Sekitar 150 siswa SMK mendatangi Arsip UGM pada 9 Januari 2018 yang lalu. Mereka adalah peserta Kunjungan Industri yang diselenggarakan oleh SMK N 1 Purbalingga. Kegiatan ini merupakan kali ketiga SMK N 1 Purbalingga menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri yang dilaksanakan setiap tahun. Wahyu Budi Susapti, S.Pd., M.P.A., selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan SMK N 1 Purbalingga, menyatakan alasan menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri adalah agar para siswa memiliki tambahan wawasan bagaimana ilmu yang mereka dapat selama di bangku sekolah dapat diterapkan dalam pekerjaan nyata secara baik dan benar. lihat lanjut

Arsip UGM held series of events titled International Seminar of Archives on December 2017, 15th-16th. Taking place at UC Hotel UGM, Call of Papers Conference held in the first day, in this conference there are 11 presenter go up on stage to present their article.

As for the second day, we have Prof. Charles Jeurgen from Universitiet van Amsterdam share about archives transformation from traditional to digital. Drs. Nico van Horn from KITLV share his archives experiences in KILTV. Prof. Hidenori Watanave from Tokyo Metropolitan University introduce new way using archives to interact with people with mapping and automatic coloring technology. lihat lanjut

Arsip UGM menyelenggarakan rangkaian kegiatan bertajuk Seminar Internasional Kearsipan 2017 pada tanggal 15-16 Desember 2017.  Bertempat di UC Hotel UGM, pada hari pertama (15 Desember) diselenggarakan Konferensi Call of Papers yang diikuti oleh 11 orang presenter.

Pada hari kedua (16 Desember) digelar seminar dengan tema “Perkembangan Ilmu Kearsipan dan Managemen Kearsipan di Indonesia”. Dalam seminar ini Arsip UGM menghadirkan pembicara internasional dari Belanda dan Jepang. Prof. Charles Jeurgen dari Universitiet van Amsterdam berbagi mengenai tranformasi kearsipan dari era konvesional menuju digital. Drs. Nico van Horn dari KITLV bercerita pengalaman mengelola arsip di KITLV. Prof. Hidenori Watanave dari Tokyo Metropolitan University berbagi pemanfaatan teknologi mapping dan automatic coloring system untuk penyajian arsip dengan perspektif baru. lihat lanjut

oleh Kurniatun

Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan universitas negeri tertua di negara ini yang telah mempunyai beberapa bidang usaha bahkan sebelum universitas ini berstatus sebagai Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN). Salah satu bidang usaha yang dimiliki UGM adalah Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Duta Gama – yang saat ini sudah berganti nama menjadi Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Universitas Gadjah Mada yang beralamat di Jl. Colombo, Caturtunggal, Kecamatan Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta (Kantor Pusat), dan telah mempunyai dua kantor kas yaitu Kantor Kas Jalan Kaliurang di Jalan Kaliurang Km.9,5, Sleman, Yogyakarta, Kantor Kas Tajem di Jalan Raya Tajem, Tapanrejo (Selatan Perempatan Tajem) Maguwoharjo, Sleman, Yogyakarta dan Payment Point di Timur Gedung Rektorat UGM. Hal ini menunjukkan bahwa UGM sebagai universitas besar di Indonesia menjadi pelopor dalam menciptakan bidang usaha keuangan yang dapat menumbuhkan sektor perekonomian baik untuk lingkungan kampus maupun untuk masyarakat umum di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. lihat lanjut

oleh Ach. Nizam Rifqi

Teknologi informasi telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global. Pesatnya penggunaan teknologi informasi ini juga diperkuat dengan pernyataan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) bahwa pengguna internet di Indonesia hingga saat ini telah mencapai 82 juta orang dan berada pada peringkat ke-8 di dunia (Kominfo, 2017). Berdasarkan hal tersebut dapat dilakukan penafsiran bahwa dengan capaian itu Indonesia berada pada peringkat ke-8 di dunia.

Beberapa kegiatan pun seiring dengan perkembangan teknologi informasi kian meningkat. Fakta menunjukkan lebih dari satu dasawarsa lalu, bahwa di Amerika setiap tahunnya pihak pemerintah membuat laporan yang ditaksir mencapai 100.000 laporan, ditambah 450.000 artikel, buku dan laporan yang sama-sama terbit. Berdasar hasil tersebut jika diperhitungkan seluruh dunia tingkat penerbitannya setiap tahun dapat mencapai 60 juta halaman (Toffler, 1980). Perlu dicatat bahwa hasil tersebut merupakan hasil dari lebih satu dasawarsa lalu, secara otomatis bahwa pada era sekarang ini jumlah tersebut sudah terlampaui amat jauh. Oleh karena itu, setiap institusi, berlomba untuk mengintegrasikan teknologi informasi guna membangun dan memberdayakan sumber daya manusia berbasis pengetahuan agar dapat bersaing di era global. lihat lanjut

oleh Nabila Azzahra

Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna apabila disimpan maka akan terjadinya penumpukan arsip yang sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut. Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya penyusutan. Penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 pasal 1 point 8 adalah : lihat lanjut

oleh Verry Mardiyanto

Arsip saat ini menjadi tulang punggung pengambilan keputusan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam menentukan masa depan organisasi. Arsip yang menjadi bukti otentik dikelola dengan prosedur kearsipan agar tepat guna dan tepat layanan pada saat dibutuhkan apabila terjadi sesuatu yang tidak dikehendaki, seperti kehilangan dan kerusakan arsip akibat bencana alam atau tindakan kesalahan manusia. Arsip menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah

“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. lihat lanjut

oleh Bambang P. Widodo

Berlakunya Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maupun Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, telah mempengaruhi penyelenggaraan kearsipan secara nasional sehingga banyak hal yang perlu disiapkan guna mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam Pasal 3 Undang-Undang Kearsipan. Beberapa ‘policy’ yang selama ini belum populer perlu dipahami secara utuh sehingga implementasinya dapat berjalan sesuai dengan harapan, sehingga mampu memberikan solusi khususnya dalam penyelenggaraan kearsipan. lihat lanjut

Arsip UGM kembali menggelar Pelatihan Teknis Kearsipan untuk staf kearsipan di luar UGM pada tanggal 2-4 Agustus 2017. Kali ini dengan tema “Mail Handling & Filing System”. Mail handling dan filing system menjadi pokok kegiatan administrasi bagi setiap instansi, setiap instansi mempunyai tantangan untuk mengelola arsip dinamis aktifnya, baik surat masuk dan keluar ataupun yang lain. Untuk pelatihan kali ini Arsip UGM turut mengundang pembicara dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga sinergi pengelolaan arsip pada tataran pemerintah pusat dan lembaga kearsipan di daerah. lihat lanjut

Kantor Hukum dan Organisasi merupakan unit pengendali dan pengawas legalitas di tingkat Universitas yang dibentuk berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 915/P/SK/HT/2012 tentang Pembentukan Kantor Hukum dan Organisasi dan diperbarui dengan Keputusan Rektor Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kantor Hukum dan Organisasi berfungsi sebagai penelaah dan penyusun analisis bidang hukum dan kelembagaan serta pengendalian risiko hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, telah menciptakan arsip terutama Peraturan Rektor dan Surat Keputusan Rektor UGM. lihat lanjut