Arsip UGM bertanggung jawab dalam membangun manajemen kearsipan di lingkungan UGM. Salah satu perangkat yang diperlukan adalah peraturan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, Arsip UGM pada tahun 2016 telah merancang draft sistem klasifikasi arsip. Penyusunan draf didahului dengan survei ke unit kerja UGM diantaranya fakultas, direktorat, pusat studi, kantor, dan bagian untuk mendaptkan gambaran tentang khazanah arsip yang tercipta di UGM. Hasil survei tersebut kemudian digunakan sebagai bahan dalam menyusun rancangan sistem klasifikasi arsip yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

Perkembangan dan dinamika Arsip UGM sejak didirikan pada tanggal 11 September 2004 hingga saat ini sangat dinamis. Selama 12 tahun, Arsip UGM telah menjalankan berbagai tugas dan fungsi untuk mendukung tri dharma UGM dan tugas dan fungsi sebagai lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia. Perkembangan UGM yang pesat dan tuntutan peningkatan layanan mendorong perlunya penyesuaian/perubahan SOTK Arsip UGM.

Perubahan SOTK Arsip UGM ditetapkan dalam SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 Tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015, unit kerja di lingkungan UGM dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu Unsur Pelaksana Akademik, Unsur Administrasi dan Pengembangan, serta Unsur Penunjang Universitas. Sebelumnya Arsip UGM merupakan Unsur Penunjang Universitas (berdasarkan SK MWA UGM No.12/SK/MWA/2003), sekarang berubah menjadi Unsur Administrasi dan Pengembangan. Pasal 2 dan 3 SK Rektor UGM Nomor l/P/SK/HT/2015 menyebutkan salah satu Unsur Administrasi dan Pengembangan adalah Sekretariat Universitas. Sekretariat Universitas terdiri dari Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi, Kantor Jaminan Mutu, dan Arsip Universitas. lihat lanjut

Khazanah edisi Juli 2016 hadir dengan berbagai kajian dan informasi seputar kearsipan. Empat kolom mengisi edisi kali ini yaitu: Opini, Telisik, Resensi, dan Berita. Kolom Opini berisi hasil kajian lapangan dan studi pustaka seputar kearsipan, kolom Telisik diperuntukkan bagi kajian sumber arsip, kolom Resensi berisi tinjaun pustaka-pustaka kearsipan, dan kolom Berita memuat informasi-informasi kegiatan Arsip UGM.

Pada edisi ini, kolom Opini menghadirkan kajian tentang pengelolaan arsip surat kabar dan pengembangan SDM kearsipan khususnya arsiparis. Topik pengelolaan arsip surat kabar tersaji lewat tulisan Joseph Army Sadhyoko berjudul “Menciptakan Pengelolaan Arsip Surat Kabar yang Andal (Studi Kasus Depo Arsip Suara Merdeka)”. Untuk kemudahan akses sekaligus perlindungan arsip surat kabar, penulis menawarkan pemanfataan teknologi informasi dengan cara digitalisasi arsip melalui program search engine. Sementara kajian pengembangan kearsipan dilaksanakan oleh Kurniatun melalui tulisan berjudul “Kebijakan Pengembangan Arsiparis di Indonesia dan Tantangannya dalam Menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN”, dan oleh Ully Isnaeni Effendi malalui tulisan berjudul “Peningkatan Kualitas Arsiparis melalui Personal
Branding.” lihat lanjut

Khazanah Edisi Maret 2016 menghadirkan beragam kajian kearsipan dari aspek konseptual kelembagaan hingga teknis tentang aplikasi di bidang kearsipan. Artikel pertama dalam Kolom Opini yang ditulis oleh Herman Setyawan memberikan gambaran tentang konsep penyelenggaraan lembaga kearsipan dalam sistem kearsipan di Indonesia setelah terbitnya UU No. 43 Tahun 2009. Sebuah kesadaran kolektif dari pimpinan, penyelenggaran lembaga kearsipan, SDM kearsipan/arsiparis maupun masyarakat umum diperlukan dalam mewujudkan sistem kearsipan nasional yang diamanatkan UU 43 Tahun 2009. A big statement for an awareness “Arsip Penting” seharusnya tak hanya sebatas retorika belaka. Dua artikel Kolom Opini lainnya memberikan inspirasi dalam pemanfaatan teknologi internet untuk membangun sebuah aplikasi kearsipan.
Annisa Ni’matussholiha menyajikan aplikasi Google Drive untuk manajemen penyimpanan arsip elektronik bagi pelajar. Heri Abi Burachman Hakim menyajikan sebuah aplikasi bernama Omeka untuk mengelola arsip digital dalam berbagai format. Dua artikel ini sangat relevan dengan tuntutan penyelenggaraan kearsipan dalam manajemen modern saat ini. lihat lanjut

Mengabdi melalui sebuah lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi menuntut kerja keras berdasarkan kompetensi di bidang kearsipan maupun kompetensi lainnya. Masih banyak kendala dan tantangan yang dihadapi. Semuanya tidak akan menyurutkan langkah. Keluarga besar Arsip UGM berkomitmen untuk terus bekerja, berkarya, dan mengabdi. Kekeluargaan dan kebersamaan menjadi penyemangat kami. Terus bergandengan tangan untuk saling membantu dan menguatkan dalam mewujudkan visi dan misi Arsip UGM, mengabdi pada UGM dan bangsa. lihat lanjut

Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia ingin turut berpartisipasi dalam pengembangan kearsipan di Indonesia. Komitmen partisipasi sebagai salah satu wujud pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut bukan hanya ditujukan kepada lembaga perguruan tinggi tetapi juga lembaga non perguruan tinggi baik lembaga pemerintah maupun swasta. Salah satu wujud dari komitmen tersebut adalah Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan bimbingan teknis (bimtek) kearsipan terbuka untuk umum. Bimtek tersebut menjadi sarana berbagi pengalaman dan pengetahuan kearsipan untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan. lihat lanjut

Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan yang telah berdiri sejak tahun 2004 dan merupakan pilot project Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) di Indonesia siap untuk bergandengan tangan dengan semua pihak untuk bersama-sama mengembangkan kearsipan di Indonesia. Demi pengembangan kearsipan dan meningkatkan kompetensi SDM kearsipan Indonesia, Arsip UGM terbuka untuk menerima kunjungan maupun studi banding dari berbagai pihak.

