Sejarah Singkat  Visi & Misi  Struktur Organisasi  Layanan Ruang Baca  Koleksi 
 Menu Utama
Depan
Buletin Khazanah
Buku Tamu
Materi Unduhan
MUSEUM & PAMERAN VIRTUAL
Galeri Foto
Galeri Film
 Aspirasi UGM
aspirasi ugm
 Link Terkait
UGM
Unesco Archives Portal
ANRI
ICA
ARMA
 File Unduhan
  Khazanah Maret 2014
  Khazanah November 2013
  Khazanah Juli 2013
  Khazanah Maret 2013
  Buletin Khazanah November 2012
  Buletin Khazanah Juli 2012
  Buletin Khazanah Maret 2012
  Materi Seminar Nasional Kearsipan 2011
  Arsip Audio Visual
  Buletin Khazanah November 2011
more...
  Kamis, 06/08/2009 - 08:09 WIB
ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK: UPAYA PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP DI BADAN PENGENDALIAN PERTANAHAN DAERAH (BPPD) SLEMAN

Pengantar Editor

“Yang muda yang berkarya”, demikian kira-kira kalimat yang tepat untuk mengantarkan tiga artikel yang semuanya ditulis secara “bermai-ramai” oleh anak-anak muda ini. Ketiga artikel ini merupakan ringkasan dari Laporan Tugas Akhir yang judul, susunan, dan formatnya sudah disesuaikan oleh editor namun tata kalimat dan gaya bahasa tetap dipertahankan. Tujuannya adalah, dengan tidak mengubah substansinya, agar tiga tulisan ini lebih terstruktur dan mudah dipahami oleh pembaca. Sesederhana apapun sebuah tulisan, tentu mempunyai tujuan dan berguna. “Publish or Perish” demikian kalimat bijak, yang arti bebasnya “ Menulis atau dilupakan orang  karena tidak pernah menulis”. Tulisan  anak muda ini merepresentasikan kalimat bijak yang lain: “Lebih baik menulis walaupun sederhana, dari pada tidak pernah menulis tetapi sudah merasa menulis dan hebat”. (ME)

 

ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK: UPAYA PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP DI BADAN PENGENDALIAN PERTANAHAN DAERAH (BPPD) SLEMAN

 

Sri Mulyani, Fidya Alfian Rahmawati, dan Andri Susilowati

 

A. Pengantar

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini sudah sedemikan kuat mempengaruhi sendi-sendi kehidupan. Hampir di semua bidang, baik bidang jasa, dalam  layanan profesional, maupun di berbagai jenis pekerjaan sudah memanfaatkan dan mengikuti perkembangan teknologi. Tidak dapat dipungkiri bahwa penggunaan teknologi khususnya komputer sangat membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi menjadi efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan tujuan dari sistem administrasi di suatu instansi atau organisasi manapun. Perkembangan teknologi dan perkembangan dunia ke arah globalisasi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan  mengikuti kemajuan teknologi tersebut  serta, di sisi lain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelola arsip.

 

Dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi ternyata menghasilkan catatan terekam tidak hanya dalam bentuk tekstual namun juga dalam berbagai bentuk media. Arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (Basir Barthos, 2000: 1). Dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

 

a.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga pemerintahan dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka  pelaksanaan   kegiatan pemerintahan;

 

b.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam kegiatan perorangan maupun berkelompok, dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 

Pada masa kini, arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat disimpan dalam magnetic disk dan optikal disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan versinya (ANRI, 2005). Atas dasar tersebut selanjutnya para ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk dan formatnya, menjadi dua yaitu Media Konvensional dan Media Baru (Arsip teknologi maju/ Machine readable).Maksud dari machine readable, arsip tersebut dapat dibaca dengan menggunakan alat tertentu, misal ; komputer, micro reader.

 

Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa dipergunakan yaitu media kertas atau media tekstual atau dikenal sebagai Human readable. Media Baru ini juga dikenal sebagai arsip non kertas. Judith Ellis dalam buku Keeping Archives menyebutkan special format records (arsip bentuk khusus) yaitu arsip yang bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus. Arsip bentuk khusus ini merupakan related document yaitu merupakan dokumen terkait atau sebagai lampiran namun juga tidak menutup kemungkinan arsip tersebut berdiri sendiri. Arsip bentuk khusus terdiri dari: arsip audio visual, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk mikro.

