Oleh : Raistiwar Pratama

Seperti deskripsi kearsipan yang merupakan upaya menyusun representasi terhadap peristiwa, kegiatan, atau kejadian, tulisan ini juga merupakan deskripsi terhadap karya-karya fiksi yang menampilkan citra kearsipan. Keragaman citra kearsipan dalam karya-karya fiksi Indonesia merepresentasikan bagaimana arsip, kerja pengarsipan, dan pengelolanya dikenal masyarakat sehingga dapat digunakan untuk mengetahui jangkauan kearsipan. Novel dan cerita pendek yang terpilih menampilkan arsip sebagai sumber proses kreatif bagi suatu fiksi yang menyejarah, biografis, dan autobiografis; arsip yang alat-alat penguasa gunakan untuk mengawasi warganya; dan arsiparis sebagai pekerja yang menyediakan akses terhadap arsip kepada penelusur dan masyarakat. lihat lanjut

Oleh : Lia Nur Faizah dan Thoriq Tri Prabowo

This study aims to describe digitization activities at Warung Arsip Yogyakarta. In addition, this study will also describe the opportunities and challenges of the digitization activity using a SWOT analysis. This study uses descriptive qualitative methods. Collecting data process conducted by observation, interviews, and documentation. The data analysis technique was done several acivities sort of: data reduction, data display, and conclusion drawing. The digitization process at Warung Arsip Yogyakarta uses two methods, namely pemindaian for publications such as magazines; and capturing pictures for publications such as newspapers. The digitization process is experiencing problems due to lack of human resources (HR) and limited digital archive storage. Warung Arsip Yogyakarta are taking advantage of relationship opportunities to reach more information, maximizing creativity in digitizing newspapers, upgrading the digital archive storage system. In an effort to face the challenges, Warung Arsip Yogyakarta needs to carry out promotions to increase public interest in archives, create a special room for archives that have not been digitized, carry out periodic cleaning, make SOPs for archive maintenance, and recruit employees. lihat lanjut

Oleh : Linda Setiawati, Eka Siti Aulia, Riche Cynthia Johan, Angga Hadiapurwa, dan Ardiansah

Perkembangan teknologi informasi yang terjadi saat ini menjadikan semua lebih mudah karena adanya website yang dapat dimanfaatkan pada proses administrasi. Layanan suatu sistem informasi kearsipan berbasis website perlu dilakukan pengukuran atau evaluasi untuk mengidentifikasi kualitas website yang telah digunakan. Dalam penelitian ini, kualitas website Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) diukur dengan menggunakan metode WebQual 4.0 yang merupakan suatu indikator yang digunakan sebagai dasar penilaian kualitas website berdasarkan persepsi pengguna akhir. Penelitian ini memiliki populasi yaitu mahasiswa program studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) dengan teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling sehingga terhitung 77 mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode action research dengan pengumpulan data melalui penyebaran kuesioner. Penelitian ini dilakukan untuk mendeskripsikan kualitas website SIKD yang digunakan oleh pegawai UPI untuk memudahkan dalam kegiatan birokrasi dan/atau interaksi pengelolaan arsip dinamis. Hasil dari penelitian berdasarkan tiga aspek, yaitu usability (kegunaan), information quality (kualitas informasi), service interaction quality (kualitas interaksi dan layanan) website SIKD UPI berada pada kategori baik. Jadi dapat disimpulkan bahwa SIKD yang digunakan pada proses administrasi di UPI memiliki kualitas yang baik, tetapi perlu ditingkatkan sehingga dapat berfungsi dengan lebih baik. lihat lanjut

Oleh : Irfan Rizky Darajat dan  Waluyo Waluyo

Artikel ini berupaya untuk memeriksa peran lembaga informasi di Indonesia dalam pengelolaan arsip musik populer Indonesia melalui serangkaian wawancara dan pengamatan terhadap penelitian terdahulu terkait lembaga tersebut. Musik merupakan produk budaya yang penting bagi masyarakat. Dari musik yang berkembang di masyarakat tercermin perkembangan kebudayaan dalam suatu bangsa pula. Penelitian dilakukan terhadap lembaga informasi milik negara meliputi Arsip Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Lokananta, dan lembaga independen masyarakat yaitu Irama Nusantara. Penelitian ini hendak mengeksplorasi cara masing-masing lembaga informasi tersebut mendapatkan dan mengelola arsip terkait musik populer Indonesia. Cara masing-masing lembaga informasi dalam mendapatkan, mengumpulkan, dan mengelola arsip musik populer Indonesia akan memberikan gambaran tentang bagaimana lembaga-lembaga tersebut memahami arsip musik populer Indonesia dan tantangan dalam pengelolaannya. Hal tersebut juga akan memberikan gambaran tentang pentingnya pengelolaan arsip musik populer Indonesia sebagai kerja yang berkesinambungan antara lembaga informasi negara, komunitas pecinta musik, dan industri musik. lihat lanjut

Oleh : Indah Novita Sari, Titi Susanti, Rina Rakhmawati, Arif Rahman Bramantya, Faizatush Sholikhah, Irfan R Darajat, Eritrina Putri Ekantari, Waluyo Waluyo, dan  Lastria Nurtanzila

Penelitian ini bertujuan untuk mengulas tentang urgensi pengelolaan arsip personal, membahas tahapan pengelolaan berlandaskan records continuum model dan mendiskusikan alternatif pengelolaan arsip personal dengan memanfaatkan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan objek penelitian pada Rukun Warga (RW) Punukan, Kulon Progo. Data primer didapatkan dari wawancara dan focus grup discussion dengan para informan yakni ibu-ibu anggota Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang merupakan penanggung jawab arsip di lingkup keluarga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip personal perlu dikelola mengingat fungsinya yang krusial dalam menunjukkan perjalanan hidup, memberikan bukti kepemilikan dan menjamin hak seseorang serta membentuk memori kolektif. Berdasarkan records continuum model, penelitian ini menemukan kategori arsip personal yang dihasilkan (created) oleh warga Punukan meliputi identitas, kesehatan, keuangan, asuransi, aset, pendidikan, pekerjaan dan lain-lain. Perekaman (capture) dapat dilakukan melalui alih media dan lahir secara digital (born digital). Kajian ini juga menemukan berbagai kendala yang ditemui warga Punukan dalam pengorganisasian (organize) arsip elektronik. Hambatan disebabkan oleh kerusakan perangkat, tersebarnya arsip pada banyak perangkat serta tidak adanya penamaan file serta klasifikasi. Pemilik arsip personal memiliki alternatif dalam mengelola arsip mereka dengan memanfaatkan aplikasi seperti Arsip Keluarga (AKAR), Aplikasi Elektronik Masyarakat (Emas) dan FamilySearch. Kendati demikian, pengguna disarankan memilih aplikasi dengan sistem keamanan tinggi agar tidak terjadi kebocoran informasi. lihat lanjut

Oleh : Farhah Faridah, Ita Nuraita, dan Lina Fitriani

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam setiap tahapannya (pindah, musnah, serah) diperlukan daftar arsip. Saat arsip sudah menjadi inaktif, maka arsip tersebut harus dibuatkan daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya kolom mengacu pada Pasal 44 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan tingkat efisiensi, kemudahan penelusuran arsip, dan pemonitoran penyusutan arsip dengan mengembangkan daftar arsip inaktif existing melalui penambahan kolom sesuai kebutuhan untuk penyusutan arsip di Departemen Manajemen. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, penyebaran kuesioner, dan dokumentasi. Hasil penelitian pengembangan daftar arsip inaktif meliputi pengelolaan arsip dan ketersediaan SDM kearsipan, implementasi peraturan kearsipan, penataan arsip inaktif dan layanan, pengembangan daftar arsip inaktif, dan implementasi dan layanan. Daftar arsip inaktif existing hanya sebagai sarana temu balik arsip, tidak dapat memonitor penyusutan arsip tahap berikutnya. Pengembangan daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana temu balik arsip sekaligus dapat memonitoring penyusutan arsip, meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. lihat lanjut

Oleh : Widiatmoko Adi Putranto, Miftakhurokhimah Febri Ardani, dan Regina Dwi Shalsa Mayzana

Kawedanan Hageng Punakawan (KHP) Widyabudaya sebagai salah satu unit yang bertugas untuk mengelola arsip statis di wilayah Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat, menyimpan setidaknya 1,8 juta manuskrip kertas. Unit tersebut mengelola manuskrip dari era Sri Sultan Hamengku Buwana VII hingga IX. Sebagian besar manuskrip tersebut telah mengalami sejumlah deteriorasi berat dan memiliki kerusakan baik secara fisik maupun kimiawi. Akan tetapi, unit tersebut tidak memiliki arsiparis ataupun konservator tetap untuk secara rutin mengelola manuskrip-manuskrip tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis jenis kertas yang mengalami deteriorasi dan diberikan tindakan laminasi, pengaruh karakter kertas dalam menentukan metode restorasi, serta sejumlah dinamika dan tantangan pemberian tindakan laminasi pada proses restorasi arsip di KHP Widyabudaya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan melakukan pengambilan data via observasi partisipatif, wawancara, dan kajian pustaka. Data yang terkumpul dari observasi lapangan dan wawancara diseleksi, dianalisis, dan selanjutnya dikategorikan dalam sejumlah pola tertentu dengan pendekatan deskriptif analitis. Identifikasi selama proses restorasi menunjukkan setidaknya terdapat 5 jenis kertas yang mengalami kerusakan. Teknik restorasi yang digunakan seperti aplikasi tisu Jepang pada pemberian tindakan laminasi disesuaikan dengan variasi karakter kertas. Tantangan klasik ada dalam bentuk keterbatasan jumlah konservator sekaligus infrastruktur. Sebagai akibatnya, modifikasi SOP nasional dilakukan untuk menyesuaikan dinamika organisasi meskipun belum tertulis secara formal. Selain itu, target restorasi pertahun jarang tercapai. Membuat prosedur tertulis di tingkat institusi, merekrut sukarelawan, dan memberikan pelatihan pada Abdi Dalem dapat menjadi alternatif dukungan untuk mengatasi tantangan. Dukungan tersebut penting untuk segera diberikan mengingat KHP Widyabudaya menyimpan jutaan arsip bersejarah dari Keraton Ngayogyakarta. lihat lanjut

Oleh : Sevi Sulistiani Hidayah

Penelitian ini membahas kegiatan preservasi pengetahuan arsiparis di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk melestarikan pengetahuan arsiparis agar tidak terjadi organization memory loss. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan action research (penelitian tindakan). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa belum adanya kegiatan pendokumentasian pengetahuan arsiparis. Hal tersebut disebabkan terbatasnya keterampilan arsiparis dan kesibukan arsiparis yang menumpuk sehingga kegiatan pelestarian pengetahuan tidak menjadi prioritas. Tindak lanjut dari kegiatan pelestarian pengetahuan yaitu dibuatnya buku saku sebagai media penyimpanan pengetahuan arsiparis. Pembuatan buku saku dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu tahap perencanaan (planning), tahap tindakan (acting), tahap pemantauan (observing) dan tahap refleksi (reflecting). Pembuatan buku saku dilakukan dengan melakukan diskusi dan merencanakan tindakan dengan menerapkan analisis 5W+1H. Pada tahap tindakan dilakukan diskusi dengan informan untuk membuat struktur dan konten buku saku. Pada tahap pemantauan dilakukan observasi menyeluruh dengan mempertimbangkan kritik dan saran dari arsiparis terhadap buku saku sehingga didapatkan buku saku yang siap diterapkan. Tahap refleksi belum dapat diterapkan karena belum adanya pergantian arsiparis. Penerapan pelestarian pengetahuan arsiparis yang tertuang dalam buku saku diharapkan dapat menjadi penghubung antara arsiparis sebelumnya ke arsiparis selanjutnya. Sehingga, tidak ada lagi competency gap antara satu generasi dengan generasi selanjutnya. lihat lanjut

Oleh : Moh Mahfudin Alqifahri dan Arif Rahman Bramantya

Perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi berpengaruh pada proses penyampaian informasi, khususnya dalam media surat kabar. Monumen Pers Nasional Surakarta sebagai Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia memiliki tugas dalam melaksanakan fungsi pelestarian dan pelayanan kepada masyarakat mengenai Monumen Pers Nasional dan produk pers yang bernilai sejarah. Pelestarian informasi arsip surat kabar di Monumen Pers Nasional Surakarta berawal dari proses alih media ke dalam bentuk mikro. Di era digital saat ini, Monumen Pers Nasional Surakarta telah melaksanakan program digitisasi koleksi yang mereka miliki ke dalam bentuk digital dan mengelolanya ke dalam platform e-Paper. Metode yang digunakan dalam kajian ini yaitu studi pustaka, observasi partisipatif dan wawancara. Hasil kajian ini menjelaskan bahwa pelaksanaan program digitisasi arsip surat kabar dapat menjamin kelestarian koleksi yang bernilai sejarah. Digitisasi arsip surat kabar telah mempermudah akses perolehan dan mempercepat pelayanan informasi sebagai bagian dari upaya untuk merawat memori dalam kaitannya dengan lintasan arus sejarah produk pers di Indonesia. lihat lanjut

Oleh : Mohammad Harris Pratama

Kementerian Sekretariat Negara menyimpan arsip terkait dengan Presiden dan Wakil Presiden. Arsip tersebut perlu dikelola Arsiparis yang kompeten. Pembentukan arsiparis kompeten dilakukan melalui program Pengembangan Kompetensi Aparatur Sipil Negara, yang salah satu prosesnya adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui pendekatan analisis kesenjangan. Tujuan penelitian yaitu menganalisis level dan jenis kompetensi yang dibutuhkan, yang dimiliki saat ini, kesenjangan antara level dan jenis kompetensi serta merancang program pelatihan sesuai kebutuhan. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif melalui metode sensus dengan responden sebanyak 46 orang. Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif dan analisis kesenjangan kompetensi. Hasil dari penelitian yaitu jenis kompetensi yang dibutuhkan arsiparis meliputi kompetensi manajerial, sosial kultural, dan teknis berkisar di level 4 – 5, jenis kompetensi yang dimiliki arsiparis berkisar di level 3 – 4, terdapat kesenjangan yang signifikan di semua jenis kompetensi baik itu kompetensi manajerial, sosial kultural maupun teknis, dengan besaran kesenjangan level kompetensi berkisar antara 0,13 sampai dengan 1,73, program pelatihan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan arsiparis dan termasuk kategori prioritas antara lain membangun integritas, bekerja dalam tim, bekerja efektif, pelayanan prima, penetapan tujuan, membangun tim efektif, komunikasi, penetapan tujuan dan umpan balik, people development, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan. lihat lanjut