Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) mengadakan kegiatan Evaluasi Pengawasan Kearsipan dan Workshop Peningkatan Kapasitas Public Speaking pada Rabu (5/11) di Ruang Seminar Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM. Acara ini menjadi wadah pembelajaran bagi para anggota dalam memperkuat profesionalisme dan kemampuan komunikasi.

Kegiatan dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A., yang menyampaikan pentingnya kompetensi komunikasi bagi pengelola arsip. “Kemampuan menyampaikan informasi dengan baik akan membantu arsiparis menjalankan tugasnya secara lebih efektif dan meningkatkan kepercayaan publik,” ujarnya. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Keprotokolan dan Kearsipan dari Universitas Negeri Malang (UM) dalam kegiatan benchmarking yang berlangsung di Ruang Sidang lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM, Kamis (30/10). Kegiatan ini menjadi wadah berbagi praktik baik dan penguatan tata kelola administrasi universitas dalam bidang keprotokolan serta pengelolaan arsip.

Sebanyak 14 peserta dari UM hadir dalam kegiatan tersebut, dipimpin oleh Raden Roro Devita Nirmala Hapsari, S.S., MBA, Subkoordinator Tata Usaha Sekretariat Universitas UM. Rombongan disambut langsung oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., beserta tim Humas dan Protokol UGM. Turut hadir pula Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, beserta jajaran manajemen dan arsiparis. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Preservasi dan konservasi arsip menjadi sorotan utama dalam UGM’s ArchiTalk #2 bertema “Preservasi dan Konservasi Arsip: Best Practice Universitas Gadjah Mada” yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (26/9/2025). Forum ini menghadirkan praktik terbaik UGM dalam merawat arsip sebagai warisan sejarah sekaligus aset penting bangsa.

Acara dibuka dengan sambutan Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menegaskan komitmen UGM dalam memperkuat praktik pengelolaan arsip. Diskusi kemudian dipandu moderator Zuli Erma Santi, S.S.T.Ars., menghadirkan narasumber utama Heri Santosa, S.S.T.Ars.

Dalam paparannya, Heri menjelaskan berbagai teknik preservasi yang diterapkan di UGM, mulai dari preservasi preventif seperti pengendalian suhu dan kelembaban, penggunaan dehumidifier, hingga fumigasi; serta preservasi kuratif berupa enkapsulasi, laminasi, dan leafcasting. “Setiap langkah yang kami lakukan bertujuan agar arsip tetap autentik, reliabel, dan bisa diakses hingga puluhan bahkan ratusan tahun ke depan,” tegasnya.

Forum ini menarik perhatian lebih dari 200 peserta dari berbagai kalangan, mulai dari mahasiswa, dosen, peneliti, hingga praktisi kearsipan dari lembaga pemerintah maupun swasta. Antusiasme tersebut mencerminkan tingginya kepedulian publik terhadap isu pengelolaan arsip, khususnya upaya preservasi yang memastikan arsip tetap terjaga nilai historis dan autentisitasnya.

Kegiatan ini sejalan dengan komitmen Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan melalui pelestarian warisan budaya, serta SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan menekankan transparansi, akuntabilitas, dan perlindungan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.

Melalui ArchiTalk, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan posisinya sebagai pionir dalam praktik preservasi arsip di perguruan tinggi Indonesia. Lebih jauh, forum ini juga membuka ruang kolaborasi antarpraktisi, akademisi, dan masyarakat luas untuk bersama-sama merawat warisan dokumenter bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Rangkaian acara penutupan Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025  berlangsung di Rooftop Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Jumat (19/9/2025). Acara penutupan GMLAF 2025 menjadi momen refleksi sekaligus apresiasi atas berbagai kegiatan yang telah sukses digelar dalam rangka memeriahkan Hari Ulang Tahun Perpustakaan dan Arsip UGM yang ke-2, sekaligus memotivasi insan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk terus meningkatkan kinerja dan kualitas layanan.

Dalam laporannya, Ketua Panitia GMLAF 2025, Herman Setyawan, memaparkan bahwa rangkaian kegiatan dimulai sejak Juni hingga September, meliputi Pameran koleksi perpustakaan, arsip, dan museum; talkshow kearsipan; donasi buku; bedah buku; workshop database; Pos Pembinaan Terpadu Penyakit Tidak Menular (Posbindu PTM); donor darah; lomba tenis meja antarbidang; ceramah kesehatan; fun gathering; serta webinar internasional yang melibatkan partisipasi luas dari civitas akademika dan masyarakat.

Dalam kegiatan donor darah, Perpustakaan dan Arsip UGM bekerja sama dengan Rumah Sakit Akademik (RSA) UGM. Jumlah peserta donor darah di lingkungan Perpustakaan dan Arsip menjadi yang terbanyak di antara seluruh unit kerja mitra RSA. Sebagai bentuk apresiasi, RSA UGM menghadiahkan seekor kambing kepada Perpustakaan dan Arsip UGM, menandai keberhasilan program sosial ini dalam mendukung kesehatan sekaligus mempererat jejaring kolaborasi.

Acara penutupan juga dimeriahkan dengan pengumuman pemenang lomba tenis meja serta penganugerahan Employee of the Year dan penghargaan Best Employee dalam beberapa kategori. Joko Kristianto terpilih sebagai Employee of the Year 2025. Penghargaan lain diberikan kepada Sutarman (Best Employee Pustakawan/Staf Perpustakaan), Herman Setyawan (Best Employee Arsiparis/Staf Arsip), Dhani Setiana (Best Employee Teknisi), dan Risdianto (Best Employee Petugas Kebersihan). Pemilihan dilakukan melalui mekanisme voting yang melibatkan seluruh staf dan manajemen Perpustakaan dan Arsip UGM, mencerminkan apresiasi atas dedikasi dan kinerja terbaik.

Puncak acara ditandai dengan penutupan resmi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A. “Terima kasih atas dukungan dan partisipasi seluruh tim. Semoga ke depan GMLAF dapat terus berkembang, menghadirkan inovasi, dan menjadi ruang kolaborasi yang menginspirasi,” ujarnya.

GMLAF 2025 menjadi wujud nyata komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, yang mendorong peningkatan kapasitas literasi informasi dan kompetensi pegawai, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui sinergi dengan berbagai mitra eksternal.

Penutupan ini sekaligus menegaskan bahwa perpustakaan dan arsip bukan hanya tempat penyimpanan informasi, melainkan pusat inovasi yang terus bergerak seiring perkembangan zaman. Dengan semangat baru, Perpustakaan dan Arsip UGM bertekad menghadirkan layanan yang adaptif, kolaboratif, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat kampus maupun publik luas.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Peran kecerdasan buatan (AI) dalam mendorong transformasi riset dan publikasi ilmiah menjadi sorotan utama dalam Webinar Internasional “Empowering Learning, Research, and Publication in the AI-Driven Open Science Era” yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), pada Rabu (17/9). Kegiatan ini merupakan salah satu rangkaian Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025

Kegiatan yang digelar secara daring melalui Zoom ini mempertemukan pakar dari berbagai negara. Webinar ini menjadi platform penting untuk mendiskusikan peluang, tantangan, dan prinsip etika penggunaan AI dalam penyebaran pengetahuan secara terbuka. Acara ini juga diikuti oleh peserta dari berbagai negara, antara lain China, Taiwan, Malaysia, Singapura, Filipina, dan Indonesia, yang menunjukkan antusiasme global terhadap topik integrasi AI dan Open Science.

Dalam sambutannya, Prof. Dr. Wening Udasmoro, SS., M.Hum., DEA., Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM menyampaikan apresiasi kepada Perpustakaan dan Arsip UGM yang telah memprakarsai forum strategis ini, serta kepada para pembicara internasional yang berbagi pengetahuan dan pengalaman. Ia menekankan bahwa kemajuan AI dan penerapan prinsip Open Science telah mengubah cara pengetahuan diciptakan, dikelola, dan disebarluaskan. “AI speeds up literature searches, data analysis, and writing, while challenging us to uphold ethics and ensure fair access to research. Libraries and archives are key partners in helping academics master digital skills and publication ethics,” ujarnya.

