Suasana haru menyelimuti Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Rabu, 30 April 2025. Hari itu, keluarga besar Perpustakaan dan Arsip UGM melepas dua sosok yang selama ini telah menjadi bagian penting dalam perjalanan institusi: Surajiman, S.E., yang memasuki masa purna tugas, dan Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md. yang akan melanjutkan pengabdian di tempat tugas baru.

Acara dimulai dengan sambutan hangat dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA. Dalam ungkapannya, beliau menyampaikan apresiasi mendalam atas dedikasi dan kontribusi luar biasa yang telah diberikan oleh Pak Surajiman dan Mbak Nabiilah selama bertugas. "Setiap perjumpaan pasti ada perpisahan, namun kenangan dan jejak kebaikan akan selalu tertinggal," ujarnya.

Kedua staf yang akan melepas tugas, Surajiman dan Nabiilah, menyampaikan sambutan perpisahan yang sarat makna, mengenang perjalanan panjang, suka duka, serta kehangatan kebersamaan di lingkungan kerja yang sudah seperti keluarga sendiri. Momen ini semakin mengharukan saat Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., MM., mewakili rekan-rekan sejawat menyampaikan kesan dan pesan penuh rasa hormat dan kehangatan.

Sebagai bentuk penghargaan, kenang-kenangan diserahkan oleh perwakilan dari seluruh bidang, yakni: arsip dan tata usaha, perpustakaan, serta data dan sistem informasi. Acara ditutup dengan doa bersama dan ramah tamah, menjadi penanda manis dari sebuah perpisahan yang penuh makna.

Acara ini sekaligus menjadi wujud nyata kontribusi Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mendukung Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 8, yakni Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi. Menghargai masa pengabdian serta mendampingi transisi staf dengan penuh penghormatan mencerminkan komitmen institusi terhadap lingkungan kerja yang manusiawi, inklusif, dan berkelanjutan. Selain itu, sebagai bagian dari ekosistem pendidikan dan literasi informasi, kegiatan ini juga selaras dengan SDG 4: Pendidikan Berkualitas, yang mendorong pembelajaran sepanjang hayat dan akses terhadap pengetahuan.

Selamat memasuki masa purna tugas, Pak Surajiman. Terima kasih atas dedikasi dan kerja keras selama ini. Dan selamat bertugas di tempat baru, Mbak Nabiilah. Semoga langkah baru selalu dibimbing dengan keberkahan dan semangat yang tak pernah padam.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Mental Health dan Gizi menjadi concern banyak pihak mengingat hal tersebut sangat mempengaruhi produktivitas staf yang bekerja. Tidak terkecuali bagi staf Perpustakaan dan Arsip. Dalam rangka dies ke-1, Perpustakaan dan Arsip menyelenggarakan kegiatan ceramah kesehatan pada Senin (1/7) di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip secara hybrid dan dihadiri peserta dari seluruh pustakawan, arsiparis, petugas perpustakaan, dan petugas arsip di lingkungan

Universitas Gadjah Mada serta dibuka untuk Pengunjung Perpustakaan secara terbatas. Ceramah Kesehatan merupakan salah satu kegiatan hasil kolaborasi antara RSA UGM, HPU UGM, dan GMC serta serangkaian dengan kegiatan donor darah dan RSA Goes to Campus yang diselenggarakan pada waktu yang bersamaan.

"Ceramah Kesehatan ini diadakan tepat pada tanggal 1 Juli dalam rangka perayaan dies ke-1 Perpustakaan dan Arsip UGM." ujar Sarwono, S.IP., M.A. selaku ketua panitia dies Perpustakaan dan Arsip tahun 2024. “Berdasarkan hasil survei persentase kesadaran terhadap kesehatan mental

Kesehatan mental tidak terlepas dari peran asupan makanan yang kita konsumsi. Semakin baik kandungan makanan yang kita konsumsi, maka akan semakin baik untuk tubuh. Sebagaimana yang disampaikan Tony Arjuna, S.Gz., M.Nut.Diet., AN., APD., Ph.D. pada paparan materinya mengenai Pengaturan Gizi, “ada jutaan mikroba yang masuk ke dalam mulut kita yang bersumber dari makanan, sehingga harus lebih dapat memilah apa yang masuk ke dalam mulut kita.” paparnya.

