Sejarah Singkat  Visi & Misi  Struktur Organisasi  Layanan Ruang Baca  Koleksi 
 Menu Utama
Depan
Buletin Khazanah
Buku Tamu
Materi Unduhan
MUSEUM & PAMERAN VIRTUAL
Galeri Foto
Galeri Film
 Aspirasi UGM
aspirasi ugm
 Link Terkait
UGM
Unesco Archives Portal
ANRI
ICA
ARMA
 File Unduhan
  Khazanah Maret 2014
  Khazanah November 2013
  Khazanah Juli 2013
  Khazanah Maret 2013
  Buletin Khazanah November 2012
  Buletin Khazanah Juli 2012
  Buletin Khazanah Maret 2012
  Materi Seminar Nasional Kearsipan 2011
  Arsip Audio Visual
  Buletin Khazanah November 2011
more...
  Jum'at, 23/04/2010 - 11:40 WIB
ARSIP STATIS: PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN

Dr. Sri Margana

 

Pendahuluan

Kesadaran masyarakat Indonesia terhadap pentingnya arsip dan kearsipan telah meningkat belakangan ini. Dibukanya program studi kearsipan di berbagai universitas di Indonesia menunjukkan bahwa profesi arsiparis dan pengelola arsip telah menjadi kebutuhan penting dalam penyelenggaraan organisasi dan administrasi dari level yang paling rendah di tingkat desa hingga Negara.

Dibandingkan dengan negara-negara yang telah maju seperti di Eropa dan Amerika, Indonesia memang masih jauh ketinggalan dalam pengelolaan dan pemaanfaatan arsip, namun dengan perkembangan pendidikan yang didukung oleh teknologi yang semakin canggih, Indonesia akan dapat mengejar ketinggalan itu. Tentu saja semua itu harus didukung oleh political will yang tinggi dan penyediaan dana yang memadahi dan pemerintah dan masyarakat pengguna arsip.

Pengelolaan arsip statis pada prinsipnya didasari oleh tiga kepentingan pokok, yaltu: Political Interest, Judicial Interest dan Academic Interest. Di Indonesia hilang sebuah arsip telah memicu pergolakan politik antara Negara dan kelompok-kelompok kepentingan dan masyarakat pada umumnya. Seperti contoh hilangnya Supersemar telah memicu banyak konfrontasi, spekulasi dan bahkan fitnah. Ketiadaan arsip juga dapat mengancam kedaulatan Negara. Sebagai contoh kekalahan diplomasi Indonesia di ICJ (International Court Justice) dalam mepertahankan Pulau Sipadan dan Ligitan terutama karena kealpaan Indonesia memperjuangan dasar histories-yuridis kepemilikan pulau ini. Tidak kalah penting juga adalah kepentingan akademis atas keberadaan arsip. Kajian-kajian historis sangat penting untuk membangun fondasi nasionalisme suatu bangsa. Kajian historis juga penting sebagai dasar untuk introspeksi koreksi dan menyusun strategi dan perencanaan ke depan pembangunan bangsa.

Sebagai bahan diskusi saya ingin memaparkan tentang fungsi, pengelolaan dan penyelamatan arsip statis terutama pada level administrasi daerah, dengan merujuk kepada tiga dasar kepentingan yang telah disebut di atas.

 

