Sejarah Singkat  Visi & Misi  Struktur Organisasi  Layanan Ruang Baca  Koleksi 
 Menu Utama
Depan
Buletin Khazanah
Buku Tamu
Materi Unduhan
MUSEUM & PAMERAN VIRTUAL
Galeri Foto
Galeri Film
 Aspirasi UGM
aspirasi ugm
 Link Terkait
UGM
Unesco Archives Portal
ANRI
ICA
ARMA
 File Unduhan
  Khazanah Maret 2014
  Khazanah November 2013
  Khazanah Juli 2013
  Khazanah Maret 2013
  Buletin Khazanah November 2012
  Buletin Khazanah Juli 2012
  Buletin Khazanah Maret 2012
  Materi Seminar Nasional Kearsipan 2011
  Arsip Audio Visual
  Buletin Khazanah November 2011
more...
  STRUKTUR ORGANISASI
Rincian Tugas & Struktur Organisasi
Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor No. 259/P/SK/HKTL/2004, kedudukan dan rincian tugas Arsip Universitas adalah sebagai berikut (untuk kepentingan sinkronisasi internal, beberapa rincian tugas diberi penjelasan):
  1. Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung awab kepada Rektor.
  2. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris.
  3. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.
Arsip Universitas terdiri atas:
  1. Bidang Layanan;
  2. Bidang Database;
Rincian Tugas Arsip Universitas:
  • Menyusun RKAT dan Program Kerja Arsip Universitas;
  • Menyusun Juklak dan Juknis di bidang kearsipan;
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidangkearsipan;
  • Memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas;
  • Menyelenggarakan koordinasi Arsip Universitas dengan unsur dan satuan organisasi lain di lingkungan Universitas Gadjah Mada;
  • Mengembangkan pelestarian dokumen bernilai guna permanen (arsip statis) untuk kepentingan layanan publik [Penjelasan: Mengembangkan sistem pengelolaan arsip statis agar informasi arsip statis dapat diakses oleh civitas akademika dan publik]
  • Memperluas kerjasama dengan ANRI dan lembaga-lembaga kearsipan lainnya, baik dari dalam maupun luar negeri;
  • Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis [Penjelasan: Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis untuk layanan teknis dan pendampingan kepada unit-unit kerja di lingkungan universitas]
  • Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas;
  • Melaporkan pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas kepada Pimpinan Universitas.
Rincian Tugas Sekretaris:
  • Mewakili tugas Kepala Arsip Universitas [Penjelasan: Mewakili tugas pimpinan ketika pimpinan tugas ke luar atau berhalangan hadir]
  • Membantu menyusun RKAT dan Program Kerja Arsip Universitas;
  • Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas; [Penjelasan: mengkoordinasikan administrasi penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas]
  • Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan Arsip Universitas;
  • Melaksanakan administrasi layanan Arsip Universitas;
  • Mempersiapkan rencana kerjasama dengan lembaga-lembaga kearsipan lainnya;
  • Membuat laporan kegiatan dan laporan keuangan Arsip Universitas;
  • Melakukan pembinaan kepada kelompok tenaga ahli kearsipan.
Rincian Tugas Bidang Layanan:
  • Melaksanakan pelayanan kearsipan;
    [Penjelasan: melaksanakan kegiatan layanan internal dan eksternal kearsipan termasuk merancang peraturan-peraturan layanan ]
  • Melaksanakan pemasyarakatan/publikasi kearsipan;
    [Penjelasan: melaksanakan kegiatan penerbitan, seminar, diklat, pameran, dan jenis-jenis sosialisasi kearsipan lainnya]
  • Menyiapkan dan merencanakan jaringan informasi arsip;
    [Penjelasan: Merencanakan dan mengembangkan software layanan informasi Kearsipan, termasuk Web Site arsip universitas]
  • Menyiapkan bahan penyusunan dan pengendalian program kerja, pengawasan, menghimpun dan menyiapkan rancangan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan
    [Penjelasan: menyiapkan dan menyusun rancangan/draft juknis, juklak, panduan, dan pedoman untuk internal Arsip Universitas]
  • Menyiapkan bahan dan menyusun rencana peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan;
    [Penjelasan: menyiapkan dan menyusun peraturan-peraturan dan pedoman kearsipan untuk seluruh unit kerja di lingkungan UGM]
  • Mengumpulkan dan memelihara dokumen peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
    [Penjelasan: menelusuri dan mengumpulkan peraturan dan perundangan kearsipan untuk bahan referensi]
Rincian Tugas Bidang Database:
  • Menyusun rencana kerja bidang data base;
  • Menerima dan mengumpulkan arsip; [Penjelasan: menyelenggarakan tata laksana arsip-arsip yang dihibahkan ke Arsip Universitas termasuk menyiapkan berita acara, nota perjanjian dengan pendonor apabila ada permintaan, mengelola dan merawat arsip milik pendonor ]
  • Mengumpulkan, menganalisis dan menyajikan data yang berhubungan dengan arsip dinamis, inaktif, akuisisi arsip, pelestarian arsip dan arsip media baru serta arsip yang akan disusutkan dilingkungan Universitas Gadjah Mada; [Penjelasan: melaksanakan pembuatan database arsip, database informasi, DPA, Daftar Koleksi Arsip, Daftar Inventaris Arsip, Senarai Arsip, termasuk merancang kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan]
  • Melaksanakan pemeliharaan, pengawasan, penyimpanan, perawatan arsip inaktif serta penyelamatan arsip statis;
  • Melaksanakan penilaian dan penyusutan arsip inaktif;
  • Menyelenggarakan penyelamatan sumber-sumber kearsipan; [Penjelasan: melaksanakan akuisisi dan penelusuran arsip untuk elengkapi koleksi arsip yang sudah ada, termasuk melaksanakan kegiatan sejarah lisan]
  • Melaksanakan transkripsi dan transliterasi arsip;
  • Menyelenggarakan pelaksanaan alih media dan otomasi arsip;
  • Menyelenggarakan pengolahan dan penataan arsip statis;
  • Mengevaluasi data dan menyusun laporan pelaksanaan tugas
 Pencarian Arsip (SiKS)
SIKS
 UGM in Memories

