Zaenudin

Latar Belakang

“Maka demikian pula Saudara-saudara, kita pada saat sekarang ini, berada di dalam gedung yang oleh Menteri Muda Pekerjaan Umum dan Tenaga dinamakan Wisma Puruhita, Wisma Murid yang oleh Presiden Universitas Gadjah Mada dinamakan Wisma Pantjadharma, Gedung Lima Dharma, kewajiban dalam arti yang biasa dipakai di Indonesia, Kecuali saya menegaskan bahwa gedung ini didirikan dengan uang rakyat dus sebenarnya milik rakyat dan untuk rakyat”.

(Presiden Soekarno, 1959)

Bermula dari pidato inilah polemik Gedung Pantjadarma Universitas Gadjah Mada menghangat. Tulisan di atas adalah transkripsi pidato Presiden RI, Dr. Ir. Soekarno saat meresmikan Gedung Pusat UGM, 19 Desember 1959. Dengan mengutip pidato Rektor UGM, Presiden secara jelas menyebutkan bahwa gedung yang sedang digunakan upacara dan akan diresmikan pemakaiannya itu bernama “Pantjadarma”. Anehnya prasasti yang bertuliskan Pantjadarma justru terpasang di sebuah gedung di Kawasan Sekip, bukan di Gedung Pusat yang artistik itu. Manakah sebenarnya yang dinamakan Gedung Pantjadarma, Gedung Pusat atau Gedung-gedung di Sekip? [1]

Tahun 2006 kemarin Rektor UGM, Prof. Dr. Sofian Effendi hampir saja memindahkan prasasti itu ke Gedung Pusat. Alasannya karena Gedung Pusatlah yang dinamakan Pantjadarma sebagaimana pidato Presiden. Untung kesabaran rektor masih kuat. Beliau meminta Arsip Universitas untuk mengumpulkan dan meneliti semua dokumen yang terkait pembangunan gedung-gedung tersebut. Lebih khusus beliau meminta mencari arsip Laporan Rektor Tahun 1959, saat peresmian itu berlangsung. Sayang arsip tersebut belum ada di Arsip Universitas Gadjah Mada. Akibatnya misteri tentang Gedung Pantjadarma menjadi berkepanjangan.

Sementara dalam sebuah acara penandatanganan kerjasama antara UGM dan Arsip Nasional RI, 3 Oktober 2002, Rektor UGM, Prof. Sofian Effendi mengatakan bahwa masih banyak arsip UGM yang belum dikelola dengan baik. Rektor bahkan meragukan keberadaan naskah pidato Bung Karno saat menerima Anugrah Gelar Doktor Honoris Causa dari UGM tahun 1950-an. Masihkah naskah itu tersimpan di Sekretariat Senat. Prof. Sofian juga merasa prihatin atas keteledoran pengelolaan arsip hasil penelitian. Beliau mengingatkan bahwa di UGM pernah ada penemuan menonjol tentang teknologi biotik untuk pembibitan anggrek yang disebut tissue culture. Sayang hasil penelitian Prof. Muso dari Fakultas Biologi UGM sekitar 40 tahun yang lalu itu tidak jelas keberadaannya.[2] Lebih menyedihkan lagi, seorang teman mengatakan kalau penemuan tersebut ada di Singapura dan dipatenkan oleh negeri tetangga kita itu.

Tiga diskripsi kasus di atas rasanya sudah cukup kuat untuk menarik hipotesa bahwa Kesadaran kearsipan di Perguruan Tinggi masih sangat memprihatinkan. Laporan Tahunan Rektor, Pidato Ilmiah Presiden dan penelitian spektakuler adalah arsip penting dan bernilai sejarah tinggi. Kalau arsip-arsip penting saja tidak jelas rimbanya, bagaimana dengan arsip-arsip lainnya. Dengan agak spekulatif kita juga bisa men-generalisir bahwa kondisi yang sama sangat mungkin terjadi di banyak perguruan tinggi di luar UGM.

Urgensi Penyelamatan Arsip Perguruan Tinggi

Kondisi semacam ini harus disadari oleh seluruh pihak (stake holder) yang terkait dengan dunia perguruan tinggi. Mulai dari Departemen Pendidikan Nasional, Dirjen Dikti, pimpinan perguruan tinggi, pimpinan fakultas, pelaksana baik dosen maupun karyawan sampai dengan arsiparis perguruan tinggi. Semua harus ambil bagian dan melaksanakan tugas sesuai kapasitas dan wewenangnya masing-masing. Kalau stake holder tidak menyadari dan tidak peduli maka perguruan tinggi akan kehilangan harta kekayaan yang tidak tergantikan. Keteledoran akan berakibat kepada:

1.       Hilangya memori organisasi dan bukti kesejarahan

Arsip adalah memori organisasi dan bukti kebenaran kesejarahannya. Kalau masih 5 sampai 20 tahun barangkali ingatan kita masih kuat. Para pelaku dan saksi sejarah juga masih hidup sehingga bisa kita tanya. Setelah lebih 20 tahun dan para pendahulu sudah meninggal, kepada siapa kita bertanya. Arsiplah jawabannya sehingga ada slogan “No archives no history”.[3] Secara sederhana bisa berarti tidak ada arsip tidak ada sejarah. Dapat juga dipahami tidak ada sejarah yang terpercaya tanpa dibuktikan dengan arsip.