 

Perkembangan pesat teknologi informasi yakni komputer sangat membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi dengan efektif dan efisien, termasuk administrasi di dalam organisasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi. Aktifitas organisasi menghasilkan catatan terekam berbentuk tekstual dan berbagai bentuk media. Arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat disimpan dalam magnetic disk dan optical disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan versinya. Arsip elektronik mudah dicopy dan dipindahkan atau ditransfer dari satu media ke media lain sehingga organisasi memakai sistem manajemen informasi yang berbasis komputer untuk melaksanakan kegiatan serta mendokumentasikan transaksi-transaksi penting. Mengingat informasi yang disimpan secara elektronik mudah diubah dan dihapus maka patut diperhatikan pada masa penciptaan dan pemeliharaan arsip elektronik. Selain itu perkembangan teknologi komunikasi juga membuat tugas pemeliharaan bahan bukti kegiatan yang lengkap dan akurat menjadi lebih mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media, guna mengembangkan fungsinya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip sebagai sumber informasi.

 

Pengalihmediaan merupakan kegiatan pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan efektif. Untuk mengurangi resiko kehilangan informasi maka kegiatan alih media ke dalam bentuk elektronik menggunakan sistem komputer. Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih media yaitu, cepat dalam proses penemuan kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, SDM yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan tempat simpan arsip.

 

Badan Pengendalian Pertanahan Daerah/BPPD Sleman merupakan instansi pemerintahan di Sleman, DIY yang menangani segala bentuk perijinan peralihan fungsi pertanahan di daerah Sleman dari sawah ke fungsi pekarangan. Arsip-arsip perijinan yang tercipta di BPPD Sleman merupakan arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan sangat baik untuk kelanjutan sumber informasi di masa mendatang. Akan tetapi pihak BPPD menganggap arsip perijinan yang tercipta merupakan arsip statis, ini tidak sesuai dengan kaidah kearsipan, sebab arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara dan penyimpanannya harus dilakukan oleh lembaga kearsipan (KAD atau ANRI).

 

Berdasarkan uraian di atas, tulisan ini akan diupayakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini: Bagaimana pelaksanaan/prosedur input data ke dalam bentuk elekronik sesuai dengan program yang ada di kantor dalam hal pengelolaan arsipnya? Arti penting kegiatan alih media dalam rangka pengelolaan dalam menjalankan tujuan dan fungsi pokok organisasi? Fungsi arsip media baru sebagai pelestarian dan perlindungan arsip yang ada di BPPD? Sejauh mana keterkaitan alih media ke dalam bentuk elektronik dengan masalah hukum dan legalisasi di Indonesia?

 

 

B. PROSES ALIH MEDIA di BPPD

Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan yang ada dalam kehidupan masyarakat. Arsip tercipta di dalam lingkungan masyarakat dan dihasilkan oleh masyarakat dengan teknologi yang ada pada saat arsip itu tercipta. Pada era teknologi informasi dan komunikasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan masyarakat , informasi telah menjadi suatu kekuatan baru sehingga menjadikan arsip sebagai sumber informasi utama. Banyak alasan mengapa arsip perlu dikelola dengan baik, karena arsip memiliki fungsi penting antara lain (Agus Sugiarto, 2005: 9-10):

1.   Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang  dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam  arsip tersebut.

2.   Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik.

3.   Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung  legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4.   Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi  untuk masa yang akan datang. Dengan demikian, arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip selalu diupayakan untuk dapat digunakan secara selektif dan efisien.

 

Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvensional. Dalam penyimpanan konvensional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam system alih media ke bentuk elektronik (computer) juga terdapat folder-folder untuk meyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg, dll) atau dokumen ( berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik (kertas), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

 

Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.

 

Komponen

Kearsipan Konvensional

Kearsipan Elektronik

Kabinet

Berupa rak atau lemari arsip

yang dibuat secara fisik

Berupa cabinet virtual yang

dibuat dengan database

Map

Berupa map fisik untuk

menyimpanan lembaran arsip

 

Berupa map virtual atau folder

untuk penyimpanan file

dokumen

Arsip

Lembaran-lembaran surat hard

copy

 

Lembaran-lembaran surat yang sudah ditransfer ke dalam file gambar/teks.

 

 

Kabinet dan map virtual merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet dan map nyata yang dipergunakan pada system kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam cabinet dan map nyata, kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika pada cabinet dan map maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Sedangkan lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. File gambar sebagai hasil scanner merupakan salah satu proses kegiatan alih media.

 

Pengertian alih media sebagaimana diatur pada PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah.

Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data. Proses pekerjaan alih media dari hardcopy ke digital akan membutuhkan waktu kerja dan alur kerja yang terbagi atas tahapan-tahapan yang tercakup secara menyeluruh. Seiring dengan perkembangan teknologi serta kemudahan yang didapatkan dari hasil alih media maka kantor BPPD Sleman menerapkan kegiatan alih media sebagai proses pelestarian arsipnya.