 
Selama bulan Mei hingga Juli 2016 ada beberapa instansi yang melakukan kunjungan dan studi banding kearsipan ke Arsip UGM. Tanggal 18 Mei 2016 Corporat University PT. Pelindo melakukan kunjungan ke Arsip UGM. Tim dari RSUP. Dr. Sardjito berkunjung tanggal 13 Mei 2016. Tanggal 2 -3 Juni 2016 kunjungan dari Politeknik Negeri Malang. Kementerian Perindustrian melakukan studi banding pada tanggal 16 Juni 2016. Dalam rangka untuk mengembangkan laboratorium preservasi arsip, Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM juga melakukan kunjungan ke Arsip UGM pada tanggal 26 Juli 2016. lihat lanjut

Oleh Musliichah

Perkembangan fakultas di lingkungan UGM sangat dinamis. Hal ini ditunjukkan dengan pendirian, pembubaran, penggabungan, pemekaran/pemecahan, maupun pergantian nama fakultas. Salah satu bukti dinamika tersebut adalah keberadaan Fakultas Sastra dan Kebudajaan UGM yang saat ini menjadi Fakultas Ilmu Budaya UGM. N ama Fakultas Sastra dan Kebudajaan UGM berlaku sejak tahun 1955 (sebelum tahun 1955 bernama Fakultas Sastra, Pedagogik dan Filsafat UGM) dan berakhir tahun 1982 (kemudian bernama Fakultas Sastra UGM). Fakultas Sastra UGM kemudian berganti nama menjadi Fakultas Ilmu Budaya UGM. Tulisan ini menyajikan informasi tentang perkembangan Fakultas Sastra dan Kebudajaan UGM dimulai dari embrio pendiriannya tahun 1946 hingga tahun 1982, ketika berganti nama menjadi Fakultas Sastra UGM. Informasi-informasi ini ditulis berdasarkan sumber arsip yang tersimpan di Arsip UGM sehingga penyebutan nama-nama lembaga atau unit-unit kerja masih menggunakan ejaan lama sesuai dengan kutipan pada sumber arsip. lihat lanjut

Oleh Ully Isnaeni Effendi

Tidak banyak sumber daya manusia (SDM) yang mengetahui “nilai” (value) akan dirinya sendiri yang dapat “dijual” kepada “pasar” SDM. Potensi SDM bisa jadi kurang diketahui atau bahkan kurang disadari. Melihat kondisi saat ini, SDM dituntut untuk ‘ready to work” atau lebih tepatnya adalah SDM mampu mempersiapkan diri kedalam persaingan pasar tenaga kerja yang semakin lama semakin menuntut SDM untuk lebih banyak mengeksplor kemampuannya.

Dalam ilmu ekonomi dikenal dengan istilah supply dan demand, sama halnya dengan “pasar” SDM tersebut, ada supply dan demand juga. Di “pasar” tersebut akan ada namanya transaksi supply dan demand yang akan berakhir dengan keputusan “buying” atau “membeli” atau bahkan keputusan “cancel” atau “membatalkan” rencana pembelian. Tanpa kita sadari, sebenarnya SDM-pun juga masuk ke dalam aktifitas ”market” dan “marketing”. SDM yang berkualitas tinggi akan berbeda dengan SDM yang berkualitas rendah, baik dari segi nilai (value) maupun harga jualnya. Semuanya tergantung pada apa yang ada dalam diri SDM tersebut. Paket apa yang ada pada SDM tersebut, apakah paket lengkap ataukah paket hemat. lihat lanjut

Oleh Kurniatun

Pada tahun 2015 sudah sering kita dengar atau baca istilah MEA baik di media elektronik maupun media cetak serta tuntutan kesiapan untuk menghadapinya. MEA 2015 merupakan realisasi pasar bebas di kawasan Asia Tenggara yang susah dicanangkan pada Konferensi Tingkat Tinggi (KTT) Asean di Singapura pada tahun 1992. Adapun tujuan dibentuknya MEA adalah untuk meningkatkanstabilitas perekonomian di kawasan Asean dan diharapkan dapat mengatasi permasalahanpermasalahan di bidang ekonomi antar negara anggota Asean. Dampak dari kesepakatan MEA tersebut adalah adanya aliran bebas barang dari dan ke negara-negara anggota ASEAN, arus bebas jasa, arus bebas investasi, arus bebas tenaga kerja, dan arus bebas modal. Hal itu dapat berdampak positif dan negatif bagi Indonesia. Dampak positifnya bagi Indonesia adalah Indonesia dapat memperluas jangkauan investasi dan pemasaran produk-produk di kawasan Asia Tenggara dengan biaya yang lebih murah. Tenaga kerja Indonesia juga bisa bebas bekerja di kawasan Asean. Dampak negatifnya yaitu mutu pendidikan tenaga kerja yang masih rendah akan menjadi peluang bagi negara-negara Asean lainnya untuk mengisi sektor pasar tenaga kerja di Indonesia. lihat lanjut