Arsip:

Rilis

Pameran Arsip Memeriahkan Dies Natalis ke 67 UGM

Arsip sebagai memori kolektif menjadi sumber informasi dan inspirasi. Arsip UGM mengelola arsip-arsip memori kolektif UGM yang mampu menceritakan sejarah perjalanan dan dinamika UGM sejak dirintis tahun 1946 hingga saat ini. Dalam rangka mendayagunakan arsip sebagai sumber informasi dan inspirasi khususnya bagi sivitas akademika UGM, Arsip UGM menyelenggarakan pameran arsip untuk mengisi acara Dies Natalis ke 67 UGM.

Pameran arsip diselenggarakan dalam dua kegiatan. Pameran arsip pertama diselenggerakan tanggal 16 – 19 Desember 2016 di Balairung bekerjasama dengan Humas dan Keprotokolan UGM dan dibuka langsung oleh Rektor UGM. Kolaborasi antara Arsip UGM dan Bagian Humas dan Keprotokolan UGM ini menampilkan arsip-arsip foto yang menggambarkan sejarah UGM dan kegiatan tri dharma UGM. Arsip UGM menyajikan foto-foto tempo dulu sedangkan Bagian Humas dan Keprotokolan UGM menampilkan foto-foto kegiatan dan prestasi UGM masa kini. Sinergi ini mampu menyuguhkan informasi melalui foto yang dapat menjadi ajang nostalgia para alumni yang hadir dalam berbagai acara yang dilaksakanan di Balairung, menjadi inspirasi dan pengingat bagi para sivitas akademika UGM tentang jati diri UGM. read more

Sosialisasi Draf Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) Kearsipan di UGM

Tahun 2016 Arsip UGM telah menyusun draf NSPK yang terdiri dari Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Ketiga peraturan tersebut harus disahkan oleh pimpinan universitas yakni Rektor UGM. Draf NSPK yang telah selesai disusun perlu disosialisasikan kepada pengelola arsip di fakultas/ unit kerja di lingkungan UGM. Kegiatan sosialisasi NSPK dilaksanakan pada tanggal 29 November 2016 di Hotel Puri Artha, Jl. Cenderawasih No.36, Demangan, Gondokusuman,Yogyakarta. Sosialisasi NSPK ini diikuti oleh 50 peserta yang berasal dari unit kerja di lingkungan UGM.  read more

Arsip UGM Terima Studi Banding SMK Muhammadiyah Bobotsari Purbalingga

img_0217-resized

Pada tanggal 7 November 2016 Arsip UGM menerima kunjungan studi banding dari SMK Muhamadiyah Bobotsari Purbalingga. Ratusan siswa jurusan Administrasi Perkantoran ini dengan didampingi wakil kepala sekolah dan para guru ini belajar tentang kearsipan di Arsip UGM. Berbekal pengetahuan dari mata pelajaran kearsipan yang mereka dapatkan di bangku sekolah, para siswa berusaha lebih mendalami tentang kearsipan dan melihat langsung praktik kearsipan di Arsip UGM.

img_0171-resized

Rombongan diterima langsung oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM. Kepala Arsip UGM menyampaikan secara singkat tentang sejarah dan perkembangan Arsip UGM. Dalam kesempatan tersebut disampaikan juga tentang pengantar kearsipan oleh arsiparis Arsip UGM untuk menambah pengetahuan siswa tentang perkembangan kearsipan saat ini. read more

Arsip UGM Kembali Berbagi Pengalaman Kearsipan

img_9572_

Setelah sukses menyelenggarakan pelatihan Manajemen Arsip Dinamis Aktif pada bulan Agustus 2016 lalu, Arsip UGM kembali menyelenggarakan pelatihan teknis kearsipan. Hal ini dilakukan karena tingginya permintaan dari berbagai instansi baik perguruan tinggi maupun non perguruan tinggi untuk belajar kearsipan di Arsip UGM. Memenuhi permintaan tersebut, bulan November 2016 Arsip UGM menyelenggarakan dua kali pelatihan teknis kearsipan.

Tanggal 2 – 4 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Inaktif. Pelatihan yang disampaikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik ini dilaksanakan di Hotel Kristal Lotus Yogyakarta. Berikutnya, tanggal 9 – 11 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Dinamis dengan menyajikan materi tentang pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Hotel UC UGM. Pelatihan kedua ini juga disajikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik. read more

Arsip UGM Menerima Studi Banding Fakultas Peternakan Universitas Tadulako

img_9369-resized

Pada hari Senin, 17 Oktober 2016 Arsip UGM menerima studi banding dari Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan sebanyak tujuh orang yang dipimpin oleh Kepala TU Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM, dan salah satu arsiparis.

