:: Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta ::

Informasi memiliki peran penting bagi kehidupan manusia, keluarga, masyarakat, dunia usaha, organisasi, dan negara dalam berbagi aspek. Salah satu sumber intbrmasi yaitu arsip. Arsip bukan hanya tercipta dalam bentuk konvensional saja, tetapi dalam bentuk corak apapun seperti arsip audiovisual, elektronik maupun arsip bentuk khusus.

Arsip bentuk khusus atau Records In Special Format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audiovisual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni yang selanjutnya muncul arsip elektronik[1]. Salah satu arsip audiovisual adalah arsip fotoy yaitu arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk gambar statik (gambar tidak bergerak), dimana informasinya adalah citra yang terbentuk melalui proses pencahayaan terhadap bahan berlapis kimia. secara fiisik berupa foto mengenai kegiatan penyelesaian fungsi-fungsi kedinasan sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Instansi yang tercetak pada bahan dasar kertas dan format tertentu[2]. Foto sendiri terdiri dari dua jenis yaitu foto berwarna dan foto hitam putih.

Arsip foto merupakan related document (dokumen terkait dengan arsip lain, rnaksudnya dalam penciptaannya umumnya arsip foto merupakan bagian dan arsip tekstual maupun arsip lainnya. Akan tetapi, arsip foto juga dapat tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungan dengan arsip lain.

Tidak semua foto dapat disebut sebagai arsip foto, tergantung dari nilai informasi yang ada di dalamnya, kualitas foto, bentuk fisik, keunikan maupun hubungannya dengan bahan kearsipan lain. Penafsiran nilai yang terkandung dalam arsip foto harus memperhatikan beberapa faktor yaitu Subyek, Umur, Keunikan, Kualitas, Identifikasi, Jumlah dan Sumber[3]. Semakin tinggi nilai informasi yang dikandungnya, maka semakin tinggi nilai arsip foto tersebut. Nilai informasional dari suatu foto tergantung dari sejumlah yang menggambarkan sifat-sifat khusus dari formatnya yaitu[4]:

1. Memiliki subjek atau masalah yang informasional. Informasinya bukan hanya dapat dikomunikasikan saat foto tersebnut diciptakan, tetapi juga untuk waktu-waktu mendatang.

2. Mengandung banyak keterangan dari berbagai informasi yang dapat melebihi dari yang diharapkan jadi nilai informasi yang ada di dalamnya bukan hanya satu macam, namun satu foto bisa mengandung lebih dari satu nilai informasi

3. Usia, semakin tinggi usia foto semakin tinggi nilai informasinya. Misalnya foto-foto abad 19 bernilai sebagai bahan artifact yang menggambarkan proses fotografi.

4. Unik, artinya foto bernilai secara khusus jika informasinya tidak diperoleh dari format lainnya, misalkan informasi hanya dapat diperoleh dari foto karena tidak ada sumber tekstual.

5. Identifikasi, semakin banyak informasi (subjek, fotografer, tanggal, lokasi) akan semakin baik karena nilainya semakin tinggi.

6. Kualitas, foto yang informasional akan lebih baik jika dilengkapi ide kreatif, artinya mempunyai manifestasi hasil perambahan pencarian dan eksperimentasinya.

Keberadaan arsip foto tidak kalah pentingnya dengan keberadaan arsip-arsip tekstual yang ada. arsip foto positif maupun arsip foto negatif harus ditangani dan dikelola dengan benar karena fisiknya yang berbeda dan lebih rentan dari arsip tekstual, sehingga penanganannya pun harus lebih hati-hati. Foto positif maupun foto negatif harus disimpan dalam amplop berbahan linen serta berkadar asam rendah dan harus ditempatkan dalam boks arsip yang sesuai dengan standar. Salah satu penyebab kerusakan pada foto adalah penyimpanan yang rapat ( tanpa sirkulasi udara ) seperti pada album rekat, maka kertas atau tempat simpan arsip foto harus mempunyai kualitas baik seperti[5]:

4. Bebas lignin atau bahan perekat, pengikat kelembaban, partikel metal atau besi, asam peroksida dan agen penyebab panas.

