Pos oleh :

Arsip Universitas Gadjah Mada

Arsip UGM Akuisisi Arsip UKM Menwa UGM dan Fakultas Kedokteran UGM

Dalam rangka menambah khazanah arsip dan menyelamatkan memori kolektif UGM, Arsip UGM terus mengembangkan program pengembangan khazanah arsip statis. Salah satu program yang dikembangkan adalah penarikan arsip dari unit-unit di lingkungan UGM. Unit tersebut tidak hanya unit kerja tetapi juga unit kegiatan mahasiswa (UKM).

img20161007100629

Tanggal 7 Oktober 2016, Arsip UGM berhasil mengakuisisi arsip dari Fakultas Kedokteran UGM berupa arsip-arsip tentang pengabdian UGM terkait pelaksanaan proyek rehabilitasi bencana gempa bumi di Nias, gempa dan tsunami di Aceh, serta pengembangan Universitas Tadulako. Arsip UGM juga berhasil mengakuisisi arsip dari UKM Satuan Resimen Mahasiswa Mahakarta DanYon I UGM pada tanggal 7 Oktober 2016. Arsip dari UKM Menwa yang diakuisisi berupa arsip-arsip tekstual terkait dinamika organisasi dan kegiatan-kegiatan Menwa UGM. Saat ini masih dilakukan pendampingan penataan arsip-arsip foto di UKM Menwa khususnya dalam penelusuran informasi identitas foto. Setelah dilakukan penataan, arsip foto tersebut selanjutnya akan diakuisisi oleh Arsip UGM. read more

Arsiparis dan Pengelola Arsip UGM Studi Banding Kearsipan

img_9234-resized

Tuntutan profesionalisme dalam bidang kearsipan sangat penting terlebih dalam menyelenggarakan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sasaran pengguna yang sangat beragam dan tingkat pendidikan yang tinggi. SDM kearsipan baik arsiparis maupun pengelola arsip harus selalu meningkatkan kompetensi dalam rangka membangun profesionalitas.

img_0037-resized

Salah satu upaya yang dilakukan oleh Arsip UGM dalam rangka meningkatkan kompetensi untuk membangun profesionalisme SDM kearsipan UGM adalah dengan mengajak arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM studi banding kearsipan. Studi banding kearsipan yang diikuti oleh arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM dengan didampingi oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan UGM dilaksanakan pada tanggal 29 – 30 September 2016. read more

Focus Group Discussion (FGD) Dan Workshop Jadwal Retensi Arsip (JRA) Dan Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (KKAA) UGM

img_9064-resized

Dalam rangka membangun tata kelola kearsipan yang baik di lingkungan UGM, Arsip UGM terus berupaya melengkapi berbagai peraturan kearsipan yang akan digunakan sebagai dasar penyelenggaraan kearsipan di UGM. Beberapa peraturan yang sedang dipersiapkan oleh Arsip UGM sebelum disahkan menjadi peraturan Rektor UGM adalah Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk merevisi JRA UGM tahun 2009, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Tiga draf peraturan tersebut telah rancang sejak awal tahun 2016. Dalam rangka penyempurnaan dan menjaring masukan dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang nantinya akan menjadi pengguna dan pelaksana peraturan tersebut, maka diselenggarakan kegiatan FGD dan workshop. FGD dan Worksop mengundang seluruh Kepala Kantor Administrasi Fakultas dan Sekolah; pimpinan direktorat, bagian, dan kantor; serta perwakilan arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM. FGD dan workshop Klasifikasi Arsip diselenggarakan pada tanggal 5-6 September 2016 di Ruang Sidang Perpustakaan UGM. FGD dan workshop JRA dan KKAA diselenggarakan tanggal 22 – 23 September di Hotel LPP Yogyakarta. Semoga peraturan-peraturan ini dapat segera disahkan serta dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kearsipan di UGM. read more

Penelusuran dan Penyelamatan Arsip Presiden di UGM

img_8522-resized

Arsip merupakan sumber memori individu dan kolektif sehingga harus diselamatkan. Keberadaan seseorang maupun organisasi dapat ditelusuri dan diketahui dari arsip. Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang bertanggungjawab menjaga dan mengelola memori kolektif UGM berusaha menelusuri dan menyelamatkan arsip-arsip bersejarah terkait organisasi dan sivitas akademika UGM. Salah satu arsip bersejarah tersebut adalah arsip kemahasiswaan Joko Widodo alumni Fakultas Kehutanan UGM yang saat ini menjabat sebagai Presiden Republik Indonesia. read more

Pembinaan SDM Kearsipan dan Dies XII Arsip UGM

img_8735-resized

Tahun 2016 Arsip UGM genap berusia 12 tahun. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia, Arsip UGM terus melakukan upaya untuk berbenah diri dan meningkatkan kinerja. Sehubungan dengan itu pada tanggal 15 September 2016 Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan untuk memperingati Dies XII Arsip UGM sekaligus melaksanakan pembinaan kearsipan di bidang SDM dengan menyelenggarakan pelatihan dengan tema Tata Persuratan dan Bahasa Surat yang menghadirkan narasumber Drs. Ridha Mashudi Wibowo, M.Hum. dosen Fakultas Ilmu Budaya UGM. Acara tersebut dihadiri oleh Pimpinan Universitas yaitu Direktur dan Sekretaris SDM UGM, Pimpinan Perpustakaan UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM. read more

