalam bentuk informasi terekam (Sulistyo Basuki, 2003). Legislasi kearsipan yang kuat, dan efektif sangat diperlukan untuk memastikan bahwa arsip dinamis betul-betul dikelola sejak penciptaan, dan penggunaannya dalam organisasi sampai retensi akhir sebagai bukti tindakan dan keputusan.

 

Legislasi kearsipan tentunya tidak hanya yang mengatur arsip per se, namun juga yang terkait dengan arsip seperti undang-undang yang mengatur hak memperoleh informasi, privasi, hak cipta, kebuktian, administrasi keuangan, rahasia negara, statistic, e-commerce, dan Informasi dan Transaski Elektonik (ITE) yang sekarang sedang digodok.

 

Kesimpulan

Reformasi sektor publik yang menuntut terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) memiliki relasi saling ketergantungan dengan kearsipan. Arsip dinamis yang dikelola dengan baik, merupakan instrument untuk mencapai akuntabilitas, transparansi, dan trust; yakni sebagai bukti atas apa yang telah dicapai; sebagai sumber informasi otoritatif yang dapat digunakan untuk pembuatan keputusan dan delivery program dan pelayanan pemerintah. Lembaga kearsipan tidak hanya mengurusi arsip dinamis inaktif dan arsip statis saja, namun sudah saatnya mereformasi diri untuk banyak terlibat dalam mendesain sistem tata arsip dinamis aktif sehingga penciptaan, penggunaan, dan preservasi arsip terintegral menjadi kontinyuum informasi. Menurut McKemmish (1998) tata arsip dinamis yang terintegral dapat memfasilitasi governance, menopang akuntabilitas, membangun identitas, memori, serta menyediakan sumber informasi otoritatif yang bernilai tambah. Bagi arsiparis sendiri, bila hal ini dapat direalisasikan, peran arsiparis tidak lagi hanya sebagai “penjaga” artefak masa lalu, namun arsiparis sebagai:

· Pembuat keputusan tata arsip dinamis

· Standard setters

· Perancang strategi implementasi dan sistem tata arsip dinamis

· Konsultan

· Pendidik / pelatih

· Advokat

· Auditor (McKemmish, 1997)

 

Bacaan:

Cook, Terry. 1997. “What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift” Archivaria 43 (Spring 1997): 17-63

Ham, F. Gerald, “The Archival Edge,” American Archivist 38 (January 1975), 8.

International Standards Organization. (2001b). ISO 15489-2. Information and documentation —Records management — Part 2: Guidelines, Geneva: International Standards Organization.

Jenkinson, Hilary. 1966. A Manual of Archive Administration. London: Percy Lund, Humphries & Co. Ltd.

McKemmish, Sue. "Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum of Responsibility"; on-line: http://rcrg.dstc.edu.au/publications/recordscontinuum/smckp2.html

Schellenberg, T.R. 1971. Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: University of Chicago Press.

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Taylor, Hugh A. "Transformation in the Archives: Technological Adjustment or Paradigm Shift,"Archivaria 25 (Winter 1987-88).

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

 

Biodata:

Lahir di Batang tanggal 16 Juni 1979. Alumni D-III Kearsipan FIB_UGM tahun 2003. Sekarang bekerja di Setjen Depnakertrans sebagai arsiparis dan tinggal menyelesaikan skripsi Ilmu Perpustakaan di UIN.

  BULETIN LAINNYA
02/04/2014- Khazanah Edisi Maret 2014
10/12/2013- Khazanah Edisi November 2013
14/08/2013- Khazanah Edisi Juli 2013
01/07/2013- Khazanah Edisi Maret 2013
17/01/2013- Buletin Khazanah Edisi November 2012 : Prof. Notonegoro dan Pancasila
06/07/2012- Buletin Khazanah Edisi Juli 2012 : Sejarah Lahirnya RSUP Dr. Sardjito
21/05/2012- Buletin Khazanah Maret 2012 : Peran dan Profesionalisme Arsiparis
05/12/2011- Buletin Khazanah November 2011
22/08/2011- Buletin Khazanah Juli 2011
08/04/2011- PERAN UGM DALAM MELESTARIKAN PESUT MAHAKAM
23/04/2010- MEMBANGUN PRIBADI ARSIPARIS
23/04/2010- PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP FOTO DI DINAS PARIWISATA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BIDANG PENGEMBANGAN DESTINASI SEKSI OBYEK DAN DAYA TARIK WISATA (ODTW)
23/04/2010- ARSIP STATIS: PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN
07/01/2010- Hubungan Ilmu Informasi dengan Penilaian Arsip
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan (bagian 2)
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan
07/01/2010- URGENSI PENYELAMATAN DAN PENGELOLAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI Sebuah Diskripsi Pengalaman di Universitas Gadjah Mada
07/01/2010- PERENCANAAN STRATEGIS KEARSIPAN
06/08/2009- ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK: UPAYA PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP DI BADAN PENGENDALIAN PERTANAHAN DAERAH (BPPD) SLEMAN
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP VITAL DOSIR PENSIUN AKTIF DI PT TASPEN (PERSERO) YOGYAKARTA
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP SOUND RECORDINGS DENGAN SOFTWARE MDK DRS VERSI 2.5 DI DINAS TEKNIK ELEKTRONIKA DAN LISTRIK BANDARA INTERNASIONAL ADISUTJIPTO YOGYAKARTA
12/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 2)
11/06/2009- ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
11/06/2009- MEMBANGUN “BUDAYA SADAR ARSIP” DEMI MENJAGA KEUTUHAN NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
11/06/2009- SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH
11/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 1)
05/11/2008- HAK CIPTA DAN KEBUTUHAN INFORMASI; PERLAKUAN TERHADAP ARSIP STATIS DI ANRI
05/11/2008- EKSPLORASI ARSIP UNTUK PENELITIAN DAN TRANSFER PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT
05/11/2008- SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
05/11/2008- ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)
 Pencarian Arsip (SiKS)
SIKS
 UGM in Memories

15 April 1995

Penganugerahan Doktor HC kepada Dr. Ir. Ginandjar Kartasasmita

19 April 1965

Peringatan Pantja Warsa Balai Pembinaan Administrasi UGM

26 April 1971

Persetujuan Penggunaan Tanah UGM di Demangan untuk Yayasan Hatta

 Buku Tamu
05-04-2014 13:31
mulyanto: assalamualaikum....maaf mohon diberikan contoh tentang membuat kebijakan akuisisi sebuaj arsip....trimakasih...
03-04-2014 15:04
sarbani: Inems itu program persuratan yang ditujukan langsung ke pejabat yang bersakutan. Instansi kami surat tersebut diminta untuk dibuatkan kedali dan kartu disposisi padahal kami yang bertugas persuratan hanya diberi cetak print yang tidak berwarna (cap stempl basah). ini sama saja kami diberi kopi surat. Bagaimana solusi tentang Inems tersebut. Terima kasih
02-04-2014 09:26
abdul mufid: mohon informasi tentang pelatihan kearsipan. apakah perorangan bisa belajar atau pelatihan tentang pengelolaan arsip, hal-hal yang berkaitan dengan arsip di arsip UGM?bagaimana prosedurnya dan apakah ada biaya yang harus di tanggung peserta? terima kasih
more...
Nama
Email
Pesan 
 
              
              
   354,746 visitors
2014 © Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Gedung L3 Lantai 3 Komplek Perpustakaan UGM, Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 6492151, 6492152, Fax. (0274) 582907, Email. arsip[at]ugm.ac.id