Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.

Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.

Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.

Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.

Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.

Yogyakarta, 27 Februari 2024 - Perpustakaan dan Arsip mengambil langkah berani dalam mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 4, yakni pendidikan berkualitas, dengan mengadakan program layanan akses arsip bagi sivitas akademika UGM dan umum. Program ini diarahkan guna memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalam arsip dapat diakses oleh para pengguna untuk meningkatkan mutu, pendidikan, atau sebagai bahan penelitian.

Layanan akses arsip merupakan salah satu kegiatan yang dapat dimanfaatkan oleh para pengguna untuk mencari, mengakses, dan membaca khazanah arsip statis yang tersedia di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Baik dalam bentuk arsip tekstual, arsip audiovisual, maupun arsip bentuk khusus sesuai sifat dan tingkat keterbukaan hak aksesnya. Salah satu aspek penting dari kegiatan ini adalah memastikan bahwa arsip-arsip yang berkaitan dengan UGM, seperti sejarah, jati diri, dan perkembangan UGM, kebijakan dan inovasi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat hingga organisasi dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dapat tersedia dan diakses dengan mudah oleh para pengguna. Untuk mendukung hal tersebut, layanan akses arsip dibuka pada hari Senin-Kamis pukul 08.00-16.00 WIB dan hari Jumat pukul 08.00-16.30 WIB.

Berlokasi di Gedung L7 Lantai 2, Kompleks Perpustakaan UGM, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM memfasilitasi para pengguna dalam kegiatan pencarian arsip melalui sarana temu kembali, berupa Daftar Arsip Statis (DAS) serta Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM yang terletak di Ruang Baca. Setelah itu, pengguna akan mengisi formulir akses arsip dan menyerahkannya kepada Petugas Ruang Baca untuk membantu pengambilan arsip.

Sebagai sumber informasi, arsip memiliki aksesibilitas yang berbeda dari bahan pustaka yang memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya secara mandiri. Pengambilan fisik arsip di ruang simpan hak aksesnya dibatasi, hanya petugas depo yang boleh mengambil arsip. Dalam hal ini, proses akses terhadap arsip tidak dapat dilakukan secara langsung oleh pengguna tanpa bantuan atau pendampingan dari petugas yang bertanggung jawab. Prosedur khusus ini diperlukan untuk menjaga integritas dan keamanan informasi yang terkandung di dalam arsip. Kendati demikian, para pengguna tetap dapat membaca arsip di Ruang Baca yang disediakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai jam buka layanan.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Senin, 13 Mei 2024, lima orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melakukan observasi tentang kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Observasi dilakukan melalui wawancara mengenai arsip dinamis. Proses wawancara didampingi oleh arsiparis ahli muda, Kurniatun, S.IP. dan observasi tempat penyimpanan arsip dinamis aktif oleh pranata kearsipan, Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md.

Selasa, 7 Mei 2024, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Percepatan Pembangunan Desa Tertinggal Jakarta Pusat. Kunjungan dilakukan dalam rangka untuk memperdalam proses pengelolaan arsip kartografi dan arsip audiovisual. Dengan harapan kunjungan ini dapat memperdalam informasi mengenai pengelolaan arsip kartografi dan audiovisual serta meningkatkan kompetensi arsiparis. Kunjungan tersebut didampingi oleh arsiparis pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Pada tanggal 12 Maret 1966, Universitas Gadjah Mada (UGM) meluncurkan proyek berdikari yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas sandang pemerintah melalui penanaman kapas massal. Proyek ini melibatkan seluruh civitas UGM dan merupakan bagian dari upaya mereka untuk mencapai target tujuan pembangunan berkelanjutan (Sustainable Development Goals/SDGs) ke-9 yaitu industri, inovasi, dan infrastruktur.

Proyek penanaman kapas massal ini sebelumnya telah dilakukan pada 11 Maret oleh pegawai UGM di kompleks Bulaksumur dengan tergabung dalam kelompok bercocok tanam dan telah dilakukan pentraktoran pada beberapa hari sebelumnya. Rektor Universitas Gadjah Mada (UGM) Prof. Ir. H Johannes memberikan instruksi para pegawai, dosen/ asisten dan mahasiswa untuk ikut serta turun ke sawah dalam rangka penanaman pohon kapas massal seluas 20 hektar.

Proyek ini sejalan dengan tujuan SDGs ke-9 yang mencakup pembangunan infrastruktur yang berkelanjutan. Proyek tanam kapas massal yang dilakukan oleh komunitas UGM merupakan contoh nyata kontribusi universitas dalam mendukung produktivitas sandang pemerintah.

Melalui proyek ini, UGM tidak hanya meningkatkan produksi kapas, tetapi juga mengembangkan infrastruktur yang berkelanjutan. Proyek ini tidak hanya memberikan manfaat jangka pendek, tetapi juga berpotensi untuk memberikan dampak positif jangka panjang dalam mencapai tujuan pembangunan yang berkelanjutan.

Tahun 1966, bukanlah tahun kebanyakan orang aware terhadap gender equality. Masih kentalnya budaya patriarki yaitu laki-laki memiliki kesempatan yang luas untuk mengenyam bangku pendidikan, berkarya, dan memiliki posisi lebih tinggi dibandingkan dengan perempuan.

Murdijati Dipodipuro, seorang mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian UGM, lulus sebagai sarjana pertama di Indonesia. Pada saat itu, Fakultas Teknologi Pertanian hanya ada dua di Indonesia yakni UGM dan FATEMETA IPB. Ia menyelesaikan studinya pada tanggal 31 Januari 1966.

Pada saat berkuliah, ia juga aktif dalam berbagai organisasi mulai dari organisasi fakultas hingga kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Salah satu contoh kegiatan yang diikutinya yaitu riset tentang kemungkinan dari hasil bahan sisa-sisa seperti biji durian, rambutan, karet, dan lain-lain. Riset tersebut yang menginspirasi Murdijati Dipodipuro dalam menyelesaikan skripsinya yang berjudul “Kemungkinan Bidji Karet untuk Bahan Makanan”.

Kesukaannya pada ilmu pertanian menjadikan Ia mampu menempuh pendidikan hingga tingkat sarjana pada masa itu. Ilmu yang didapatkan tidak hanya teori namun juga diimplementasikan untuk masyarakat sekitar. Melalui riset-riset yang dilakukan mampu menghasilkan olahan produk yang berkontribusi dalam menjaga keseimbangan pangan sebagai wujud dalam prinsip zero hunger.

Ir. Murdjiati Dipodipuro, sebagai lulusan pertama Teknologi Pertanian UGM, bukan hanya menciptakan sejarah di kampusnya, tetapi juga mewarisi semangatnya untuk menciptakan perubahan dan dinamika positif untuk lingkungan sekitarnya. Ceritanya adalah kisah inspiratif tentang bagaimana pendidikan dapat berdampak besar bagi perempuan yang tidak hanya sebagai wujud dalam kesetaraan gender, namun juga dapat menjadi kekuatan dalam mewujudkan tujuan pembangunan berkelanjutan, khususnya di bidang pangan dan lingkungan.

Perpustakaan dan Arsip kembali menerima Peserta visitasi daring Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan V dan VI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024. Visitasi daring ini adalah kali kelima yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Kurniatun, S.I.P., merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Kurniatun menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang pengelolaan arsip statis di Universitas Gadjah Mada dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.