Sejak berdiri, UGM tidak hanya mengembangkan pendidikan di kampusnya sendiri tetapi juga mendorong pengembangan universitas di berbagai daerah, Jawa dan luar Jawa. Tahun 60an hingga 70an UGM membantu pengembangan universitas di Salatiga melalui pengiriman dosen-dosen UGM ke Universitas Kristen Satya Wacana. Ini bertujuan untuk pengembangan pendidikan tinggi di Salatiga
Oleh : Budhi Santoso, Thoriq Tri Prabowo
Pengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan sebab dengan adanya arsip tersebut institusi dapat mengevaluasi kinerja dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi di masa mendatang untuk melakukan perubahan. Pada era digital sekarang ini, arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dalam format digital dan elektronik. Penanganan arsip dalam bentuk kertas dan elektronik berbeda. Arsip UGM memiliki ERMS (Electronic Records and Management System) yaitu sistem yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut diberi nama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui penerapan SIKS sebagai ERMS, serta menguraikan kelebihan dan kekurangan SIKS sebagai ERMS dengan harapan dapat dijadikan bahan evaluasi di Arsip UGM untuk meningkatkan pelayanan kearsipan. Dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis beberapa temuan yang perlu dikembangkan dalam optimalisasi SIKS yaitu perlu dikembangkanya model pencarian tingkat lanjut misalnya pencarian dengan boolean operator. Selain itu, perlunya sinkronisasi data terutama setelah migrasi server, dan perlu ditambah sumber daya manusia khususnya SDM bidang IT.
Oleh : Dwiyantoro Dwiyantoro dan Sri Junandi
Arsip dinamis (rekod) merupakan salah satu hasil samping dari kegiatan lembaga pendidikan. Arsip dinamis sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan akreditasi sekolah/madrasah karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan lembaga pendidikan. Akan tetapi, dalam penanganan arsip di sekolah/madrasah masih ditemukan belum berjalan efisien karena dikelola dengan sistem informasi konvensional dan memakan waktu yang relatif lama untuk proses temu kembali. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi manajemen rekod yang dapat mempermudah proses temu kembali arsip yang cepat, akurat, dan efisien. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip kegiatan pendidikan sekolah dasar khususnya untuk akreditasi. Jenis penelitian ini menggunakan metode eksplorasi. Metode yang digunakan adalah analisis data, perancangan, desain aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perancangan program aplikasi dan aplikasi yang dirancang dapat digunakan sebagai alternatif untuk mengatasi masalah pada proses akreditasi sekolah dasar/madrasah. Sistem perancangan berbasis Microsoft Access dapat membantu bagian administrasi sekolah untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip secara elektronik akan menjamin kecepatan, kemudahan dan keakuratan temu kembali arsip dinamis untuk mendukung kegiatan pendidikan sekolah dasar/madrasah terutama di lokasi pedesaan dan pedalaman.
Oleh : Ahmad Yani dan Rezky Amalia Syafiin
Arsip berperan penting karena memiliki nilai legal/hukum yang dapat dipakai dalam proses pembuktian di persidangan. Pengarsipan elektronik pada bidang pertanahan penting dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip. Salah satu jenis arsip bidang pertanahan adalah sertifikat tanah. Sertifikat tanah yang merupakan bukti kepemilikan hak atas tanah oleh seseorang saat ini masih diterbitkan secara fisik (kertas). Hal ini berpotensi adanya pemalsuan sertifikat dan rentannya sertifikat rusak atau hilang. Penelitian ini memberi gambaran bagaimana peran arsip sebagai alat bukti yang sah dan pengarsipan elektronik sertifikat tanah sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip jika terjadi sengketa pertanahan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analitis, menggambarkan secara langsung data literatur, baik buku, peraturan perundang-undangan, maupun data pendukung lainnya. Arsip elektronik sertifikat ini diharapkan dapat menjadi alat bukti yang sah jika terjadi sengketa pertanahan, serta dapat meminimalisasi pemalsuan sertifikat tanah dan jaminan ketersediaan arsip jika sertifikat tanah rusak atau hilang.
Oleh : Purwanto Putra
Sejarah merupakan sebuah peristiwa objektif, hanya sekali terjadi dan tidak akan terulang. Arsip sebagai rekaman peristiwa masa lalu sangat dibutuhkan untuk penulisan sejarah. Arsip dan metode sejarah menjadi kunci dalam merekonstruksi peristiwa sejarah. Metode sejarah berkembang mengikuti zaman. Konsep demokratisasi sejarah muncul pada era pascamodernisme sebagai babak baru sejarah manusia modern. Inti gagasan tersebut adalah pentingnya mengangkat tema-tema kecil sebagai tema sejarah. Penulisan artikel ini bertujuan untuk menjelaskan korelasi antara demokratisasi sejarah dengan kearsipan terkait penulisan dan sumber primer sejarah. Artikel ini akan menguraikan kemungkinan penerapan konsep demokratisasi sejarah yang diturunkan dan diadopsi menjadi demokratisasi arsip. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, terdapat kecenderung minimnya pembahasan terkait konteks ini. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan metode analisis literatur, studi arsip dan penerapan arsip dari berbagai periodisasi. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh gambaran menyeluruh dan sistematis tentang korelasi demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam kerangka paradigma pascamodernisme. Hasil temuan penelitian mengungkap bahwa ada semangat kolaborasi antara konsep demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam rangka menambah produktivitas penelitian dan penulisan pada era pascamodernisme yang berkembang dalam kerangka lintas keilmuan, termasuk sejarah dan kearsipan. Kesimpulan penelitian ini adalah bahwa demokratisasi arsip dapat menjadi upaya dalam memperkaya penulisan sejarah, memori kolektif dan menguatkan identitas bangsa dalam era digital dan pascamodernisme.
Oleh : Adhitya Eka Putri
Arsiparis adalah profesi yang dibutuhkan oleh berbagai organisasi, termasuk universitas. Arsiparis bertugas untuk menata dan memelihara berkas, serta memiliki tugas-tugas yang lain. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis peran arsiparis bagi organisasi di Universitas Negeri Yogyakarta. Penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsiparis memiliki peluang untuk melakukan berbagai peran yaitu sebagai pengelola khazanah arsip, pengelola konten digital, penyedia informasi, peneliti, dan pendaya guna arsip bagi masyarakat. Peran-peran tersebut dapat terlaksana atau tidak tergantung pada situasi dan kondisi.
Peringatan Hari Sumpah Pemuda dihadiri oleh Menteri Pemuda Abdul Ghafur berlangsung di Gelanggang UGM
Tjeramah PJM Presiden Sukarno di Hadapan Para Mahasiswa Gadjah Mada di Sitihinggil, Jogjakarta
Upacara pelantikan mahasiswa Gama oleh Presiden UGM, Prof. Ir. H. Johannes, berlangsung di Stadion Kridosono
Pengabdian Masyarakat Mahasiswa Tingkat Sarjana Fakultas Kedokteran Gigi UGM di Sulawesi Selatan
