oleh Fitria Agustina

Naskah dinas merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam kegiatan administrasi perguruan tinggi. Agar tercipta keseragaman naskah dinas, UGM menyusun kebijakan tata naskah dinas. Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesesuaian antara tata naskah dinas dalam pembuatan surat dinas yang diimplementasikan di lingkungan UGM dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Adapun unit kerja yang menjadi narasumber dalam penelitian ini adalah fakultas yang telah mengikuti diklat tata naskah dinas. Fakultas yang terbagi dalam 4 klaster dipilih berdasarkan hasil penelitian awal yaitu fakultas yang sudah mengimplementasikan dan yang belum mengimplementasikan peraturan tata tata naskah dinas. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dan cara memperoleh data adalah dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pengujian validitas data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa implementasi tata naskah naskah dinas yang meliputi kelengkapan bagian surat, format, penomoran, dan kewenangan penanda tangan surat dilakukan belum sesuai dengan peraturan rektor. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaksesuaian implementasi tata naskah dinas tersebut adalah standarisasi kode, sosialisasi, kompetensi pegawai, penggunaan sistem informasi, komitmen pimpinan, dan kebiasaan. lihat lanjut

oleh Heri Santosa

Arsip merupakan sumber informasi yang dapat digunakan sebagai media pendidikan. Salah satu metode penyajian informasi arsip agar menjadi lebih menarik yaitu dengan cara dikemas menjadi sebuah film dokumenter. Menyajikan informasi arsip menjadi informasi yang lebih menarik merupakan tantangan bagi arsiparis. Penelitian ini memberikan gambaran bagaimana proses mengemas ulang informasi arsip menjadi sebuah film dokumenter. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Tujuan inovasi ini adalah menyajikan informasi arsip agar lebih menarik, lebih hidup, bisa digunakan untuk mendukung kebijakan-kebijakan yang diambil UGM, menyampaikan contoh serpihan sejarah tentang nilai-nilai ke UGM-an, sebagai pendidikan karakter bagi mahasiswa dan civitas akademika UGM, sebagai materi pembelajaran/media edukasi bagi mahasiswa UGM, mendokumentasikan dan menyelamatkan informasi arsip yang tersimpan di Arsip UGM maupun yang masih tersimpan di memori ingatan para tokoh-tokoh penting UGM sebagai pelaku sejarah yang masih hidup dengan cara diwawancarai sebagai narasumber sehingga semua informasi tersebut bisa bermanfaat bagi sivitas akademika UGM dan masyarakat pada umumnya. Kegiatan inovasi kemas ulang informasi arsip menjadi sebuah fim dokumenter merupakan cara yang efektif untuk sosialisasi dan penyebaran informasi kepada masyarakat luas. lihat lanjut

Oleh Jajang Nurjaman

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis jaringan informasi dan komunikasi organisasi dagang terbesar di abad 17 dan 18, Vereenigde Oost-Indische Compagnie (VOC), khususnya organisasi VOC di Sulawesi (Makasar). Arsip yang diteliti adalah khazanah arsip VOC yang terdapat di Nationaal Archief (NA) Belanda, yaitu arsip Overgekomen Brieven en Papieren (OBP) nomor 2381. Metode yang digunakan adalah deskriptif analisis dengan menggunakan sumber primer arsip OBP dan sumber sekunder literatur yang berkaitan dengan jaringan dan VOC. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa arsip OBP memiliki struktur yang dapat menggambarkan sistem komunikasi VOC, dan topik yang paling banyak didiskusikan dalam korespondensi antara organisasi VOC di Makasar dengan pos-pos terluar adalah mengenai bajak laut dan perang. lihat lanjut

Oleh Farhan Bukhori

Kompetensi merupakan kriteria yang harus dimiliki oleh setiap pegawai yang melakukan pekerjaan dalam bidang tertentu, termasuk dalam bidang kearsipan. Kompetensi sangat dibutuhkan dalam membentuk sebuah kinerja yang baik demi mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Jika setiap pegawai memiliki kompetensi yang tinggi maka akan menghasilkan kinerja yang terbaik. Seorang arsiparis sebagai pengelola arsip dituntut untuk dapat memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Seorang arsiparis harus memiliki tiga kompetensi dasar dibidang kearsipan yakni pengetahuan, keterampilan dan sikap. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi arsiparis terhadap kinerja arsiparis di ANRI dan seberapa besar pengaruhnya serta juga mengidentifikasi indikator dari kompetensi yang memiliki pengaruh paling besar bagi arsiparis dalam melakukan kinerja. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui secara menyeluruh kompetensi arsiparis yang terdiri dari indikator pengetahuan, keterampilan dan sikap memiliki pengaruh sebesar 56,4% terhadap kinerja arsiparis di ANRI. Secara parsial konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dengan t hitung dari konsep pengetahuan sebesar 1,257 dan t hitung dari konsep keterampilan sebesar 1,141 sedangkan t hitung dari konsep sikap sebesar 5,535 dengan t tabel sebesar 1,991. Hal ini menunjukkan bahwa nilai t hitung dari konsep pengetahuan dan keterampilan lebih kecil dari t tabel sedangkan t hitung dari konsep sikap lebih besar dari t tabel, sehingga dapat disimpulkan bahwa konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dalam melakukan kinerja arsiparis di ANRI. lihat lanjut

