Prototipe Bahan Ajar Praktik sebagai Upaya Peningkatan Kompetensi Lulusan Program Diploma Kearsipan sesuai Standar Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI)

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Siti Syamsiah

Sejak 2014 pemerintah melalui Dirjen Pendidikan Tinggi (Dikti) mewajibkan penyertaan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI). SKPI ini sangat penting, karena informasi dalam surat keterangan tersebut akan menjelaskan lulusan yang bersangkutan memiliki kemampuan atau berpotensi bekerja di bidang yang sesuai dengan ilmu yang ditekuninya. Acuan penyusunan SKPI adalah Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI). Format yang tercantum dalam KKNI sangat jelas dan transparan sekali, yaitu memposisikan seorang lulusan dengan grade/jenjang kualifikasi lulusan dengan jenjang studi yang diambil. Untuk mengetahui grade/jenjang lulusan berdasarkan KKNI dapat dilihat dalam skema berikut:

skema-knki

(Sumber: Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan DIKTI Tahun 2013)

Berdasarkan skema KKNI di atas, teridentifikasi posisi lulusan sarjana/D-IV ada di level 6, lulusan pascasarjana ada di level 8 dan S3 ada di level 9. Posisi-posisi tersebut sekaligus berimbas pada jumlah salary yang mereka terima pada saat lulusan tersebut bekerja. Namun permasalahannya banyak perusahaan atau industri yang mengeluhkan tenaga kerja lulusan baik jenjang D-IV maupun sarjana kurang optimal dalam bekerja. Berita yang dirilis oleh harian Kompas (29 Januari 2015) juga menyebutkan penguasaan teori oleh lulusan yang tidak dilengkapi oleh kecakapan keterampilan, membuat posisi-posisi strategis yang ada di lembaga dan perusahaan swasta sering diduduki oleh tenaga kerja asing. Dengan kondisi demikian diperlukan pembenahan yang signifikan pada kurikulum yang ada di seluruh perguruan tinggi baik perguruan tinggi negeri maupun swasta.

Melalui format KKNI dapat diidentifikasi materi kurikulum yang terdapat pada program-program studi. Selanjutnya dari kurikulum akan diketahui mata kuliah-mata kuliah yang wajib diajarkan pada mahasiswa. (Buku Panduan pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi Pendidikan Tinggi-Dirjen Dikti 2014). Berdasarkan Kepmendiknas No. 232/U/2000 disebutkan bahwa kurikulum terdiri atas kurikulum inti dan kurikulum institusional. Kurikulum inti merupakan kurikulum yang spesifik sebagai ciri utama program studi yang ditentukan oleh perguruan tinggi bersama masyarakat profesi dan pengguna lulusan. Kompetensi pendukung merupakan kompetensi yang melengkapai kompetensi yang dimiliki oleh lulusan.

Universitas Terbuka (UT) merupakan perguruan tinggi negeri ke-45 yang diresmikan pada 4 September  1984. UT menawarkan sekitar 35 program studi dari jenjang Diploma II (D-II), Diploma III (D-III), Diploma IV (D-IV), Sarjana (S1), dan Pascasarajana. D-IV Kearsipan merupakan salah satu program yang ditawarkan UT pada masyarakat. Kompetensi dari program D-IV Kearsipan adalah setelah lulus mahasiswa diharapkan mampu mengelola arsip dari sistem dan mengevaluasi sistemnya, melakukan inovasi serta terampil menjalankan teknologi dalam rangka pengelolaan arsip secara manual maupun elektronik. Untuk mencapai lulusan sesuai kompetensi yang diharapkan dan sesuai standar KKNI, D-IV Kearsipan harus didukung oleh bahan ajar sesuai standar yang diperlukan. Bagaimanakah prototipe bahan ajar untuk program diploma sesuai standar KKNI?

