Sejarah Singkat  Visi & Misi  Struktur Organisasi  Layanan Ruang Baca  Koleksi 
 Menu Utama
Depan
Buletin Khazanah
Buku Tamu
Materi Unduhan
MUSEUM & PAMERAN VIRTUAL
Galeri Foto
Galeri Film
 Aspirasi UGM
aspirasi ugm
 Link Terkait
UGM
Unesco Archives Portal
ANRI
ICA
ARMA
 File Unduhan
  Khazanah Maret 2014
  Khazanah November 2013
  Khazanah Juli 2013
  Khazanah Maret 2013
  Buletin Khazanah November 2012
  Buletin Khazanah Juli 2012
  Buletin Khazanah Maret 2012
  Materi Seminar Nasional Kearsipan 2011
  Arsip Audio Visual
  Buletin Khazanah November 2011
more...
  Kamis, 11/06/2009 - 12:29 WIB
SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH

Waluyo

 

A. Pengantar

 

"Arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri," (Pramoedya Ananta Toer)

 

 

            Ungkapan di atas menunjukkan betapa pentingnya arsip sebagai rekaman informasi (recorded information) yang merupakan gambaran dari realitas pemilik atau pencipta arsip –dalam dunia kearsipan dikenal sebagai creating agency- baik itu individu maupun organisasi. Dalam konteks penelitian sejarah, arsip dikategorikan sebagai sumber primer, disebut demikian karena arsip merupakan pengetahuan tangan pertama (firsthand knowledge)  dan rekaman sezaman dari suatu kejadian atau peristiwa.

            Sebagai sumber primer dalam penelitian dan penulisan sejarah, arsip merupakan komponen yang utama bahkan begitu besarnya peran arsip dalam penulisan sejarah sehingga terdapat pemahaman bahwa apabila tidak ada dokumen(arsip) maka tidak ada sejarah (no document no history).

Meskipun arsip memiliki substansi yang teramat penting dalam penulisan sejarah, namun di negeri ini tampaknya belum diikuti oleh kesadaran pengelolaan arsip yang baik. Sebagai gambaran umum bisa dilihat dari banyaknya dokumen atau arsip vital negara yang hilang, sulitnya menemukan bahan arsip untuk penelitian, banyaknya institusi, lembaga, instansi yang tidak memiliki records centre,  dan masih banyak persoalan seputar dunia kearsipan di Indonesia.

 

Berangkat dari permasalahan di atas, kita melihat bahwa kesadaran untuk mengumpulkan, menyimpan, maupun menata berbagai dokumen atau arsip yang dinilai berharga belum banyak dilakukan. Bahkan, jika dikaitkan dengan persoalan kultur, kegiatan mengarsip dan kepedulian terhadap pentingnya arsip di negeri ini tergolong rendah.

Bahkan sudah menjadi semacam kewajiban bagi peneliti sejarah yang menulis desertasi,  mau tidak mau harus terbang ke negara lain untuk mencari berbagai dokumen mengenai Indonesia. Sebut saja lembaga seperti Perpustakaan Universitas Leiden dan KITLV (Pusat Penelitian Bahasa dan Antropologi) di Belanda, Perpustakaan milik Universitas Cornell di AS, dan beberapa nama lembaga lain di luar negeri, telah demikian dikenal memiliki dokumen yang tergolong lengkap tentang Indonesia.

Satu contoh kasus dialami oleh Tim Pustakaloka Harian Kompas yang mengalami kesulitan  saat berhubungan dengan dokumentasi tentang Indonesia. Untuk mendapatkan naskah asli sebuah drama berjudul Lelakon Raden Beij Soerio Retno yang terbit pada pertengahan abad ke-19, tim tersebut harus mengunjungi Perpustakaan Universitas Leiden.

Dari serangkaian gambaran di atas, pertanyaan yang muncul adalah sudah sedemikian parahkah persoalan yang berkaitan kearsipan atau dokumentasi di negeri ini? Bagaimana sebetulnya peta pendokumentasian di negeri ini? Apakah memang semua koleksi negeri ini tiada lagi yang tersisa sehingga untuk mempelajari sejarah negeri ini pun harus di negeri orang?

