Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana: Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia

oleh Verry Mardiyanto

Arsip saat ini menjadi tulang punggung pengambilan keputusan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam menentukan masa depan organisasi. Arsip yang menjadi bukti otentik dikelola dengan prosedur kearsipan agar tepat guna dan tepat layanan pada saat dibutuhkan apabila terjadi sesuatu yang tidak dikehendaki, seperti kehilangan dan kerusakan arsip akibat bencana alam atau tindakan kesalahan manusia. Arsip menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah

“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.

Kearsipan menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip menjadi salah satu bagian penting ketika digunakan pada masa yang akan datang. Arsip menjadi bukti utama dan nyata dalam menghadapi suatu masalah pada lembaga, sehingga pengelolaan arsip yang sesuai kaidah kearsipan dapat meminimalkan kehilangan informasi penting pada lembaga tersebut.

Preservasi arsip adalah bagian dari pengolahan arsip statis. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Preservasi pada pasal 63 UU No. 43 Tahun 2009 dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis juga dilakukan secara preventif dan kuratif. Berdasarkan pengertian mengenai preservasi ini dapat dibagi menjadi dua bagian utama yaitu preservasi dengan tindakan preventif dan kuratif. Preventif berarti tindakan untuk pencegahan pada akibat dari aspek eksternal dan aspek internal yang menyebabkan arsip statis tersebut rusak, sedangkan kuratif adalah tindakan untuk perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis. Masalah yang terjadi saat ini adalah kedua tindakan tersebut belum menjadi satu kesatuan yang dapat memperkuat keutuhan sebuah informasi yang melekat pada media arsip tersebut sehingga masih dapat dibaca dan diambil informasi untuk kepentingan pengguna. Jika dikaitkan dengan arsip yang terdampak bencana maka preservasi yang dilakukan adalah preservasi kuratif dengan metode-metode pekerjaan dalam perbaikan arsip dengan cara-cara tertentu sehingga isi informasi dapat terselamatkan dan dapat digunakan lebih lanjut untuk kepentingan lembaga.

Arsip yang terkena dampak bencana berakibat kepada rusaknya fisik arsip. Fisik arsip yang rusak menghasilkan ketidakterbacaan isi informasi arsip sehingga sulit untuk dikenali. Oleh karena itu, arsip yang terkena dampak bencana perlu dilakukan perbaikan arsip. Program preservasi yang bersifat preventif adalah berurusan dengan tindakan pencegahan pada media dan sifat arsip.

Kegiatan ini ditujukan untuk melakukan pencegahan sebelum terjadinya bencana alam yang berdampak pada kerusakan arsip baik itu fisik dan informasinya. Arsip yang terkena dampak bencana dapat dilihat dalam tragedi Bencana Tsunami Aceh yang memporakporandakan Aceh. Bencana tersebut mengakibatkan banyak yang kehilangan arsip, arsip basah atau tertimbun longsoran tanah sehingga pasca bencana perlu dilakukan restorasi arsip. Kegiatan preventif yang dapat dilakukan adalah kesiapsiagaan terhadap bencana, baik itu berurusan dengan arsip, gedung bangunan pusat arsip, sistem kearsipan yang ada dan sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya. Selanjutnya tindakan kuratif yang dilakukan adalah dengan perbaikan skema restorasi arsip yang terkena dampak bencana.

Bencana yang terjadi di Indonesia bukan hanya bencana banjir saja yang mengakibatkan arsip basah, namun juga ada bencana lainnya yang seketika itu membuat arsip hilang fisik dan informasinya, seperti bencana kebakaran, bencana gempa bumi yang merontokkan bangunan, bencana gunung api berupa lava, dan awan panas serta bencana lainnya yang menimbulkan dampak terhadap kerusakan arsip pada area yang dilalui aliran bencana tersebut. Arsip terdampak bencana yang rusak perlu dilakukan penanganan lebih lanjut dengan cara perbaikan arsip menggunakan preservasi kuratif. Adapun preservasi kuratif adalah dengan cara restorasi arsip.

Kegiatan restorasi merupakan kegiatan penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti otentik yang mempunyai nilai guna untuk kegiatan kepentingan nasional. Kegiatan restorasi ini berupa restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru. Dalam buku Manajemen Arsip Statis (Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI): 2009) yang dimaksud dengan restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik/dokumen yang mengalami kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara fisik. Restorasi arsip ditujukan untuk pemeliharaan dan perbaikan dari arsip yang mengalami kerusakan akibat dari faktor internal dan eksternal dalam lembaga kearsipan dan arsip itu sendiri.

Faktor sumber daya manusia menjadi masalah utama pada saat terjadinya bencana. Apabila bencana tersebut belum terjadi maka perlu dilakukan survei pada kegiatan perencanaan arsip di daerah rawan bencana. Sistem peringatan dini juga menjadi masalah utama ketika terjadi bencana. Perlu diperhatikan mengenai kemampuan sistem kearsipan yang ada pada gedung arsip di daerah rawan bencana untuk memperingatkan lingkungan sekitar. Apakah sudah efektif manajemen perencanaan bencana ini? Selanjutnya setelah terjadi bencana harus ada program penanggulangan bencana. Bagaimana lembaga kearsipan melakukan program perbaikan arsip yang terkena dampak bencana dengan kegiatan preservasi arsip ini?

Berdasarkan uraian tersebut preservasi arsip sebagai salah satu upaya untuk mencegah, memperbaiki dan melestarikan arsip yang terkena dampak bencana adalah dengan cara preventif dan kuratif. Kuratif ditekankan dari segi perbaikan arsip yang terkena dampak bencana.

Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*

escort bayan