Kisah Gedung Pantjadarma di atas menjadi pelajaran berharga tentang betapa penting arsip organisasi. Untung saja Arsip Universitas dapat menemukan Laporan Rektor Tahun 1959 yang dibuat dasar penamaan oleh Presiden. Laporan atau pidato rektor itu menyatakan bahwa gedung yang sudah didirikan ialah 1 Gedung Pusat Tata Usaha dengan lantai seluas 18.450 m2; 5 Gedung Pantjadarma dengan lantai sebesar 27.000 m2; …. Laporan Prof. Sardjito tersebut menginformasikan    bahwa Pantjadarma berjumlah lima gedung. Dengan demikian tidak mungkin yang bernama Pantadarma itu Gedung Pusat yang hanya berjumlah 1 gedung dan sudah disebut sebelumnya. Jika begitu adanya maka Prasasti Pantjadarma yang terpasang di salah satu gedung diantara 5 gedung di kawasan Sekip sudah benar dan tidak perlu dipindahkan. Barangkali Presiden Soekarno salah mempresepsikan pidato Rektor UGM.

2.       Hilangnya Kekayaan Intelektual (Intellectual Property)

Sebagai institusi pendidikan dan Pusat Ilmu Pengetahuan perguruan tinggi banyak menghasilkan karya-karya ilmiah dan penelitian. Mulai dari makalah, skripsi, tesis, disertasi, naskah seminar/simposium/diskusi sampai dengan hasil-hasil observasi dan penelitian. Berkait dokumen-dokumen ilmiah tersebut, Kepala Arsip Nasional RI, Drs. Djoko Utomo, MA. mengatakan bahwa semua hasil penelitian dan karya ilmiah yang belum dipublikasikan adalah arsip yang harus disimpan dan bersifat tertutup.[4]

Ketidakjelasan arsip pidato ilmiah Presiden Soekarno saat mendapat Gelar HC dari UGM dan hilangnya hasil penelitian Prof. Muso jangan sampai terulang lagi. Hasil penelitian dan karya ilmiah adalah kekayaan intelektual (intellectual property) yang tidak ternilai harganya. Tidak jarang hasil temuan dan pemikiran tersebut sangat bermanfaat dan laku jual sehingga mempunyai nilai ekonomi yang tidak kecil. Hasil penelitian atau pemikiran yang bermutu tinggi tidak hanya menjadi kebanggaan pribadi penemunya tetapi menjadi simbol kebanggaan bangsa dan negara. Oleh karena itu arsip-arsipnya harus diselamatkan dan dilindungi supaya tidak dikopi atau dicuri oleh pihak lain.[5]

3.       Hilangnya Hak

Konon ada salah satu fakultas di UGM yang SK pendiriannya belum ditemukan. Karena hilangnya SK inilah fakultas yang bersangkutan tidak bisa mengikuti berbagai hibah kompetisi atau block grant. Program yang banyak menawarkan dana dalam jumlah besar itu terpaksa lewat karena mensyaratkan SK pendirian dari setiap lembaga pesertanya. Ini baru hak partisipasi lomba, bagaimana kalau yang hilang sertifikat tanah, arsip jual beli atau sewa gedung. Dapat diduga perguruan tinggi yang bersangkutan akan sangat mungkin kehilangan hak-haknya yang bernilai milyaran bahkan triliunan rupiah. Sangat wajar jika ada pepatah “Arsip hilang hak Anda melayang”.

4.       Timbulnya Kerugian Material dan Immaterial

Beberapa waktu yang lalu UGM pernah didemo oleh sekelompok kaum difabel. Peristiwa tersebut bahkan sampai ke Komnas HAM dan berujung adanya somasi kepada UGM. Gara-garanya adalah leaflet UM-UGM 2007 mencantunkan persyaratan tidak mempunyai cacat tubuh atau ketunaan yang dapat mengganggu kelancaran belajar pada program studi pilihannya. Kaum difabel dan Komnas HAM menganggap persyaratan tersebut diskriminatif. Arsip Universitas berusaha mengumpulkan arsip-arsip buku petunjuk masuk perguruan tinggi sejak SKALU, Sipenmaru, UMPTN sampai SPMB. Dari buku-buku petunjuk yang terkumpul diketahui bahwa persyaratan serupa sudah tercantum sejak pelaksanaan SKALU tahun 1977. Saat ini persyaratan itupun juga digunakan oleh 53 perguruan tinggi yang tergabung dalam Perhimpunan SPMB.[6] Dengan penjelasan dan bukti-bukti yang ada berbagai pihak bisa menerima dan masalahnya bisa selesai secara baik-baik.

Andaisaja masalah ini berlanjut sampai ke pengadilan maka bisa jadi UGM akan mengeluarkan uang yang tidak sedikit. Yang paling merugikan barangkali adalah pencitraan buruk pada UGM karena dianggap diskriminatif, tidak adil, kehilangan visi kerakyatan dan sebagainya. Dalam jangka panjang kerugian immaterial ini jauh lebih membahayakan eksistensi UGM.

Urgensi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

                Tahukah Anda, berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengungkap misteri Pantjadarma tersebut? Cukup panjang yakni 7 bulan. Waktu itu terhitung sejak Rektor UGM meminta Arsip Universitas mencari dokumen-dokumen yang terkait Pantjadarma tanggal 14 Februari 2007 sampai ditemukannya Laporan Rektor Tahun 1959. Laporan tersebut ditemukan di Perpustakaan Pribadi mantan Rektor UGM, Prof. Soeroso tanggal 14 September 2007. Ada 2 hal yang membuat pengungkapan misteri itu berkepanjangan.

Pertama : Tidak semua arsip laporan tahunan rektor ada di Arsip Universitas, termasuk juga laporan tahun 1959. Demi mengungkap kebenarannya Arsip Universitas sampai melakukan pencarian arsip (hunting document) ke berbagai pihak. Mulai dari Keraton Ngayogyokarta Hadiningrat, Redaksi Harian Kedaulatan Rakyat, Percetakan Gamapress sampai kepada tokoh-tokoh UGM. Usaha ini berhasil dengan ditemukannya laporan Rektor 1959 yang dibuat dasar penamaan Pantjadarma oleh Presiden.

Kedua     : Lamanya waktu yang diperlukan untuk menelusuri kata demi kata dari sekian banyak laporan rektor yang terkumpul. Setiap arsip yang berbentuk buku itu dibaca satu per satu, lembar demi lembar untuk mencari informasi tentang informasi Pantjadarma. Akhirnya ditemukan juga informasi itu setelah memakan waktu lebih dari setengah tahun.

Pengalaman ini hendaknya menyadarkan kita bahwa arsip Perguruan Tinggi tidak cukup hanya diselamatkan, Setelah terselamatkan dan terkumpul arsip harus dikelola sesuai aturan ilmu kearsipan. Kalau tidak maka penemuan kembali informasinya akan sulit dan memakan waktu lama.  Ada beberapa teori atau konsep pengelolaan arsip. Salah satunya adalah Concept Records Continuum yang terdiri dari 7 proses. Masing-masing ialah penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, akuisisi, pengolahan / diskripsi, preservasi, serta layanan / akses. Biasanya hasil dari rangkaian kegiatan tersebut berupa Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Daftar inilah yang nanti akan digunakan sebagai jalan masuk atau sarana penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Teori pengelolaan lainnya ialah Life Cycle of Records yang terdiri atas 3 kegiatan pokok: creation, use and maintenance, serta disposition.[7]

Selama ini konsep atau teori manajemen kearsipan yang ada masih dipahami sebagai pengelolaan fisik arsip semata. Akibatnya ketika pimpinan dan banyak pengguna lainnya meminta suatu informasi atau data dengan hanya menyebut subjek masalah, kita menjadi bingung. Di arsip apa saja informasi atau data dimaksud berada? Demi pelayanan yang memuaskan, kita terpaksa menduga-duga kemudian menelusuri setiap arsip yang diduga itu.  Jika seperti itu keadaannya dapat  dipastikan akan sulit menemukan informasinya sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Probem inilah yang menjadi tantangan Arsiparis. Beberapa kiat telah dijalankan di Arsip Universitas Gadjah Mada yaitu pembuatan database indeks arsip dan pembuatan kronologi.[8] Indeks yang dimaksud bukanlah indeks yang biasa dipahami dalam kearsipan, sebagai satu-satunya kata tangkap yang paling mewakili pokok masalah dalam suatu arsip. Bukan pula indeks yang dibuat untuk keperluan pengelompokan dan penataan arsip supaya mudah ditemukan kembali fisiknya. Indeks yang diujicobakan tersebut berupa kata-kata kunci yang menjadi pokok isi dari setiap peristiwa penting yang tertulis dalam suatu arsip. Indeks ini tidak tunggal tetapi bisa berjumlah banyak. Ia dipergunakan untuk menunjukkan letak informasi dari peristiwa yang ada di arsip. Indeks-indeks yang telah ditentukan di-input ke komputer sehingga membentuk kesatuan data yang tersimpan dalam hard disk. Hasil akhir inilah yang disebut Database Indeks Arsip.

