Cici Widya Puspita Putri, Veni Dwi Darwati, Kiki Riana Juliantri, dan Triatmojo

A. Pengantar

Arsip tercipta seiring dengan berkembangnya organisasi. Oleh karena itu, arsip merupakan sumber primer, yaitu berupa informasi yang diperoleh langsung pada sumbernya dan tercipta hanya sekali sebagai hasil aktifitas fungsional organisasi. Informasi yang terkandung dalam arsip sering memperlihatkan adanya keterkaitan dengan arsip lainnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam pencapaian tujuan organisasi yaitu sebagai bahan pengambilan keputusan pimpinan, sebagai sumber ingatan, sebagai sumber penelitian, dan sejarah.

Mengingat begitu pentingnya arsip maka arsip perlu dikelola dengan baik, sehingga dapat lebih berdayaguna dan berhasilguna. Pengelolaan arsip ini dapat tercapai sesuai dengan tujuan yang dikehendaki apabila tersedia sumber daya yaitu man, money, method, dan material. Hal ini dimaksudkan bahwa tujuan pengelolaan arsip yang baik tidak akan tercapai apabila tidak didukung oleh dana atau sistem dalam pengelolaan serta sarana penyimpanan arsip yang memenuhi persyaratan.

Dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi akan menghasilkan catatan terekam tidak hanya dalam bentuk tekstual namun juga berbagai media. Adapun bentuk atau format arsip, dibedakan menjadi dua yaitu media konvensional dan media baru. Arsip konvensional atau arsip tekstual merupakan arsip yang diciptakan dengan menggunakan media kertas. Arsip tekstual ini sering disebut dengan arsip baca manusia (human readable record), paper based record. Adapun arsip media baru (arsip teknologi maju/machine readable) juga dikenal sebagai arsip non kertas. Menurut David Robert dalam buku Keeping Archives yang diedit oleh Judith Ellis, menyebutkan Special Format Record (arsip bentuk khusus) yaitu arsip yang bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus. Adapun macam arsip bentuk khusus, salah satunya adalah arsip audio visual yang terdiri dari 3 macam seperti gambar bergerak (moving image), gambar diam (still image), dan rekaman suara (sound recordings) (David Roberd, 1993: 387-401).

Selain arsip audio visual, yang termasuk ke dalam arsip bentuk khusus adalah arsip kartografi dan kearsitekturan yang informasinya dituangkan dengan menggunakan simbol-simbol gambar yang terekam dalam bentuk peta maupun gambar kearsitekturan, arsip publikasi yang berupa master hasil dari publikasi, arsip ephemera yang mempunyai nilai sesaat atau berupa dokumen-dokumen informal yang kadang dianggap sebagai barang rongsokan bahkan ada pula yang perlu dilestarikan, dan lain- lain.

Arsip rekaman suara (sound recordings) merupakan salah satu jenis dari arsip audiovisual. Arsip rekaman suara (sound recordings) adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan alat perekam tertentu, sehingga hasil dari rekaman suara tersebut akan terekam dalam media yang berbeda-beda tergantung dari jenis kategori rekaman suara itu. Rekaman suara digolongkan menjadi tiga kategori yaitu rekaman ponograf, rekaman tape magnetik, dan rekaman digital optik.

Arsip yang dikelola Dinas Teknik Elektronika dan Listrik adalah arsip rekaman suara (sound recordings). Arsip tersebut berisi tentang percakapan antara pilot pesawat dengan petugas ATC (Air Traffic Control) di Radar. Dari hasil percakapan tersebut akan menghasilkan suara atau voice. Kemudian voice tersebut akan direkam oleh Dinas Teknik Elektronika dan Listrik. Dalam proses perekaman suara antara pilot pesawat dengan petugas ATC, Dinas Teknik Elektronika dan Listrik menggunakan software MDK (Multi Data Komunikasi) DRS (Digital Recording System) versi 2.5 serta melakukan pembackupan dalam bentuk media kaset. Kaset tersebut akan memback up secara otomatis dengan suatu alat yang dinamakan TAPE DAT (Digital Audio Tapes).

Dalam artikel ini akan diuraikan jawaban atas  pertanyaan ini: 1. Bagaimana kedudukan dan arti penting arsip rekaman suara (sound recordings) pada Dinas Teknik Elektronika dan Listrik dalam menjalankan tujuan, pokok, dan fungsinya. 2. Bagaimana pengelolaan arsip rekaman suara (sound recordings) mulai dari penciptaan, penataan dan penyimpanan, penggunaan dan pemeliharaan, serta

penyusutan.

