Dengan diterbitkannya Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 10 Tahun 2023 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Gadjah Mada, maka kedudukan dan rincian tugas Arsip UGM yang sebelumnya berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 1/P/SK/HT/2015 yang menyebutkan bahwa Arsip UGM merupakan bagian dari Sekretariat Universitas bersama dengan Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, dan Kantor Jaminan Mutu. Arsip UGM bertanggung jawab langsung kepada Rektor melalui Sekretaris Eksekutif. Sebelumnya, Arsip UGM terdiri atas Kepala Arsip; Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip; dan Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan yang diperbaharui menjadi Perpustakaan dan Arsip. Perpustakaan dan Arsip menjadi salah satu unsur penunjang yang dipimpin oleh Kepala yang berada di bawah koordinasi dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran.
Susunan organisasi Perpustakaan dan Arsip terdiri atas:
a. Bidang Perpustakaan;
b. Bidang Arsip;
c. Bidang Basis Data dan Sistem Informasi Perpustakaan dan Arsip; dan
d. Kelompok Jabatan Fungsional.