Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Vinis Daya M. Zega

Arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil rekaman/ catatan dari suatu kegiatan instansi dalam berbagai media perekam. Arsip adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

Dalam pengertian yang lain, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek/ pokok persoalan ataupun perisitiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu. Selain membantu daya ingat seseorang, arsip juga merupakan salah satu sumber informasi yang akurat. Arsip juga memberikan sumber fakta yang benar apa adanya tanpa unsur rekayasa. Pada pengertian tersebut, arsip dapat dibedakan berdasarkan bentuk dan formatnya. Media dan format tersebut dibedakan dalam dua media yaitu media konvensional dan media baru ( machine readable ) . Media konvensional merupakan media yang sudah umum digunakan yaitu kertas atau arsip tekstual yang disebut sebagai human readable.

Arsip mempunyai tujuan sebagai memori kolektif suatu instansi, arsip harus dikelola dengan baik agar fisik dan informasi arsip dapat terhindar dari segala kerusakan. Selain itu, agar informasi dalam arsip tersebut dapat berguna sebagai bahan rujukan informasi utama yang dibutuhkan oleh instansi penciptanya. Oleh karena itu, perlu dilakukan penyelamatan arsip yang disebut sebagai preservasi arsip. Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip. Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak terutama pada arsip statis yang yang terekam dalam media kertas atau arsip konvensional. Preservasi atau pelestarian arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak, yang disebabkan oleh faktor dari dalam (intrinsik) arsip itu sendiri maupun faktor dari luar fisik arsip itu sendiri (ekstrinsik). Faktor intrinsik adalah kerusakan yang berasal dari dalam fisik arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya. Faktor ekstrinsik adalah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip contohnya lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan bencana alam.

Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif. Pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut :

  1. pemilihan jenis sarana simpan
  2. pemilihan media simpan arsip
  3. pengaturan suhu dan kelembaban
  4. pemberian kamperisasi dan silica gel
  5. pembersihan lingkungan
  6. fumigasi

Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan/ perawatan terhadap arsip yang mulai/ sudah rusak, kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang umur arsip. Preservasi kuratif terdapat beberapa kegiatan yaitu: laminasi, enkapsulasi, menyambung, laminasi dengan kertas conqueror, dan lamatex cloth.

Fokus penulisan mengenai preservasi arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada adalah pelaksanaan preservasi arsip konvensional dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan preservasi arsip konvensional.

Trackback from your site.

Leave a comment