Selain tempat simpan arsip foto, faktor lingkungan juga mempengaruhi kondisi arsip foto yaitu : suhu, pH, udara dan cahaya[6]. Faktor-faktor lain yang dapat merusak arsip diantaranya: faktor biologi seperti jamur dan serangga, akibat proses kimia, rusaknya dasar dan emulsi film, penanganan dan penggunaan yang tidak benar dan penyimpanan yang tidak tepat. Tapi, agen perusak foto paling berbahaya adalah zat asam.

Penempatan dan penyimpanan arsip foto harus lebih hati-hati daripada arsip tekstual, jika tidak foto akan mengalami kerusakan, terutama foto berwarna. Ada tiga tanda kerusakan yang mempengaruhi foto berwarna :

Hal ini dikarenakan tingginya temperatur dan kelembaban udara. Jika tidak memperhatikan prosedur yang digunakan untuk menyelamatkan arsip foto, akan semakin menambah kerusakan.

Kerusakan ini akan terjadi bila foto terkena cahaya yang kuat dalam waktu yang lama ( misalkan di pameran ). Intensitas sumber cahaya dan sinar ultraviolet mempengaruhi tingkatan perubahan dan pudarnya warna pada foto.

Biasanya terjadi pada kertas foto berwarna yang sudah tua, terjadi penguningan (timbul warna kekuning-kuningan di sisi-sisi foto)[7].

Apabila tiga tanda kerusakan tersebut maupun kerusakan lainnya terjadi bisa mengakibatkan nilai informasi atau identitas yang terdapat pada arsip foto akan ikut rusak. Hal itu sangat berbahaya, karena isi informasi arsip foto bisa berkurang bahkan tidak terbaca lagi atau hilang.

Arsip foto yang berada dalam konteks bahasan ini adalah arsip foto yang disimpan di Bidang Pengembangan Destinasi Seksi Objek dan Daya Tarik Wisata (ODTW), Dinas Pariwisata Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (Disparda DIY) merupakan sebuah Instansi yang bergerak di bidang pelestarian dan pengembangan pariwisata serta sumber budaya. Kegiatan instansi ini meliputi pengelolaan, pelestarian objek wisata yang dituangkan dalam bentuk foto maupun media tekstual dan elektronik. Di satu sisi frekuensi penggunaan arsip foto di Dinas Pariwisata sangat kecil, akan tetapi arsip foto di sana lebih berfungsi sebagai nilai informasional yang penting untuk melengkapi data dalam laporan proyek penelitian, publikasi di internet, keperluan publikasi di brosur, pamflet, leaflet, profil lembaga, peta wisata dan calendar event. Foto juga berfungsi sebagai sarana informasi dan rekreasi. Karena foto dapat memberikan kemudahan dalam penyebaran informasi di dunia maya maupun publikasi dalam bentuk lain, serta dapat memberikan kemudahan dalam pemahaman suatu masalah, misalnya pemahaman mengenai lokasi suatu tempat atau objek wisata.

Pada bidang Pengembangan Destinasi, dari awal memang tidak ada pengelolaan arsip loto. Meskipun Dinas Pariwisata sudah melakukan penyimpanan arsip foto, tetapi pada kenyataannya cara yang mereka terapkan tidak sesuai dengan penyimpanan arsip foto yang baik sesuai ketentuan dan peraturan undang-undang yang berlaku. Arsip-arsip foto yang tercipta hanya disimpan sesuai keinginan tiap bidang dengan sarana dan prasarana seadanya, seperti hanya dimasukkan dalam album plastik sesuai dengan ukuran foto. Penyimpanan dalam album plastik ditujukan agar foto lebih awet dan tidak cepat rusak karena adanya sirkulasi udara yang masuk. Berbeda dengan album rekat yang mudah merusak fisik arsip foto. Akan tetapi dalam tiap album penyimpanan arsip fotonya belum teratur, dalam satu album terdiri atas beberapa foto dengan kegiatan dan tahun penciptaan yang berbeda.

Arsip foto yang berada di ODTW adalah foto-foto berwarna berukuran 2R-3R yang disimpan dalam album berukuran 22 x 21,8 cm. Tidak adanya pengelolaan arsip foto dari awal menyebabkan dalam satu album tersimpan foto-foto yang tidak saling berkaitan dengan masalah kegiatan dan tahun penciptaan yang berbeda. Arsip-arsip foto di Dinas Pariwista diperoleh melalui kegiatan-kegiatan seperti Kegiatan Jelajah Wisata, Kegiatan Paket Wisata Unggulan, Wisata Kuliner sebagai penyuluhan kepada masyarakat, Kegiatan Panjat Tebing, Karnaval Budaya dan kegiatan-kegiatan lain. Selain itu, arsip-arsip foto juga diperoleh melalui seminar yang diselenggarakan oleh Dinas Pariwisata sendiri maupun melalui kerjasama dengan lembaga atau organisasi lain[8]. Arsip foto yang tercipta diambil dengan menggunakan kamera digital. sehingga hanya menghasilkan foto-foto digital dalam bentuk soft copy yang dimasukkan ke dalam CD dan print out foto positif. Kondisi tersebut memhuat Seksi ODTW tidak memiliki arsip foto negatif. Selain itu, arsip foto positif yang dicetak dari soft copy pun hanya sebagian.

Melihat kondisi arsip-arsip foto yang ada di Bidang Pengembangan Destinasi pada seksi ODTW, penulis berusaha menerapkan penataan arsip foto yang baik berdasar sistem kronologis masalah karena kebanyakan staf atau user yang membutuhkan arsip foto lebih mudah mengingat masalah kegiatan serta tahun kegiatan berlangsung.

Hasil akhir dari pengelolaan arsip foto adalah Daftar Pertelaan Arsip, yang berfungsi sebagai sarana temu balik arsip. Untuk menghasilkan DPA ini harus melalui tahapan-tahapan penanganan arsip foto, apalagi dengan kondisi arsip foto di seksi ODTW yang tidak teratur. Dalam penaganannya prinsip asal usul perlu diperhatikan untuk mengetahui dari mana arsip foto diciptakan. Adapun kronologis tahun penciptaan untuk mengetahui kapan arsip itu tercipta. Keterangan gambar atau caption juga sangat penting untuk bisa menjelaskan obyek foto, dapat menggambarkan informasi secara detail pada foto seperti masalah foto, uraian tentang foto, waktu penciptaan foto tersebut, siapa fotografernya, keterangan ukuran dan kondisi foto, berwarna atau tidak. Penomoran baik itu pada foto maupun prasarana tempat simpan arsip foto. digunakan untuk tujuan temu balik foto dan penataan kembali foto dalam boks.

Sarana dan prasarana penataan arsip foto, khususnya peralatan harus disesuaikan dengan keadaan organisasi. Akan tetapi pada Bidang Pengemhangan Destinasi Seksi ODTW belum ada anggaran untuk peralatan sebagai tempat penyimpanan arsip foto, hanya sebuah lemari atau Filing Cabinet yang digunakan dalam penyimpanan album foto bercampur dengan arsip tekstual lainnya, sehingga penulis hanya menggunakan sarana dan prasarana seadanya. Adapun sarana dan prasarana minimal yang seharusnya diperlukan adalah:

Boks arsip digunakan untuk penyimpanan arsip foto yang ada di dalam amplop serta penyimpanan album foto. Boks untuk penyimpanan arsip foto dalam amplop berukuran 24,5 x 22 x 12 cm. Boks untuk penyimpanan album arsip foto berukuran 30,3 x 22,3 x 14,5 cm.

Amplop digunakan untuk penyimpanan arsip foto positif. Bahannya diusahakan bebas asam. Amplop yang digunakan berukuran 23 x 11 cm.

