Tanggal 10 Juli 2020, UGM secara resmi telah memiliki 4 instrumen pengelolaan arsip dinamis. Hal tersebut ditandai dengan diterbitkannya Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UGM. Sebelumnya UGM telah mengesahkan 3 instrumen lainnya dalam bentuk peraturan rektor yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, dan jadwal retensi arsip.
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Pada era keterbukaan seperti saat ini, arsip dinamis pada prinsipnya terbuka dan dapat diakses oleh publik, kecuali yang dinyatakan tertutup, seperti yang telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.