oleh Kurniatun

Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan universitas negeri tertua di negara ini yang telah mempunyai beberapa bidang usaha bahkan sebelum universitas ini berstatus sebagai Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN). Salah satu bidang usaha yang dimiliki UGM adalah Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Duta Gama – yang saat ini sudah berganti nama menjadi Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Universitas Gadjah Mada yang beralamat di Jl. Colombo, Caturtunggal, Kecamatan Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta (Kantor Pusat), dan telah mempunyai dua kantor kas yaitu Kantor Kas Jalan Kaliurang di Jalan Kaliurang Km.9,5, Sleman, Yogyakarta, Kantor Kas Tajem di Jalan Raya Tajem, Tapanrejo (Selatan Perempatan Tajem) Maguwoharjo, Sleman, Yogyakarta dan Payment Point di Timur Gedung Rektorat UGM. Hal ini menunjukkan bahwa UGM sebagai universitas besar di Indonesia menjadi pelopor dalam menciptakan bidang usaha keuangan yang dapat menumbuhkan sektor perekonomian baik untuk lingkungan kampus maupun untuk masyarakat umum di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. lihat lanjut

oleh Ach. Nizam Rifqi

Teknologi informasi telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global. Pesatnya penggunaan teknologi informasi ini juga diperkuat dengan pernyataan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) bahwa pengguna internet di Indonesia hingga saat ini telah mencapai 82 juta orang dan berada pada peringkat ke-8 di dunia (Kominfo, 2017). Berdasarkan hal tersebut dapat dilakukan penafsiran bahwa dengan capaian itu Indonesia berada pada peringkat ke-8 di dunia.

Beberapa kegiatan pun seiring dengan perkembangan teknologi informasi kian meningkat. Fakta menunjukkan lebih dari satu dasawarsa lalu, bahwa di Amerika setiap tahunnya pihak pemerintah membuat laporan yang ditaksir mencapai 100.000 laporan, ditambah 450.000 artikel, buku dan laporan yang sama-sama terbit. Berdasar hasil tersebut jika diperhitungkan seluruh dunia tingkat penerbitannya setiap tahun dapat mencapai 60 juta halaman (Toffler, 1980). Perlu dicatat bahwa hasil tersebut merupakan hasil dari lebih satu dasawarsa lalu, secara otomatis bahwa pada era sekarang ini jumlah tersebut sudah terlampaui amat jauh. Oleh karena itu, setiap institusi, berlomba untuk mengintegrasikan teknologi informasi guna membangun dan memberdayakan sumber daya manusia berbasis pengetahuan agar dapat bersaing di era global. lihat lanjut

oleh Nabila Azzahra

Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna apabila disimpan maka akan terjadinya penumpukan arsip yang sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut. Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya penyusutan. Penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 pasal 1 point 8 adalah : lihat lanjut

oleh Verry Mardiyanto

Arsip saat ini menjadi tulang punggung pengambilan keputusan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam menentukan masa depan organisasi. Arsip yang menjadi bukti otentik dikelola dengan prosedur kearsipan agar tepat guna dan tepat layanan pada saat dibutuhkan apabila terjadi sesuatu yang tidak dikehendaki, seperti kehilangan dan kerusakan arsip akibat bencana alam atau tindakan kesalahan manusia. Arsip menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah

“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. lihat lanjut

oleh Bambang P. Widodo

Berlakunya Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maupun Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, telah mempengaruhi penyelenggaraan kearsipan secara nasional sehingga banyak hal yang perlu disiapkan guna mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam Pasal 3 Undang-Undang Kearsipan. Beberapa ‘policy’ yang selama ini belum populer perlu dipahami secara utuh sehingga implementasinya dapat berjalan sesuai dengan harapan, sehingga mampu memberikan solusi khususnya dalam penyelenggaraan kearsipan. lihat lanjut

Arsip UGM kembali menggelar Pelatihan Teknis Kearsipan untuk staf kearsipan di luar UGM pada tanggal 2-4 Agustus 2017. Kali ini dengan tema “Mail Handling & Filing System”. Mail handling dan filing system menjadi pokok kegiatan administrasi bagi setiap instansi, setiap instansi mempunyai tantangan untuk mengelola arsip dinamis aktifnya, baik surat masuk dan keluar ataupun yang lain. Untuk pelatihan kali ini Arsip UGM turut mengundang pembicara dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga sinergi pengelolaan arsip pada tataran pemerintah pusat dan lembaga kearsipan di daerah. lihat lanjut

Kantor Hukum dan Organisasi merupakan unit pengendali dan pengawas legalitas di tingkat Universitas yang dibentuk berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 915/P/SK/HT/2012 tentang Pembentukan Kantor Hukum dan Organisasi dan diperbarui dengan Keputusan Rektor Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kantor Hukum dan Organisasi berfungsi sebagai penelaah dan penyusun analisis bidang hukum dan kelembagaan serta pengendalian risiko hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, telah menciptakan arsip terutama Peraturan Rektor dan Surat Keputusan Rektor UGM. lihat lanjut

Tanggal 3 Juli 2017, Arsip UGM melakukan pembinaan kearsipan kepada SDM kearsipan di lingkungan UGM dengan tema “Peran SDM Kearsipan dalam Mendukung Kegiatan Penelitian”. Arsip UGM menghadirkan Dra. Suwarni sebagai pembicara pada Pembinaan SDM kali ini. Dra. Suwarni pernah menjabat sebagai Kepala Bidang Database Arsip UGM sebelum purna tugas.

Tema ini diambil dengan alasan bahwa Arsip sebagai salah satu sumber informasi juga dimanfaatkan oleh peneliti maupun penulis dalam rangka penelusuran sejarah ataupun keperluan lainnya. Oleh karena itu, SDM kearsipan dituntut untuk mampu menyajikan arsip agar dapat dimanfaatkan oleh peneliti/penulis, sehingga informasi yang didapatkan dari arsip lengkap, utuh, otentik, dan dapat dipercaya. lihat lanjut

Arsip UGM kembali mengadakan Pelatihan Teknis Kearsipan. Kali ini mengusung tema: Mail Handling & Filing System. Pendaftaran dibuka sampai 20 Juli 2017. Untuk info lengkap silahkan hubungi Dinda di 0821 3343 4271 atau email kami di arsip[at]ugm.ac.id

Pada tanggal 9 Mei 2017, Arsip UGM menerima kunjungan industri dari SMK PGRI 1 Depok Jawa Barat. Sebanyak 55 siswa kelas X Jurusan Administrasi Perkantoran ingin lebih mengenal sistem kearsipan, sebagai kelanjutan dari pengetahuan dasar kearsipan yang mereka dapatkan di bangku sekolah. Para siswa berusaha lebih mendalami tentang kearsipan dan melihat langsung praktik kearsipan di Arsip UGM. Kunjungan tersebut dipimpin oleh Kepala Sekolah dan didampingi para guru ini belajar tentang kearsipan di Arsip UGM. lihat lanjut