Oleh : Irfan Rizky Darajat dan  Waluyo Waluyo

Artikel ini berupaya untuk memeriksa peran lembaga informasi di Indonesia dalam pengelolaan arsip musik populer Indonesia melalui serangkaian wawancara dan pengamatan terhadap penelitian terdahulu terkait lembaga tersebut. Musik merupakan produk budaya yang penting bagi masyarakat. Dari musik yang berkembang di masyarakat tercermin perkembangan kebudayaan dalam suatu bangsa pula. Penelitian dilakukan terhadap lembaga informasi milik negara meliputi Arsip Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Lokananta, dan lembaga independen masyarakat yaitu Irama Nusantara. Penelitian ini hendak mengeksplorasi cara masing-masing lembaga informasi tersebut mendapatkan dan mengelola arsip terkait musik populer Indonesia. Cara masing-masing lembaga informasi dalam mendapatkan, mengumpulkan, dan mengelola arsip musik populer Indonesia akan memberikan gambaran tentang bagaimana lembaga-lembaga tersebut memahami arsip musik populer Indonesia dan tantangan dalam pengelolaannya. Hal tersebut juga akan memberikan gambaran tentang pentingnya pengelolaan arsip musik populer Indonesia sebagai kerja yang berkesinambungan antara lembaga informasi negara, komunitas pecinta musik, dan industri musik. lihat lanjut

Oleh : Indah Novita Sari, Titi Susanti, Rina Rakhmawati, Arif Rahman Bramantya, Faizatush Sholikhah, Irfan R Darajat, Eritrina Putri Ekantari, Waluyo Waluyo, dan  Lastria Nurtanzila

Penelitian ini bertujuan untuk mengulas tentang urgensi pengelolaan arsip personal, membahas tahapan pengelolaan berlandaskan records continuum model dan mendiskusikan alternatif pengelolaan arsip personal dengan memanfaatkan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan objek penelitian pada Rukun Warga (RW) Punukan, Kulon Progo. Data primer didapatkan dari wawancara dan focus grup discussion dengan para informan yakni ibu-ibu anggota Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang merupakan penanggung jawab arsip di lingkup keluarga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip personal perlu dikelola mengingat fungsinya yang krusial dalam menunjukkan perjalanan hidup, memberikan bukti kepemilikan dan menjamin hak seseorang serta membentuk memori kolektif. Berdasarkan records continuum model, penelitian ini menemukan kategori arsip personal yang dihasilkan (created) oleh warga Punukan meliputi identitas, kesehatan, keuangan, asuransi, aset, pendidikan, pekerjaan dan lain-lain. Perekaman (capture) dapat dilakukan melalui alih media dan lahir secara digital (born digital). Kajian ini juga menemukan berbagai kendala yang ditemui warga Punukan dalam pengorganisasian (organize) arsip elektronik. Hambatan disebabkan oleh kerusakan perangkat, tersebarnya arsip pada banyak perangkat serta tidak adanya penamaan file serta klasifikasi. Pemilik arsip personal memiliki alternatif dalam mengelola arsip mereka dengan memanfaatkan aplikasi seperti Arsip Keluarga (AKAR), Aplikasi Elektronik Masyarakat (Emas) dan FamilySearch. Kendati demikian, pengguna disarankan memilih aplikasi dengan sistem keamanan tinggi agar tidak terjadi kebocoran informasi. lihat lanjut

Oleh : Farhah Faridah, Ita Nuraita, dan Lina Fitriani

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam setiap tahapannya (pindah, musnah, serah) diperlukan daftar arsip. Saat arsip sudah menjadi inaktif, maka arsip tersebut harus dibuatkan daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya kolom mengacu pada Pasal 44 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan tingkat efisiensi, kemudahan penelusuran arsip, dan pemonitoran penyusutan arsip dengan mengembangkan daftar arsip inaktif existing melalui penambahan kolom sesuai kebutuhan untuk penyusutan arsip di Departemen Manajemen. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, penyebaran kuesioner, dan dokumentasi. Hasil penelitian pengembangan daftar arsip inaktif meliputi pengelolaan arsip dan ketersediaan SDM kearsipan, implementasi peraturan kearsipan, penataan arsip inaktif dan layanan, pengembangan daftar arsip inaktif, dan implementasi dan layanan. Daftar arsip inaktif existing hanya sebagai sarana temu balik arsip, tidak dapat memonitor penyusutan arsip tahap berikutnya. Pengembangan daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana temu balik arsip sekaligus dapat memonitoring penyusutan arsip, meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. lihat lanjut

Oleh : Widiatmoko Adi Putranto, Miftakhurokhimah Febri Ardani, dan Regina Dwi Shalsa Mayzana