Pengelolaan Arsip Statis

Secara khusus saya belum melakukan penelitian tentang perubahan struktur dan

system administrasi di pemerintah daerah sejak kebijakan otonomi daerah diterapkan di Indonesia. Akan tetapi dan pengamatan selintas telah terlihat perubahan yang mendasar terutama yang berkaitan dengan menejemen kearsipan di lingkup pemerintahan daerah. Di masa lalu, pengelolaan arsip tidak ditangani secara khusus oleh sebuah bidang khusus atau departemen tersendiri, tetapi umumnya dijadikan satu dengan perpustakaan. Dengan system ini jelas tidak memiliki pemisahan yang tegas dalam pengelolaan arsip dan buku-buku bacaan biasa. Bahkan dalam system pengelolaan yang campur aduk ini keberadaan arsip dinomorduakan, sehingga kondisi fisiknya tidak terjaga dan terutama nilai politis dan yuridisnya tereduksi, karena dianggap telah kehabisan nilai guna. Pengelolaan seperti ini juga memiliki resiko rusak dan hilang. Karena sebagai bagian dan perpustakaan maka koleksi arsip juga dapat dipinjamkan kepada pembaca untuk di bawa keluar dari gedung perpustakaan. Dalam pengelolaan yang benar, arsip seharusnya tidak dapat dipindahtangankan. Dengan demikian pengelolaan arsip dalam satu bidang tersendiri yang khusus harus dilakukan karena memang arsip memiliki nilai yang berbeda dengan bahan bacaan yang lain.

Pengelolaan arsip statis secara khusus seharusnya tidak hanya dilakukan dari sisi adminstratif tetapi juga dan sisi ruang, dan teknis atau perlakukan terhadap arsip itu sendiri. Arsip-arsip ini harus ditempatkan di ruang tersendiri dan secara teknis diklasifikasikan menurut aturan tertentu yang menurut bahan, isi dan nilainya. Mengenai aturan-aturan standar pengelolaan arsip statis ini tentu telah dipelajari dalam training-training atau pendidikan kearsipan.

 

Jenis-Jenis Arsip Statis

Jenis arsip statis meliputi definisi umum tentang arsip di dunia modern. Artinya yang disebut arsip tidak hanya yang berupa tulisan pada kertas, tetapi juga jenis arsip lain berupa arsip photo, peta, audio, video dan arsip-arsip digital seperti microfilm dan microfish. Modernisasi sitem administrasi sekarang ini, semua jenis arsip ini memiliki nilai yang sama. Perluasan pemahaman tentang jenis-jenis arsip ini akan sangat membantu dalam proses akuisisi arsip.

 

Akuisisi Proaktif

Akuisisi merupakan tahapan awal terpenting dalam pengelolaan arsip. Dalam satu lembaga saja, sebagai contoh Pemerintah Daerah Tingkat II, seperti Kabupaten Sleman ini, sering tidak disadari melubernya volume arsip statis dan bagaimana mereka harus memperlakukan arsip-arsip itu. Sekalipun sebenarnya di lembaga itu sendiri telah memiliki kantor kearsipannya atau bagian yang diberi otoritas menyimpan dan mengelola arsip. Oleh karena itu akuisi arsip statis harus proaktif dilakukan oleh bagian kearsipan. Sebulan sekali melakukan inventarisasi keliling di departemen-departemen atau bidang-bidang yang ada di lembaga itu. Merianyakan tentang keberadaan arsip statis lalu mengakuisisinya. Sikap proaktif ini penting untuk mencegah resiko-resiko hilang atau penghilangan, resiko rusak atau resiko-resiko lain akibat alam dan kerusakan alamiah karena usia arsip. Kegiatan ini harus menjadi kegiatan regular, sehingga koleksi arsip akan terus bertambah.

Akuisisi proaktif ini juga penting untuk upaya penyusunan anggaran pengelolaan arsip. Setiap bulan menejemen kearsipan dapat memperkirakan berapa penambahan volume arsip statis dalam setiap tahunnya. Dengan demikian dapat disusun sebuah anggaran untuk mengelolaannya, dan perawatan, penyimpanan, klasifikasi dan inventarisasi arsip.

Akuisi sering menghadapi kendala berupa keengganan dan departemen tertentu untuk menyerahkan arsip-arsip statis mereka dengan alasan yang beragam. Oleh karena itu pemerintah daerah harus memberikan otoritas yang besar bagi lembaga kearsipan di lembaganya sehingga mereka memiliki kekuasaan aktif untuk melakukan akuisi tanpa resensi dan kecurigaan.

