Manajemen Arsip Inaktif sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

Kenyataan yang ada saat ini, masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum menaruh perhatian secara proporsional terhadap penyimpanan maupun pengelolaan arsip inaktif. Tidak jarang arsip inaktif disimpan di gudang yang sama sekali tidak memenuhi persyaratan sebagai ruang simpan arsip. Arsip inaktif sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi, di tumpuk di gudang bercampur dengan barang-barang nonarsip sehingga arsip mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembaban udara, debu, serangga, air, maupun jamur.

Kondisi ini pada umumnya disebabkan karena tidak adanya tenaga terampil atau arsiparis yang mampu mengelola arsip tersebut, tidak berjalannya proses penyusutan arsip, dan kurang adanya apresiasi Arsiparis Arsip UGM tentang pentingnya arsip dari pimpinan unit kerja. Hal ini berakibat ketika dilakukan proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan (Records Center) kondisi penyimpanannya masih dalam karung, bercampur antara arsip dan nonarsip, kode klasifikasi dalam arsip masih beragam, tidak ada berita acara penyerahan dan belum ada alat temu baliknya sehingga apabila dibutuhkan arsip tersebut tidak dapat ditemukan.

Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan manajemen arsip inaktif yang berjalan dengan baik sehingga arsip inaktif memiliki nilai guna dan tidak menjadi beban organisasi. Selain itu, dalam rangka pengelolaan arsip inaktif perlu penanganan secara khusus agar terjaga keselamatan fisik dan informasinya. Salah satu sarana untuk mendukung kegiatan tersebut adalah Records Center yang berfungsi sebagai tempat pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif dan sebagai solusi untuk mengatasi arsip inaktif yang tidak teratur.

Terkait dengan kondisi di atas, tulisan ini disusun sebagai upaya untuk memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan arsip inaktif tidak teratur baik di instansi pemerintah maupun swasta sekaligus sebagai sarana sosialisasi. Secara garis besar, topik masalah yang dirumuskan adalah apa tujuan manajemen arsip inaktif, organisasi apa saja yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip inaktif, apa peran Records Center dalam mengatasi masalah arsip inaktif tidak teratur tersebut? Bagaimana langkah-langkah dalam pengelolaan arsip inaktif tidak teratur serta sarana dan prasarana apa yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan rekonstruksi arsip?

Trackback from your site.

Leave a comment