B. Penciptaan

Proses penciptaan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik dimulai dari percakapan antara petugas ATC di Radar dengan pilot pesawat. Petugas ATC di Radar akan melihat posisi pesawat yang mendarat di landasan pacu ataupun take off meninggalkan bandara. Petugas ATC akan memberi informasi dan mengarahkan pilot mengenai kecepatan yang harus ditempuh serta ketinggian pesawat untuk mendaratkan pesawat. Petugas ATC menggunakan mic untuk melakukan kontak percakapan dengan pilot pesawat selama proses penerbangan berlangsung. Selama percakapan berlangsung antara pilot pesawat dengan petugas ATC, akan menghasilkan suatu voice. Sebelum voice masuk ke komputer untuk direkam oleh Dinas Teknik Elektronika dan Listrik, terlebih dahulu melalui terminal kabel. Terminal kabel ini sebagai input voice yang menghubungkan  channel-channel seperti ADC, APP VHF, TOWER, dan lain-lain.

Setelah input voice, voice akan  masuk ke dalam program komputer untuk direkam menggunakan suatu software, yaitu MDK DRS versi 2.5. MDK DRS versi 2.5 yang merupakan perangkat multi purpose yang digunakan untuk mencatat sinyal suara/audio (voice logging). MDK DRS 2.5 dapat merekam suara dari berbagai sumber seperti ADC (Aedrome Control), APP (Approach Control) VHF, TOWER, dan lain-lain. Voice yang masuk ke software akan direkam di dalam CPU (Central Processing Unit) 1 dan CPU 2 PC (Personal Computer) yang difungsikan sebagai main PC dan akan melakukan back up secara reguler dan otomatis. Voice yang direkam setiap hari akan disimpan dalam hardisk dengan jangka waktu penyimpanan dua bulan atau sekitar 60 hari melalui penyettingan terlebih dahulu. Setelah dua bulan, voice tersebut akan terhapus secara otomatis di hardisk.

Untuk mengetahui apakah ada voice yang masuk ke dalam software MDK DRS versi 2.5, dapat dilihat pada channel aktif kondisi sedang merekam dengan tanda text di button (Chn xx ON) berwarna merah. Setelah perekaman sound recordings pada hardisk selesai, maka akan dilakukan pembackupan data pada kaset. Misalkan, perekaman voice dilakukan tanggal 13 Maret 2009, maka proses pembackupan data kaset akan dilakukan pada tanggal 14 Maret 2009 pukul 07.05 WIB. Setelah selesai pembackupan kaset, punggung kaset diberi keterangan ″Tanggal″ 13.

Proses pembackupan kaset dimulai dengan tanda “Please Wait Back up Processing”. Tanda tersebut akan muncul pada pukul 07.05 WIB dan diikuti proses “Back up status”. Back up status akan memindahkan data dari hardisk ke kaset dengan merewinding kaset pada TAPE DAT kurang lebih 10 menit. Hal ini tergantung banyaknya data voice pada perekaman selama 1 hari (selama jam penerbangan pesawat berlangsung hingga selesai). Setelah proses merewinding selesai, akan mucul “back up complete, please wait, while processing the tape, and please change your tape”. Tanda back up complete disertai dengan bunyi petau, petau, petau, petau, petau, petau,... Bunyi tersebut akan berhenti jika menekan tombol OK. Setelah OK ditekan, tunggu beberapa menit. Kemudian kaset pada tape akan keluar atau eject dari TAPE DAT secara otomatis. Setelah itu, kaset diganti dengan kaset tanggal selanjutnya dan dimasukkan ke dalam TAPE DAT. Untuk mensetting kaset yang baru atau tanggal 14 tersebut, harus mengubah start date and time (tampilan start date and time ada pada menu searching and filtering).

C.    Penataan dan Penyimpanan

Penataan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik berdasarkan sistem kronologis, baik penyimpanan di hardisk maupun kaset. Penataaan arsip sound recordings pada hardisk menggunakan sistem kronologis yaitu dengan sistem tanggal, dimana setiap proses perekaman yang terjadi selama proses penerbangan dari mulai pukul 05.00 WIB sampai selesai. Arsip sound recordings akan tersimpan dalam 1 file secara otomatis berdasarkan tanggal.

Dengan MDK DRS versi 2.5, data-data hasil rekaman dari masing-masing recordings akan tersimpan ke dalam format tertentu seperti file wav. File diatur dengan sistem back up dan pencarian yang baik sehingga mempermudah penggunaan. Hasil perekaman pertama disimpan ke dalam hardisk. File tersimpan dalam hardisk selama kurang lebih dua bulan. Setelah dua bulan (60 hari), file akan terhapus secara otomatis dengan penyettingan terlebih dahulu.

Untuk penyimpanan sound recordings pada hardisk, perlu penyettingan pada  Auto back up. Sound recordings dapat terekam secara otomatis tanpa menyetting dan merubah settingan. Namun auto back up akan bekerja dan terekam secara otomatis bila pada Option Activate auto back up diberi tanda contreng. Selain itu, bila activate auto back up diaktifkan, manual back up tidak bekerja karena pembackupan dilakukan secara otomatis. Misalnya pembackupan disetting dua bulan, maka secara otomatis pembackupan data dua bulan tersebut akan terekam  dan tersimpan secara otomatis selama 60 hari (2 bulan).

Dalam pembackupan dengan media kaset, jenis kaset yang digunakan adalah kaset bermerk hp dengan kapasitas 8 GB. Penyimpanan arsip kaset di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik menggunakan sistem kronologis dengan jumlah 31 kaset. Hal ini dikarenakan, sesuai dengan banyaknya hari dalam satu bulan. Penataan kaset sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik tidak menggunakan almari atau ruangan khusus, tetapi kaset tersebut disimpan dan diletakkan di bagian bawah MDK DRS versi 2.5. Adapun penataan arsip kaset diletakkan secara vertikal. Hal ini ditujukan untuk memudahkan pencarian arsip kaset. Selain itu untuk memudahkan temu kembali, cover pada punggung kaset diberi angka (tanggal) dengan posisi punggung kaset di bagian terluar.

Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip kaset masih sangat sederhana yaitu menggunakan kotak persegi panjang yang terbuat dari kayu, itupun hanya satu trap atau shelf. Peralatan tersebut diletakkan di bawah MDK DRS 2.5. Meskipun penyimpanan arsip kaset dekat dengan lantai, tetapi aman dari debu karena penyimpanan kasetnya tertutup rapat dengan cover sehingga bebas dari debu. Selain itu, peralatan MDK DRS ditutupi oleh pintu yang terbuat dari kaca.

Penemuan kembali arsip sound recordings dapat diartikan sebagai pengambilan arsip secara fisik atau pencarian informasi. Penemuan kembali sound recordings program MDK DRS versi 2.5 lebih mudah karena dilengkapi dengan fasilitas Searching and Filtering. Menu searching and filtering memiliki kemudahan dan kemampuan untuk pencarian sound recordings dengan cepat dan sangat akurat sampai dalam satuan detik. Untuk melakukan pencarian terhadap hasil sound recordings tersebut, yang pertama kali dilakukan yaitu dengan mengklik data dan waktu (start date and time) yang ingin dicari.  

Setelah diatur hari dan waktu serta channelnya, maka akan tampak menu search result hasil pencarian data. Search result merupakan data-data yang ditampilkan dari hasil pencarian berdasarkan kriteria waktu dan channel. Data-data ini kemudian di replay untuk didengarkan kembali melalui menu playback. Di sebelah kiri adalah informasi tentang waktu dan kapan suatu rekaman dan terjadi di channel berapa. Sedangkan tampilan di sebelah kanan merupakan data rekaman yang siap untuk di replay.

Playback (pemutaran voice) digunakan untuk mendengarkan ulang data-data hasil rekaman sesuai dengan search criteria. Untuk mendengarkan kembali hasil rekaman terdapat dua mode, yaitu mode play per file dan mode continuous play. Pada mode play per file, play back akan berhenti setiap akhir file rekaman, sedangkan pada mode continuous play, playback akan meneruskan pada file berikutnya sampai file terakhir. Untuk pencarian kaset, tinggal melihat tanggal kaset yang tertera pada punggung cover kaset di bagian terluar.

Retensi penyimpanan arsip sound recordings yang di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik hanya disimpan kurang lebih tiga puluh hari. Apabila ada proses investigasi atau kecelakaan pesawat seperti kasus pesawat Garuda yang melibatkan pilot Marwoto, maka penyimpanan arsip tersebut akan mempunyai jangka waktu penyimpanan yang lama sampai proses investigasi selesai, karena dalam kasus seperti itu masa retensi harus mengikuti dan berdasarkan prosedur dari ICAO (International Civil Aviation Organisation) dalam ANNEX  10 volume 2.

