Khazanah

  • 14 Juni 2014, 06.12
  • Oleh:
  • 0

Khazanah arsip yang tersimpan di Arsip UGM terdiri dari Arsip Inaktif dan Arsip Statis.

Arsip Inaktif

Arsip Inaktif yang tersimpan di Arsip UGM adalah arsip dinamis inaktif yang masa retensinya lebih dari 10 tahun. Arsip ini bersifat tertutup, hanya bisa diakses oleh pemiliknya (unit penciptanya).

Arsip Statis

Khazanah arsip statis yang tersimpan di Arsip UGM menurut karakteristiknya dapat dikelompokkan menjadi:

  1. Arsip Tekstual.
  2. Arsip Audio Visual. Terdiri dari:
    • Arsip Foto Positif,
    • Arsip Foto Negatif,
    • Arsip Rekaman Suara,
    • Arsip Video, dan
    • Arsip Film.
  3. Arsip Bentuk Khusus.  Terdiri dari:
    • Arsip Kartografi,
    • Arsip Kearsitekturan, dan
    • Arsip Gambar Teknik.

Berdasarkan konvensi Internasional, beberapa arsip dibatasi hak aksesnya, karena berbagai alasan. Untuk itu, ada beberapa arsip yang bersifat:

  1. Terbuka – dapat dibaca di Ruang Baca dan dapat digandakan,
  2. Semi Terbuka – hanya dapat dibaca di Ruang Baca,
  3. Semi Tertutup – hanya dapat dibaca di Ruang Baca dengan izin tertulis dari salah satu pimpinan universitas,
  4. Tertutup – tidak boleh dibaca oleh siapapun, kecuali untuk alat bukti pengadilan dan harus ada izin tertulis dari Rektor.