Sementara kronologi adalah ringkasan atau iktisar dari suatu berkas arsip yang disusun dalam bentuk narasi berdasar urutan waktu kejadian. Kronologi biasanya dibuat khusus untuk arsip-arsip yang telah memeberkas dalam bentuk dosier. Media ini dimaksudkan agar kejadian sebuah peristiwa dan arsipnya terkumpul secara berurutan dan lengkap. Disamping juga memudahkan pimpinan atau user memahami alur terjadinya peristiwa itu. Dengan upaya tersebut semoga kasus-kasus yang menyedihkan seperti tersebut di atas tidak terulang kembali.

Rekomendasi

                Uraian di atas menjelaskan kepada kita bahwa apresiasi perguruan tinggi terhadap kearsipan perlu terus ditingkatkan supaya kasus-kasus kehilangan arsip dapat dihindari. Kerugian yang sangat besar dan kesulitan-kesulitan akan dialami perguruan tinggi jika tidak menyelamatkan dan mengelola arsip-arsipnya. Pengelolaan arsip atau manajemen kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada pengeloaan fisik perlu dikembangkan menuju manajemen informasi.  Dengan Manajemen Kearsipan Holistik tersebut diharapkan kecepatan akses dan kelengkapan informasi akan terpenuhi, sehingga layanan prima (service excellent) akan terwujud.

                Untuk mencapai harapan-harapan yang mulia itu perlu diadakan langkah-langkah antara lain:

1.       Pembentukan suatu unit yang khusus menangani masalah kearsipan di setiap perguruan tinggi.  Unit tersebut dapat berbentuk Arsip Universitas, Unit Kearsipan atau Pusat Arsip. Hal ini sangat penting supaya penyelamatan dan pengelolaan arsip benar-benar optimal.

2.       Perlu merekrut tenaga arsiparis dalam jumlah yang memadai supaya penanganan arsip perguruan tinggi menjadi professional.

3.       Para pihak (stake holder) pemegang kebijakan hendaknya mengambil kebijakan yang mendorong berkembangnya kegiatan kearsipan. Misalnya berupa pemberian kesejahteraan yang layak dan penyelenggaraan lomba atau hibah kompetisi yang merangsang krestifitas arsiparis dan lembaga kersipannya.

4.       Departemen Pendidikan Nasional atau Dirjen Dikti perlu memfasilitasi pembentukan wadah atau forum sebagai sarana komunikasi dan tukar pengalaman antar arsiparis perguruan tinggi.

5.       Arsiparis Perguruan Tinggi hendaknya kreatif dan sering berdiskusi dengan para ahli mengingat keberadaan Arsip Universitas atau Unit Kearsipan Perguruan Tinggi lainnya di Indonesia adalah relatif baru.

Daftar Bacaan:

1.       UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2.       Permen Diknas No. 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

3.       Dr. Ir. Soekarno, Transkripsi Pidato Presiden RI pada Peresmian Gedung UGM, Yogyakarta, 19 Desember 1959.

4.       Djoko Utomo, Naskah Sambutan Kepala Arsip Nasional RI pada Peresmian Arsip Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta, 11 September 2004.

5.       Djoko Utomo, Mengembangkan Arsip Universitas yang Ideal, Makalah Seminar Nasional Kearsipan, Yogyakarta, 2005.

6.       Susan Z. Diamond, Records Management, Amacom, New York, 1991.

7.       Warsito Utomo, Peran Arsip dalam Menunjang Terwujudnya Universitas Penelitian, Yogyakarta, 2005.

8.       Suwarni dkk, Pembuatan Database Berbasis SIK, Aplikasi Penelusuran Data berbasis Indeks, Yogyakarta, 2007.

9.       Suwarni, Manajemen Arsip Statis, Mengolah Potensi menjadi Investasi, Makalah Seminar Kearsipan PTAIN, Surakarta, 2007.

10.    Zaenudin, Seputar Dunia Kearsipan Perguruan Tinggi, Makalah Seminar Nasional Kearsipan, Yogyakarta, 2005.

11.    Bernas, 4 Oktober 2002

12.    Kabar UGM, No. 65/Tahun IV/ 15 Maret 2007