Tujuan dari studi banding tersebut adalah untuk merancang sistem kearsipan di Fakultas Peternakan Universitas Tadulako khususnya manajemen arsip dinamis serta untuk mengetahui konsep penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Rombongan berdiskusi tentang pengelolaan arsip aktif dan inaktif sekaligus tentang pengembangan central file dan record center. Setelah berdiskusi, rombongan mengunjungi langsung central file, record center, depo, ruang preservasi, dan ruang layanan Arsip UGM. read more

Arsip UGM Akuisisi Arsip UKM Menwa UGM dan Fakultas Kedokteran UGM

Dalam rangka menambah khazanah arsip dan menyelamatkan memori kolektif UGM, Arsip UGM terus mengembangkan program pengembangan khazanah arsip statis. Salah satu program yang dikembangkan adalah penarikan arsip dari unit-unit di lingkungan UGM. Unit tersebut tidak hanya unit kerja tetapi juga unit kegiatan mahasiswa (UKM).

img20161007100629

Tanggal 7 Oktober 2016, Arsip UGM berhasil mengakuisisi arsip dari Fakultas Kedokteran UGM berupa arsip-arsip tentang pengabdian UGM terkait pelaksanaan proyek rehabilitasi bencana gempa bumi di Nias, gempa dan tsunami di Aceh, serta pengembangan Universitas Tadulako. Arsip UGM juga berhasil mengakuisisi arsip dari UKM Satuan Resimen Mahasiswa Mahakarta DanYon I UGM pada tanggal 7 Oktober 2016. Arsip dari UKM Menwa yang diakuisisi berupa arsip-arsip tekstual terkait dinamika organisasi dan kegiatan-kegiatan Menwa UGM. Saat ini masih dilakukan pendampingan penataan arsip-arsip foto di UKM Menwa khususnya dalam penelusuran informasi identitas foto. Setelah dilakukan penataan, arsip foto tersebut selanjutnya akan diakuisisi oleh Arsip UGM. read more

Arsiparis dan Pengelola Arsip UGM Studi Banding Kearsipan

img_9234-resized

Tuntutan profesionalisme dalam bidang kearsipan sangat penting terlebih dalam menyelenggarakan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sasaran pengguna yang sangat beragam dan tingkat pendidikan yang tinggi. SDM kearsipan baik arsiparis maupun pengelola arsip harus selalu meningkatkan kompetensi dalam rangka membangun profesionalitas.

img_0037-resized

Salah satu upaya yang dilakukan oleh Arsip UGM dalam rangka meningkatkan kompetensi untuk membangun profesionalisme SDM kearsipan UGM adalah dengan mengajak arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM studi banding kearsipan. Studi banding kearsipan yang diikuti oleh arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM dengan didampingi oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan UGM dilaksanakan pada tanggal 29 – 30 September 2016. read more

Focus Group Discussion (FGD) Dan Workshop Jadwal Retensi Arsip (JRA) Dan Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (KKAA) UGM

img_9064-resized

Dalam rangka membangun tata kelola kearsipan yang baik di lingkungan UGM, Arsip UGM terus berupaya melengkapi berbagai peraturan kearsipan yang akan digunakan sebagai dasar penyelenggaraan kearsipan di UGM. Beberapa peraturan yang sedang dipersiapkan oleh Arsip UGM sebelum disahkan menjadi peraturan Rektor UGM adalah Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk merevisi JRA UGM tahun 2009, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Tiga draf peraturan tersebut telah rancang sejak awal tahun 2016. Dalam rangka penyempurnaan dan menjaring masukan dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang nantinya akan menjadi pengguna dan pelaksana peraturan tersebut, maka diselenggarakan kegiatan FGD dan workshop. FGD dan Worksop mengundang seluruh Kepala Kantor Administrasi Fakultas dan Sekolah; pimpinan direktorat, bagian, dan kantor; serta perwakilan arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM. FGD dan workshop Klasifikasi Arsip diselenggarakan pada tanggal 5-6 September 2016 di Ruang Sidang Perpustakaan UGM. FGD dan workshop JRA dan KKAA diselenggarakan tanggal 22 – 23 September di Hotel LPP Yogyakarta. Semoga peraturan-peraturan ini dapat segera disahkan serta dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kearsipan di UGM. read more

Penelusuran dan Penyelamatan Arsip Presiden di UGM

img_8522-resized

Arsip merupakan sumber memori individu dan kolektif sehingga harus diselamatkan. Keberadaan seseorang maupun organisasi dapat ditelusuri dan diketahui dari arsip. Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang bertanggungjawab menjaga dan mengelola memori kolektif UGM berusaha menelusuri dan menyelamatkan arsip-arsip bersejarah terkait organisasi dan sivitas akademika UGM. Salah satu arsip bersejarah tersebut adalah arsip kemahasiswaan Joko Widodo alumni Fakultas Kehutanan UGM yang saat ini menjabat sebagai Presiden Republik Indonesia. read more

Pembinaan SDM Kearsipan dan Dies XII Arsip UGM

img_8735-resized

Tahun 2016 Arsip UGM genap berusia 12 tahun. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia, Arsip UGM terus melakukan upaya untuk berbenah diri dan meningkatkan kinerja. Sehubungan dengan itu pada tanggal 15 September 2016 Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan untuk memperingati Dies XII Arsip UGM sekaligus melaksanakan pembinaan kearsipan di bidang SDM dengan menyelenggarakan pelatihan dengan tema Tata Persuratan dan Bahasa Surat yang menghadirkan narasumber Drs. Ridha Mashudi Wibowo, M.Hum. dosen Fakultas Ilmu Budaya UGM. Acara tersebut dihadiri oleh Pimpinan Universitas yaitu Direktur dan Sekretaris SDM UGM, Pimpinan Perpustakaan UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM. read more