Apakah arsip itu penting? Hampir semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting. Dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangunan identitas kolektif jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten.
Arsip bukan hanya sekedar hasil samping (by product) dari kegiatan organisasi, tetapi arsip diciptakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan operasional dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitas institusi. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsifungsi manajemen. Arsip-arsip yang digunakan secara langsung dan terus menerus untuk mendukung kegiatan lembaga pencipta inilah yang disebut arsip aktif. Arsip aktif akan dapat berfungsi sebagaimana di atas hanya jika arsip-arsip tersebut dikelola oleh sumber daya manusia yang cakap.
Permasalahan yang sering dihadapi oleh sebagian besar organisasi baik pemerintah maupun swasta adalah menumpuknya arsip inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Dengan menurunnya kegunaan pada akhirnya arsip tersebut sebagian besar tidak diperlukan lagi. Pada kondisi demikian arsip-arsip inaktif tersebut harus dikurangi atau disusutkan agar tidak menjadi beban institusi yang pada g i l irannya menimbul kan ketidakefisienan dalam penyelenggaraan kearsipan. Walaupun arsip inaktif sudah berkurang atau menurun kegunaannya, tidak berarti sebagai “barang bekas” yang kurang mendapat perhatian. Arsip tersebut harus dikelola dengan tahapan-tahapan yang benar sehingga dapat didayagunakan.
Dalam penataan arsip inaktif diperlukan pengetahuan dan kemampuan meliputi intellectual handling dan technical handling. Oleh Karena itu sumber daya manusia kearsipan perlu menguasai sistem penataan, ketrampilan, dan kemampuan merancang program penataan arsip inaktif. Merespon kondisi di atas, Arsip UGM memberi kesempatan kepada arsiparis dan pengelola arsip untuk mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan ini.
Tema
“Manajemen Arsip Dinamis Aktif” [Gelombang 1: 3 – 5 Agustus 2016]
- Pengantar Kearsipan
- Manajemen Arsip Dinamis Aktif
- Tata Naskah Dinas
- Tata Persuratan dan Bahasa Surat
- Praktik Penyusunan Naskah Dinas
- Manajemen Pengurusan Surat
- Wisata Arsip
- Praktik mail handling Arsip Elektronik
“Manajemen Arsip Dinamis Inaktif” [Gelombang 2: 2 – 4 November 2016]
- Pengantar Manajemen Arsip Inaktif
- Penataan Arsip Inaktif
- Perancangan Program Penataan Arsip Inaktif
- Praktik Survei dan Wisata Arsip
- Praktik Penyusunan Proposal Penataan Arsip
- Praktik Pemberkasan Arsip
- Praktik Deskripsi Arsip
- Praktik Penataan Arsip Inaktif
- Praktik Penataan Arsip Inaktif I
Metode
1. Ceramah 2. Diskusi 3. Praktik 4. Studi Lapangan
Pemateri
Pengajar dan Praktisi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada
Tempat Pelaksanaan
Wisma MM UGM (apabila peserta ≥ 20 orang)
Waktu Pendaftaran dan Pelaksanaan
| Gelombang | Pendaftaran | Pelaksanaan |
|---|---|---|
| Gel 1 | Juni – Juli | 3 -5 Agustus 2016 |
| Gel 2 | September – Oktober | 2 -4 November 2016 |
| Gel Khusus | Menyesuaikan Permintaan | Menyesuaikan Permintaan |
Biaya
Biaya Bimtek per tema sebesar Rp 4.500.000,00 per peserta (dengan fasilitas hotel 1 kamar untuk 1 orang) dan Rp 3.500.000,00 per peserta (tidak dengan fasilitas hotel)
Kontak Person
Isti/Herman : 0821 3343 4271 atau (0274) 582907
dilayani pada pukul 08.00 – 16.00 WIB
Cara Pendaftaran dan Pembayaran
Pembayaran kontribusi peserta dilakukan dengan cara transfer melalui : Bank BNI Cabang UGM Yogyakarta No. Rek 98888 002 1411 0003 atas nama: UGM KPU ARSIP PELATIHAN
Bukti pembayaran dan formulir pendaftaran harap dikirim melalui fax ke nomor: (0274) 582907 atau email ke: arsip[at]ugm.ac.id
Fasilitas
Lunch, Coffebreak, Sertifikat, Tas, Makalah, Blocknote, Ballpoint
Jadwal Acara
BIMTEK Gelombang 1
Rabu, 3 Agustus 2016
- 08.00-09.00 Registrasi peserta
- 09.00-09.30 Pembukaan
- 09.30-09.45 Coffee Break
- 09.45-11.30 Pengantar Kearsipan
- 11.30-12.30 ISHOMA
- 12.30-14.15 Manajemen Arsip Dinamis Aktif
- 14.15-14.30 Coffee Break
- 14.30-16.00 Tata Naskah Dinas Kamis
4 Agustus 2016
- 08.00-09.30 Tata Persuratan dan Bahasa Surat
- 09.30-10.00 Coffee Break
- 10.00-11.30 Praktik Penyusunan Naskah Dinas
- 11.30-12.30 ISHOMA
- 12.30-14.00 Manajemen Pengurusan Surat
- 14.00-14.15 Coffee Break
- 14.15-16.00 Wisata Arsip
Jumat, 5 Agustus 2016
- 08.00-09.30 Praktik Mail Handling Arsip Elektronik
- 09.30-10.00 Coffee Break
- 10.00-11.00 Penutup
BIMTEK Gelombang 2
Rabu, 2 November 2016
- 08.00-09.00 Registrasi peserta
- 09.00-09.30 Pembukaan
- 09.30-09.45 Coffee Break
- 09.45-11.30 Pengantar Manajemen Arsip Inaktif
- 11.30-12.30 ISHOMA
- 12.30-14.15 Penataan Arsip Inaktif
- 14.15-14.30 Coffee Break
- 14.30-16.00 Perancangan Program Penataan Arsip Inaktif
Kamis, 3 November 2016
- 08.00-09.30 Praktik Survei & Wisata Arsip
- 09.30-10.00 Coffee Break
- 10.00-11.30 Praktik Penyusunan Proposal Penataan Arsip
- 11.30-12.30 ISHOMA
- 12.30-14.00 Praktik Pemberkasan
- 14.00-14.15 Coffee Break
- 14.15-16.00 Praktik Deskripsi Arsip
Jumat, 4 November 2016
- 08.00-09.30 Praktik Penataan Arsip Inaktif I
- 09.30-10.00 Coffee Break
- 10.00-11.30 Praktik Penataan Arsip Inaktif II
- 11.30-12.00 Penutup
Formulir Pendaftaran
Unduh Formulir Pendaftaran dan Leaflet Bimbingan Teknis Kearsipan Arsip UGM 2016