D.      Penggunaan dan Pemeliharaan

Prosedur untuk merekam percakapan antara pilot dan petugas ATC merupakan ketentuan yang harus dilaksanakan. Hal ini dikarenakan sesuai standar dan rekomendasi dari ICAO. Setelah proses perekaman oleh Dinas Teknik Elektronika dan Listrik selesai, maka petugas elektro akan menyimpan hasil rekaman di hardisk dan back up fisik dalam bentuk kaset. Penggunaan voice diperlukan apabila ada kasus atau klaim dari pihak maskapai penerbangan ataupun jika ada kejadian kasus kecelakaan pesawat. Sehingga rekaman sound recordings tersebut akan digunakan sebagai alat  bukti investigasi untuk keperluan penyelidikan kasus kecelakaan. Sebagai contoh ketika kasus kecelakaan Maskapai Penerbangan Garuda tanggal 7 Maret 2007  yang melibatkan pilot pesawat Marwoto.

Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Pemeliharaan arsip berkaitan juga dengan pemeliharaan peralatan dan perawatan terhadap fisik arsip. Pemeliharaan dalam hal ini, dilakukan dengan menggunakan program yang up to date dalam pengelolaan sound recordings. Hal ini terlihat bahwa kini Dinas Teknik Elektronika telah menggunakan software MDK DRS versi 2.5 yang awalnya menggunakan MDK DRS versi 1.0. Cara kedua, untuk mencegah  software MDK DRS versi 2.5 terkena virus, diupayakan tidak ada satu media apapun yang masuk ke dalam komputer, baik itu flasdisk maupun sambungan internet.

Cara ketiga, untuk menghilangkan debu dibagian dalam peralatan MDK DRS, dilakukan pembersihan debu dengan cara mengelap dengan kain lap yang telah dibasahi dan dilakukan pembersihan dengan cairan kimia electrical contact cleaner, serta penggunaan vacum cleaner untuk membersihkan debu di sela-sela perlalatan yang sempit. Cara keempat, menjaga suhu di dalam ruangan tempat penyimpanan arsip dengan pemasangan AC (Air Conditioner) dan dinyalakan selama 24 jam. Cara kelima, menghindarkan arsip dari sinar matahari secara langsung yaitu dengan memasang tirai pada jendela. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan arsip dari bahaya sinar matahari yang mengandung radiasi ultraviolet yang dapat merusak arsip. Cara keenam, melakukan perawatan pita rekaman yaitu dengan metode perawatan pita: 1). Rekaman perlu dipindahkan ke medium yang sesuai. Standard kini telah menggunakan pita reel seperempat inci dengan ketebalan 0,0015 inci. Ketebalannya cukup kuat untuk mencegah kerusakan fisik. 2). Pita hanya diputar pada kecepatan play, bukan pada rewind. 3). Jika perlu periksa secara teratur dan disalin kembali jika perlu. Setiap 12 bulan sekali, diputar kembali untuk membalikkan lengkungannya. 4). Pita disimpan pada amplop polyethylene atau polyester yang selanjutnya ditempatkan pada kotak-kotak. Diatur secara vertikal pada laci-laci metal. 5). Kondisi lingkungan perlu stabil dengan temperatur sekitar 4⁰-16⁰C dan kelembaban relatif 40-60%.

E.     Penyusutan.

Arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan listik disusutkan dengan dua cara yaitu pertama penyusutan untuk penyimpanan pada hardisk dilakukan setelah 60 hari (2 bulan). Arsip sound recordings pada hardisk akan terhapus secara otomatis, sebagai contoh file bulan Januari dan Februari, ketika memasuki akhir bulan Maret, maka file bulan Januari akan terhapus secara otomatis. Adapun untuk penyusutan secara fisik atau media kaset dilakukan dengan cara ditindas atau ditimpa.

Cara ditimpa yaitu kaset yang sudah melewati jangka waktu penyimpanan sebulan, akan ditimpa dengan rekaman baru sesuai dengan tanggal yang tertera di punggung kaset. Sebagai contoh kaset bulan Februari tertulis tanggal 21 pada punggung kaset, maka isi informasi pada kaset tersebut akan ditimpa atau digunakan kembali pada tanggal 21 Maret, begitu juga tanggal selanjutnya akan mengalami proses yang sama. Untuk penyusutan kaset dengan cara dibuang, belum pernah dilakukan oleh petugas elektro. Hal ini dikarenakan, sejak awal digunakannya program MDK DRS, kaset tidak pernah diganti dengan kaset yang baru.