 

Klasifikasi Arsip Statis

Tahapan yang tak kalah penting adalah masalah pengklasifikasian arsip. Kiasifikasi arsip dapat dibedakan dan jenisnya atau bahan arsip yang digunakan, nilai instrinsiknya baik secara yuridis, politis maupun historis. Arsip yang menggunakan bahan yang mudah rusak harus mendapat perlakukan khusus dibandingkan dengan arsip-arsip dengan bahan yang lebih awet dan sebagainya. Arsip-arsip tidak hanya yang berupa dokumen, tetapi juga berupa audio, video atau bentuk digital. Semua itu harus dikelola secara tersendiri. Demikian pula dengan arsip-arsip yang mimiliki nilai yuridis dan politis yang tinggi seperti perjanjian bermeterai, kontrak, keputusan bupati dan sebagainya harus diklasifikasikan secara tersendiri, dari sisi penyimpanan, perawatan dan pemanfaatannya.

 

Desentralisasi Pengelolaan Arsip

Saya salah satu yang menyambut gembira diterapkannya desentralisasi pengeloaan kearsipan. Bayangkan jika Indonesia yang wilayahnya begitu luas ini hanya ada kantor arsip di Jakarta saja atau di ibukota-ibukota propinsi-pripinsi saja maka seberapa besar gedung yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip-arsip itu. Berapa kali gedung harus diperluas dalam setiap tahunnya jika kewajiban mensentralsiasi arsip ini dilakukan. Belum lagi berapa tenaga kerja dan sitem keamanan yang diperlukan dalam pengelolaanya. Ditambah lagi jika terjadi resiko kebakaran atau bencana alam yang sangat rawan di Indonesia. Jika bencana atau kecelakaan terjadi maka arsip miliki seluruh wilayah di Indonesia akan hilang dalam satu waktu. Belum lagi hal ini sangat menyulitkan bagi kepentingan akademis. Masyarakat akademis di Papua misalnya harus ke Jakarta jika akan melakukan penelitian tentang wilayahnya. Tentu hal mi semua sangat menyulitkan.

Singkat kalimat, desentralisasi pengelolaan arsip dapat menghindari resiko-resiko dan mengurangi masalah-masalah seperti disebut di atas. Dengan peningkatan penduduk dan pemekaran wilayah administratif yang semakin besar maka desentralisasi itu semakin penting dilakukan. Desentralisasi ini tentu harus diikuti otoritas yang lebih besar dalam pengelolaan arsip sendiri walaupun kesepakatan-kesepakatan standar harus dipatuhi secara nasional.

 

Pemanfaatan Arsip Statis di Daerah

Hal penting yang pertama harus disadari benar oleh menejemen kearsipan adalah bahwa fungsi kantor arsip sebenarya berbeda dengan fungsi museum yang hanya memajang dan menyelamatkan koleksinya. Lebih dari itu kantor arsip memiliki fungsi sosial yang penting yaitu untuk melayani kepentingan masyarakat dan negara jika mereka membutuhkan.

Bercermin pada realitas sosial politik di tingkat daerah, peran sosial penting dapat dimainkan oleh kantor kearsipan. Di tingkat daerah banyak terjadi sengketa-sengketa baik antara pemerintah daerah dengan masyarakat maupun antara masyarakat itu sendiri. Sengketa-sengketa itu dapat berupa sengketa kepemilikan atau batas-batas tanah, perebutan lahan, pendudukan illegal atas tanah, sengketa warisan, penggelapan pajak dan sebagainya. Sengketa-sengketa itu seringkali dipicu oleh tidak adanya bukti-bukti legal atas klaim atau kepemilikan. Bukti-bukti itu tak lagi dapat dilacak karena sistem administrasi dan pengarsipan yang jelek sehingga konflik-konflik itu dapat meruncing dan potensial berujung pada kekerasan fisik.

Demikian pula dengan masalah korupsi yang telah menjangkiti seluruh level administrasi. Dalam era transparansi adminsistrasi dan pengelolaan keuangan negara penyimpanan arsip-asrip tertentu sangat penting dalam mendukung upaya ini. Laporan-laporan usulan proyek, dokumen pengajuan anggaran proyek, laporan pelaksanaan kegiatan keuangan dan sebagainya adalah data penting yang dapat dipakai untuk membongkar praktek korupsi yang dilakukan rejim di masa lalu. Demikian juga rekaman penyelenggaraan rapat baik yang berupa audio dan video penting sebagai alat bukti jika kelak terjadi permasalahan.

