Pembukaan OPSPEK
Pos oleh :
arsip
Serah Terima Jabatan
Peringatan Hari Proklamasi Indonesia
Pre 26 th International Geographical Congres Symposium berlangsung di Fakultas Ekonomi UGM
Penyerahan RS Bersalin Mangkuyudan kepada Depkes
Oleh : Farhah Faridah
Arsip tugas akhir memiliki peranan sangat penting bagi perguruan tinggi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Tugas akhir merupakan rekaman penelitian yang dilakukan mahasiswa dalam media kertas dan digital. Tugas akhir memuat informasi ilmu pengetahuan yang dapat dimanfaatkan oleh peneliti atau mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menjadi memori kolektif perguruan tinggi. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan urgensi implementasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam pengelolaan arsip tugas akhir di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) Institut Pertanian Bogor (IPB) sejak arsip diciptakan hingga masa inaktif berakhir. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif, data diperoleh melalui pengisian kuesioner, wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian tentang urgensi implementasi JRA dalam pengelolaan arsip tugas akhir meliputi ketersediaan JRA, pelayanan dan akses, Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, ketersediaan sarana prasarana dan penyusutan. Kendala pengelolaan arsip tugas akhir adalah sumber daya kearsipan, sosialisasi, dan kebiasaan lama.
Oleh : Firzanatusalma Rafiza Yuadi
Pembuktian keaslian arsip tercetak dari suatu printer merupakan suatu kebutuhan untuk menentukan keabsahan suatu produk teknologi informasi terutama untuk mesin cetak. Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan autentikasi arsip tercetak berdasarkan bentuk partikel toner yang menempel pada huruf tercetak dari setiap jenis dan merk printer. Studi ini menggunakan metode pendekatan forensik digital melalui citra digital mikroskop dari arsip tercetak yang dianalisis menggunakan FIJI/ ImageJ dengan pendekatan histogram dan dikombinasikan dengan analisis jumlah partikel huruf dari setiap merk printer. Hasil eksperimen menunjukkan perbedaan yang signifikan dari setiap jenis printer untuk menentukan sumber arsip asli atau palsu yang dikeluarkan oleh suatu institusi atau lembaga tertentu.
Oleh : Lufi Herawan
Penataan arsip inaktif yang merupakan bagian dari pemeliharaan arsip menjadi sangat penting untuk dilakukan oleh pencipta arsip karena bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan, serta menjamin ketersediaan informasi arsip. Selaku pencipta arsip, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu melakukan penataan arsip inaktif secara efektif dan efisien. Permasalahan yang timbul di antaranya adalah kapasitas ruang penyimpanan yang kurang luas, metode yang digunakan kurang efektif dan efisien, serta penyusutan arsip yang sulit dilakukan. Pemilihan metode perlu dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Pemilihan metode penataan arsip inaktif dilakukan dengan menggunakan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Adapun evaluasi metode yang dipilih adalah analisis Paired-Samples T-Test, dengan menggunakan aplikasi SPSS. Instrumen penelitian berupa kuesioner disebarkan kepada seluruh populasi petugas pengelola arsip inaktif yang berjumlah 10 orang. Setelah dilakukan analisis menggunakan USG dan Paired-Samples T-Test didapat metode penataan arsip inaktif yang sesuai, yaitu metode “pengelompokan berdasarkan nasib akhir arsip”, tetapi metode tersebut tidak berpengaruh signifikan terhadap ketentuan penataan arsip inaktif. Meskipun demikian, berdasarkan nilai kuesioner didapat hasil bahwa metode penataan arsip inaktif yang baru lebih baik dalam hal penggunaan ruang penyimpanan serta mempermudah dalam pelaksanaan penyusutan arsip.
Oleh : Elya Riska Dwi Wahyuni, Rina Rakhmawati
Tulisan ini bertujuan mendeskripsikan hasil penelitian mengenai dampak dari proses monitoring dan audit internal pada unit pengelola dokumen aset di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) terhadap kualitas pengelolaan dokumen asetnya. Proses evaluasi yang dilakukan oleh unit pengelola dokumen aset tersebut berupa monitoring kinerja dan audit internal. Kerja audit internal dilakukan oleh unit Quality Assessment Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder. Data diperoleh melalui teknik observasi non-partisipasi, wawancara campuran, dan kajian pustaka. Data diolah menggunakan teknik triangulasi data. Hasil penelitian menunjukkan bahwa unit pengelola dokumen di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah rutin melaksanakan monitoring kinerja karyawan yang mengelola dokumen aset. Selain itu, unit Quality Assurance melakukan audit internal setiap setahun sekali sebagai tindak lanjut dari kegiatan monitoring. Audit dilakukan untuk menjamin objektivitas, kualitas, dan profesionalitas penerapan ISO 9001: 2015 tentang Sistem Manajemen Mutu. Dampak positif dari kegiatan monitoring dan audit internal adalah pembenahan berkelanjutan dan tersistem atas model pengelolaan dokumen aset yang tepat, efektif, dan efisien sehingga unit pengelola dokumen memperoleh tingkat kepuasan pengguna dokumen yang terus meningkat setiap tahun.
Oleh : Nurul Farida
Kajian di bidang kearsipan memiliki cakupan yang sangat luas. Kecenderungan topik penelitian atau kajian yang dilakukan dapat menjadi gambaran akan kondisi yang terjadi di bidang kearsipan. Jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan dan Journal of the Archives and Records Association sebagai salah satu jurnal yang terakreditasi dipilih untuk diteliti lebih lanjut mengenai kecenderungan topik penelitian yang ada pada keduanya. Penelitian ini dilakukan untuk memberikan referensi kepada peneliti di bidang kearsipan mengenai kecenderungan penelitian kearsipan pada saat ini. Penelitian dilakukan menggunakan analisis Co-word melalui 2 aplikasi, yakni Pajek dan VOSviewer. Berdasarkan penelitian diketahui bahwa dalam kurun waktu 4 tahun terakhir, pada jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan terdapat 111 kata kunci yang berbeda dan membentuk 492 garis penghubung. Sepuluh kata kunci dengan link terkuat pada jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, antara lain: arsip (60), Universitas Gadjah Mada (24), arsiparis (18), informasi (18), NSPK (14), pengolahan (13), arsip digital (12), kearsipan (12), sosialisasi (12), dan edukasi (12). Pada Journal of the Archives and Records Association, terdapat 188 kata kunci yang berbeda dan membentuk 1.120 garis penghubung. Sepuluh kata kunci dengan link terkuat pada Journal of the Archives and Records Association, antara lain: archive (85), community archive (48), local authority archives (42), affect (36), digitization (34), museums (24), Wales (22), impact (19), organization (18), dan fiduciarity (18).