Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025
Rilis Jumat, 20 Juni 2025
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yang didalamnya terdapat struktur Bidang Arsip berperan sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan arsip statis dan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan rektorat, fakultas, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) atau dengan sebutan lain, serta membina kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. sesuai dengan amanah Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Agar arsip-arsip yang bernilai guna sekunder di unit kerja dapat diselamatkan perlu dilaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik, sedangkan untuk memastikan penyelenggaraan kearsipan itu berjalan dengan baik perlu dilakukan pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2019 merupakan salah satu bentuk kegiatan pembinaan kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan dengan cara mengukur tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan yang telah dijalankan dibandingkan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.
Kegiatan pengawasan kearsipan tahun 2025 diawali dengan mengikuti kegiatan Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) 2025 dan Pemaparan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada hari Kamis, 13 Maret 2025 melalui zoom meeting.

Kegiatan selanjutnya yaitu mengikuti Workshop Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari Rabu, 21 Mei 2025 melalui zoom meeting. Selanjutnya mengikuti Bimtek Pengawasan Kearsipan Internal pada hari Selasa, 27 Mei 2025 yang diselenggarakan oleh ANRI melalui zoom meeting. Pada hari Rabu, 4 Juni 2025 Perpustakaan dan Arsip UGM mengadakan sosialisasi Pengawasan Kearsipan secara daring melalui zoom meeting yang diikuti oleh pimpinan dan pengelola 12 Direktorat dan 4 fakultas serta 1 sekolah yang ditunjuk. Kegiatan yang terakhir yaitu mengikuti Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Rapat Persiapan Pengawasan dan Workshop untuk 7 PTN yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari , Kamis 5 Juni 2025 melalui zoom meeting.

Adapun kegiatan pengawasan kearsipan dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Agustus 2025 dengan alokasi waktu untuk persiapan, audit kearsipan, penyusunan laporan hasil audit dan penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Pada bulan Juni tim pengawas telah melakukan kegiatan entry meeting dan pendampingan pengisian borang Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II objek pengawasan pada 4 fakultas dan 1 sekolah dengan jadwal sebagai berikut:
No | Objek Pengawasan | Pelaksana | Waktu |
---|---|---|---|
1 | Fakultas Hukum | Tim Pengawas | 16 Juni 2025 |
2 | FKKMK | Tim Pengawas | 16 Juni 2025 |
3 | Fakultas Psikologi | Tim Pengawas | 17 Juni 2025 |
4 | Sekolah Pascasarjana | Tim Pengawas | 17 Juni 2025 |
5 | Fakultas Peternakan | Tim Pengawas | 18 Juni 2025 |



Kontributor: Ully Isnaeni Effendi