 

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasa12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik):

a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;

b. mengandung kepentingan hukum tertentu

 

Adapun Tata Cara Peralihan Dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, pasal 6 adalah:

(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.

(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

 

Adapun peralatan yang digunakan sebagai proses kegiatan alih media harus memenuhi persyaratan sesuai dengan pasal 10 dan pasal 11:

 

Pasal 10

(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan  teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.

(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk  wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar:

a.       dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;

b.       mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan

c.       dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

 

Pasal 11

(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

(2) Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam  ayat (1) wajib memenuhi syarat sebagai berikut:

a.       berbadan hukum; dan

b.       memperoleh izin usaha.

 

Sementara itu, peralatan yang digunakan BPPD adalah canofile, yaitu merupakan suatu produk dari canon, yang telah memiliki izin usaha dan standar yang ditentukan sesuai ketentuan-ketentuan diatas. Badan Pengendalian Petanahan Daerah Sleman menggunakan sistem canofile sebagai alat alih media karena pertimbangan sebagai berikut :

1.       BPPD menginginkan semua arsip dapat ditangani dengan cepat dan tepat.

2.       Canofile alat yang dikeluarkan oleh Canon Corp yang merupakan perusahaan besar dimana kualitas peralatan lebih terjamin dibandingkan perusahaan lain.

3.       Cara kerja Conofile cukup mudah karena pihak BPPD tidak perlu membuat perintah-perintah pemrograman. Pihak BPPD hanya membuat folder-folder sebagai tempat simpan arsip setelah discan.

4.       Kecepatan kerja canofile sangat membantu dalam proses alih media.

 

Dalam satu proses scaning sudah bisa memuat kertas setebal empat sentimeter. Jadi tidak harus satu per satu kertas discan, sehingga sangat cepat dalam proses alih media. Pemeliharaan terhadap canofile dan arsip-arsip yang sudah dialihmediakan sudah sedikit memperoleh perhatian. Jika ada kendala yang dihadapi pihak BPPD dalam melakukan proses alih media atau ada machine error maka pihak dari Canon akan segera datang (programmer) untuk menindaklanjut masalah tersebut.

Keamanan data belum dapat dipastikan apakah benar-benar aman dari virus, walaupun file yang ada berbentuk gambar (* jpg). Sehingga pihak BPPD juga perlu mengkopi arsip yang telah dialihmediakan ke dalam CD-ROM atau WORM. Pada awal pengadaan peralatan, biaya yang dikeluarkan cukup mahal, akan tetapi mengingat banyak sekali keuntungan yang diperoleh serta adanya penjaminan peralatan maka pihak BPPD tidak salah memilih Canofile sebagai alat alih media.

 

Proses alih media yang diterapkan di BPPD dalam pelaksanaannya termasuk mudah (user friendly). System kerjanya sederhana, karena dalam prosesnya pengguna tinggal meng-klik bagian-bagian tertentu dan secara otomatis naskah-naskah yang dialih mediakan akan berubah bentuk ke dalam bentuk soft file ( format JPG). Naskah-naskah yang akan dialih mediakan sebelumnya dipisah terlebih dahulu. Maksud dari pemisahan tersebut adalah berdasarkan permasalah/subyek. Misalnya, arsip yang berisi IPT harus dipisah dari arsip IPL, hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam pengalihmediaan berkas nantinya. Selain itu juga dikelompokkan berdasarkan tahun dan juga harus dipisahkan antara arsip yang dikeluarkan oleh Bupati dan Kepala Badan. Arsip yang dikeluarkan oleh Bupati mempunyai kode A, sedangkan arsip yang dikeluarkan oleh Kepala Badan berkode D. Contoh, 503.3.34/Kep.KDH/A/2006 untuk arsip yang dikeluarkan oleh Bupati sedangkan 503.3.40/Kep.KDH/D/2007 untuk arsip yang dikeluarkan oleh Kepala Badan.

 

Sebelum arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam mesin Canofile, harus dipastikan dulu bahwa naskah tersebut sudah terpisah (tidak terikat dengan staples) dan lembaran kertasnya tidak ada yang menempel. Jika naskah tersebut masih terikat dengan staples atau paperclip maka dapat merusakkan mesin Canofile. Lembaran naskah-naskah setelah dilakukan alih media maka akan keluar dengan sendirinya, dan secara otomatis sudah berubah bentuk menjadi soft file di computer. Setelah semuanya terkopi maka yang muncul dilayar monitor adalah berupa gambar file yang telah dialihmediakan lengkap dengan jumlah naskah. Setelah itu maka programmer merubah nama file tersebut sesuai dengan kode yang ada dinaskah, karena file hasil dari proses alih media tersebut format tulisan yang ditampilkan hanya berupa tanggal dilakukannya proses alih media.