Webinar menghadirkan pembicara dari kalangan akademisi dan penerbitan global, yakni Muhammad Syafiq bin Rozian (iGroup), Dr. Irwan Endrayanto Aluicius (UGM), Shu Xian Toh (Springer Nature), serta Dr. Xin Bi (Xi’an Jiaotong-Liverpool University). Diskusi berlangsung dalam dua sesi, yaitu perspektif pendidikan tinggi dan perpustakaan terhadap publikasi internasional, serta isu integritas akademik di tengah perkembangan AI dan akses terbuka.

Acara ini dimoderatori oleh Safirotu Khoir, Ph.D., Koordinator Humas dan Kerja Sama Internasional Perpustakaan dan Arsip UGM sekaligus dosen Sekolah Pascasarjana UGM. Dengan kepiawaiannya, Safirotu Khoir memandu diskusi di kedua sesi sehingga berjalan lancar dan interaktif.

Dalam presentasinya, Dr. Irwan Endrayanto Aluicius mengingatkan pentingnya berbagi pengetahuan demi kemajuan bersama. “

We believe that knowledge is the most powerful when we share it. Sharing knowledge empowers communities, drives innovation, and strengthens humanity. So, we should remain locally rooted and globally respected lihat lanjut

“Gathering harus dimaknai sebagai cara untuk memanusiakan kita kembali. Jiwa yang merdeka adalah jiwa yang tidak dikuasai hawa nafsu, sehingga penyakit tidak bermunculan,” tegas Dr. dr. Zaenal Muttaqien Sofro, Circ&Med, AIFM, dosen Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan (FKKMK) UGM. Pernyataan ini disampaikannya dalam ceramah kesehatan bertajuk “Sehat dari Jiwa yang Merdeka” yang digelar di ruang seminar Gedung L1, Perpustakaan dan Arsip UGM, Sabtu (13/9/2025).

Kegiatan ini dibuka dengan sambutan Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A., dan dihadiri oleh pimpinan serta staf perpustakaan dan arsip, termasuk pustakawan dan arsiparis di setiap fakultas di UGM.

Dalam ceramahnya, Dr. Zaenal menyoroti pentingnya kesehatan jiwa sebagai fondasi kesehatan fisik dan produktivitas kerja. “Orang seringkali sibuk mengejar kesehatan jasmani, padahal akar penyakit justru muncul dari jiwa yang tidak tenang. Jiwa yang merdeka mampu menahan diri dari hawa nafsu dan tekanan hidup,” jelasnya.

Acara berlanjut dengan fun gathering bersama Dr. Heri Santoso, dosen Fakultas Filsafat UGM. Melalui beragam permainan kelompok, peserta diajak melatih kecerdasan, ketelitian, dan kecermatan yang dapat diimplementasikan dalam tugas sehari-hari.

“Melalui games, kita belajar untuk menjadi tenaga kependidikan yang tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga teliti dan sigap menghadapi tantangan,” lihat lanjut

Upaya Universitas Gadjah Mada (UGM) dalam memperkuat keterbukaan informasi publik kembali ditegaskan melalui kegiatan Visitasi Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Tahun 2025. Pada Selasa (9/9), Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., bersama Tim PPID UGM, melakukan kunjungan ke PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM.

Kunjungan ini merupakan tindak lanjut dari hasil Self Assessment Questionnaire (SAQ) Monitoring dan Evaluasi Internal PPID Pelaksana UGM Tahun 2025. Tujuannya, memperdalam klarifikasi atas penilaian yang telah dilakukan sekaligus mendorong peningkatan kualitas layanan informasi publik di lingkungan kampus.

“Visitasi ini adalah momentum untuk memastikan standar layanan informasi publik kita semakin baik dan memenuhi prinsip transparansi. Kami ingin mendengar langsung tantangan di unit pelaksana agar perbaikan bisa dilakukan tepat sasaran,” ujar Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu dalam sesi diskusi.

Acara yang berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM ini diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., beserta tim manajemen dan tim PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM. Diskusi berlangsung terbuka dan konstruktif, menyoroti pentingnya penguatan kapasitas sumber daya manusia, optimalisasi kanal informasi digital, serta percepatan waktu respons permintaan data.

Kegiatan ini selaras dengan komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan akses terhadap informasi publik dan tata kelola yang transparan.