“Efek dari makanan yang kita makan juga muncul secara bertahap dalam jangka waktu yang lama. Selain jenis makanan, juga pola makan yang salah juga dapat berdampak pada kesehatan diantaranya mudah lelah, mudah mengantuk, mood swings, brain fog, dan depresi.” tuturnya.

Kedua narasumber mampu membuat cair suasana hingga peserta tampak antusias menyimak dan bertanya baik peserta daring maupun luring. Usai pemaparan materi dan tanya jawab, tiga penanya terbaik mendapatkan doorprize dari Perpustakaan dan Arsip.

Kontributor: Nabiilah

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan Peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 15 dan 16 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek, Jumat (26/6) melalui secara daring zoom meeting. Pelaksanaan kegiatan ini juga merupakan komitmen Bidang Arsip UGM dalam melaksanakan poin SDGs ke-4, Pendidikan Berkualitas.

Penerimaan visitasi daring ini merupakan kerja sama antara Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dengan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek sejak tahun 2023. “Kegiatan ini merupakan kerja sama yang telah terjalin sejak tahun 2023 dan diharapkan dapat terus berlanjut.” ucap Erna Widayati, S.E., M.M. selaku Kepala Bidang Arsip.

Diharapkan dengan adanya pelatihan ini peserta dapat mendapat gambaran nyata mengenai bagaimana pengelolaan kearsipan yang dapat diterapkan di instansi masing-masing. Bidang Arsip sebagai lembaga kearsipan yang terakreditasi AA diharapkan mampu menjadi motivasi para peserta untuk dapat terus mengelola arsipnya dengan baik dan mampu melihat arsip sebagai aset yang harus dijaga.

“Peserta nampak antusias dengan bertanya mengenai pengelolaan arsip di tempat kami (Bidang Arsip). Pertanyaannya juga beragam mulai dari manajemen hingga pengelolaan arsip secara teknis,” ujar Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc. selaku narasumber dalam visitasi daring tersebut.

Kontributor: Nabiilah

Dalam rangka mewujudkan Sustainable Development Goals (SDGs), Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada telah mengambil langkah progresif dengan menerapkan SDGs nomor 4, 9, dan 10 melalui inisiatif penyediaan materi publikasi kearsipan yang dapat diakses melalui internet oleh semua kalangan. Langkah ini tidak hanya memperkuat infrastruktur di bidang ilmu pengetahuan, tetapi juga mengurangi kesenjangan akses terhadap informasi di masyarakat sekaligus sebagai upaya untuk mensosialisasikan kearsipan di UGM dan masyarakat lebih luas.

Untuk mewujudkan SDGs nomor 4 dan 9, Bidang Arsip telah mengadopsi teknologi digital untuk menghadirkan ragam publikasi kearsipan secara daring. Dengan memanfaatkan teknologi digital, berbagai jenis publikasi kearsipan akan mudah diakses secara gratis oleh siapa pun, di mana pun, dan kapan pun melalui jaringan internet, tanpa perlu mengaksesnya secara langsung ke perpustakaan dan arsip.

Hal ini tidak hanya memfasilitasi pertukaran pengetahuan antara peneliti dan praktisi, tetapi juga memberikan peluang bagi masyarakat umum untuk mengakses informasi terkini tentang berbagai topik pembelajaran.

Kegiatan publikasi yang dilakukan oleh Bidang Arsip juga bermaksud untuk mengurangi kesenjangan akses terhadap pengetahuan serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam proses

pembelajaran dan penelitian. Sebagaimana hal tersebut tertuang dalam salah satu tujuan utama SDGs nomor 10, yaitu guna mengurangi kesenjangan, termasuk kesenjangan akses terhadap pengetahuan dan informasi. Penyediaan ragam publikasi kearsipan dalam bentuk digital ini memberi kesempatan kepada siapa pun dengan koneksi internet untuk mengakses berbagai informasi ilmiah dengan mudah, tanpa hambatan fisik atau geografis serta tanpa terbatas pada biaya langganan yang mahal.

