Oleh Fitria Agustina

Dewasa ini, arsip sudah semakin dikenal oleh masyarakat. Arsip memiliki nilai informasi yang sangat tinggi sebagai memori masa lalu sekaligus bukti sejarah yang mampu memberi inspirasi dan sumber pengetahuan.
Kesadaran dan perhatian akan pentingnya nilai arsip inilah yang dijadikan tonggak utama dalam rangka mewujudkan masyarakat tertib arsip yang selanjutnya secara otomatis akan menjaga memori, baik memori individu maupun memori kolektif.

Membangun masyarakat sadar arsip harus dimulai semenjak arsip-arsip itu diciptakan oleh seseorang ataupun instansi sampai arsip-arsip tersebut disimpan di lembaga kearsipan yang bertanggung jawab untuk menjaga dan merawatnya. Kesadaran ini harus dibangun pada pribadi setiap individu. Hal yang perlu diingat bahwa sadar arsip bukan hanya monopoli arsiparis dan petugas kearsipan sebagai pengelola dan pengendali arsip saja, tapi juga tanggung jawab kita semua. lihat lanjut

oleh Herman Setyawan

Berbagai pihak menyatakan bahwa arsip itu penting, setidaknya bagi masyarakat yang telah memanfaatkan arsip untuk mendapatkan informasi dalam berbagai keperluan. Kesadaran masyarakat tentang arti penting
arsip juga berangsur meningkat. Masalah-masalah yang terjadi akibat kehilangan arsip membuat menyadarkan bahwa arsip itu penting. Banyak hal buruk terjadi disebabkan oleh hilang atau rusaknya arsip. Oleh karena itu, banyak pihak mulai memberi perhatian lebih pada pengelolaan arsipnya. Untuk mengakomodasi perhatian tersebut, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), lembaga kearsipan daerah, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi mengadakan sosialisasi secara gencar. Sosialisasi tersebut tidak hanya mengenai arti penting arsip, namun juga tata kelola, sarana penyimpanan, masa simpan arsip, metode preservasi, dan akses arsip. lihat lanjut

oleh Adhie Gesit Pambudi

Pada tahun 2004, terjadi bencana mega-tsunami yang melanda Samudera Hindia. Tsunami ini dipicu oleh gempa bumi dengan kekuatan 9,15 skala Richter di kedalaman sekitar 30 km di bawah laut yang mengakibatkan gelombang pasang dengan ketinggian mencapai 30 meter (Lavigne, 2009). Hal ini menimbulkan kerusakan secara masif di berbagai negara seperti Indonesia, Sri Lanka, Malaysia, Thailand, India, dan beberapa negara lainnya. Jumlah korban jiwa akibat hempasan tsunami ini mencapai 310.000 orang. Selain itu, bencana ini juga menyebabkan jutaan orang kehilangan tempat tinggal, harta benda, dan sanak keluarga. Peristiwa ini merupakan salah satu bencana tsunami terdahsyat sepanjang sejarah umat manusia. Akibat dari bencana ini, dukungan dan bantuan kemudian berdatangan dari seluruh penjuru
dunia. Masyarakat dunia bersatu padu dan bergandeng tangan dalam membantu meringankan penderitaan korban bencana tersebut . Tidak hanya itu, pemerintah masing-masing negara juga melakukan program
rekonstruksi dan rehabilitasi terhadap daerah yang terkena dampak akibat tsunami di negara mereka yang salah satunya adalah pemerintah Indonesia. lihat lanjut

Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) hadir sebagai wahana untuk menginformasikan tentang berbagai kajian dan informasi seputar perkembangan kearsipan, yang dapat menambah wawasan bagi pembacanya. Edisi November 2016 ini, Khazanah Arsip UGM berisi 4 kolom, meliputi Opini, Telisik, Resensi, dan Berita.

Kolom Opini menghadirkan tulisan Adhie Gesit Pambudi, S.Sos.,M.A. dengan judul “Dari Samudera Untuk Dunia : Penominasian Arsip Tsunami Samudera Hindia Sebagai Memory of The World (MoW) UNESCO”. Adanya peristiwa tsunami ini perlu dicatat sebagai warisan dokumenter yang memiliki nilai pembelajaran bagi masyarakat dunia tentang bencana, kemanusiaan, dan pengembangan teknologi penanggulangan bencana. lihat lanjut

Pada tanggal 7 November 2016 Arsip UGM menerima kunjungan studi banding dari SMK Muhamadiyah Bobotsari Purbalingga. Ratusan siswa jurusan Administrasi Perkantoran ini dengan didampingi wakil kepala sekolah dan para guru ini belajar tentang kearsipan di Arsip UGM. Berbekal pengetahuan dari mata pelajaran kearsipan yang mereka dapatkan di bangku sekolah, para siswa berusaha lebih mendalami tentang kearsipan dan melihat langsung praktik kearsipan di Arsip UGM.

