oleh Adhitya Eka Putri, Herman Setyawan

Setiap organisasi menghasilkan arsip dalam kegiatan administrasinya. Seiring berjalannya waktu, arsip yang tercipta akan terus bertambah. Dengan metode studi kasus, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan penyusutan arsip dinamis di Universitas Negeri Yogyakarta (UNY). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sejak didirikan hingga saat ini, UNY belum secara optimal mengimplementasikan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga pelaksanaan penyusutan arsip dinamis menjadi tidak optimal. lihat lanjut

oleh Thoriq Tri Prabowo

Perpustakaan sebagai sebuah organisasi tidak lepas dari berbagai kegiatan. Dilaksanakannya kegiatan-kegiatan tersebut berimplikasi pada bertambahnya jumlah dokumen, sehingga perpustakaan menemukan permasalahan mengenai pengelolaan dokumen. Sebagai salah satu perpustakaan akademik di Yogyakarta, Perpustakaan STIKes Guna Bangsa juga mengalami persoalan tersebut. Keterbatasan jumlah pustakawan, yang hanya terdiri dari dua pustakawan mengharuskan mereka untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan untuk mengelola dokumen-dokumen tersebut. Penelitian ini merupakan deskriptif kualitatif. Peneliti menjadi instrumen dalam penelitian ini. Adapun metode pengumpulan datanya adalah wawancara dan observasi. Kedua pustakawan STIKes Guna Bangsa menjadi informan dalam penelitian ini dan peneliti juga melakukan Focus Group Discussion untuk menemukan kesepahaman. Metode analisis datanya meliputi: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Temuan dalam penelitian ini menyatakan bahwa implementasi manajemen pengetahuan berimbas pada meningkatnya kompetensi pustakawan dalam mengelola dokumen. Sejak proses penciptaan pengetahuan dalam siklus pengelolaan dokumen, diperlukan adanya integrasi pengetahuan dengan proses sharing antarperpustakaan, dan adanya standard operating procedure (SOP) yang terlahir karena proses tersebut. Dua hal yang menjadi catatan dalam hal ini adalah minimnya SDM serta minimnya infrastruktur. Keduanya menjadi tantangan atas kegiatan implementasi manajemen pengetahuan. lihat lanjut

oleh Chrisna Adhi Pranoto, Samson CMS, Nurmaya Prahatmaja

Sistem Informasi Pengelolaan Arsip menjadi salah satu bagian penting yang tidak terpisahkan dari kegiatan mengelola Arsip, terutama di lingkungan PT Pertamina yang dimulai tahun 2019 dengan membuat kebijakan untuk melakukan digitalisasi seluruh Arsip Vital yang dimiliki dan mengusung konsep paperless demi kemudahan dalam menggunakan dan memeliharanya. Analisis pada artikel ini didasarkan pada pengalaman praktik kerja lapangan yang dilakukan oleh penulis di Direktorat Manajemen Data Aset milik PT Pertamina. Metode yang dilakukan untuk menyusun artikel ini adalah dengan action research dan penelitian deskriptif. Sistem Informasi Pengelolaan Arsip yang dimiliki PT Pertamina adalah E-Arsip, yang dirancang untuk mengelola setiap Arsip Vital yang dimiliki PT Pertamina. Analisis yang dilakukan berdasarkan pada evaluasi melalui Assessment form yang dibuat dengan mengacu pada poin-poin penting dari Management of Electronic Records Guidance milik Archives and Records Management Division dari UNESCO PBB. Lembar penilaian yang dibuat menghasilkan evaluasi berupa penilaian, pengujicobaan serta masukan untuk bisa diimplementasikan kedalam sistem informasi E-Arsip. Terdapat 3 (tiga) subjek utama dalam lembar penilaian tersebut, diantaranya adalah administrasi & keamanan, tampilan antar muka pengguna serta konten arsip. Lembar penilaian yang telah disusun dalam penelitian E-Arsip sudah cukup baik dan sangat layak digunakan untuk mengelola arsip vital dalam bentuk digital yang dimiliki oleh PT Pertamina. lihat lanjut