Beberapa jenis materi publikasi milik Arsip UGM, di antaranya jurnal kearsipan, prosiding, majalah, film dokumenter, dan pameran kearsipan. Seluruh materi publikasi kearsipan tersebut dapat diakses oleh masyarakat melalui laman arsip.ugm.ac.id pada menu publikasi. Jurnal kearsipan, prosiding, dan majalah berisi mengenai perkembangan ilmu dan praktik kearsipan yang dapat diunduh dan dibaca melalui format pdf.

Arsip UGM juga menggelar pameran fisik dan virtual secara berkala dengan menyajikan tema yang berbeda di setiap periodenya. Kendati demikian, pameran virtual masih tetap dapat diakses melalui laman arsip.ugm.ac.id. Untuk film dokumenter, masyarakat dapat mengaksesnya dalam format video yang tersedia di laman Arsip UGM atau melalui kanal youtube Arsip Universitas Gadjah Mada. Kedua jenis publikasi ini secara khusus turut menghadirkan ragam koleksi khazanah arsip yang dikelola oleh Bidang Arsip dalam bentuk tekstual, foto, audio, hingga video guna melengkapi pengetahuan masyarakat terkait suatu topik.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Yogyakarta, 12 Juni 2024

Dalam rangka meningkatkan kemampuan terhadap optimalisasi pengelolaan arsip, Sekolah Pascasarjana (SPs) UGM mengadakan acara Pelatihan Teknis Kearsipan yang berlangsung selama dua hari, mulai dari tanggal 11 hingga 12 Juni 2024. Hadir sebagai narasumber adalah para arsiparis dan pengelola arsip pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kegiatan tersebut diperuntukkan bagi tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM. Pelatihan Teknis Kearsipan ini bertujuan untuk:

1. Memberikan pemahaman terkait proses pengelolaan arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penataan berkas;
2. Meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dalam mengelola arsip aktif dan inaktif;
3. Mendorong optimalisasi pengelolaan arsip setiap unit pengolah di SPs UGM.

Bertempat di Ruang 203 Lt.2 Gedung Unit 2 SPs UGM, kegiatan pelatihan diawali dengan sambutan dari Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana, Ika Krisnadewi, S.Psi., M.Sc. dan Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A.

Selanjutnya, pemaparan materi disampaikan oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Kurniatun, S.IP. Pada kesempatan ini, ketiga narasumber dari Bidang Arsip menyampaikan beberapa materi kearsipan yaitu pengelolaan arsip aktif, penataan arsip inaktif tidak teratur, dan penyusutan arsip. Untuk mengukur pemahaman peserta, selain materi kearsipan, dilengkapi juga dengan praktik pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengadaan pretest dan posttest, serta pemberian tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh masing-masing peserta.

Peserta pada kegiatan pelatihan ini diikuti oleh 23 orang tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM yang terdiri dari koordinator bidang akademik dan kemahasiswaan, koordinator urusan internal, pustakawan, petugas perpustakaan, pengelola layanan akademik dan serta tenaga kependidikan lain pada jabatan terkait. Melalui pemaparan materi dan praktik pengelolaan arsip tersebut, diharapkan para peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip yang baik sesuai peraturan yang berlaku sehingga dapat menerapkannya pada unit kerja masing-masing.

Berkaitan dengan langkah progresif menuju pembangunan yang lebih berkelanjutan, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki sebuah balkon kantor yang diubah menjadi ruang terbuka hijau yang menarik. Langkah ini merupakan bagian dari komitmen untuk menerapkan Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 3, 13, dan 15 yang bertujuan untuk meningkatkan kesehatan, mengatasi perubahan iklim, serta menjaga kehidupan darat yang berkelanjutan.

