Omeka: Aplikasi Pengelola Arsip Digital dalam Berbagai Format

Oleh Heri Abi Burachman Hakim

Dalam kehidupan ini, individu maupun organisasi tidak dapat dilepaskan dari arsip. Setiap orang akan menghasilkan arsip dalam menjalankan aktivitas hariannya. Ijazah, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Surat Izin Mengemudi (SIM) merupakan contoh dari arsip yang dihasilkan dari aktivitas harian seseorang. Kondisi seperti ini juga dialami oleh organisasi . Dalam menjalankan aktivitas hariannya, organisasi juga menghasilkan berbagai macam arsip. Arsip ini berfungsi sebagai memori badan korporasi , membantu pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, menjunjang efisiensi penggunaan sumber daya dan sebagai rujukan historis .

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan , dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari tahun ketahun, tingkat kesadaran masyarakat terhadap pengelolaan arsip mulai meningkat. Berbagai lembaga mulai mendirikan unit arsip. Ilustrasi nyata dapat dilihat dari maraknya perguruan tinggi membangun unit arsip. Fenomena ini wajar, jika melihat fungsi dari arsip bagi lembaga atau organisasi.

Pengelolaan arsip senantiasa mengikuti dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat. Ketika masyarakat hanya mengenal kertas sebagai media perekam informasi, arsip yang dikelola didominasi oleh arsip tercetak. Saat ini masyarakat akrab dengan produkproduk teknologi informasi dalam mendukung aktivitas hariannya. Intensitas interaksi masyarakat dengan produk-produk teknologi menyebabkan a rsip mul a i diproduksi dalam format digital. Arsip yang terlahir dalam format digit a l menyebabkan unit pengelola arsip perlu memikirkan strategi pengelolaan arsip digital. Pengelolaan arsip digital ini akan memberikan peluang lebih kepada masyarakat yang hidup di era digital dalam mengakses arsip.

Sayangnya tidak semua lembaga arsip mampu mengelola arsip digital yang dimiliki. Pengelola arsip selalu terjebak pada stigma bahwa pemanfaatan teknologi informasi untuk membutuhkan biaya yang besar. Unit arsip harus membeli perangkat keras dan lunak yang membutuhkan investasi besar. Padahal dengan fenomena aplikasi open source, saat ini pengelola arsip tidak perlu memikirkan anggaran aplikasi. Pengelola arsip dapat menggunakan aplikasi open source yang dapat digunakan secara gratis sehingga pengelola arsip cukup mengalokasikan anggaran pembelian aplikasi.

Untuk memberikan pengetahuan tentang cara menggelola arsip digital dengan memanfaatkan aplikasi open source, maka penulis termotivasi untuk membuat tulisan ini. Melalui tulisan ini penulis ingin berbagi pengetahuan tentang definisi arsip digital, format arsip digital, profil aplikasi arsip digital serta tahapan implementasi pengelolaan arsip digital. Dengan membaca tulisan ini diharap kan mampu memberikan ilustrasi cara mengelola arsip digital.

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*