Sekat (Guide) adalah penyekat di dalam boks berfungsi mengelompokkan arsip berdasarkan urutan sub tema ataupun tema arsip foto yang disusun berdasarkan subyek. Sekat dipakai untuk mengetahui lokasi arsip secara tepat dan cepat.

Silicon gel ini berfungsi untuk menyerap kelembaban udara atau untuk mengurangi kadar uap air. Silicon gel ini disimpan di dalam boks arsip dan lemari arsip.

Lemari ini dibutuhkan untuk menyimpan boks arsip foto, lemari foto disimpan dengan penyimpanan dingin ( Cold Storage ) di ruang dengan suhu 10-150 C ( 500-600 F ) dan kelembaban 30-40%[9]. Selain lebih murah, cold sorage merupakan salah satu cara paling efektif menghentikan perkembangan perusak foto, sehingga akan memperpanjang hidup foto.

Selain sarana dan prasarana yang harus diperhatikan, tempat penyimpanan dan udara yang bersih penting dalam penyimpanan arsip foto. Debu dapat mengakibatkan goresan dan cacat pada foto, polusi udara dapat mempercepat reaksi kimia yang berbahaya bagi arsip foto. Larangan makan, minum dan merokok di ruang tempat penyimpanan juga penting. Sisa-sisa makanan bisa

mengundang serangga, dan nicotine di udara dapat menyebabkan pemudaran warna, pengecekan suhu dan kelembaban ruangan secara berulang juga sangat diperlukan. Beberapa upaya perlindungan arsip foto yang bisa dilakukan diantaranya adalah[10]:

a. Jika disimpan dalam album, gunakan album yang bebas asam. Boks, amplop, dan tempat simpan lain juga harus bebas asam.

b. Kertas yang digunakan untuk mencetak foto juga harus bebas asam dan lignin ( kandungan serat kayu yang merusak kertas ).

c. Jangan simpan foto pada ruangan bersuhu atau berkelembaban udara tinggi (misalkan di loteng atau ruang bawah tanah ), karena akan menyebabkan pertumbuhan jamur dan menambah reaksi kimia pada foto.

d. Jauhkan tempat penyimpanan arsip foto dari sumber panas dan dari bahaya air dengan menempatkannya pada lantai yang lebih tinggi.

e. Hindari arsip foto terkena cahaya dalam waktu lama karena dapat memudarkan warna foto.

f. Jika menulisi foto, tulislah di belakang foto dan gunakan tinta yang bebas asam atau gunakan pensil yang lembut, dan jangan menekannya terlalu keras karena akan timbul pada sisi foto lain.

h. Jika arsip foto digunakan untuk pameran , maka harus ada penyaring sinar ultraviolet dan intensitas cahaya diminimumkan. Jaga agar kurang dari 50 Lux.[11]

Untuk melakukan penataan arsip pada bidang Pengembangan, seksi ODTW dilakukan beberapa tahap yaitu :

Kegiatan survei ini adalah pengumpulan data-data dan informasi tentang kondisi arsip foto yang ada di seksi ODTW, data-data yang ada dicatat dalam blanko survei arsip foto. Survei lembaga dilakukan untuk mengetahui Struktur serta TUPOKSI lembaga. Sedangkan untuk survei arsip dilakukan untuk mengetahui arsip apa saja yang dihasilkan di Instansi tersebut.

Setelah data-data arsip terkumpul kemudian dapat dibuat sebuah perencanaan atau persiapan untuk melakukan penataan arsip, serta dapat di buat peralatan yang dibutuhkan. Yang diperlukan dalam daftar arsip ikhtisar arsip adalah mengenai informasi mengenai jumlah dan kondisi arsip serta merencanakan kebutuhan sarana, biaya, dan sumber daya manusia.