 

Sistem penyimpanan file didalam computer berdasarkan masalah, pembuat keputusan dan tahun. Contoh, untuk file IPL yang dikeluarkan oleh Bupati (A) maka disimpan didalam folder Bupati, kemudian masuk kedalam folder IPL dan didalam folder IPL terdapat sub-sub lagi yang memuat tahun diterbitkannya naskah tersebut. Jadi file IPL tahun 2007 khusus menyimpan file-file yang diterbitkan tahun 2007 saja. Setelah proses penyimpanan dan pemberian nama dikomputer selesai, proses selanjutnya yaitu menyatukan kembali arsip yang telah dialih mediakan dengan cara disatukan kembali (distaples) dan dibagian belakang arsip diberi tanda paraf dan tanggal dilakukannya proses alih media. Pemberian tanda tersebut dimaksudkan untuk membedakan antara arsip yang telah dialih mediakan dan yang belum dialih mediakan, kemudian arsip yang telah dialih mediakan dibungkus dengan kertas kissing dan disimpan didalam bok.

 

 

 

 

 

 

C. LEGALITAS HUKUM HASIL ALIH MEDIA

Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat telah menyebabkan perubahan kegiatan kehidupan manusia dalam berbagai bidang yang secara langsung telah mempengaruhi lahirnya bentuk-bentuk perbuatan hukum baru. Satu contoh bentuk perbuatan hukum baru yang ada di Indonesia yaitu, yang menyangkut peraturan dan legalitas alih media arsip/dokumen perusahaan ( Undang-Undang RI No.8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI no 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).

Dokumen Elektronik yang dimaksudkan dalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, eletro, magnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang memahaminya ( vide pasal 1 angka 4 Undang-Undang RI nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).

 

Sedangkan legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam Mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam microfilm atau media lain tersebut sesuai naskah aslinya. (pasal 1 angka 3 PP RI Nomor 88 Tahun 1999 Tentang tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi ). Pasal 12 ayat (1) UU RI No.8 / 1997 Tentang dokumen Perusahaan yang bunyinya “Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya, dan pasal 2 PP Nomor 88/1999 yang bunyinya “Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima baik diatas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam microfilm atau media lainnya”. Yang dimaksud dengan media lainnya adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditarnsformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM). (Vide penjelasan pasal 12 ayat 1). Jadi hasil proses alih media yang ada di BPPD merupakan salah satu bentuk dokumen perusahaan dalam media lainnya.

 

Arsip bentuk dokumen elektronik (arsip tekologi informasi) sebagi alat bukti terdapat dalam beberapa hukum tindak pidana antara lain:

A.   Dalam Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi

Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana Korupsi dapat dipergunakan untuk memperoleh bukti petunjuk. Hal ini sebagaimana bunyi pasal 26 A Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi: Alat bukti yang sah dalam bentuk sebagaimana dimaksud dalam pasal 188 ayat (2) KUHAP, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari:

1.       Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan itu; dan

2.       Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik ataupun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna.

 

Apa yang dimaksud dengan “disimpan secara elektronik” misalnya data yang disimpan dalam microfilm, Compact Disk Read Only Memory (CD-ROM) atau Write Once Read Many (WORM). Sedangkan yang dimaksud dengan “Alat optic atau serupa dengan itu” dalam ayat ini tidak terbatas pada data penghubung elektronik (electronic data interchance), surat elektronnik (e-mail) telegram, teleks dan faksimili. Dari bunyi pasal 26 A beserta penjelasannya dapat disimpulkan bahwa Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana korupsi adalah dokumen yang terekam secara elektronik yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna, data yang disimpan dalam microfilm, CD-ROM atau WORM, surat elktronik, telegram, teleks, dan faksimili

 

B.      Dalam Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2003 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 1 tahun 2002 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme

 

C.      Dalam Undang-Undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Pasal 44, alat bukti penyidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-Undang ini adalah sebagai berikut:

a.       Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan

b.       Alat bukti berupa informasi Elektronik dan/atau dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 (Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic, data interchance, surat elektronik (electronic mail) telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya)

 

Sedangkan angka 4 Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan, dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melaui computer atau sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang memahaminya. Dalam Undang–Undang Informasi dan Transaksi Elektronik alat bukti berupa Informasi elektronika dan/atau Dokumen Elektronik dan atau hasil cetakannya dapat berfungsi sebagai alat bukti akan tetapi dengan syarat menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini yaitu pada:

 

Pasal 9. Pelaku usaha yang menawarkan produk melalui system elektronik harus menyediakan informasi yang lengkap dan benar dengan syarat kontrak, produsen dan produk yang ditawarkan.

