Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, content, dan context-nya. Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar, dan prinsip-prinsip kearsipan harus menjadi pijakan bagaimana suatu arsip dikelola. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki wawasan ilmu kearsipan agar SDM tersebut kompeten, mampu, dan terampil mengelola arsip dengan baik. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip tanpa dilandasi dengan ilmu kearsipan akan menjadikan arsip kurang bermakna dan kurang memberikan manfaat, bahkan akan menjadi beban bagi institusi pengelolanya.
Pos oleh :
arsip
Fungsi dan kedudukan arsip dalam kehidupan baik secara pribadi, organisasi, berbangsa dan bernegara, maupun dalam konteks peradaban sangat penting. Hal ini sangat kontras atau bertentangan jika disandingkan dengan kondisi umum kearsipan khususnya di Indonesia. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak orang dan lembaga yang belum melakukan penyelenggaraan kearsipan dengan baik. Bukti ketidakcocokan antara persetujuan publik tentang pentingnya arsip dengan perilaku berkearsipan adalah berbagai kasus kehilangan arsip, penumpukan arsip kacau, pemusnahan arsip tidak sesuai prosedur, sulitnya mendapatkan informasi yang bersumber dari arsip secara cepat dan tepat, minimnya SDM kearsipan, tidak terpenuhinya fasilitas sarana prasarana kearsipan sesuai standar, sekaligus minimnya regulasi di bidang kearsipan, serta masih belum dianggapnya bidang kearsipan maupun profesi kearsipan sebagai sesuatu yang “bergengsi”.
Sering kita dengar keluhan dari dosen maupun mahasiswa tentang sulitnya mencari arsip sebagai sumber data untuk keperluan penelitian, penulisan paper, skripsi, tesis dan disertasi. Banyak mahasiswa yang mengatakan bahwa mencari data-data arsip jaman sesudah kemerdekaan lebih sulit daripada arsip-arsip masa penjajahan, apalagi data-data di tingkat daerah. Keadaan ini diperparah
dengan keengganan petugas arsip dalam melayani permintaan arsip (Margana, 2010). Ungkapan tersebut memberikan gambaran
bahwa pengelolaan arsip sekarang ini belum maksimal sehingga layanan kepada pengguna pun belum optimal. Meningkatnya akses terhadap arsip menunjukkan bahwa keberadaan arsip semakin penting dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai sifat-sifat istimewa, yaitu:
Arsip foto merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari warisan visual suatu bangsa. Material fotografi digunakan dalam bentuk dokumenter untuk merekam peristiwa sejarah atau sebagai media ekspresi artistik atau sebagai catatan kehidupan sosial dan keluarga. Foto diproduksi dalam jumlah yang sangat besar setiap tahun. Meskipun tidak semua dari hasil pemotretan perlu dilestarikan, namun pada kenyataannya saat ini banyak arsip foto yang menjadi catatan yang luar biasa penting bagi suatu institusi.
Universitas Gadjah Mada merintis sebagai universitas berkelas dunia sejak awal didirikan pada tahun 1949.
Universitas Gadjah Mada merupakan simbol perjuagan Bangsa Indonesia dalam menunjukkan kemampuan dan kemauan merdeka dan mandiri. Perjuangan mencerdaskan Bangsa Indonesia tersebut juga ditunjukkan dengan kehadiran para tokoh Universitas Gadjah Mada di berbaga forum ilmiah internasional.
Universitas Gadjah Mada juga secara aktif mendukung terbentuknya perdamaian kawasan dengan mendorong lahirnya ASEAN dan Gerakan Non Blok.
Film dokumenter ini berisi tentang peran dan kiprah mahasiswa UGM yang datanya ditelusur dari khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada dari periode 1949 sampai dengan 1979, dimulai dari Pengerahan Tenaga Mahasiswa (PTM) untuk mengajar dan mendirikan SLTA di Luar Jawa; Adakan Seminar Kembali ke-UUD 1945 pada April 1959; Merancang roket yang berhasil diluncurkan dengan kecepatan 2x kecepatan suara dengan ketinggian 11 mil (1963); membangun jaringan air lereng Merapi; dan membantu Tim Perdamaian PBB di Mesir (1978).
Video dokumenter tentang pengerahan tenaga mahasiswa UGM ,dikenal dengan PTM UGM, dari tahun 1951-1962. PTM UGM merupakan cikal bakal pendidikan sekolah lanjutan tingkat atas (SMA) di sejumlah kota di luar pulau Jawa. Beberapa kisah menuturkan betapa sulitnya perjuangan mereka, karena dilakukan di tengah ancaman perang dan disintegrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Perjuangan para pelaku PTM telah menebarkan ribuan SMA dan memicu berdirinya perguruan tinggi negri di kota-kota di Indonesia. Video dokumenter ini diproduksi oleh Arsip UGM dalam rangka Dies Natalis UGM ke-60.
Naskah Sumber Seri 4 “Kuliah Kerja Nyata Universitas Gadjah Mada 1971-2008”, merupakan salah satu upaya penyebarluasan khazanah arsip yang dimiliki Arsip UGM kepada publik. Selain itu, nilai-nilai historis perjalanan pengabdian insan akademika UGM kepada masyarakat, terutama di pedesaan, juga perlu dideseminasikan kepada publik. Transformasi nilai-nilai historis itu tidak hanya dimaksudkan untuk mengenang jasa individu, insan akademika UGM, tetapi juga nilai-nilai kejuangan dari semua pihak yang terlibat dan telah menyumbangkan dharma baktinya untuk kemajuan UGM dan bangsa.
Arsip UGM menerbitkan naskah sumber berjudul “Kuliah Kerja Nyata UGM 1971 – 2008”, pada tahun 2014 ini. Naskah sumber yang baru diterbitkan beberapa bulan lalu ini menyajikan sejarah KKN di UGM, bahwa KKN dimulai pada tahun 1971 dilaksanakan di tiga universitas perintis salah satunya UGM, melalui program “Pengabdian Mahasiswa kepada Masyarakat”. Tahun 1973 KKN telah dilaksanakan di 10 PTN, selanjutnya tahun 1976 sudah diberlakukan di seluruh PTN. Dalam naskah sumber ini disajikan secara runtut perkembangan KKN di UGM yang meliputi beberapa periode yaitu Periode Perintisan, Periode Peralihan, Periode Pemantapan, Periode Pengembangan, Periode Transformasi, dan Periode KKN Tematik Kontekstual.