Arsip:

Opini

Arsiparis: Antara Realita dan Harapan

oleh Kurniatun

Seorang anak TK berkata kepada ibunya yang berprofesi sebagai arsiparis, setelah di sekolah ditanya tentang profesi orang tua masing-masing siswa: “Bu, Ibu guru gak tau arsiparis itu apa?”

Gambaran tersebut menunjukkan bahwa profesi arsiparis belum banyak dikenal oleh masyarakat, bahkan dari kalangan akademik pun masih ada yang belum mengetahui profesi arsiparis. Dengan kata lain profesi arsiparis belum populer di masyarakat.

Di lembaga pemerintahan, banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan. Mau tidak mau kenyataan dan anggapan ini masih hidup dan berkembang di lembaga-lembaga pemerintah. Otomatis hal ini berpengaruh terhadap psikologis pegawai yang ditempatkan atau dimutasi ke unit kearsipan. Oleh karena merasa sebagai “orang buangan”, etos kerjanya pun menurun. Hal ini tentunya berpengaruh terhadap pengelolaan arsip yang kurang maksimal. Hasilnya tentu saja bisa ditebak, arsip sulit ditemukan saat dibutuhkan. read more

Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada

oleh Vinis Daya M. Zega

Arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil rekaman/ catatan dari suatu kegiatan instansi dalam berbagai media perekam. Arsip adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. read more

Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan dari Bahasa Inggris ke dalam Bahasa Indonesia terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan Sulistyo Basuki

Secara historis praktik kearsipan di Indonesia merupakan warisan dari bangsa Belanda yang telah menjajah negara kita berabad-abad lamanya. Istilah “arsip” sendiri diserap dari bahasa Belanda, yaitu archief. Oleh karena itu, sampai saat ini banyak
peristilahan kearsipan kita yang masih dipengaruhi oleh istilah Belanda seperti kata/frasa arsip dinamis, arsip statis, inventaris, rubrik, dosir, seri, bundel, dsb. Untuk menyamakan persepsi bagi para praktisi kearsipan terhadap istilah kearsipan maka perlu dibuat kamus istilah kearsipan yang baku. Sampai saat ini sudah ada 3 jenis kamus istilah kearsipan yang diterbitkan yaitu: read more

Manajemen Arsip Inaktif sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Kenyataan yang ada saat ini, masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum menaruh perhatian secara proporsional terhadap penyimpanan maupun pengelolaan arsip inaktif. Tidak jarang arsip inaktif disimpan di gudang yang sama sekali tidak memenuhi persyaratan sebagai ruang simpan arsip. Arsip inaktif sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi, di tumpuk di gudang bercampur dengan barang-barang nonarsip sehingga arsip mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembaban udara, debu, serangga, air, maupun jamur. read more

Kajian Kearsipan, Domain, dan Ruang Lingkupnya

Terbitan Kearsipan di Indonesia masih sangat sedikit. Di level pusat, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pernah menerbitkan “Lembar Berita Sejarah Lisan” dan “Berita Arsip Nasional RI” pada era 1980-an dan 1990-an. Pasca reformasi ANRI melahirkan lagi beberapa terbitan diantaranya “Majalah Arsip” dan “Jurnal Kearsipan”. Di beberapa daerah, terbitan kearsipan juga pernah muncul. Badan Arsip Daerah (BAD) Jawa Barat pernah membuat terbitan dengan nama “Gema Arsip”, BAD Jawa Timur menerbitkan “Suara Badar”, bahkan lembaga kearsipan tingkat kabupaten juga membuat terbitan seperti “Buletin Arsip” yang dibuat oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman, Yogyakarta. read more

Upaya Pemerintah Menyiapkan SDM Kearsipan Melalui Pendidikan Formal

Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, content, dan context-nya. Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengetahuan khusus
di bidang kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar, dan prinsip-prinsip kearsipan harus menjadi pijakan bagaimana suatu arsip
dikelola. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki wawasan ilmu kearsipan agar SDM tersebut kompeten, mampu, dan terampil mengelola arsip dengan baik. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip tanpa dilandasi dengan ilmu kearsipan akan menjadikan arsip kurang bermakna dan kurang
memberikan manfaat, bahkan akan menjadi beban bagi institusi pengelolanya. read more

Peranan Arsip Dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Peradaban

Fungsi dan kedudukan arsip dalam kehidupan baik secara pribadi, organisasi, berbangsa dan bernegara, maupun dalam konteks peradaban sangat penting. Hal ini sangat kontras atau bertentangan jika disandingkan dengan kondisi umum kearsipan khususnya di Indonesia. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak orang dan lembaga yang belum melakukan penyelenggaraan kearsipan dengan baik. Bukti ketidakcocokan antara persetujuan publik tentang pentingnya arsip dengan perilaku berkearsipan adalah berbagai kasus kehilangan arsip, penumpukan arsip kacau, pemusnahan arsip tidak sesuai prosedur, sulitnya mendapatkan
informasi yang bersumber dari arsip secara cepat dan tepat, minimnya SDM kearsipan, tidak terpenuhinya fasilitas sarana prasarana kearsipan sesuai standar, sekaligus minimnya regulasi di bidang kearsipan, serta masih belum dianggapnya bidang kearsipan maupun profesi kearsipan sebagai sesuatu yang “bergengsi”. read more

Publikasi Arsip : Model dan Implikasinya – Studi Kasus Arsip UGM

Sering kita dengar keluhan dari dosen maupun mahasiswa tentang sulitnya mencari arsip sebagai sumber data untuk keperluan penelitian, penulisan paper, skripsi, tesis dan disertasi. Banyak mahasiswa yang mengatakan bahwa mencari data-data arsip jaman sesudah kemerdekaan lebih sulit daripada arsip-arsip masa penjajahan, apalagi data-data di tingkat daerah. Keadaan ini diperparah
dengan keengganan petugas arsip dalam melayani permintaan arsip (Margana, 2010). Ungkapan tersebut memberikan gambaran
bahwa pengelolaan arsip sekarang ini belum maksimal sehingga layanan kepada pengguna pun belum optimal. Meningkatnya akses terhadap arsip menunjukkan bahwa keberadaan arsip semakin penting dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai sifat-sifat istimewa, yaitu: read more

Preservasi Material Fotografi

Arsip foto merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari warisan visual suatu bangsa. Material fotografi digunakan dalam bentuk
dokumenter untuk merekam peristiwa sejarah atau sebagai media ekspresi artistik atau sebagai catatan kehidupan sosial dan  keluarga. Foto diproduksi dalam jumlah yang sangat besar setiap tahun. Meskipun tidak semua dari hasil pemotretan perlu
dilestarikan, namun pada kenyataannya saat ini banyak arsip foto yang menjadi catatan yang luar biasa penting bagi suatu institusi.
Foto dapat menggambarkan suatu moment secara visual, sehingga informasi dalam suatu foto sangat banyak dan mungkin tidak terdapat dalam arsip format lain. Peran dan pentingnya arsip foto tercermin dari meningkatnya jumlah pameran dan publikasi yang berisi foto-foto. Selain itu saat ini foto banyak digunakan sebagai obyek penelitian, bahan pertanggungjawaban, bukti di pengadilan, dan lain sebagainya. read more