Melalui visitasi ini, PPID UGM berharap setiap unit kerja mampu menjaga akuntabilitas sekaligus memberikan pelayanan informasi yang cepat, akurat, dan inklusif kepada seluruh pemangku kepentingan. “Keterbukaan informasi adalah wujud tanggung jawab institusi kepada masyarakat dan langkah penting membangun kepercayaan publik,” tutup Dr. Andi.

Dengan dukungan dan sinergi antara PPID Utama dan seluruh unit pelaksana, UGM optimistis dapat terus memperkuat budaya transparansi serta memberikan layanan informasi publik yang lebih responsif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat. Langkah ini menjadi contoh praktik tata kelola informasi yang baik di perguruan tinggi Indonesia, sekaligus kontribusi nyata dalam mendukung terwujudnya pemerintahan yang terbuka dan akuntabel.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Suasana lomba tenis meja dan kebersamaan mewarnai rangkaian Gadjah Mada Library and Archives Fair 2025. Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) dalam rangka Gadjah Mada Library and Archives Fair 2025 menyelenggarakan lomba tenis meja antarbidang yang mempertemukan empat tim: Bidang Perpustakaan, Bidang Arsip dan Tata Usaha, Bidang Data dan Sistem Informasi, serta Cleaning Service.

Pertandingan dibuka secara resmi oleh Yulistiarini Kumaraningrum, S.P., M.M., Kepala Bidang Data dan Sistem Informasi Perpustakaan dan Arsip UGM, melalui sambutan sekaligus simbolis memukul bola tenis meja. “Ajang ini menjadi kesempatan untuk menumbuhkan sportivitas sekaligus mempererat kebersamaan antarbidang,” ujarnya dalam pembukaan.

Lomba tenis meja digelar secara beregu, meliputi nomor ganda putra, ganda putri, dan ganda campuran, dengan babak penyisihan berlangsung pada Kamis (4/9) dan laga final pada Senin (8/9). Hasil akhir mencatat Cleaning Service sebagai juara pertama, disusul Bidang Perpustakaan di posisi kedua, Bidang Data dan Sistem Informasi di peringkat ketiga, dan Bidang Arsip dan Tata Usaha menempati posisi keempat. lihat lanjut

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi sorotan utama dalam kunjungan studi banding (benchmarking) dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) ke Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis (28/8). Sebanyak enam orang perwakilan Unsoed hadir di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2, untuk mendalami praktik tata kelola arsip yang telah diterapkan UGM.

Rombongan diterima oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini tidak sekadar berbagi pengalaman teknis, tetapi juga memperkuat kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. “Kami menyambut baik kunjungan ini karena pengelolaan arsip tidak bisa berjalan sendiri. Butuh jejaring, sinergi, dan pertukaran praktik baik agar lembaga pendidikan mampu menjaga memori kolektif bangsa dengan lebih baik,” ujarnya.

Sesi materi dibawakan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., Arsiparis UGM, yang memaparkan sejumlah inovasi kearsipan, mulai dari pencatatan hash arsip untuk menjamin autentikasi, pengelolaan dan ketentuan akses arsip dengan pemanfaatan QR Code melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), hingga standar format digital. Ia menekankan pentingnya memilih format ideal untuk database arsip statis. “Untuk preservasi jangka panjang, format TIFF dengan resolusi 300 dpi sangat dianjurkan. Namun, untuk kepentingan publikasi cukup menggunakan JPEG. Prinsipnya, setiap arsip harus dikelola sesuai tujuan dan nilai keberlanjutannya,” jelasnya.

Kegiatan ini tidak hanya berhenti di ruang diskusi. Rombongan Unsoed juga diajak meninjau langsung ruang depo dan pengolahan arsip UGM untuk melihat praktik penyimpanan dan penataan fisik arsip. Dengan cara itu, peserta bisa memahami integrasi antara kebijakan, teknologi, dan praktik lapangan dalam manajemen arsip.

Benchmarking ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari proses transfer ilmu dan praktik terbaik antaruniversitas, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola arsip yang akuntabel, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mengembangkan ekosistem kearsipan yang berkelanjutan.

Kolaborasi lintas universitas ini diharapkan tidak hanya menghasilkan transfer pengetahuan, tetapi juga membangun kesadaran bahwa arsip adalah aset strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.

Kontributor: Wasilatul Baroroh