Pengurusan dan Pengendalian Surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (DISNAKERTRANS) DIY

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Nova Kurniasari

Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Surat memiliki peranan penting dalam kegiatan administratif sehingga isi informasi yang terkandung didalamnya harus jelas maksud dan tujuannya, serta dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah terutama surat-surat perjanjian. Oleh sebab itu, surat merupakan bukti otentik yang harus dijaga oleh instansi pencipta arsip baik pemerintah, swasta maupun perorangan. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, alat komunikasi untuk kepentingan organisasi. Salah satu keberhasilan suatu organisasi pemerintah sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi dalam mengelola surat secara baik dan benar sehingga isi informasinya dapat digunakan untuk kegiatan administrasi. 

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) DIY memiliki tugas pokok mengatasi berbagai permasalahan mengenai urusan pemerintah daerah dibidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian. Di Disnakertrans DIY banyak tercipta surat yang berbentuk konvensional (kertas). Oleh karena itu, pengurusan dan pengendalian surat perlu dilakukan, guna memperlancar pengolahan surat-surat beserta informasi yang terkandung di dalamnya sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan dan maksud organisasi.

Surat yang disimpan di Disnakertrans DIY terdapat surat biasa, surat penting maupun surat rahasia di unit kerja yang digunakan untuk menunjang keberlangsungan organisasi. Surat biasa, surat penting dan surat rahasia harus dibedakan dalam pengelolaannya. Surat rahasia harus langsung ditujukan kepada bagian yang dituju sehingga petugas tidak boleh membuka surat tersebut tanpa ijin kepala atau orang dituju dalam surat.

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Persuratan di Kantor Wilayah Kementrian Agama DIY

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Evita Nurmalita Sari

Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.”

Berdasarkan pengertian tersebut maka arsip merupakan suatu hal yang vital dan penting sehingga pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dalam bidang kearsipan, manajemen kearsipan memiliki tugas utama untuk menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi personel organisasi. Oleh karena itu jalannya manajemen kearsipan dalam suatu organisasi akan menentukan keberadaan dari organisasi. Manajemen kearsipan pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposal). Tahap penciptaan meliputi beberapa sub yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan lain sebagainya. Salah satu kegiatan pada tahap penciptaan yang frekuensinya tinggi adalah tata persuratan karena surat masuk dan surat keluar selalu ada setiap hari, oleh karena itu perlu dilakukan pengurusan terhadap surat-surat tersebut secara efektif dan efisien.

Surat merupakan sarana komunikasi dan informasi dalam berbagai bentuk media khususnya kertas. Dalam pelaksanaan perlu adanya manajemen yang efektif agar pengurusan surat dapat berjalan dengan lancar. Di beberapa organisasi, manajemen persuratan masih menggunakan metode manual atau secara konvensional, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama dan informasi tidak dapat tersampaikan dan ditindaklanjuti secara cepat oleh pimpinan. Walaupun begitu, metode konvensional ini masih tetap berjalan karena  didasarkan pada kemampuan organisasi, misalnya untuk organisasi yang intensitas kegiatannya tidak terlalu tinggi. Sementara untuk organisasi yang intensitas kegiatannya tinggi seperti lembaga-lembaga tinggi negara, kementerian, dan perusahaan besar metode manual tersebut kurang efektif.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, pelaksanaan tata persuratan di dalam suatu organisasi berkembang menjadi secara elektronik. Dalam hal ini pengurusan surat masuk dan surat keluar menggunakan media komputer. Penggunaan media komputer menjadikan surat masuk dan surat keluar termasuk kedalam golongan arsip elektronik. Pengertian Arsip elektronik menurut International Council of Archives (ICA), yaitu: “Electronic Record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer (Arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital.)”

Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk media komputer menjadi alasan mengapa arsip seperti surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan surat dalam organisasi yang frekuensinya tinggi akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

Saat ini sebagian organisasi sudah menerapkan manajemen persuratan yang berbasis komputer. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang diperoleh khususnya dalam pengelolaan dan pengurusan surat yaitu kecepatan dalam mengolah informasi. Manfaat tersebut meliputi kemudahan meng-entry data, memudahkan dalam pencarian atau temu balik surat, dan pendistribusian serta pembuatan lembar disposisi kepada pimpinan dalam suatu organisasi. Kemudahan dalam pengelolaan dan pengurusan surat akan sangat mempengaruhi hasil kerja dalam pelaksanaan manajemen kearsipan di suatu organisasi.