Oleh Adhitya Eka Putri

Arsip yang dihasilkan oleh satuan kerja universitas dalam penyelenggaraan kegiatan perguruan tinggi perlu untuk dikelola dengan baik. Tidak sedikit dari arsip yang dihasilkan tersebut memiliki nilai keberlanjutan, sehingga perlu untuk diakuisisi oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi agar dapat dilestarikan dan berdaya guna bagi masyarakat. Namun kegiatan akuisisi arsip statis di beberapa universitas belum berjalan sebagaimana mestinya. Penelitian ini dilakukan untuk mengkaji praktik akuisisi arsip statis dan problematikanya di Universitas Negeri Yogyakarta (UNY). Melalui metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus, hasil penelitian menunjukkan bahwa telah dilakukan akuisisi arsip statis dari beberapa satuan kerja universitas sebagai unit pencipta arsip. Hasil penelitian lainnya menunjukkan bahwa terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan akuisisi ini,yaitu: 1) keterbatasan sumber daya manusia kearsipan; 2) keterbatasan ruang penyimpanan arsip statis; 3) keterbatasan sarana dan prasarana; 4) kurangnya pemahaman dan kesadaran terhadap penyelenggaraan kearsipan; dan 5) UNY belum memiliki lembaga kearsipan perguruan tinggi/arsip universitas. lihat lanjut

Oleh Eny Purwanti

Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji implementasi Document Management System (DMS) di Fakultas Teknik UGM. Penelitian menggunakan metode deskriptif. Penulis berupaya untuk memberikan gambaran mengenai langkah-langkah penggunaan DMS, keunggulan DMS, kemanfaatannya dalam penyimpanan dan temu kembali arsip, serta mengkaji kendala dan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan DMS cukup simpel. DMS juga memiliki keunggulan dan kemanfaatan yang besar dalam pegaturan dokumen di Fakultas Teknik UGM (Universitas Gadjah Mada). lihat lanjut

oleh Herman Setyawan

Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan records management dan archives administration di Universitas Gadjah Mada (UGM), Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), dan Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta (UPN VY). Penelitian dilakukan dengan mengkomparasikan hasil kegiatan pengelolaan arsip dari tahun 2016-2018. Melalui pendekatan kualitatif dengan model studi komparasi, penelitian ini bermaksud menggali informasi mengenai praktik kelembagaan arsip perguruan tinggi di UGM, UNY, dan UPN VY. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagai lembaga kearsipan, UGM lebih banyak dalam menyelenggarakan archives administration jika dibandingkan dengan UNY dan UPN VY. Sementara itu, pelaksanaan records management di UNY dan UPN VY jauh lebih tinggi daripada di UGM. lihat lanjut

Berdiri sejak tahun 2004, keberadaan Arsip Universitas Gadjah Mada diawali dengan sebuah trial project dari Arsip Nasional Republik Indonesia di tingkat perguruan tinggi. Sejak berdirinya, Arsip UGM  menyadari bahwa tidak mudah untuk mengelola arsip sebuah perguruan tinggi yang lahir sejak pasca kemerdekaan dan merupakan perguruan tinggi hasil gabungan dari beberapa sekolah tinggi yang sudah lebih dulu berdiri (PP No. 23 Tahun 1949 tentang Peraturan Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit). lihat lanjut

Universitas Gadjah Mada memiliki jati diri sebagai Universitas Pancasila, Universitas Perjuangan, Universitas Nasional, Universitas Kerakyatan, dan Universitas Pusat Kebudayaan. Untuk memperkuat jati diri sebagai Universitas Nasional dan Universitas Pusat Kebudayaan serta selaras dengan Peraturan Gubernur DIY yang meliputi penggunaan pakaian tradisional, maka dihimbau kepada seluruh Tenaga Pendidik, Tanaga Kependidikan di lingkungan UGM untuk memakai pakaian adat Nusantara setiap hari Kamis Pahing terhitung mulai hari ini tanggal 24 Oktober 2019. lihat lanjut

Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. lihat lanjut