Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, 20 orang pegawai Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia melakukan kunjungan studi banding ke Arsip UGM. Kunjungan tersebut dilaksanakan pada tanggal 30 Maret 2017, didampingi oleh Kepala Sub Bagian TU dan Kepala Sub Bagian Umum. Dengan kunjungan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan, masukan, atau referensi terkait dengan kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan Pusdatin ESDM. lihat lanjut

Dalam rangka meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia dalam bidang kearsipan, Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan pembinaan kearsipan bagi pengelola arsip pusat studi di lingkungan UGM. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Kamis, 23 Februari 2017, di Ruang Sidang Arsip UGM.

Kegiatan ini, dibuka oleh Kepala Arsip UGM, Dra. Tristiana Chandra Dewi, S.IP., M.Si., dan dilanjutkan dengan pengenalan tentang lembaga kearsipan oleh Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM. Untuk memberikan pemahaman yang lebih konkrit, dua orang arsiparis melakukan simulasi pengolahan arsip aktif dan inaktif. Simulasi ini bertujuan untuk memvisualisasaikan cara pengolahan arsip baik itu sistem yang digunakan dan sarana penyimpanan yang sesuai standar, seperti map gantung, folder, guide, filing cabinet, boks arsip, dan kertas pembungkus arsip. lihat lanjut

Pada tanggal 9 Januari 2017, Arsip UGM menerima kunjungan studi banding dari SMK Negeri 1 Purbalingga. Ratusan siswa jurusan Administrasi Perkantoran tersebut bertujuan untuk mengenalkan sistem kearsipan kepada para siswa, sebagai kelanjutan dari pengetahuan dasar kearsipan yang mereka dapatkan di bangku sekolah. Para siswa berusaha lebih mendalami tentang kearsipan dan melihat langsung praktik kearsipan di Arsip UGM. Kunjungan tersebut dipimpin oleh wakil kepala sekolah dan didampingi para guru ini belajar tentang kearsipan di Arsip UGM. lihat lanjut

Tanggal 14 Desember 2016 UGM memberikan penghargaan kepada seluruh sivitas akademika dan pegawai UGM yang berprestasi baik di tingkat UGM, nasional, maupun internasional. Arsip UGM kembali berbahagia pada tahun 2016 atas prestasi yang berhasil diraih oleh para pegawainya. Tiga arsiparis Arsip UGM berhasil mendapatkan penghargaan dari Rektor UGM. Arsiparis Arsip UGM yang mendapatkan penghargaan tersebut adalah Fitria Agustina, S.IP. sebagai Juara I Arsiparis Berprestasi UGM, Isti Maryatun, A.Md. sebagai Juara II Arsiparis Berprestasi UGM, dan Kurniatun, S.IP. yang mendapatkan apresiasi dari Rektor UGM atas prestasinya sebagai Juara II Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional Kategori SDM Kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI tahun 2016 dan Juara II Lomba Arsiparis Teladan Tingkat Propinsi DIY. lihat lanjut

Memiliki lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT) atau yang sering disebut dengan arsip universitas bagi perguruan tinggi di Indonesia merupakan amanat UU No. 43 Tahun 2009. Dalam rangka melaksanakan amanat tersebut UPI terus mengembangkan Arsip Universitas UPI yang telah dibentuk sejak tahun 2015. Untuk menambah pengetahuan tentang tata kelola/manajemen lembaga, kebijakan, manajemen SDM, dan sarana prasarana kearsipan maka UPI melakukan kunjungan ke Arsip UGM. Kunjungan kearsipan dilaksanakan pada tanggal 2 Desember 2016 dipimpin oleh Sekretaris Eksekutif UPI. Kunjungan diikuti oleh Staf Ahli Sekretaris Eksekutif, Kepala Arsip Universitas, Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Statis dan tiga orang staf dari UPI. lihat lanjut

Arsip sebagai memori kolektif menjadi sumber informasi dan inspirasi. Arsip UGM mengelola arsip-arsip memori kolektif UGM yang mampu menceritakan sejarah perjalanan dan dinamika UGM sejak dirintis tahun 1946 hingga saat ini. Dalam rangka mendayagunakan arsip sebagai sumber informasi dan inspirasi khususnya bagi sivitas akademika UGM, Arsip UGM menyelenggarakan pameran arsip untuk mengisi acara Dies Natalis ke 67 UGM.