Lembaga arsip memiliki fungsi pelayanan dalam proses penciptaan kelembagaan negara yang bersih. Ketersediaan data yang lengkap atas segala jejak administrasi politik dan keuangan serta segala bentuk penyelenggaraan dan pemanfaatan keuangan negara di tingkat daerah akan menjadi rujukan penting bagi proses audit tahunan yang dilakukan oleh lembaga audit Negara.

 

Pelayanan Akademis

Karena nilai pragmatisnya sebagai sebuah dokumen telah berlalu, maka sebenarnya arsip statis lebih banyak dimanfaatkan oleh masyarakat akademis daripada lembaga pemilik arsip itu sendiri. Oleh karena itu pelayanan arsip ini harus juga berorientasi pada masyarakat pengguna arsip yaitu masyarakat akademis yang kerja pokoknya adalah melakukan penelitian dan penulisan. Arsip-arsip ini penting bagi kegiatan akademis karena nilai ilmiah dan sebuah penelitian adalah jika didukung oleh data-data faktual yang autentik dan terpercaya.

Sebagai seorang dosen yang tidak hanya mengajar tetapi juga membimbing penelitian dan penulisan paper, skripsi, thesis dan disertasi sedikit banyak saya memperoleh gambaran tentang upaya-upaya mahasiswa dalam mencari data-data arsip untuk penelitian mereka. Banyak mahasiswa yang mengatakan bahwa mencari data-data arsip jaman sesudah kemerdekaan itu lebih sulit daripada arsip-arsip masa penjajahan. Apalagi data-data di tingkat daerah. Hal ini juga saya rasakan sendiri dalam melakukan berbagai penelitian.

Saja yakin bahwa tidak berhasilnya mahasiswa dalam mencari data-data sesudah kemerdekaan itu bukan karena arsipnya tidak ada, tetapi karena arsipnya tidak dikelola semestinya. Hal ini diperparah dengan keengganan petugas arsip dalam melayani permintaan arsip dengan alasan yang beragam, dari yang permasalahan perijinan sampai pada permasalahan yang dibuat-buat.

Saya yakin bahwa keengganan ini lebih dipicu karena pengelolaan, seperti arsip yang tidak tersimpan secara sitematis, belum terinventasisasi isinya ataupun karena alasan teknis pengelolaan lainnya.

Dengan kesadaran yang semakin tinggi terhadap pentingnya arsip dan fungsi arsip, ketersediaan sumber daya. manusia yang lebih trampil, harusnya dijadikan momentum untuk memperbaiki pengelolaan bagi kepentingan publik. Karena pengguna arsip yang paling aktif dan dominan adalah masyarakat akademis maka lembaga arsip harus proaktif juga mengenalkan koleksi arsip mereka yang telah dibuka untuk keperitingan penelitian dan penulisan. Sikap proaktif itu bisa dilakukan dengan cara mendatangi kampus-kampus mengenalkan koleksi mereka secara regular. Upaya-upaya seperti ini pasti akan mendapat dukungan dari kampus, dan kampus tentu akan berusaha untuk bekerjasama memfasilitasi kegiatan seperti ini. Dengan demikian lembaga arsip akan dapat memenuhi perannya yang lain untuk meningkatkan kualitas penelitian, penulisan dan kecerdasan masyarakat.

 

Apakah Lembaga Arsip boleh Komersial?

Setiap penyelenggaraan administrasi selalu membutuhkan pendanaan, demikian juga dalam pengelolaan dan pelayanan arsip. Di Negara-negara yang sudah maju sekalipun, seperti di Belanda yang saya secara pribadi telah mengenalnya dengan baik, lembaga-lembaga arsip cukup komersial. Mereka mengenakan biaya tertentu untuk pelayanan, terutama dalam hal penggandaan dan penjualan copy right atau hak paten untuk penyiaran atau publikasi arsip. Dan pemasukan dari penggandaan dan pembayaran hak paten ini sangatlah tinggi.

