Khazanah arsip yang tersimpan di Arsip UGM terdiri dari Arsip Inaktif dan Arsip Statis.
Arsip Inaktif
Arsip Inaktif yang tersimpan di Arsip UGM adalah arsip dinamis inaktif yang masa retensinya lebih dari 10 tahun. Arsip ini bersifat tertutup, hanya bisa diakses oleh pemiliknya (unit penciptanya).
Arsip Statis
Khazanah arsip statis yang tersimpan di Arsip UGM menurut karakteristiknya dapat dikelompokkan mejadi:
- Arsip Tekstual – kebanyakan dalam media kertas, sampai saat ini tercatat terdapat 57.000 lebih berkas dalam bentuk ini.
- Arsip Audio Visual – terdiri dari Arsip Foto Positif (22.000 lembar), Arsip Foto Negatif (5000 ekspose), Arsip Rekaman Suara (1400 keping), Arsip Video (2000 keping) dan Arsip Film (200 keping).
- Arsip Bentuk Khusus – teridir dari Arsip Kartografi, Arsip Kearsitekturan dan Arsip Gambar Teknik (400 berkas).
Berdasarkan konvensi Internasional, beberapa arsip dibatasi hak aksesnya, karena berbagai alasan. Untuk itu, ada beberapa arsip yang besifat :
- Terbuka – dapat dibaca di Ruang Baca dan dapat digandakan,
- Semi Terbuka – hanya dapat dibaca di Ruang Baca),
- Semi Tertutup – hanya dapat dibaca di Ruang Baca dengan ijin tertulis dari salah satu pimpinan universitas,
- Tertutup – tidak boleh dibaca oleh siapapun, kecuali untuk alat bukti pengadilan dan harus ada ijin tertulis dari Rektor.