Sebagian besar organisasi khususnya yang intensitas kegiatannya cukup tinggi telah menerapkan sistem informasi manajemen tata persuratan dalam pengelolaan dan pengurusan surat. Dalam pelaksanaannya sistem tersebut memanfaatkan teknologi komputer sebagai media untuk mengolah data-data dalam surat menjadi sebuah informasi. Sehingga peran dari teknologi nantinya sangat berpengaruh pada output/informasi yang dihasilkan oleh perangkat komputer dalam menunjang pelaksanaan manajemen persuratan. Salah satu organisasi yang menerapkan sistem informasi manajemen tata persuratan adalah Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY. Kementerian Agama provinsi DIY adalah kementerian yang memiliki tanggung jawab bidang urusan-urusan keagamaan di wilayah Provinsi DIY.

Reframing Sumber Daya Manusia Kearsipan

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Ully Isnaeni Effendi

Perubahan terus terjadi (change, change, and change again) Sumber Daya Manusia (SDM) adalah aset (human capital) berharga bagi suatu organisasi. Berpijak pada kalimat tersebut tidaklah berlebihan apabila SDM bagi suatu organisasi adalah hal yang sangat penting. SDM yang handal dibutuhkan setiap organisasi dengan tingkat kemampuan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan bidang organisasi tersebut. Bahkan ada beberapa pendapat bahwa peran SDM dalam suatu organisasi tidak hanya sebagai human capital tetapi juga sebagai active agent bagi perubahan suatu organisasi.

Tumbuh kembang suatu organisasi sangat tergantung dari pengelolaan organisasi yang dilakukan oleh semua anggotanya. Menyikapi perubahan yang terjadi terus menerus, SDM yang terlibat harus mampu mengetahui bagaimana cara mengembangkan organisasinya. Pengembangan organisasi tidak hanya secara fisik organisasi saja tetapi juga value dari organisasi. Value disini lebih kepada skill dari SDM yang ada. Masing-masing SDM mempunyai skill yang berbeda-beda tergantung dari bidang kerja dan kebutuhan. Espejo, et.al (1996) mengemukakan bahwa organisasi dituntut untuk mengembangkan dan meningkatkan kompetensi SDM yang dimiliki sehingga organisasi mampu memberikan kinerja terbaiknya dan memiliki kemampuan bersaing.

Terdapat berbagai macam strategi dalam meningkatkan kemampuan organisasi agar memiliki kemampuan yang berdaya saing, salah satunya adalah pendekatan reframing. Pendekatan reframing merupakan pergeseran konsepsi organisasi tentang bagaimana suatu organisasi bisa mencapai tujuannya. Karakteristik spesifik dari pendekatan ini, menegaskan bahwa upaya menciptakan kompetensi organisasi harus dilakukan manakala usaha yang dilakukan mampu membuka pola pikir SDM dalam organisasi.

Pendayagunaan Arsip dalam Upaya Mendorong Pembangunan Ekonomi Kreatif

Written by Arsip UGM on . Posted in Opini

oleh Musliichah

Kebijakan pembangunan bidang perekonomian Indonesia saat ini diarahkan pada konsep ekonomi kreatif. Hal ini didasarkan pada pengalaman kegagalan pembangunan perekonomian pada tahun-tahun sebelumnya serta tuntutan dan tantangan era saat ini. Kondisi bangsa Indonesia sangat kompleks permasalahannya sehingga diperlukan berbagai terobosan dan strategi dalam upaya penyelesaiannya. Kebijakan pemerintahan Joko Widodo dalam menggunakan strategi ekonomi kreatif sebagai salah satu terobosan dalam mendorong pembangunan perekonomian di Indonesia tersiar dalam berbagai berita media massa.