                Jika hal ini juga dilakukan di lembaga-lembaga arsip di Indonesia baik di tingkat nasional maupun daerah harus didukung. Hal ini tidak saja karena subsidi pengeloaan arsip dari pemenintah di Indonesia ini masih sangat rendah, tetapi kebijakan ini juga penting untuk mengembangkan pengeloaan kearsipan itu sendiri. Bahkan dengan pengeloaan yang sangat sistematis dan bagus, disertasi sosialisasi kepada masyarakat yang luas, bukan tidak mungkin pelayanan arsip dapat memberikan kontribusi besar bagi pengelolaan arsip. Semakin mudah akses masyarakat terhadap arsip karena pelayanan yang baik, maka semakin banyak orang akan memanfaatkan arsip. Tentu saja dengan sendirinya juga akan mendatangkan pemasukan yang besar.

Sekedar ilustrasi, di Arsip Nasional Belanda, menfotocopy satu lembar arsip harus membayar 1 Euro perlembar (kurang lebih kurs sekarang Rp. 14.000), sedangkan rata-rata permintaan copi arsip setiap harinya bisa mencapai ribuan lembar. Ini baru dalam penggandaan arsip berupa copian. Penggandaan dalam bentuk microfilm dan microfish lebih mahal lagi. Penggadaan arsip model seperti ini biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga penelitian internasional di dunia seperti di Australia, Jepang dan Singapore. Belum lagi hak paten terhadap publikasi photo, peta dan juga video film. Di KITLV penggantian copyright untuk satu koleksi photo sebesar 90 Euro, atau lebih dari satu juta rupiah, dan lembaga memiliki jutaaan koleksi foto dari seluruh dunia, yang mereka dapatkan dengan berbagai cara, dari scaning buku-buku lama hinga koleksi-koleksi hibah maupun yang mereka beli dari kolektor.

Tidak ada salahnya jika praktek semacam ini juga diterapkan di Indonesia, tentu juga dengan standar lokal. Standar internasional dapat diterapkan untuk para peneliti asing. Saya nembayangkan jika para pegawai arsip lebih proaktif melakukan akuisisi, memperkaya koleksi arsip dan juga meningkatkan pengelolaan dan pelayanan arsip, bukan tidak mungkin dapat rnemperoleh pemasukan yang lebih besar dan pelayanan arsip ini.

 

Penutup

Sebagai kata akhir, saya ingin membesarkan hati bahwa arsip dan lembaga kearsipan memiliki peranan yang besar dalam kemajuan bangsa. Dengan fungsinya yang penting dalam pembangunan bangsa ini sudah selayaknya lembaga kearsipan diberi otoritas yang besar dalam menejemen dan administrasinya. Otoritas dan fungsi ini dapat dimaksimalkan dengan lebih proaktif mengoleksi, mengelola dan mensosialisasikan arsip bagi para pengguna arsip. Pengelolaan arsip yang sitematis, professionl dan pelayanan yang terbuka dapat meningkatkan apresiasi masyarakat pada arsip dan lembaga kearsipan, yang pada gilirannya dapat menghasilkan pemasukan yang penting untuk mendukung pengelolaan arsip dan membantu kesejahteraan pengelolanya.

  BULETIN LAINNYA
02/04/2014- Khazanah Edisi Maret 2014
10/12/2013- Khazanah Edisi November 2013
14/08/2013- Khazanah Edisi Juli 2013
01/07/2013- Khazanah Edisi Maret 2013
17/01/2013- Buletin Khazanah Edisi November 2012 : Prof. Notonegoro dan Pancasila
06/07/2012- Buletin Khazanah Edisi Juli 2012 : Sejarah Lahirnya RSUP Dr. Sardjito
21/05/2012- Buletin Khazanah Maret 2012 : Peran dan Profesionalisme Arsiparis
05/12/2011- Buletin Khazanah November 2011
22/08/2011- Buletin Khazanah Juli 2011
08/04/2011- PERAN UGM DALAM MELESTARIKAN PESUT MAHAKAM
23/04/2010- MEMBANGUN PRIBADI ARSIPARIS
23/04/2010- PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP FOTO DI DINAS PARIWISATA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BIDANG PENGEMBANGAN DESTINASI SEKSI OBYEK DAN DAYA TARIK WISATA (ODTW)
07/01/2010- Hubungan Ilmu Informasi dengan Penilaian Arsip
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan (bagian 2)
07/01/2010- ARSIP WATERSCHAP OPAK-PROGO GUBERNEMEN JOGJAKARTA Sebuah Etalase Untuk Studi Sejarah dan Kearsipan
07/01/2010- URGENSI PENYELAMATAN DAN PENGELOLAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI Sebuah Diskripsi Pengalaman di Universitas Gadjah Mada
07/01/2010- PERENCANAAN STRATEGIS KEARSIPAN
06/08/2009- ALIH MEDIA ARSIP KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK: UPAYA PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP DI BADAN PENGENDALIAN PERTANAHAN DAERAH (BPPD) SLEMAN
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP VITAL DOSIR PENSIUN AKTIF DI PT TASPEN (PERSERO) YOGYAKARTA
06/08/2009- PENGELOLAAN ARSIP SOUND RECORDINGS DENGAN SOFTWARE MDK DRS VERSI 2.5 DI DINAS TEKNIK ELEKTRONIKA DAN LISTRIK BANDARA INTERNASIONAL ADISUTJIPTO YOGYAKARTA
12/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 2)
11/06/2009- ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
11/06/2009- MEMBANGUN “BUDAYA SADAR ARSIP” DEMI MENJAGA KEUTUHAN NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
11/06/2009- SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH
11/06/2009- SALAH SATU SISI BURAM IT : ANCAMAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEUTUHAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA (Bagian 1)
11/06/2009- KEARSIPAN : Sektor Publik Yang Terabaikan
05/11/2008- HAK CIPTA DAN KEBUTUHAN INFORMASI; PERLAKUAN TERHADAP ARSIP STATIS DI ANRI
05/11/2008- EKSPLORASI ARSIP UNTUK PENELITIAN DAN TRANSFER PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT
05/11/2008- SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
05/11/2008- ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)
 Pencarian Arsip (SiKS)
SIKS
 UGM in Memories

15 April 1995

Penganugerahan Doktor HC kepada Dr. Ir. Ginandjar Kartasasmita

19 April 1965

Peringatan Pantja Warsa Balai Pembinaan Administrasi UGM

26 April 1971

Persetujuan Penggunaan Tanah UGM di Demangan untuk Yayasan Hatta

 Buku Tamu
05-04-2014 13:31
mulyanto: assalamualaikum....maaf mohon diberikan contoh tentang membuat kebijakan akuisisi sebuaj arsip....trimakasih...
03-04-2014 15:04
sarbani: Inems itu program persuratan yang ditujukan langsung ke pejabat yang bersakutan. Instansi kami surat tersebut diminta untuk dibuatkan kedali dan kartu disposisi padahal kami yang bertugas persuratan hanya diberi cetak print yang tidak berwarna (cap stempl basah). ini sama saja kami diberi kopi surat. Bagaimana solusi tentang Inems tersebut. Terima kasih
02-04-2014 09:26
abdul mufid: mohon informasi tentang pelatihan kearsipan. apakah perorangan bisa belajar atau pelatihan tentang pengelolaan arsip, hal-hal yang berkaitan dengan arsip di arsip UGM?bagaimana prosedurnya dan apakah ada biaya yang harus di tanggung peserta? terima kasih
more...
Nama
Email
Pesan 
 
              
              
   355,358 visitors
2014 © Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Gedung L3 Lantai 3 Komplek Perpustakaan UGM, Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 6492151, 6492152, Fax. (0274) 582907, Email. arsip[at]ugm.ac.id