Kartu deskripsi ini akan digunakan untuk pendiskripsian atau penggambaran terhadap arsip-arsip foto yang akan penulis tangani. Kartu diskripsi ini biasanya berukuran 10 x 15 cm adapun bahan yang dipakai bisa terbuat dari kertas apa saja tetapi yang biasa dipakai adalah kertas stensil. Kartu deskripsi ini berisi: Nomor urut arsip; Kode pendeskripsi arsip; Masalah; Uraian; Tanggal; Tempat; Nomor Positif; Nomor Negatif; Asal Arsip; Pemotret; Keterangan.

Tujuan kegiatan ini adalah untuk memudahkan dalam penataan arsip foto, pengelompokkan ini berdasarkan masalah arsip foto dan tahun kegiatan tersebut berlangsung.

Skema pengaturan arsip foto digunakan sebagai dasar untuk penataan dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Foto. Penyusunan skema ini berdasarkan permasalahan atau kegiatan menurut tugas dan fungsi Instansi atau unit kerja sesuai kurun waktu terciptanya arsip foto.

Nomor dan kode dituliskan pada bagian belakang foto dan di tulis pada amplop, sedangkan pada album penomoran arsip foto ditulis didalam album di sisi samping foto serta belakang fotonya sendiri. Penomoran ini dilakukan secara berurut dan kronologis.

Penyimpanan arsip foto dalam amplop yang berbahan kertas linen ini sebagai contoh untuk Dinas Pariwisata Provinsi DIY.

Karena keterbatasan sarana dan tempat dalam penataan arsip foto, maka foto-foto yang sudah tersimpan dalam album diurutkan berdasarkan masalah sehingga dalam satu album hanya menyimpan satu masalah kegiatan yang sama. Penyimpanan album yang dulu hanya ditumpuk kini penulis susun secara vertikal dalam boks. Setiap album diberi label nama kegiatan beserta tahun, adapun jika dalam satu album tidak memuat satu kegiatan maka dicantumkan kode. Misalnya: kegiatan Panjat Tebing Tahun 2007, karena kegiatan tersebut menghasilkan banyak foto maka dalam penyimpanan arsip fotonya membutuhkan 2 sampai 3 album plastik sehingga pada setiap album tersebut ditulis �Kegiatan Panjat Tebing 2007 album 8A� untuk album foto pertama, dan untuk album kedua �Kegiatan Panjat Tebing 2007 album 8B�, begitupun untuk album selanjutnya. Pemberian kode abjad ini untuk memudahkan dalam pengambilan serta penyimpanan kembali arsip foto.

Setelah arsip-arsip foto dimasukkan ke dalam amplop ataupun album, disimpan dalam boks dan telah diberi nomor urut, maka dapat segera dibuat Daftar Pertelaan Arsip berfungsi sebagai alat temu balik arsip foto. Pada Daftar Pertelaan Arsip ini dicantumkan nomor album untuk lebih memudahkan pencarian.

[1] Judith Ellis (ed), Keeping Archive (Melbourne: D. W Thorpe, 1993), hIm. 386-387

[2] Sauki Hadiwardoyo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional (Jakarta ANRI, 2002 ), hIm 11.

[3] David Robert, � Managing Records in Special Format�, Dalam Judith Ellis (ed.), Keeping Archive ( Melbourne : D.W Thorpe, 1993), hlm. 388-389.

[4] Bowo Herdiyanto,� Nilai Informasi pada Arsip Foto�, dalam Suara Badar No.2, 2001, hlm. 14 di http://www.arsipjatim.go.id/web/uploadFile/TBEDUCATIONPAPER/Badan%20 Arsip%20Propinsi%20Jawa%20Timur/NILAI%20INFORMASI%20PADA%20ARSIP%20FOTO.pdf dl tanggal 5 Maret 2009 pukul 17.50 WIB

[5] Helen P. Harrison, Audiovisual archives : A Practical Reader ( Paris: UNESCO, 1997), hlm. 300.

[6] Ibid., hlm. 301

[7] Wikipedia, loc. cit.

[8] Wawancara dengan Bapak Drs. Pipo Arokhmanuri S, Kepala Seksi ODTW Bidang Pengembangan Destinasi. tanggal 10 Februari 2009