Sebagai sumber informasi, secara aksesibilitas, arsip memiliki karakteristik yang berbeda dari sumber informasi lain seperti bahan pustaka. Bahan pustaka dapat diakses secara mandiri, bahkan bisa dipinjam untuk dibawa oleh pencari informasi. Namun untuk arsip semua harus dengan pendampingan petugas.
Akses Arsip
Arsip UGM menyediakan sarana temu kembali untuk memudahkan pencari arsip untuk mengakses arsip. Sarana temu kembali yang disediakan oleh Arsip UGM berupa:
- Buku Daftar Arsip Statis,
- Buku Daftar Inventaris Arsip dan
- Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM.
Petugas Arsip akan mendampingi dalam pencarian arsip menggunakan sarana temu kembali. Selanjutnya Petugas Arsip akan menyediakan fisik arsip yang diinginkan kepada Pencari Arsip. Arsip yang sudah tersedia dapat dibaca di ruang baca yang sudah disediakan. Jika menghendaki dan memungkinkan, Pencari Arsip dapat meminta Petugas Arsip untuk menggandakan arsip.
Ruang Baca Arsip
Seluruh proses pelayanan arsip tersebut diselenggarakan di Ruang Baca Arsip. Waktu layanan Ruang Baca Arsip adalah:
| Hari Senin – Kamis | : 08.00 – 11.30 WIB |
| : 13.30 – 15.30 WIB | |
| Hari Jumat | : 08.00 – 11.00 WIB |
| : 13.30 – 16.00 WIB |
Hari sabtu dan libur nasional layanan Ruang Baca Arsip tutup.