Kunjungan siswa SMK Negeri 2 Tuban ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 2 Desember 2025, membuka ruang belajar baru mengenai urgensi pengelolaan arsip statis di tengah arus digitalisasi. Sejak memasuki Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, antusiasme peserta terlihat kuat, menandai dimulainya sesi pembelajaran langsung yang memperkaya wawasan mereka tentang tata kelola informasi.

Rombongan disambut oleh Kepala Bidang Perpustakaan, Perpustakaan dan Arsip UGM, Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si., bersama Arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc.. Dalam sambutannya, Wahyu menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya menjaga memori dan rekam jejak institusi. “Arsip adalah memori organisasi. Tanpa perawatan yang profesional, pengetahuan penting bisa hilang dan tidak dapat diwariskan kepada generasi berikutnya,” ujarnya. lihat lanjut

Komitmen memperkuat tata kelola arsip kembali ditegaskan Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui penyelenggaraan Pelatihan Bidang Kearsipan: Pengelolaan Arsip Dinamis pada 19–21 November 2025. Kegiatan yang diikuti 20 peserta dari Dinas Kebakaran dan Penyelamatan Penanggulangan Bencana serta Satpol PP Papua Barat Daya ini dipimpin oleh Grace Marry Lissa Busiara, S.An. Pelatihan ini merupakan wujud nyata upaya peningkatan kompetensi aparatur sebagaimana semangat Sustainable Development Goals (SDGs) poin 4 tentang pendidikan berkualitas lihat lanjut

Penguatan kompetensi bagi pelajar vokasi mendapat dorongan baru melalui kolaborasi antara SMK dan perguruan tinggi. Tiga siswa SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta dari Program Keahlian Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ) mengikuti Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada 28 Juli–21 November 2025 dengan fokus pada alih media arsip dan koleksi langka.

Selama hampir 4 bulan, para siswa mendapat pendampingan dari Anna Riasmiati, S.E., arsiparis UGM, untuk alih media arsip dan Maryono, S.I.P., pustakawan UGM, untuk alih media koleksi langka. Pembimbing mengenalkan mereka pada alur kerja alih media yang menuntut ketelitian, pengelolaan informasi yang rapi, serta kedisiplinan menjaga keaslian dokumen. lihat lanjut

Upaya memperkuat praktik kearsipan mendorong perwakilan arsiparis Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga melakukan kunjungan studi ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 18 November 2025. Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM ini berfokus pada studi lapangan terkait record center dan pengelolaan arsip statis.

Rombongan dipimpin oleh Muhammad Mahyudin, S.H., M.A., Kepala Bagian Tata Usaha Biro AUK UIN Sunan Kalijaga, bersama lima orang staf. Mereka datang untuk mempelajari lebih jauh praktik pengelolaan record center serta arsip statis yang diterapkan UGM. Melalui kunjungan ini, rombongan ingin melihat secara langsung bagaimana Perpustakaan dan Arsip UGM membangun sistem penyimpanan arsip jangka panjang, menjalankan pendampingan kepada unit-unit pencipta, dan menumbuhkan budaya sadar arsip yang menjadi dasar pengelolaan informasi institusi. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi Direktorat Perencanaan dan Pengembangan tahun 2003–2004 pada Jumat (7/11), di Ruang Sidang Arsip lantai 2 Gedung L7. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari Keputusan Rektor UGM Nomor 1118/UN1.P/KPT/HUKOR/2025 tertanggal 11 September 2025.

Kegiatan tersebut menjadi bentuk penegasan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang akuntabel. Sementara proses pemusnahan arsip secara fisik dilakukan oleh pihak ketiga, UD Sumber Rizky, Sleman, sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan cara digiling dan dilebur agar dokumen tidak dapat digunakan kembali, memastikan keamanan informasi universitas terjaga. Seremoni pemusnahan dihadiri oleh perwakilan Direktorat Perencanaan, Kantor Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, serta tim dari Bidang Arsip UGM. lihat lanjut

Udara segar pagi menyelimuti kawasan Amphiteater Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Jumat (14/11). Sejak pukul 07.00 WIB, peserta tampak antusias mengikuti gerakan senam bersama dengan iringan musik enerjik. Kegiatan ini menjadi ajang untuk menjaga kebugaran sekaligus mempererat kebersamaan di lingkungan kerja.

