Sebagai sumber informasi, secara aksesibilitas, arsip memiliki karakteristik yang berbeda dari sumber informasi lain seperti bahan pustaka. Bahan pustaka dapat diakses secara mandiri, bahkan bisa dipinjam untuk dibawa oleh pencari informasi. Namun untuk arsip semua harus dengan pendampingan petugas.
Akses Arsip
Prosedur layanan untuk akses arsip adalah sebagai berikut:
- Pengguna datang langsung atau dapat melalui telepon, Whatsapp, e-mail, atau web;
- Pengguna mengajukan surat permohonan dan atau menunjukkan kartu identitas (SIM, KTP, KTM, dll yang masih berlaku);
- Pengguna yang datang langsung mengisi buku tamu layanan arsip di Ruang Baca;
- Pengguna mencari arsip melalui sarana temu balik manual/Buku Daftar Arsip Statis, Buku Daftar Inventaris Arsip dan
Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM di Ruang Baca; - Pengguna mengisi formulir akses arsip. Pengguna yang tidak datang langsung, formulir diisikan oleh Petugas Ruang Baca atau Pengguna dapat mengisi formulir akses arsip melalui formulir SIKS.
Ruang Baca Arsip
Seluruh proses pelayanan arsip tersebut diselenggarakan di Ruang Baca Arsip. Waktu layanan Ruang Baca Arsip adalah:
| Hari Senin – Kamis | : 08.00 – 12.00 WIB |
| : 13.00 – 16.00 WIB | |
| Hari Jumat | : 08.00 – 11.00 WIB |
| : 13.00 – 16.30 WIB |
Hari sabtu dan libur nasional layanan Ruang Baca Arsip tutup.