Kawedanan Hageng Punakawan (KHP) Widyabudaya sebagai salah satu unit yang bertugas untuk mengelola arsip statis di wilayah Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat, menyimpan setidaknya 1,8 juta manuskrip kertas. Unit tersebut mengelola manuskrip dari era Sri Sultan Hamengku Buwana VII hingga IX. Sebagian besar manuskrip tersebut telah mengalami sejumlah deteriorasi berat dan memiliki kerusakan baik secara fisik maupun kimiawi. Akan tetapi, unit tersebut tidak memiliki arsiparis ataupun konservator tetap untuk secara rutin mengelola manuskrip-manuskrip tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis jenis kertas yang mengalami deteriorasi dan diberikan tindakan laminasi, pengaruh karakter kertas dalam menentukan metode restorasi, serta sejumlah dinamika dan tantangan pemberian tindakan laminasi pada proses restorasi arsip di KHP Widyabudaya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan melakukan pengambilan data via observasi partisipatif, wawancara, dan kajian pustaka. Data yang terkumpul dari observasi lapangan dan wawancara diseleksi, dianalisis, dan selanjutnya dikategorikan dalam sejumlah pola tertentu dengan pendekatan deskriptif analitis. Identifikasi selama proses restorasi menunjukkan setidaknya terdapat 5 jenis kertas yang mengalami kerusakan. Teknik restorasi yang digunakan seperti aplikasi tisu Jepang pada pemberian tindakan laminasi disesuaikan dengan variasi karakter kertas. Tantangan klasik ada dalam bentuk keterbatasan jumlah konservator sekaligus infrastruktur. Sebagai akibatnya, modifikasi SOP nasional dilakukan untuk menyesuaikan dinamika organisasi meskipun belum tertulis secara formal. Selain itu, target restorasi pertahun jarang tercapai. Membuat prosedur tertulis di tingkat institusi, merekrut sukarelawan, dan memberikan pelatihan pada Abdi Dalem dapat menjadi alternatif dukungan untuk mengatasi tantangan. Dukungan tersebut penting untuk segera diberikan mengingat KHP Widyabudaya menyimpan jutaan arsip bersejarah dari Keraton Ngayogyakarta. lihat lanjut

Oleh : Sevi Sulistiani Hidayah

Penelitian ini membahas kegiatan preservasi pengetahuan arsiparis di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk melestarikan pengetahuan arsiparis agar tidak terjadi organization memory loss. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan action research (penelitian tindakan). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa belum adanya kegiatan pendokumentasian pengetahuan arsiparis. Hal tersebut disebabkan terbatasnya keterampilan arsiparis dan kesibukan arsiparis yang menumpuk sehingga kegiatan pelestarian pengetahuan tidak menjadi prioritas. Tindak lanjut dari kegiatan pelestarian pengetahuan yaitu dibuatnya buku saku sebagai media penyimpanan pengetahuan arsiparis. Pembuatan buku saku dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu tahap perencanaan (planning), tahap tindakan (acting), tahap pemantauan (observing) dan tahap refleksi (reflecting). Pembuatan buku saku dilakukan dengan melakukan diskusi dan merencanakan tindakan dengan menerapkan analisis 5W+1H. Pada tahap tindakan dilakukan diskusi dengan informan untuk membuat struktur dan konten buku saku. Pada tahap pemantauan dilakukan observasi menyeluruh dengan mempertimbangkan kritik dan saran dari arsiparis terhadap buku saku sehingga didapatkan buku saku yang siap diterapkan. Tahap refleksi belum dapat diterapkan karena belum adanya pergantian arsiparis. Penerapan pelestarian pengetahuan arsiparis yang tertuang dalam buku saku diharapkan dapat menjadi penghubung antara arsiparis sebelumnya ke arsiparis selanjutnya. Sehingga, tidak ada lagi competency gap antara satu generasi dengan generasi selanjutnya. lihat lanjut

Oleh : Moh Mahfudin Alqifahri dan Arif Rahman Bramantya

Perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi berpengaruh pada proses penyampaian informasi, khususnya dalam media surat kabar. Monumen Pers Nasional Surakarta sebagai Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia memiliki tugas dalam melaksanakan fungsi pelestarian dan pelayanan kepada masyarakat mengenai Monumen Pers Nasional dan produk pers yang bernilai sejarah. Pelestarian informasi arsip surat kabar di Monumen Pers Nasional Surakarta berawal dari proses alih media ke dalam bentuk mikro. Di era digital saat ini, Monumen Pers Nasional Surakarta telah melaksanakan program digitisasi koleksi yang mereka miliki ke dalam bentuk digital dan mengelolanya ke dalam platform e-Paper. Metode yang digunakan dalam kajian ini yaitu studi pustaka, observasi partisipatif dan wawancara. Hasil kajian ini menjelaskan bahwa pelaksanaan program digitisasi arsip surat kabar dapat menjamin kelestarian koleksi yang bernilai sejarah. Digitisasi arsip surat kabar telah mempermudah akses perolehan dan mempercepat pelayanan informasi sebagai bagian dari upaya untuk merawat memori dalam kaitannya dengan lintasan arus sejarah produk pers di Indonesia. lihat lanjut