15 April 1995

Penganugerahan Doktor HC kepada Dr. Ir. Ginandjar Kartasasmita

19 April 1965

Peringatan Pantja Warsa Balai Pembinaan Administrasi UGM

26 April 1971

Persetujuan Penggunaan Tanah UGM di Demangan untuk Yayasan Hatta

 Buku Tamu
05-04-2014 13:31
mulyanto: assalamualaikum....maaf mohon diberikan contoh tentang membuat kebijakan akuisisi sebuaj arsip....trimakasih...
03-04-2014 15:04
sarbani: Inems itu program persuratan yang ditujukan langsung ke pejabat yang bersakutan. Instansi kami surat tersebut diminta untuk dibuatkan kedali dan kartu disposisi padahal kami yang bertugas persuratan hanya diberi cetak print yang tidak berwarna (cap stempl basah). ini sama saja kami diberi kopi surat. Bagaimana solusi tentang Inems tersebut. Terima kasih
02-04-2014 09:26
abdul mufid: mohon informasi tentang pelatihan kearsipan. apakah perorangan bisa belajar atau pelatihan tentang pengelolaan arsip, hal-hal yang berkaitan dengan arsip di arsip UGM?bagaimana prosedurnya dan apakah ada biaya yang harus di tanggung peserta? terima kasih
more...
Nama
Email
Pesan 
 
              
              
   356,070 visitors
2014 © Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Gedung L3 Lantai 3 Komplek Perpustakaan UGM, Yogyakarta 55281
Telp. (0274) 6492151, 6492152, Fax. (0274) 582907, Email. arsip[at]ugm.ac.id