FGD Sistem Klasifikasi Arsip

img_8446-resized
Arsip UGM bertanggung jawab dalam membangun manajemen kearsipan di lingkungan UGM. Salah satu perangkat yang diperlukan adalah peraturan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, Arsip UGM pada tahun 2016 telah merancang draft sistem klasifikasi arsip. Penyusunan draf didahului dengan survei ke unit kerja UGM diantaranya fakultas, direktorat, pusat studi, kantor, dan bagian untuk mendaptkan gambaran tentang khazanah arsip yang tercipta di UGM. Hasil survei tersebut kemudian digunakan sebagai bahan dalam menyusun rancangan sistem klasifikasi arsip yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan UGM. read more

Perubahan SOTK dan Pelantikan Pejabat Arsip UGM

pelantikan-kabid-arsip-ugm-2016-1

Perkembangan dan dinamika Arsip UGM sejak didirikan pada tanggal 11 September 2004 hingga saat ini sangat dinamis. Selama 12 tahun, Arsip UGM telah menjalankan berbagai tugas dan fungsi untuk mendukung tri dharma UGM dan tugas dan fungsi sebagai lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia. Perkembangan UGM yang pesat dan tuntutan peningkatan layanan mendorong perlunya penyesuaian/perubahan SOTK Arsip UGM.

Perubahan SOTK Arsip UGM ditetapkan dalam SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 Tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015, unit kerja di lingkungan UGM dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Administrasi dan Pengembangan, serta Unsur Penunjang Universitas. Sebelumnya Arsip UGM merupakan Unsur Penunjang Universitas (berdasarkan SK MWA UGM No.12/SK/MWA/2003), sekarang berubah menjadi Unsur Administrasi dan Pengembangan. Pasal 2 dan 3 SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 menyebutkan salah satu Unsur Administrasi dan Pengembangan adalah Sekretariat Universitas. Sekretariat Universitas terdiri dari Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, Kantor Jaminan Mutu, dan Arsip Universitas. read more

Khazanah Juli 2016

Khazanah edisi Juli 2016 hadir dengan berbagai kajian dan informasi seputar kearsipan. Empat kolom mengisi edisi kali ini yaitu: Opini, Telisik, Resensi, dan Berita. Kolom Opini berisi hasil kajian lapangan dan studi pustaka seputar kearsipan, kolom Telisik diperuntukkan bagi kajian sumber arsip, kolom Resensi berisi tinjaun pustaka-pustaka kearsipan, dan kolom Berita memuat informasi-informasi kegiatan Arsip UGM.

Pada edisi ini, kolom Opini menghadirkan kajian tentang pengelolaan arsip surat kabar dan pengembangan SDM kearsipan khususnya arsiparis. Topik pengelolaan arsip surat kabar tersaji lewat tulisan Joseph Army Sadhyoko berjudul “Menciptakan Pengelolaan Arsip Surat Kabar yang Andal (Studi Kasus Depo Arsip Suara Merdeka)”. Untuk kemudahan akses sekaligus perlindungan arsip surat kabar, penulis menawarkan pemanfataan teknologi informasi dengan cara digitalisasi arsip melalui program search engine. Sementara kajian pengembangan kearsipan dilaksanakan oleh Kurniatun melalui tulisan berjudul “Kebijakan Pengembangan Arsiparis di Indonesia dan Tantangannya dalam Menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN”, dan oleh Ully Isnaeni Effendi malalui tulisan berjudul “Peningkatan Kualitas Arsiparis melalui Personal
Branding.” read more

Khazanah Maret 2016

Khazanah Edisi Maret 2016 menghadirkan beragam kajian kearsipan dari aspek konseptual kelembagaan hingga teknis tentang aplikasi di bidang kearsipan. Artikel pertama dalam Kolom Opini yang ditulis oleh Herman Setyawan memberikan gambaran tentang konsep penyelenggaraan lembaga kearsipan dalam sistem kearsipan di Indonesia setelah terbitnya UU No. 43 Tahun 2009. Sebuah kesadaran kolektif dari pimpinan, penyelenggaran lembaga kearsipan, SDM kearsipan/arsiparis maupun masyarakat umum diperlukan dalam mewujudkan sistem kearsipan nasional yang diamanatkan UU 43 Tahun 2009. A big statement for an awareness “Arsip Penting” seharusnya tak hanya sebatas retorika belaka. Dua artikel Kolom Opini lainnya memberikan inspirasi dalam pemanfaatan teknologi internet untuk membangun sebuah aplikasi kearsipan.
Annisa Ni’matussholiha menyajikan aplikasi Google Drive untuk manajemen penyimpanan arsip elektronik bagi pelajar. Heri Abi Burachman Hakim menyajikan sebuah aplikasi bernama Omeka untuk mengelola arsip digital dalam berbagai format. Dua artikel ini sangat relevan dengan tuntutan penyelenggaraan kearsipan dalam manajemen modern saat ini. read more

Bekerja dan Berkarya dalam Kebersamaan

IMG_7957Mengabdi melalui sebuah lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi menuntut kerja keras berdasarkan kompetensi di bidang kearsipan maupun kompetensi lainnya. Masih banyak kendala dan tantangan yang dihadapi. Semuanya tidak akan menyurutkan langkah. Keluarga besar Arsip UGM berkomitmen untuk terus bekerja, berkarya, dan mengabdi. Kekeluargaan dan kebersamaan menjadi penyemangat kami. Terus bergandengan tangan untuk saling membantu dan menguatkan dalam mewujudkan visi dan misi Arsip UGM, mengabdi pada UGM dan bangsa. read more