F. Kesimpulan

Pengelolaan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik telah menggunakan komputerisasi yaitu dengan software MDK DRS versi 2.5. Dalam melakukan pembackupan voice, secara fisik menggunakan media kaset. Media kaset tersebut biasa digunakan sebagai alat bukti investigasi apabila terjadi kecelakaan pesawat.

Proses pengelolaan arsip sound recordings dimulai dari percakapan antara petugas ATC di Radar dengan pilot pesawat, dan dari hasil percapakan tersebut akan menghasilkan voice. Voice tersebut akan masuk melalui terminal kabel, kemudian masuk ke dalam komputer. Komputer dilengkapi dengan software khusus untuk melakukan proses perekaman yaitu MDK DRS versi 2.5. Sistem kerja MDK DRS dimulai dengan data analog yang diterima oleh voice card atau sound card. Kemudian dikonversikan menjadi data digital di MDK DRS versi 2.5. Voice yang masuk dapat dilihat pada channel status. Setelah perekaman sound recordings pada hardisk selesai, maka akan dilakukan pembackupan data pada kaset. Penyimpanan arsip sound recordings baik di hardisk maupun di kaset menggunakan sistem kronologis. Pada hardisk, arsip rekaman suara disimpan selama 60 hari (2 bulan), sedangkan rekaman suara pada kaset disimpan selama 1 bulan.

Pemeliharaan arsip sound recordings, tidak hanya difokuskan pada arsip saja, tetapi juga peralatan. Hal ini dikarenakan bila peralatan terjaga dengan baik, maka kaset yang dihasilkan untuk membackup data akan menghasilkan kualitas suara yang baik pula. Penyusutan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik dibagi menjadi 2, yaitu penyusutan pada hardisk dan penyusutan kaset sound recordings. Penyusutan pada hardisk terjadi setelah 60 hari atau 2 bulan secara otomatis, sedangkan penyusutan pada kaset sound recordings dilakukan dengan ditimpa atau ditindas dengan rekaman yang baru setelah 1 bulan. Secara umum, pengelolaan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elektronika dan Listrik sudah baik, tetapi secara sistematis belum dilaksanakan secara total karena beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta dana. Sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan arsip sound recordings di Dinas Teknik Elekronika dan Listrik belum memiliki latar belakang pengetahuan kearsipan. Hal ini dilihat pada proses pemeliharaan arsip kaset, seperti tidak adanya pemutaran secara periodik pada kaset.

DAFTAR PUSTAKA

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.

Jakarta: Pusataka Sinar Harapan, 2001.

Edy Noviyanto,”X-Ray Generating System pada Pesawat Fiscan CMEX

T100100”, di PT.(PERSERO) Angkasa Pura I Bandara Adisutjipto

Yogyakarta , Laporan Praktik Industri Fakultas Teknik, UNY.

Hardi Suhardi, Teminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta:PT Sigma Cipta Utama, 1998.

“How do I protect and handle magnetic media”, http//www.slac.stanford.edu/history/pubs/npscog. 1993.19-08.pdf (dl: 27 Januari 2009), 5 halaman.

ICAO, Aeronautical Telecomunication: Annex 10 Volume II Communcation Procedures including those with PANS status. 2001.

Imam Gunarto, Sistem Filing Suatu Pendekatan Aplikatif . Jakarta: Chandra Pratama, 1997.

---,Pengantar Fasilitas Elektronika dan Listrik Penerbangan. Jakarta:Departemen Perhubungan Udara, Direktorat Fasilitas Elekttronika dan Listrik. 1999.

“Preservation of Magnetic Media”,

http://www.naa.gov.au/images/magneti_media_tcm2-5469.pdf.(dl: 5 Februari

2009), 4 halaman.

Robert, David, “Managing Records in Special Formats”. Dalam Judith Ellis (ed.),

Keeping Archives 2nd edition. Melbourne: D.W.Thope, 1993.

“Sejarah Bandara Adisutjipto Yogyakarta”,http://adisutjiptoairport.com/sejarah.html, (dl: 7 April 2009), 2 halaman.

Tri Puji dkk, “Pengelolaan Arsip Sound Recordings di Divisi Siaran: Study Banding antara Perjan RRI dengan PT.Redjo Buntung”, LTA D-III Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya, UGM, 2003.

Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.