Penyediaan ruang terbuka hijau di balkon kantor ini bukan hanya bertujuan guna memperindah pemandangan, tetapi juga bermaksud untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan sejuk bagi para pegawai. Hal ini disebabkan keberadaan aneka tanaman hijau di balkon kantor Bidang Arsip dapat membantu menyaring udara dari polusi dan meningkatkan kualitas udara menjadi lebih baik. Ragam tanaman hijau juga dinilai dapat memberikan efek relaksasi yang bisa mengurangi stres sehingga dapat meningkatkan produktivitas pegawai.

Selain manfaat kesehatan, kehadiran tanaman hijau di balkon kantor juga membantu dalam mengatasi atau mengurangi dampak perubahan iklim pada poin SDGs nomor 13. Aneka tanaman tersebut berfungsi untuk mengurangi emisi gas rumah kaca yang dihasilkan oleh sektor transportasi. Tanaman hijau berperan penting dalam menyerap karbondioksida dari udara dan menghasilkan oksigen sehingga membantu mengurangi jejak karbon dan memperbaiki kualitas udara di lingkungan sekitar kantor.

Upaya ini juga berkontribusi pada SDGs nomor 15 yang menekankan pentingnya kehidupan darat yang berkelanjutan. Dalam era di mana keberlanjutan menjadi semakin penting, upaya seperti penyediaan tanaman hijau di balkon kantor merupakan langkah kecil yang dapat diambil oleh organisasi untuk mendukung pelestarian keanekaragaman hayati dan menjaga ekosistem perkotaan yang sehat. Penyediaan berbagai macam tanaman hijau di balkon kantor tersebut juga membuat Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip secara tidak langsung turut berperan serta dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih hijau dan menyegarkan bagi para pegawai dan pengunjungnya.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa langkah kecil ini adalah bagian dari upaya bersama untuk menciptakan masa depan yang lebih hijau, sehat, dan peduli lingkungan. Adapun, penyediaan tanaman hijau di balkon kantor Bidang Arsip bukan hanya sebuah inisiatif lingkungan, tetapi juga merupakan salah satu bentuk upaya organisasi dalam mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs).

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Universitas Gadjah Mada (UGM) berhasil meraih kualifikasi akreditasi “AA” (Istimewa) Tingkat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penyerahan penghargaan secara luring pada tanggal 28 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda, Kalimantan Timur. Pada acara yang dihadiri lebih dari 750 peserta dari seluruh Indonesia, UGM dinobatkan sebagai salah satu institusi yang berhasil meraih kualifikasi akreditasi "AA" Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penghargaan ini menjadi bukti nyata atas dedikasi Perpustakaan dan Arsip dalam melestarikan dan mengembangkan ilmu kearsipan di lingkup UGM.

Penghargaan ini diserahkan secara langsung oleh Plt. Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, M.Hum. kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada acara Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-53. Kriteria akreditasi yang ketat dan standar yang tinggi menjadikan pencapaian ini semakin membanggakan bagi UGM.

Dalam sambutannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, SH, MAP, menyampaikan selamat kepada keempat instansi yang memperoleh kualifikasi akreditasi “AA” yaitu Universitas Gadjah Mada, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, dan Politeknik

Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Jakarta III. Beliau juga menyampaikan bahwa akreditasi merupakan wujud pelaksanaan integrasi program kerja kearsipan, “Pengarusutamaan pembangunan program kearsipan nasional yang meliputi tertib arsip, tranformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa melalui sinergitas program pembinaan dan pengawasan kearsipan”, tuturnya.

Akreditasi "AA" dalam bidang Arsip, Perpustakaan, dan Arsip ini menegaskan posisi UGM sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang tidak hanya unggul dalam bidang pendidikan dan penelitian, tetapi juga dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara efektif dan efisien.

Ke depan, UGM berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan arsip universitas guna mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta memberikan kontribusi positif bagi masyarakat Indonesia.

Pada 30 Mei 2024, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga melaksanakan kunjungan kuliah lapangan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan wawasan mengenai pengelolaan arsip, mengetahui koleksi-koleksi arsip Universitas Gadjah Mada, dan meningkatkan wawasan khasanah arsip secara digital. Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis.

Peserta kunjungan diikuti 118 mahasiswa dan didampingi 6 dosen. Kunjungan diterima di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan arsiparis Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc.

Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.