 

 

B. Kesadaran Kearsipan

            Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[1] Alasan-alasan tersebut pada hakikatnya merupakan sebuah kesadaran bahwa begitu pentingnya nilai informasi bagi segala aspek kehidupan manusia. Oleh karena itu untuk dapat memaksimalkan pemanfaatannya, informasi tidak cukup hanya direkam, namun  perlu upaya pengelolaan mulai dari penciptaan hingga masa akhir dari pemanfaatan informasi tersebut. Mengelola informasi berarti mengelola arsip karena sesungguhnya yang dimaksud arsip adalah rekaman informasi (recorded information).

            Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[2]

Membahas tentang arsip ataupun pendokumentasian, sebetulnya sepanjang sejarah peradaban, kegiatan ini tidak bisa dihindarkan dari kehidupan manusia sebagai makhluk individu maupun sosial. Kegiatan pengabadian diri maupun aktivitas diri manusia bisa dikatakan telah berlangsung sejak manusia di masa prasejarah mulai membuat gambar-gambar maupun guratan-guratan di dinding-dinding goa batu. Sejak saat itu, hingga kemudian manusia mengenal aksara, tulis-menulis, hingga percetakan, kegiatan pencatatan maupun pengabadian menjadi demikian berkembang. Dari sini sebenarnya manusia menunjukkan kesadaran akan pentingnya pengarsipan atau pendokumentasian.

Kini, kegiatan pengabadian maupun pendokumentasian tidak hanya dilakukan untuk tingkat individu atau keluarga, tetapi juga sudah ada lembaga-lembaga yang bahkan melaksanakannya sampai tingkat institusi tertinggi seperti negara. Koleksi-koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, museum, maupun lembaga pengarsip telah menjadi sumber pendokumentasian sejarah manusia. Banyak penyelidikan dan penelusuran yang bergantung pada keberadaan lembaga-lembaga ini.

Sadar akan keterbatasan ingatan manusia, maka kesadaran untuk merekam segala aktivitas dalam wujud arsip dengan segala bentuknya menjadi sebuah keharusan. Apabila aktivitas  untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan segala aktivitas kehidupan sudah menjadi kesadaran maka berarti kita telah berupaya menghimpun pengetahuan, dan tinggal memanfaatkan himpunan pengetahuan tersebut bagi kemajuan peradaban manusia.

 

C. Arsip Sebagai Sumber Penulisan Sejarah

Profesor Sartono Kartodirdjo mengungkapkan bahwa kunci untuk memasuki wilayah sejarah ialah sumber-sumber seperti legenda, folklor, prasasti, monumen hingga dokumen-dokumen, surat kabar, dan surat-surat. Kesemua yang disebutkan di atas merupakan rekaman aktivitas manusia.

Segala sumber sejarah di atas tidak akan sampai dari generasi satu ke generasi berikutnya kalau tidak ada kesadaran pengelolaan sumber atau tidak ada kesadaran arsip yang dimiliki. Oleh sebab itu keberadaan arsip sebagai salah satu sumber sejarah sebenarnya sejak awal masa penciptaannya sudah bisa diproyeksikan untuk berbagai kepentingan termasuk dalam rangka rekonstruksi sejarah.

Pengelolaan arsip yang baik akan berdampak pada kemudahan proses heuristik dalam kajian sejarah. Seperti diketahui bahwa pada dasarnya, metode penelitian sejarah menyangkut tiga hal pokok. Pertama, mengenai cara-cara menemukan sumber sejarah, yang juga lazim disebut heuristik. Dalam hal ini para peneliti sejarah diuntungkan oleh keberadaan lembaga/instansi pemerintah dan swasta yang berfungsi sebagai tempat menyimpan sumber sejarah, seperti perpustakaan, lembaga kearsipan, pusat-pusat penelitian, dan sebagainya. 

Hal kedua, setelah sumber ditemukan, adalah mengkaji isi sumber itu. Seberapa jauh isi sumber itu bisa diterima sebagai keterangan yang dapat dipercaya. Untuk dapat mengorek keterangan yang terkandung dalam sumber diperlukan keahlian tersendiri, seperti diplomatika sebagaimana telah disebutkan; paleografi atau cara-cara memahami tulisan kuno; kronologi untuk mencocokkan penanggalan yang berlaku dulu dan sekarang; leksikografi atau cara menentukan arti istilah-istilah tempo dulu yang tidak lagi digunakan pada masa kini; numimastik berkaitan dengan cara menentukan nilai mata uang kuno; metrologi atau cara menentukan ukuran dan timbangan yang berlaku dalam zaman yang berbeda-beda; toponimi atau cara menentukan nama-nama tempat pada masa-masa lampau; dan sebagainya.

