Dengan diterbitkannya Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada, maka kedudukan dan rincian tugas Arsip Universitas yang sebelumnya berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 249/P/SK/HKTL/2004, yang menyebutkan bahwa “Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala. Arsip Univesitas mempunyai Bidang Layanan dan Bidang Database” diperbaharui sebagai berikut :
Arsip UGM merupakan bagian dari Sekretariat Universitas bersama dengan Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, dan Kantor Jaminan Mutu. Arsip UGM bertanggung jawab langsung kepada Rektor melalui Sekretaris Eksekutif.
Arsip UGM terdiri atas :
- Kepala Arsip;
- Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip;
- Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan;