Oleh : Thoriq Tri Prabowo

The use of social media for public institutions during the covid-19 pandemic is a necessity. In its use, social media brings both opportunities and challenges at the same time. Monitoring and evaluation of the use of social media for institutions finds the right time to be implemented immediately. This study aims to describe the types of content uploaded on the social media of the archive of UGM during the covid-19 pandemic and to describe the opportunities and challenges of using social media during the covid-19 pandemic at the archive of UGM. This research is a combination of qualitative and literature research. Primary data was collected through observations on uploading the Archive of UGM Instagram account (@arsipugm). Data collection on uploads in the last three months (September-November 2020). The data were verified with secondary data obtained through documentation in scientific publications and information channels related to the Archive of UGM. Data analysis was conducted by reducing the findings from the observation and documentation process. Data were presented in the form of tables, figures and narration. The results of this study indicate that during the covid-19 pandemic there were only two types of uploads from @arsipugm. They are archival material and reports. The percentage of uploads with archived material was 89.29% and report-type uploads was 10.71%. The use of social media for the archive of UGM during the covid-19 pandemic finds its opportunities, includes: socialization of archival services during the covid-19 pandemic; cooperation between unit and parent institutional accounts; and creative media uploads. Meanwhile, at the same time it has some challenges, includes: unoptimal use of Instagram’s features; lack of interaction between the admin and the audience; the variant and volume of uploaded material has not been maximized; and monotone time lines. lihat lanjut

Arsip Universitas Gadjah Mada pada hari Kamis, 20 Oktober 2022 menerima kunjungan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kunjungan tersebut dalam rangka membahas masukan terkait rencana perubahan Undang – Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kesempatan ini digunakan oleh ANRI untuk menggali masukan – masukan terkait permasalahan kearsipan yang terjadi di lingkungan Universitas yang nantinya menjadi bahan pembahasan Naskah Akademik atas perubahan undang – undang tersebut. Kunjungan ini diterima langsung oleh Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian, dan Konservasi Arsip UGM Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E, M.Ec.Dev. didampingi dua orang Arsiparis UGM dan Tim IT. lihat lanjut

Sejak berdiri, UGM tidak hanya mengembangkan pendidikan di kampusnya sendiri tetapi juga mendorong pengembangan universitas di berbagai daerah, Jawa dan luar Jawa. Tahun 60an hingga 70an UGM membantu pengembangan universitas di Salatiga melalui pengiriman dosen-dosen UGM ke Universitas Kristen Satya Wacana. Ini bertujuan untuk pengembangan pendidikan tinggi di Salatiga

Oleh : Budhi Santoso, Thoriq Tri Prabowo

Pengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan sebab dengan adanya arsip tersebut institusi dapat mengevaluasi kinerja dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi di masa mendatang untuk melakukan perubahan. Pada era digital sekarang ini, arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dalam format digital dan elektronik. Penanganan arsip dalam bentuk kertas dan elektronik berbeda. Arsip UGM memiliki ERMS (Electronic Records and Management System) yaitu sistem yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut diberi nama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui penerapan SIKS sebagai ERMS, serta menguraikan kelebihan dan kekurangan SIKS sebagai ERMS dengan harapan dapat dijadikan bahan evaluasi di Arsip UGM untuk meningkatkan pelayanan kearsipan. Dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis beberapa temuan yang perlu dikembangkan dalam optimalisasi SIKS yaitu perlu dikembangkanya model pencarian tingkat lanjut misalnya pencarian dengan boolean operator. Selain itu, perlunya sinkronisasi data terutama setelah migrasi server, dan perlu ditambah sumber daya manusia khususnya SDM bidang IT. lihat lanjut

Oleh : Dwiyantoro Dwiyantoro dan Sri Junandi

Arsip dinamis (rekod) merupakan salah satu hasil samping dari kegiatan lembaga pendidikan. Arsip dinamis sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan akreditasi sekolah/madrasah karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan lembaga pendidikan. Akan tetapi, dalam penanganan arsip di sekolah/madrasah masih ditemukan belum berjalan efisien karena dikelola dengan sistem informasi konvensional dan memakan waktu yang relatif lama untuk proses temu kembali. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi manajemen rekod yang dapat mempermudah proses temu kembali arsip yang cepat, akurat, dan efisien. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip kegiatan pendidikan sekolah dasar khususnya untuk akreditasi. Jenis penelitian ini menggunakan metode eksplorasi. Metode yang digunakan adalah analisis data, perancangan, desain aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perancangan program aplikasi dan aplikasi yang dirancang dapat digunakan sebagai alternatif untuk mengatasi masalah pada proses akreditasi sekolah dasar/madrasah. Sistem perancangan berbasis Microsoft Access dapat membantu bagian administrasi sekolah untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip secara elektronik akan menjamin kecepatan, kemudahan dan keakuratan temu kembali arsip dinamis untuk mendukung kegiatan pendidikan sekolah dasar/madrasah terutama di lokasi pedesaan dan pedalaman. lihat lanjut

Oleh : Ahmad Yani dan Rezky Amalia Syafiin

Arsip berperan penting karena memiliki nilai legal/hukum yang dapat dipakai dalam proses pembuktian di persidangan. Pengarsipan elektronik pada bidang pertanahan penting dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip. Salah satu jenis arsip bidang pertanahan adalah sertifikat tanah. Sertifikat tanah yang merupakan bukti kepemilikan hak atas tanah oleh seseorang saat ini masih diterbitkan secara fisik (kertas). Hal ini berpotensi adanya pemalsuan sertifikat dan rentannya sertifikat rusak atau hilang. Penelitian ini memberi gambaran bagaimana peran arsip sebagai alat bukti yang sah dan pengarsipan elektronik sertifikat tanah sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip jika terjadi sengketa pertanahan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analitis, menggambarkan secara langsung data literatur, baik buku, peraturan perundang-undangan, maupun data pendukung lainnya. Arsip elektronik sertifikat ini diharapkan dapat menjadi alat bukti yang sah jika terjadi sengketa pertanahan, serta dapat meminimalisasi pemalsuan sertifikat tanah dan jaminan ketersediaan arsip jika sertifikat tanah rusak atau hilang. lihat lanjut

Oleh : Purwanto Putra

Sejarah merupakan sebuah peristiwa objektif, hanya sekali terjadi dan tidak akan terulang. Arsip sebagai rekaman peristiwa masa lalu sangat dibutuhkan untuk penulisan sejarah. Arsip dan metode sejarah menjadi kunci dalam merekonstruksi peristiwa sejarah. Metode sejarah berkembang mengikuti zaman. Konsep demokratisasi sejarah muncul pada era pascamodernisme sebagai babak baru sejarah manusia modern. Inti gagasan tersebut adalah pentingnya mengangkat tema-tema kecil sebagai tema sejarah. Penulisan artikel ini bertujuan untuk menjelaskan korelasi antara demokratisasi sejarah dengan kearsipan terkait penulisan dan sumber primer sejarah. Artikel ini akan menguraikan kemungkinan penerapan konsep demokratisasi sejarah yang diturunkan dan diadopsi menjadi demokratisasi arsip. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, terdapat kecenderung minimnya pembahasan terkait konteks ini. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan metode analisis literatur, studi arsip dan penerapan arsip dari berbagai periodisasi. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh gambaran menyeluruh dan sistematis tentang korelasi demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam kerangka paradigma pascamodernisme. Hasil temuan penelitian mengungkap bahwa ada semangat kolaborasi antara konsep demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam rangka menambah produktivitas penelitian dan penulisan pada era pascamodernisme yang berkembang dalam kerangka lintas keilmuan, termasuk sejarah dan kearsipan. Kesimpulan penelitian ini adalah bahwa demokratisasi arsip dapat menjadi upaya dalam memperkaya penulisan sejarah, memori kolektif dan menguatkan identitas bangsa dalam era digital dan pascamodernisme. lihat lanjut

Oleh : Adhitya Eka Putri

Arsiparis adalah profesi yang dibutuhkan oleh berbagai organisasi, termasuk universitas. Arsiparis bertugas untuk menata dan memelihara berkas, serta memiliki tugas-tugas yang lain. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis peran arsiparis bagi organisasi di Universitas Negeri Yogyakarta. Penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsiparis memiliki peluang untuk melakukan berbagai peran yaitu sebagai pengelola khazanah arsip, pengelola konten digital, penyedia informasi, peneliti, dan pendaya guna arsip bagi masyarakat. Peran-peran tersebut dapat terlaksana atau tidak tergantung pada situasi dan kondisi. lihat lanjut

Peringatan Hari Sumpah Pemuda dihadiri oleh Menteri Pemuda Abdul Ghafur berlangsung di Gelanggang UGM

Tjeramah PJM Presiden Sukarno di Hadapan Para Mahasiswa Gadjah Mada di Sitihinggil, Jogjakarta