Ketiga, berkaitan dengan penulisan hasil penelitian atas sumber-sumber tersebut. Penulisan tidak saja membutuhkan keterampilan menulis dan penguasaan kaidah bahasa, tetapi juga menyangkut pemahaman atas terminologi serta teori-teori tertentu yang relevan dengan tema sejarah yang diteliti. Pada umumnya, para ahli sejarah berpendapat bahwa kemahiran penelitian dan kemahiran penulisan hasil penelitian merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan.

Aspek pertama dan kedua dalam metode sejarah di atas berkaitan erat dengan sumber. Secara konvensional, sumber yang dimaksud adalah sumber primer (arsip). Pandangan dasarnya ialah sumber primer merupakan bagian dari bukti tentang masa lampau yang menjadi bahan sumber kajian, yang menjadi tumpuan apakah suatu peristiwa, kejadian, ataupun gejala sejarah dapat direkonstruksi.

 

D. Kesimpulan

            Kesadaran nasional berakar pada kesadaran sejarah, kesadaran sejarah akan  terbangun dengan baik dari kesadaran dokumentasi (arsip) bangsa ini. Kesadaran tersebut dapat berfungsi sebagai sumber inspirasi kebanggaan nasional dan memperkuat kebanggaan Indonesia. Kesadaran sejarah juga memantapkan identitas nasional sebagai simbol solidaritas nasional, hal ini berarti pertentangan-pertentangan yang mengarah pada perpecahan bangsa dapat dicegah.

            Dengan menoleh kebelakang, membaca arsip, membaca sejarah, menengok pengalaman sejarah bangsa,  kita dapat mengidentifikasi berbagai pengalaman, mempelajari sebab-sebab berbagai gejolak serta berpeluang untuk menetapkan skala prioritas pemecahan berbagai permasalahan.

            Suatu bangsa terbentuk dari pengalaman bersama di masa lampau, maka sejarah menjadi esensial bagi nasion. Urgensi belajar sejarah adalah agar manusia mengenal dirinya sendiri sebagai kelompok, menjadikan titik tolak pembangunan masa kini dan masa datang, karena peristiwa sejarah berkesinambungan dari lampau, kini dan datang, menemukan ilham dan keteladanan dari masa lampau demi hidup pada masa sekarang dan yang akan datang, dan membangkitkan apresiasi kultural serta persahabatan antar bangsa menuju perdamaian dunia.

Konflik sosial yang mengemuka kembali akhir-akhir ini seharusnya dapat direduksi apabila bangsa ini sedikit saja memiliki kesadaran sejarah, karena dari kesadaran tersebut berarti kita bisa belajar dari pengalaman-pengalaman kolektif  sebagai bangsa. Ekskalasi konflik pada level elite maupun horizontal yang semakin sering terjadi merupakan refleksi belum sempurnanya penerapan prinsip nasionalisme, kesatuan nasional kita ternyata masih rapuh. Hal tersebut mengindikasikan lemahnya kesadaran kolektif (collective consciousness) bangsa ini, yang berarti lemahnya kesadaran sejarah.

            Dengan melihat kenyataan Indonesia saat ini, urgensi membangkitkan kesadaran sejarah seperti dikemukakan di atas perlu segera dimulai. Hal yang sederhana namun menjadi kunci untuk memulai langkah tersebut adalah memupuk kepedulian  terhadap kearsipan atau sadar akan pentingnya arsip sebagai sumber sejarah.

 

Daftar Pustaka

Duchein, Michel, Obstacles to the Access, Use and Transfer of Information from Archives:RAMP Study, Unesco, 1983

 

Ellis, Judith, eds., Keeping           Archives, Victoria: DW Thorpe, 1993.

 

Pugh, Mary Jo, Providing Reference Services for Archives and Manuscripts, Chicago: SAA, 1992.

 

Roeslan Abdul Gani, “Kesadaran Sejarah dan Hari Depan Indonesia” dalam  Arsip dan

Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.

 

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen , Jakarta: Gramedia, 2003.

 



[1]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta: Gramedia, 2003), hal.4-6.

 

[2]Roeslan Abdul Gani, “Kesadaran Sejarah dan Hari Depan Indonesia” dalam  Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.