Rombongan diterima langsung oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM. Kepala Arsip UGM menyampaikan secara singkat tentang sejarah dan perkembangan Arsip UGM. Dalam kesempatan tersebut disampaikan juga tentang pengantar kearsipan oleh arsiparis Arsip UGM untuk menambah pengetahuan siswa tentang perkembangan kearsipan saat ini. lihat lanjut

Setelah sukses menyelenggarakan pelatihan Manajemen Arsip Dinamis Aktif pada bulan Agustus 2016 lalu, Arsip UGM kembali menyelenggarakan pelatihan teknis kearsipan. Hal ini dilakukan karena tingginya permintaan dari berbagai instansi baik perguruan tinggi maupun non perguruan tinggi untuk belajar kearsipan di Arsip UGM. Memenuhi permintaan tersebut, bulan November 2016 Arsip UGM menyelenggarakan dua kali pelatihan teknis kearsipan.

Tanggal 2 – 4 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Inaktif. Pelatihan yang disampaikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik ini dilaksanakan di Hotel Kristal Lotus Yogyakarta. Berikutnya, tanggal 9 – 11 November 2016 diselenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema Manajemen Arsip Dinamis dengan menyajikan materi tentang pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Hotel UC UGM. Pelatihan kedua ini juga disajikan dalam bentuk materi presentasi dan praktik. lihat lanjut

Pada hari Senin, 17 Oktober 2016 Arsip UGM menerima studi banding dari Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan sebanyak tujuh orang yang dipimpin oleh Kepala TU Fakultas Peternakan Universitas Tadulako. Rombongan diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM, dan salah satu arsiparis.

Tujuan dari studi banding tersebut adalah untuk merancang sistem kearsipan di Fakultas Peternakan Universitas Tadulako khususnya manajemen arsip dinamis serta untuk mengetahui konsep penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Rombongan berdiskusi tentang pengelolaan arsip aktif dan inaktif sekaligus tentang pengembangan central file dan record center. Setelah berdiskusi, rombongan mengunjungi langsung central file, record center, depo, ruang preservasi, dan ruang layanan Arsip UGM. lihat lanjut

Dalam rangka menambah khazanah arsip dan menyelamatkan memori kolektif UGM, Arsip UGM terus mengembangkan program pengembangan khazanah arsip statis. Salah satu program yang dikembangkan adalah penarikan arsip dari unit-unit di lingkungan UGM. Unit tersebut tidak hanya unit kerja tetapi juga unit kegiatan mahasiswa (UKM).

Tanggal 7 Oktober 2016, Arsip UGM berhasil mengakuisisi arsip dari Fakultas Kedokteran UGM berupa arsip-arsip tentang pengabdian UGM terkait pelaksanaan proyek rehabilitasi bencana gempa bumi di Nias, gempa dan tsunami di Aceh, serta pengembangan Universitas Tadulako. Arsip UGM juga berhasil mengakuisisi arsip dari UKM Satuan Resimen Mahasiswa Mahakarta DanYon I UGM pada tanggal 7 Oktober 2016. Arsip dari UKM Menwa yang diakuisisi berupa arsip-arsip tekstual terkait dinamika organisasi dan kegiatan-kegiatan Menwa UGM. Saat ini masih dilakukan pendampingan penataan arsip-arsip foto di UKM Menwa khususnya dalam penelusuran informasi identitas foto. Setelah dilakukan penataan, arsip foto tersebut selanjutnya akan diakuisisi oleh Arsip UGM. lihat lanjut

Tuntutan profesionalisme dalam bidang kearsipan sangat penting terlebih dalam menyelenggarakan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sasaran pengguna yang sangat beragam dan tingkat pendidikan yang tinggi. SDM kearsipan baik arsiparis maupun pengelola arsip harus selalu meningkatkan kompetensi dalam rangka membangun profesionalitas.

Salah satu upaya yang dilakukan oleh Arsip UGM dalam rangka meningkatkan kompetensi untuk membangun profesionalisme SDM kearsipan UGM adalah dengan mengajak arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM studi banding kearsipan. Studi banding kearsipan yang diikuti oleh arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UGM dengan didampingi oleh Kepala Arsip UGM dan Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan UGM dilaksanakan pada tanggal 29 – 30 September 2016. lihat lanjut

Dalam rangka membangun tata kelola kearsipan yang baik di lingkungan UGM, Arsip UGM terus berupaya melengkapi berbagai peraturan kearsipan yang akan digunakan sebagai dasar penyelenggaraan kearsipan di UGM. Beberapa peraturan yang sedang dipersiapkan oleh Arsip UGM sebelum disahkan menjadi peraturan Rektor UGM adalah Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk merevisi JRA UGM tahun 2009, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Tiga draf peraturan tersebut telah rancang sejak awal tahun 2016. Dalam rangka penyempurnaan dan menjaring masukan dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang nantinya akan menjadi pengguna dan pelaksana peraturan tersebut, maka diselenggarakan kegiatan FGD dan workshop. FGD dan Worksop mengundang seluruh Kepala Kantor Administrasi Fakultas dan Sekolah; pimpinan direktorat, bagian, dan kantor; serta perwakilan arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM. FGD dan workshop Klasifikasi Arsip diselenggarakan pada tanggal 5-6 September 2016 di Ruang Sidang Perpustakaan UGM. FGD dan workshop JRA dan KKAA diselenggarakan tanggal 22 – 23 September di Hotel LPP Yogyakarta. Semoga peraturan-peraturan ini dapat segera disahkan serta dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kearsipan di UGM. lihat lanjut