Oleh : Mohammad Harris Pratama

Kementerian Sekretariat Negara menyimpan arsip terkait dengan Presiden dan Wakil Presiden. Arsip tersebut perlu dikelola Arsiparis yang kompeten. Pembentukan arsiparis kompeten dilakukan melalui program Pengembangan Kompetensi Aparatur Sipil Negara, yang salah satu prosesnya adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui pendekatan analisis kesenjangan. Tujuan penelitian yaitu menganalisis level dan jenis kompetensi yang dibutuhkan, yang dimiliki saat ini, kesenjangan antara level dan jenis kompetensi serta merancang program pelatihan sesuai kebutuhan. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif melalui metode sensus dengan responden sebanyak 46 orang. Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif dan analisis kesenjangan kompetensi. Hasil dari penelitian yaitu jenis kompetensi yang dibutuhkan arsiparis meliputi kompetensi manajerial, sosial kultural, dan teknis berkisar di level 4 – 5, jenis kompetensi yang dimiliki arsiparis berkisar di level 3 – 4, terdapat kesenjangan yang signifikan di semua jenis kompetensi baik itu kompetensi manajerial, sosial kultural maupun teknis, dengan besaran kesenjangan level kompetensi berkisar antara 0,13 sampai dengan 1,73, program pelatihan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan arsiparis dan termasuk kategori prioritas antara lain membangun integritas, bekerja dalam tim, bekerja efektif, pelayanan prima, penetapan tujuan, membangun tim efektif, komunikasi, penetapan tujuan dan umpan balik, people development, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan. lihat lanjut

Oleh : Herman Setyawan

Munculnya Pandemik Covid19 mempengaruhi aktivitas pada berbagai bidang kehidupan, termasuk layanan akses arsip. Layanan arsip secara konvensional harus diubah menjadi layanan arsip secara digital dalam jaringan guna meminimalkan kontak fisik antarmanusia dalam rangka pencegahan penularan wabah. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan proses digitisasi arsip statis, layanan arsip digital dalam jaringan, dan kelebihan dan kekurangan layanan arsip digital dalam jaringan di Arsip universitas Gadjah Mada. Dengan metode deskriptif, penelitian ini menggambarkan bahwa proses digitisasi arsip yang dilakukan di Arsip UGM meliputi berbagai jenis material arsip, serta layanan arsip dilakukan dalam jaringan dengan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Selain itu, penelitian ini menggambarkan kelebihan dan kekurangan layanan arsip digital dalam jaringan di Arsip universitas Gadjah Mada. lihat lanjut

Oleh : Thoriq Tri Prabowo

The use of social media for public institutions during the covid-19 pandemic is a necessity. In its use, social media brings both opportunities and challenges at the same time. Monitoring and evaluation of the use of social media for institutions finds the right time to be implemented immediately. This study aims to describe the types of content uploaded on the social media of the archive of UGM during the covid-19 pandemic and to describe the opportunities and challenges of using social media during the covid-19 pandemic at the archive of UGM. This research is a combination of qualitative and literature research. Primary data was collected through observations on uploading the Archive of UGM Instagram account (@arsipugm). Data collection on uploads in the last three months (September-November 2020). The data were verified with secondary data obtained through documentation in scientific publications and information channels related to the Archive of UGM. Data analysis was conducted by reducing the findings from the observation and documentation process. Data were presented in the form of tables, figures and narration. The results of this study indicate that during the covid-19 pandemic there were only two types of uploads from @arsipugm. They are archival material and reports. The percentage of uploads with archived material was 89.29% and report-type uploads was 10.71%. The use of social media for the archive of UGM during the covid-19 pandemic finds its opportunities, includes: socialization of archival services during the covid-19 pandemic; cooperation between unit and parent institutional accounts; and creative media uploads. Meanwhile, at the same time it has some challenges, includes: unoptimal use of Instagram’s features; lack of interaction between the admin and the audience; the variant and volume of uploaded material has not been maximized; and monotone time lines. lihat lanjut

Arsip Universitas Gadjah Mada pada hari Kamis, 20 Oktober 2022 menerima kunjungan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kunjungan tersebut dalam rangka membahas masukan terkait rencana perubahan Undang – Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kesempatan ini digunakan oleh ANRI untuk menggali masukan – masukan terkait permasalahan kearsipan yang terjadi di lingkungan Universitas yang nantinya menjadi bahan pembahasan Naskah Akademik atas perubahan undang – undang tersebut. Kunjungan ini diterima langsung oleh Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian, dan Konservasi Arsip UGM Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E, M.Ec.Dev. didampingi dua orang Arsiparis UGM dan Tim IT. lihat lanjut