Indra Tranggono dalam tulisannya berjudul “DIY dan Tantangan Ekonomi Kreatif” yang dimuat dalam kolom Opini SKH Kedaulatan Rakyat, 31 Desember 2014 menyebutkan bahwa pemerintah era Susilo Bambang Yudoyono (SBY) dan Jokowi (Joko Widodo) mengambil ekonomi kreatif sebagai jalan keluar dari kebuntuan pembangunan ekonomi Indonesia. Keseriusan pemerintahan Joko Widodo dalam mengembangkan ekonomi kreatif di Indonesia salah satunya diwujudkan dengan rencana membentuk suatu badan yang akan menangani secara serius ekonomi kreatif Indonesia, seperti yang diberitakan dalam financedetik.com berikut ini: “Tadi saya ketemu Pak Menko Perekonomian (Sofyan Djalil) untuk memberikan masukan mengenai konsep untuk membangun atau mendirikan badan ekonomi kreatif,” kata Mantan Kepala BKPM Mahendra Siregar, ditemui di Kantor Kemenko Perekonomian, Jakarta, Kamis (20/11/2014). Mahendra mengatakan, inti dari badan ekonomi kreatif yang akan dibentuk tersebut untuk menunjukkan komitmen pemerintah memajukan ekonomi kreatif di Indonesia”.

Permasalahan perekonomian menjadi isu yang sangat strategis karena faktor ini sangat mempengaruhi keberhasilan sektor pembangunan lainnya. Keberhasilan pembangunan perekonomian akan menjadi sumber daya pembangunan-pembangunan sektor lainnya karena setiap program pembangunan membutuhkan sumber dana. Salah satu kebijakan pemerintah yang telah dimulai sejak era pemerintahan SBY adalah mengembangkan pembangunan perekonomian dengan konsep pengembangan ekonomi kreatif. Saat ini pemerintahan Joko Widodo juga menggunakan konsep ekonomi kreatif sebagai strategi pembangunan perekonomian Indonesia. Salah satu unsur penting dalam implementasi dari konsep ekonomi kreatif adalah informasi. Ekonomi kreatif bertumpu pada sumber daya manusia (SDM), khususnya pada ide- ide kreatif dari SDM. (KR 31 Desember 2014).

Ide-ide kreatif tersebut dapat diproduksi/dihasilkan sebagai sumber daya untuk menggerakkan perekonomian jika ada input/sumber daya informasi bagi SDM. Informasi ini akan menjadi sumber inspirasi bagi SDM untuk melahirkan ide-ide kreatif. Oleh karena itu, sudah semestinya untuk menyukseskan program pemerintah yang menargetkan tahun 2015 sebagai waktu tercapainya masyarakat informasi di Indonesia serta untuk menyiapkan masyarakat dalam menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA).

Terkait dengan kebijakan ekonomi kreatif dan menghadapi MEA, tahun 2015 telah dicanangkan sebagai tahun masyarakat informasi. Masyarakat informasi akan melahirkan masyarakat yang mandiri dan aktif dalam pembangunan. Salah satu langkah yang diambil pemerintah adalah menerbitkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang mengatur tentang hak-hak untuk mendapatkan informasi bagi publik. Selain itu, pemerintah juga menyadari bahwa mustahil mewujudkan masyarakat informasi tanpa memperhatikan sumber informasi.

Salah satu sumber informasi yang akurat dan dapat dipertanggung-jawabkan adalah arsip. Sehubungan dengan hal tersebut, pemerintah Indonesia pada tahun 2009 menerbitkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mengatur tentang cara penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Undang-undang diatas juga mengatur bentuk dan kewenangan organisasi kearsipan yang bertanggung jawab atas kegiatan kearsipan tersebut. Keberadaan UU KIP dan UU Kearsipan tidak serta merta menjamin terwujudnya masyarakat informasi dalam mendukung perekonomian. Diperlukan pemahaman tentang kedudukan dan fungsi informasi khususnya arsip dalam mendorong pembangunan khususnya ekonomi kreatif.