oleh Agung Kuswantoro, Siswi Hartati Hartati

Arsip memiliki peranan penting di suatu organisasi, salah satunya di kantor kelurahan. Pengelolaan kearsipan di kantor kelurahan dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya kompetensi pegawai dan sarana serta prasarana kearsipan. Populasinya adalah seluruh pegawai kelurahan di Kecamatan Gunungpati Kota Semarang sejumlah 90 (sembilan puluh) pegawai. Penelitian ini menggunakan sampling jenuh. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dokumentasi dan kuesioner (angket) . Teknik analisis data menggunakan analisis regresi berganda dan analisis deskriptif persentase. Hasil penelitian menunjukan bahwa analisis regresi berganda diperoleh persamaan: Pengelolaan Arsip (PA) = 4,025 (konstanta (α) ) + 0,340 kompetensi pegawai (KP) + 0,405 sarana prasarana kearsipan (SP)_. Besarnya pengaruh secara simultan kompetensi pegawai dan sarana prasarana kearsipan terhadap pengelolaan arsip dinamis sebesar 81,2%. Secara parsial untuk kompetensi pegawai berpengaruh terhadap pengelolaan arsip dinamis sebesar 57,61% dan sarana prasarana kearsipan berpengaruh sebesar 38,94% terhadap pengelolaan arsip dinamis. lihat lanjut

oleh Kurniatun

Penelitian ini memberikan gambaran bagaimana proses pembuatan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada (UGM) tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM sejak penyusunan draf hingga diproses di Bagian Hukum dan Organisasi (Hukor) UGM. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah action research dan penelitian deskriptif. Penelitian ini dilakukan sejak proses penyusunan draf klasifikasi arsip sampai dengan menjadi Peraturan Rektor UGM tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM. Proses pembuatan peraturan rektor ini cukup rumit dengan waktu yang relatif panjang yaitu sejak tahun 2015 sampai dengan 2019. Saat proses pembuatan peraturan rektor ini masih berjalan, UGM mendapat undangan dari Kemenristekdikti untuk terlibat dalam pembahasan/penyusunan peraturan tentang klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. UGM turut berkontribusi dalam penyusunan Permenristekdikti Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. lihat lanjut

oleh Fitria Agustina

Naskah dinas merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam kegiatan administrasi perguruan tinggi. Agar tercipta keseragaman naskah dinas, UGM menyusun kebijakan tata naskah dinas. Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesesuaian antara tata naskah dinas dalam pembuatan surat dinas yang diimplementasikan di lingkungan UGM dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Adapun unit kerja yang menjadi narasumber dalam penelitian ini adalah fakultas yang telah mengikuti diklat tata naskah dinas. Fakultas yang terbagi dalam 4 klaster dipilih berdasarkan hasil penelitian awal yaitu fakultas yang sudah mengimplementasikan dan yang belum mengimplementasikan peraturan tata tata naskah dinas. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dan cara memperoleh data adalah dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pengujian validitas data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa implementasi tata naskah naskah dinas yang meliputi kelengkapan bagian surat, format, penomoran, dan kewenangan penanda tangan surat dilakukan belum sesuai dengan peraturan rektor. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaksesuaian implementasi tata naskah dinas tersebut adalah standarisasi kode, sosialisasi, kompetensi pegawai, penggunaan sistem informasi, komitmen pimpinan, dan kebiasaan. lihat lanjut

oleh Heri Santosa

Arsip merupakan sumber informasi yang dapat digunakan sebagai media pendidikan. Salah satu metode penyajian informasi arsip agar menjadi lebih menarik yaitu dengan cara dikemas menjadi sebuah film dokumenter. Menyajikan informasi arsip menjadi informasi yang lebih menarik merupakan tantangan bagi arsiparis. Penelitian ini memberikan gambaran bagaimana proses mengemas ulang informasi arsip menjadi sebuah film dokumenter. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Tujuan inovasi ini adalah menyajikan informasi arsip agar lebih menarik, lebih hidup, bisa digunakan untuk mendukung kebijakan-kebijakan yang diambil UGM, menyampaikan contoh serpihan sejarah tentang nilai-nilai ke UGM-an, sebagai pendidikan karakter bagi mahasiswa dan civitas akademika UGM, sebagai materi pembelajaran/media edukasi bagi mahasiswa UGM, mendokumentasikan dan menyelamatkan informasi arsip yang tersimpan di Arsip UGM maupun yang masih tersimpan di memori ingatan para tokoh-tokoh penting UGM sebagai pelaku sejarah yang masih hidup dengan cara diwawancarai sebagai narasumber sehingga semua informasi tersebut bisa bermanfaat bagi sivitas akademika UGM dan masyarakat pada umumnya. Kegiatan inovasi kemas ulang informasi arsip menjadi sebuah fim dokumenter merupakan cara yang efektif untuk sosialisasi dan penyebaran informasi kepada masyarakat luas. lihat lanjut