Pameran arsip diselenggarakan dalam dua kegiatan. Pameran arsip pertama diselenggerakan tanggal 16 – 19 Desember 2016 di Balairung bekerjasama dengan Humas dan Keprotokolan UGM dan dibuka langsung oleh Rektor UGM. Kolaborasi antara Arsip UGM dan Bagian Humas dan Keprotokolan UGM ini menampilkan arsip-arsip foto yang menggambarkan sejarah UGM dan kegiatan tri dharma UGM. Arsip UGM menyajikan foto-foto tempo dulu sedangkan Bagian Humas dan Keprotokolan UGM menampilkan foto-foto kegiatan dan prestasi UGM masa kini. Sinergi ini mampu menyuguhkan informasi melalui foto yang dapat menjadi ajang nostalgia para alumni yang hadir dalam berbagai acara yang dilaksakanan di Balairung, menjadi inspirasi dan pengingat bagi para sivitas akademika UGM tentang jati diri UGM. lihat lanjut

Tahun 2016 Arsip UGM telah menyusun draf NSPK yang terdiri dari Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Ketiga peraturan tersebut harus disahkan oleh pimpinan universitas yakni Rektor UGM. Draf NSPK yang telah selesai disusun perlu disosialisasikan kepada pengelola arsip di fakultas/ unit kerja di lingkungan UGM. Kegiatan sosialisasi NSPK dilaksanakan pada tanggal 29 November 2016 di Hotel Puri Artha, Jl. Cenderawasih No.36, Demangan, Gondokusuman,Yogyakarta. Sosialisasi NSPK ini diikuti oleh 50 peserta yang berasal dari unit kerja di lingkungan UGM.  lihat lanjut

Oleh Ully Isnaeni Effendi

Gelar Doktor Honoris Causa (H.C)/Doktor Kehormatan adalah gelar kesarjanaan yang diberikan oleh suatu perguruan tinggi/universitas yang memenuhi syarat kepada seseorang, tanpa orang tersebut perlu untuk mengikuti dan lulus dari pendidikan yang sesuai untuk mendapatkan gelar kesarjanaannya tersebut. Gelar Doktor Honoris Causa dapat diberikan apabila seseorang tersebut telah dianggap berjasa dan atau berkarya luar biasa bagi ilmu pengetahuan dan umat manusia. Tidak semua perguruan tinggi/universitas dapat memberikan gelar Doktor Honoris Causa (H.C)/Doktor Kehormatan, hanya perguruan tinggi/universitas yang memenuhi syaratlah yang diberikan hak secara eksplisit untuk memberi gelar Doktor Honoris Causa
(H.C)/Doktor Kehormatan. Terdapat beberapa peraturan yang menjelaskan mengenai pemberian Gelar Doktor Honoris Causa (HC)/Gelar Kehormatan, baik peraturan secara nasional maupun intern Universitas
Gadjah Mada (UGM). lihat lanjut

Oleh Fitria Agustina

Dewasa ini, arsip sudah semakin dikenal oleh masyarakat. Arsip memiliki nilai informasi yang sangat tinggi sebagai memori masa lalu sekaligus bukti sejarah yang mampu memberi inspirasi dan sumber pengetahuan.
Kesadaran dan perhatian akan pentingnya nilai arsip inilah yang dijadikan tonggak utama dalam rangka mewujudkan masyarakat tertib arsip yang selanjutnya secara otomatis akan menjaga memori, baik memori individu maupun memori kolektif.

Membangun masyarakat sadar arsip harus dimulai semenjak arsip-arsip itu diciptakan oleh seseorang ataupun instansi sampai arsip-arsip tersebut disimpan di lembaga kearsipan yang bertanggung jawab untuk menjaga dan merawatnya. Kesadaran ini harus dibangun pada pribadi setiap individu. Hal yang perlu diingat bahwa sadar arsip bukan hanya monopoli arsiparis dan petugas kearsipan sebagai pengelola dan pengendali arsip saja, tapi juga tanggung jawab kita semua. lihat lanjut

oleh Herman Setyawan

Berbagai pihak menyatakan bahwa arsip itu penting, setidaknya bagi masyarakat yang telah memanfaatkan arsip untuk mendapatkan informasi dalam berbagai keperluan. Kesadaran masyarakat tentang arti penting
arsip juga berangsur meningkat. Masalah-masalah yang terjadi akibat kehilangan arsip membuat menyadarkan bahwa arsip itu penting. Banyak hal buruk terjadi disebabkan oleh hilang atau rusaknya arsip. Oleh karena itu, banyak pihak mulai memberi perhatian lebih pada pengelolaan arsipnya. Untuk mengakomodasi perhatian tersebut, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), lembaga kearsipan daerah, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi mengadakan sosialisasi secara gencar. Sosialisasi tersebut tidak hanya mengenai arti penting arsip, namun juga tata kelola, sarana penyimpanan, masa simpan arsip, metode preservasi, dan akses arsip. lihat lanjut