 

  BULETIN LAINNYA
02/04/2014- Khazanah Edisi Maret 2014
10/12/2013- Khazanah Edisi November 2013
14/08/2013- Khazanah Edisi Juli 2013
01/07/2013- Khazanah Edisi Maret 2013
17/01/2013- Buletin Khazanah Edisi November 2012 : Prof. Notonegoro dan Pancasila
06/07/2012- Buletin Khazanah Edisi Juli 2012 : Sejarah Lahirnya RSUP Dr. Sardjito
21/05/2012- Buletin Khazanah Maret 2012 : Peran dan Profesionalisme Arsiparis
05/12/2011- Buletin Khazanah November 2011
22/08/2011- Buletin Khazanah Juli 2011
08/04/2011- PERAN UGM DALAM MELESTARIKAN PESUT MAHAKAM
23/04/2010- MEMBANGUN PRIBADI ARSIPARIS
23/04/2010- PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP FOTO DI DINAS PARIWISATA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BIDANG PENGEMBANGAN DESTINASI SEKSI OBYEK DAN DAYA TARIK WISATA (ODTW)
23/04/2010- ARSIP STATIS: PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN
07/01/2010- Hubungan Ilmu Informasi dengan Penilaian Arsip
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan (bagian 2)
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan
07/01/2010- URGENSI PENYELAMATAN DAN PENGELOLAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI Sebuah Diskripsi Pengalaman di Universitas Gadjah Mada
07/01/2010- PERENCANAAN STRATEGIS KEARSIPAN
06/08/2009- ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK: UPAYA PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP DI BADAN PENGENDALIAN PERTANAHAN DAERAH (BPPD) SLEMAN
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP VITAL DOSIR PENSIUN AKTIF DI PT TASPEN (PERSERO) YOGYAKARTA
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP SOUND RECORDINGS DENGAN SOFTWARE MDK DRS VERSI 2.5 DI DINAS TEKNIK ELEKTRONIKA DAN LISTRIK BANDARA INTERNASIONAL ADISUTJIPTO YOGYAKARTA
12/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 2)
11/06/2009- ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
11/06/2009- MEMBANGUN “BUDAYA SADAR ARSIP” DEMI MENJAGA KEUTUHAN NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
11/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 1)
11/06/2009- KEARSIPAN : Sektor Publik Yang Terabaikan
05/11/2008- HAK CIPTA DAN KEBUTUHAN INFORMASI; PERLAKUAN TERHADAP ARSIP STATIS DI ANRI
05/11/2008- EKSPLORASI ARSIP UNTUK PENELITIAN DAN TRANSFER PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT
05/11/2008- SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
05/11/2008- ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)
 Pencarian Arsip (SiKS)
SIKS
 UGM in Memories

15 April 1995

Penganugerahan Doktor HC kepada Dr. Ir. Ginandjar Kartasasmita

19 April 1965

Peringatan Pantja Warsa Balai Pembinaan Administrasi UGM

26 April 1971

Persetujuan Penggunaan Tanah UGM di Demangan untuk Yayasan Hatta

 Buku Tamu
05-04-2014 13:31
mulyanto: assalamualaikum....maaf mohon diberikan contoh tentang membuat kebijakan akuisisi sebuaj arsip....trimakasih...
03-04-2014 15:04
sarbani: Inems itu program persuratan yang ditujukan langsung ke pejabat yang bersakutan. Instansi kami surat tersebut diminta untuk dibuatkan kedali dan kartu disposisi padahal kami yang bertugas persuratan hanya diberi cetak print yang tidak berwarna (cap stempl basah). ini sama saja kami diberi kopi surat. Bagaimana solusi tentang Inems tersebut. Terima kasih
02-04-2014 09:26
abdul mufid: mohon informasi tentang pelatihan kearsipan. apakah perorangan bisa belajar atau pelatihan tentang pengelolaan arsip, hal-hal yang berkaitan dengan arsip di arsip UGM?bagaimana prosedurnya dan apakah ada biaya yang harus di tanggung peserta? terima kasih
more...
Nama
Email
Pesan 
 
              
              
   352,925 visitors
2014 © Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Gedung L3 Lantai 3 Komplek Perpustakaan UGM, Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 6492151, 6492152, Fax. (0274) 582907, Email. arsip[at]ugm.ac.id