 

Pasal 15.

(1)

  BULETIN LAINNYA
02/04/2014- Khazanah Edisi Maret 2014
10/12/2013- Khazanah Edisi November 2013
14/08/2013- Khazanah Edisi Juli 2013
01/07/2013- Khazanah Edisi Maret 2013
17/01/2013- Buletin Khazanah Edisi November 2012 : Prof. Notonegoro dan Pancasila
06/07/2012- Buletin Khazanah Edisi Juli 2012 : Sejarah Lahirnya RSUP Dr. Sardjito
21/05/2012- Buletin Khazanah Maret 2012 : Peran dan Profesionalisme Arsiparis
05/12/2011- Buletin Khazanah November 2011
22/08/2011- Buletin Khazanah Juli 2011
08/04/2011- PERAN UGM DALAM MELESTARIKAN PESUT MAHAKAM
23/04/2010- MEMBANGUN PRIBADI ARSIPARIS
23/04/2010- PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP FOTO DI DINAS PARIWISATA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BIDANG PENGEMBANGAN DESTINASI SEKSI OBYEK DAN DAYA TARIK WISATA (ODTW)
23/04/2010- ARSIP STATIS: PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN
07/01/2010- Hubungan Ilmu Informasi dengan Penilaian Arsip
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan (bagian 2)
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan
07/01/2010- URGENSI PENYELAMATAN DAN PENGELOLAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI Sebuah Diskripsi Pengalaman di Universitas Gadjah Mada
07/01/2010- PERENCANAAN STRATEGIS KEARSIPAN
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP VITAL DOSIR PENSIUN AKTIF DI PT TASPEN (PERSERO) YOGYAKARTA
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP SOUND RECORDINGS DENGAN SOFTWARE MDK DRS VERSI 2.5 DI DINAS TEKNIK ELEKTRONIKA DAN LISTRIK BANDARA INTERNASIONAL ADISUTJIPTO YOGYAKARTA
12/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 2)
11/06/2009- ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
11/06/2009- MEMBANGUN “BUDAYA SADAR ARSIP” DEMI MENJAGA KEUTUHAN NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
11/06/2009- SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH
11/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 1)
11/06/2009- KEARSIPAN : Sektor Publik Yang Terabaikan
05/11/2008- HAK CIPTA DAN KEBUTUHAN INFORMASI; PERLAKUAN TERHADAP ARSIP STATIS DI ANRI
05/11/2008- EKSPLORASI ARSIP UNTUK PENELITIAN DAN TRANSFER PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT
05/11/2008- SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
05/11/2008- ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)
 Pencarian Arsip (SiKS)
SIKS
 UGM in Memories

15 April 1995

Penganugerahan Doktor HC kepada Dr. Ir. Ginandjar Kartasasmita

19 April 1965

Peringatan Pantja Warsa Balai Pembinaan Administrasi UGM

26 April 1971

Persetujuan Penggunaan Tanah UGM di Demangan untuk Yayasan Hatta

 Buku Tamu
05-04-2014 13:31
mulyanto: assalamualaikum....maaf mohon diberikan contoh tentang membuat kebijakan akuisisi sebuaj arsip....trimakasih...
03-04-2014 15:04
sarbani: Inems itu program persuratan yang ditujukan langsung ke pejabat yang bersakutan. Instansi kami surat tersebut diminta untuk dibuatkan kedali dan kartu disposisi padahal kami yang bertugas persuratan hanya diberi cetak print yang tidak berwarna (cap stempl basah). ini sama saja kami diberi kopi surat. Bagaimana solusi tentang Inems tersebut. Terima kasih
02-04-2014 09:26
abdul mufid: mohon informasi tentang pelatihan kearsipan. apakah perorangan bisa belajar atau pelatihan tentang pengelolaan arsip, hal-hal yang berkaitan dengan arsip di arsip UGM?bagaimana prosedurnya dan apakah ada biaya yang harus di tanggung peserta? terima kasih
more...
Nama
Email
Pesan 
 
              
              
   357,915 visitors
2014 © Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Gedung L3 Lantai 3 Komplek Perpustakaan UGM, Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 6492151, 6492152, Fax. (0274) 582907, Email. arsip[at]ugm.ac.id