Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Persuratan di Kantor Wilayah Kementrian Agama DIY

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Evita Nurmalita Sari

Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.”

Berdasarkan pengertian tersebut maka arsip merupakan suatu hal yang vital dan penting sehingga pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dalam bidang kearsipan, manajemen kearsipan memiliki tugas utama untuk menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi personel organisasi. Oleh karena itu jalannya manajemen kearsipan dalam suatu organisasi akan menentukan keberadaan dari organisasi. Manajemen kearsipan pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposal). Tahap penciptaan meliputi beberapa sub yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan lain sebagainya. Salah satu kegiatan pada tahap penciptaan yang frekuensinya tinggi adalah tata persuratan karena surat masuk dan surat keluar selalu ada setiap hari, oleh karena itu perlu dilakukan pengurusan terhadap surat-surat tersebut secara efektif dan efisien.

Surat merupakan sarana komunikasi dan informasi dalam berbagai bentuk media khususnya kertas. Dalam pelaksanaan perlu adanya manajemen yang efektif agar pengurusan surat dapat berjalan dengan lancar. Di beberapa organisasi, manajemen persuratan masih menggunakan metode manual atau secara konvensional, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama dan informasi tidak dapat tersampaikan dan ditindaklanjuti secara cepat oleh pimpinan. Walaupun begitu, metode konvensional ini masih tetap berjalan karena  didasarkan pada kemampuan organisasi, misalnya untuk organisasi yang intensitas kegiatannya tidak terlalu tinggi. Sementara untuk organisasi yang intensitas kegiatannya tinggi seperti lembaga-lembaga tinggi negara, kementerian, dan perusahaan besar metode manual tersebut kurang efektif.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, pelaksanaan tata persuratan di dalam suatu organisasi berkembang menjadi secara elektronik. Dalam hal ini pengurusan surat masuk dan surat keluar menggunakan media komputer. Penggunaan media komputer menjadikan surat masuk dan surat keluar termasuk kedalam golongan arsip elektronik. Pengertian Arsip elektronik menurut International Council of Archives (ICA), yaitu: “Electronic Record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer (Arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital.)”

Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk media komputer menjadi alasan mengapa arsip seperti surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan surat dalam organisasi yang frekuensinya tinggi akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

Saat ini sebagian organisasi sudah menerapkan manajemen persuratan yang berbasis komputer. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang diperoleh khususnya dalam pengelolaan dan pengurusan surat yaitu kecepatan dalam mengolah informasi. Manfaat tersebut meliputi kemudahan meng-entry data, memudahkan dalam pencarian atau temu balik surat, dan pendistribusian serta pembuatan lembar disposisi kepada pimpinan dalam suatu organisasi. Kemudahan dalam pengelolaan dan pengurusan surat akan sangat mempengaruhi hasil kerja dalam pelaksanaan manajemen kearsipan di suatu organisasi.

Sebagian besar organisasi khususnya yang intensitas kegiatannya cukup tinggi telah menerapkan sistem informasi manajemen tata persuratan dalam pengelolaan dan pengurusan surat. Dalam pelaksanaannya sistem tersebut memanfaatkan teknologi komputer sebagai media untuk mengolah data-data dalam surat menjadi sebuah informasi. Sehingga peran dari teknologi nantinya sangat berpengaruh pada output/informasi yang dihasilkan oleh perangkat komputer dalam menunjang pelaksanaan manajemen persuratan. Salah satu organisasi yang menerapkan sistem informasi manajemen tata persuratan adalah Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY. Kementerian Agama provinsi DIY adalah kementerian yang memiliki tanggung jawab bidang urusan-urusan keagamaan di wilayah Provinsi DIY.

Trackback from your site.

Leave a comment