Oleh Farhan Bukhori

Kompetensi merupakan kriteria yang harus dimiliki oleh setiap pegawai yang melakukan pekerjaan dalam bidang tertentu, termasuk dalam bidang kearsipan. Kompetensi sangat dibutuhkan dalam membentuk sebuah kinerja yang baik demi mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Jika setiap pegawai memiliki kompetensi yang tinggi maka akan menghasilkan kinerja yang terbaik. Seorang arsiparis sebagai pengelola arsip dituntut untuk dapat memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Seorang arsiparis harus memiliki tiga kompetensi dasar dibidang kearsipan yakni pengetahuan, keterampilan dan sikap. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi arsiparis terhadap kinerja arsiparis di ANRI dan seberapa besar pengaruhnya serta juga mengidentifikasi indikator dari kompetensi yang memiliki pengaruh paling besar bagi arsiparis dalam melakukan kinerja. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui secara menyeluruh kompetensi arsiparis yang terdiri dari indikator pengetahuan, keterampilan dan sikap memiliki pengaruh sebesar 56,4% terhadap kinerja arsiparis di ANRI. Secara parsial konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dengan t hitung dari konsep pengetahuan sebesar 1,257 dan t hitung dari konsep keterampilan sebesar 1,141 sedangkan t hitung dari konsep sikap sebesar 5,535 dengan t tabel sebesar 1,991. Hal ini menunjukkan bahwa nilai t hitung dari konsep pengetahuan dan keterampilan lebih kecil dari t tabel sedangkan t hitung dari konsep sikap lebih besar dari t tabel, sehingga dapat disimpulkan bahwa konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dalam melakukan kinerja arsiparis di ANRI. lihat lanjut

Oleh Adhitya Eka Putri

Arsip yang dihasilkan oleh satuan kerja universitas dalam penyelenggaraan kegiatan perguruan tinggi perlu untuk dikelola dengan baik. Tidak sedikit dari arsip yang dihasilkan tersebut memiliki nilai keberlanjutan, sehingga perlu untuk diakuisisi oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi agar dapat dilestarikan dan berdaya guna bagi masyarakat. Namun kegiatan akuisisi arsip statis di beberapa universitas belum berjalan sebagaimana mestinya. Penelitian ini dilakukan untuk mengkaji praktik akuisisi arsip statis dan problematikanya di Universitas Negeri Yogyakarta (UNY). Melalui metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus, hasil penelitian menunjukkan bahwa telah dilakukan akuisisi arsip statis dari beberapa satuan kerja universitas sebagai unit pencipta arsip. Hasil penelitian lainnya menunjukkan bahwa terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan akuisisi ini,yaitu: 1) keterbatasan sumber daya manusia kearsipan; 2) keterbatasan ruang penyimpanan arsip statis; 3) keterbatasan sarana dan prasarana; 4) kurangnya pemahaman dan kesadaran terhadap penyelenggaraan kearsipan; dan 5) UNY belum memiliki lembaga kearsipan perguruan tinggi/arsip universitas. lihat lanjut

Oleh Eny Purwanti

Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji implementasi Document Management System (DMS) di Fakultas Teknik UGM. Penelitian menggunakan metode deskriptif. Penulis berupaya untuk memberikan gambaran mengenai langkah-langkah penggunaan DMS, keunggulan DMS, kemanfaatannya dalam penyimpanan dan temu kembali arsip, serta mengkaji kendala dan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan DMS cukup simpel. DMS juga memiliki keunggulan dan kemanfaatan yang besar dalam pegaturan dokumen di Fakultas Teknik UGM (Universitas Gadjah Mada). lihat lanjut