Senam pagi digelar oleh Korpagama Perpustakaan dan Arsip UGM, bagian dari Korps Pegawai Universitas Gadjah Mada yang aktif memfasilitasi berbagai program peningkatan kesejahteraan pegawai, dan didukung melalui kerja sama dengan Bank Syariah Indonesia (BSI). Tak hanya diikuti oleh staf Perpustakaan dan Arsip UGM, kegiatan ini juga melibatkan pustakawan dan arsiparis dari berbagai unit di lingkungan UGM, menciptakan suasana guyub dan penuh semangat. lihat lanjut

Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) mengadakan kegiatan Evaluasi Pengawasan Kearsipan dan Workshop Peningkatan Kapasitas Public Speaking pada Rabu (5/11) di Ruang Seminar Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM. Acara ini menjadi wadah pembelajaran bagi para anggota dalam memperkuat profesionalisme dan kemampuan komunikasi.

Kegiatan dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A., yang menyampaikan pentingnya kompetensi komunikasi bagi pengelola arsip. “Kemampuan menyampaikan informasi dengan baik akan membantu arsiparis menjalankan tugasnya secara lebih efektif dan meningkatkan kepercayaan publik,” ujarnya. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Keprotokolan dan Kearsipan dari Universitas Negeri Malang (UM) dalam kegiatan benchmarking yang berlangsung di Ruang Sidang lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM, Kamis (30/10). Kegiatan ini menjadi wadah berbagi praktik baik dan penguatan tata kelola administrasi universitas dalam bidang keprotokolan serta pengelolaan arsip.

Sebanyak 14 peserta dari UM hadir dalam kegiatan tersebut, dipimpin oleh Raden Roro Devita Nirmala Hapsari, S.S., MBA, Subkoordinator Tata Usaha Sekretariat Universitas UM. Rombongan disambut langsung oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., beserta tim Humas dan Protokol UGM. Turut hadir pula Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, beserta jajaran manajemen dan arsiparis. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Preservasi dan konservasi arsip menjadi sorotan utama dalam UGM’s ArchiTalk #2 bertema “Preservasi dan Konservasi Arsip: Best Practice Universitas Gadjah Mada” yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (26/9/2025). Forum ini menghadirkan praktik terbaik UGM dalam merawat arsip sebagai warisan sejarah sekaligus aset penting bangsa.

Acara dibuka dengan sambutan Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menegaskan komitmen UGM dalam memperkuat praktik pengelolaan arsip. Diskusi kemudian dipandu moderator Zuli Erma Santi, S.S.T.Ars., menghadirkan narasumber utama Heri Santosa, S.S.T.Ars.

Dalam paparannya, Heri menjelaskan berbagai teknik preservasi yang diterapkan di UGM, mulai dari preservasi preventif seperti pengendalian suhu dan kelembaban, penggunaan dehumidifier, hingga fumigasi; serta preservasi kuratif berupa enkapsulasi, laminasi, dan leafcasting. “Setiap langkah yang kami lakukan bertujuan agar arsip tetap autentik, reliabel, dan bisa diakses hingga puluhan bahkan ratusan tahun ke depan,” tegasnya.

Forum ini menarik perhatian lebih dari 200 peserta dari berbagai kalangan, mulai dari mahasiswa, dosen, peneliti, hingga praktisi kearsipan dari lembaga pemerintah maupun swasta. Antusiasme tersebut mencerminkan tingginya kepedulian publik terhadap isu pengelolaan arsip, khususnya upaya preservasi yang memastikan arsip tetap terjaga nilai historis dan autentisitasnya.

Kegiatan ini sejalan dengan komitmen Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan melalui pelestarian warisan budaya, serta SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan menekankan transparansi, akuntabilitas, dan perlindungan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.

Melalui ArchiTalk, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan posisinya sebagai pionir dalam praktik preservasi arsip di perguruan tinggi Indonesia. Lebih jauh, forum ini juga membuka ruang kolaborasi antarpraktisi, akademisi, dan masyarakat luas untuk bersama-sama merawat warisan dokumenter bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh