Oleh : Purwanto Putra

Kajian dan tulisan mengenai konsep Total Arsip yang ditulis para akademisi dan praktisi bidang kearsipan di Indonesia ternyata masih sangat minim. Dari penelusuran awal dengan metode advanced search google, recall dan precision dari hasil pencarian tersebut dapat dihitung dengan jari. Sedangkan pencarian secara global ternyata ada banyak tulisan yang membahas tentang konsep ini. Konsep Total Arsip awal mulanya muncul di Kanada awal tahun 1970-an. Berdasarkan latarbelakang tersebut, pertanyaan yang kemudian muncul, apa pentingnya mengkaji dan menganalisis konsep Total Arsip tersebut. Apakah ada relevansi ketika dikaitkan dengan konteks teori dan praktik kearsipan di Indonesia. Maka inti gagasan penelitian ini ialah upaya mengarusutamakan kajian tentang Total Arsip dalam rangka memperkaya khazanah kearsipan Indonesia. Tujuan penulisan artikel ini mengeksplorasi sejarah dan perkembangan konsep Total Arsip yang berasal dari Kanada. Memaparkan kemungkinan hubungan antara konsep dan strategi Total Arsip dengan tradisi kearsipan di Indonesia. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan metode analisis arsip dan artikel jurnal yang mengulas tentan konsep Total Arsip. Di tengah keterbatasan kajian Total Arsip di Indonesia sekarang ini, melalui cara ini diharapkan dapat diperoleh gambaran yang holistik dan sistematis tentang konsep Total Arsip dan korelasinya dengan praktik kearsipan di Indonesia. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa konsep Total Arsip memiliki relevansi dan urgensi untuk turut diadopsi dalam konsep dan praktik kearsipan di Indonesia. Salah satu filosofi konsep Total Arsip yaitu pilar keempat, yaitu pengembangan jaringan yang dulunya sulit diterapkan karena keterbatasan teknologi informasi dan internet. Saat ini menjadi semakin relevan dan mungkin untuk diterapkan dalam kerangka Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). read more

Oleh : Awalia Latifa Mayda Ikrimah

Arsip-arsip yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi sangat beragam dan mengalami pertambahan setiap harinya. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengelolaan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi meliputi jadwal retensi arsip dan proses pemusnahan arsip. Penelitian menggunakan metode metode penelitian kuantitatif dengan desain penelitian survey dan instrument penelitian wawancara terstruktur. Partisipan yang diwawancara merupakan seorang arsiparis yang berkerja di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi dengan jabatan arsiparis ahli muda. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi menggunakan sistem digital dalam mengelola sebagian arsip. Selain itu, kegiatan penyusunan jadwal retensi arsip dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah setempat, serta proses pemusnahan arsip tidak mengikutsertakan seluruh arsip dikarenakan banyaknya arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi. Penerapan jadwal retensi arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi membuat sistem pengelolaan arsip yang efesien dan efektif. read more

Oleh : Tri Yekti Mufidati dan Tamara Adriani Salim

This research discusses the holding of virtual archives exhibitions as an effort to increase archival outreach at the National Archives of the Republic of Indonesia (ANRI) as an archival institution and relevant to ANRI’s function in managing archives (historical value archives). The purpose of this study is to describe the holding of a virtual archives exhibition by ANRI as an effort to increase archival outreach by ANRI. This research uses a qualitative approach with a case study method, data collection is carried out by making observations, interviews, and document analysis. Data gathering of this study was conducted from February 2021 to May 2022.  The results of this study show that the holding of a virtual archive exhibition at ANRI as an innovation in archives management supported by policies in regulating the stages of organizing, managing exhibition resources, collaboration and sustainability of virtual archive exhibitions will support efforts to increase archival outreach. The virtual archives exhibition is held in accordance with ANRI’s vision and mission in managing archives as a collective memory and national identity by utilizing social media platforms websites, Instagram, YouTube, Twitter, and Facebook. With the use of social media in organizing a virtual archive exhibition by ANRI, it can reach a wider range of archives users.  read more

Oleh : Ita Wahyu Wulandari

Pameran arsip memiliki peranan untuk menyajikan khazanah arsip kepada masyarakat dan sebagai upaya melestarikan nilai-nilai yang terkandung pada arsip. Pameran Arsip UGM 2021 dilaksanakan secara virtual dengan membawa tema Gedung Pantjadarma yang mana berpotensi sebagai warisan budaya sehingga perlu dilestarikan eksistensinya. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis kegiatan Pameran Arsip UGM 2021 dalam meningkatkan kesadaran masyarakat pada pelestarian dan pengelolaan arsip warisan budaya. Adapun sejumlah pembahasan yang dianalisis yaitu penentuan tema dan alur cerita yang disajikan pameran arsip, konten yang disajikan, presentasi kegiatan pameran arsip secara virtual, dan fungsi pembelajaran dan pengalaman pada pameran arsip. Dengan menggunakan metode studi kasus, penelitian ini menjelaskan beberapa hal yang telah dianalisis secara langsung oleh peneliti. Hasil dari penelitian ini menunjukan alur kegiatan dan rangkaian acara dari pameran virtual yang telah dilaksanakan dapat berjalan secara sistematis dan kontinu, tema yang disajikan berdasarkan nilai historis dari warisan budaya, jangkauan konten yang beraneka ragam, dan faktor-faktor lainnya yang memengaruhi keberlangsungan Pameran Arsip UGM 2021.

Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.

Oleh : Danish Faiq Ibad Yuadi

The development of archive digitization technology, especially cameras, is an advantage for archive users. On the other hand, the ease of falsifying by digitizing records for a particular purpose is a problem for archivists in authenticating digital records. The purpose of this study is to identify digital sources, especially cameras as one of the tools applied in the archive digitization process. The research methodology combines clustering and classification in machine learning to determine 6 brands of cellphone cameras. The total data used in this experiment is 2400 archived digital images. The experimental results show that the identification rate of classification accuracy is 99%. This shows that this study is very effective in determining the authentication of digital archives, especially determining the source of the camera. read more

Oleh : Fathurrohman S.Kom

Pengelolaan arsip elektronik harus didukung oleh teknologi informasi yang baik dan memenuhi syarat-syarat pengelolaan kearsipan sesuai kaidah kearsipan yang berlaku. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh teknologi informasi bidang kearsipan terhadap kualitas pelayanan dan efektivitas kerja pegawai dalam mengelola arsip. Metode pengumpulan data menggunakan model studi literatur pustaka, kuesioner dan pendampingan penggunaan teknologi informasi bidang kearsipan. Metode analisa data menggunakan metode Skala likert, dan instrumen penelitian menggunakan D&M IS Success Model. Aplikasi yang digunakan adalah Sistem Informasi Manajeman Arsip (SIMARSIP). Responden penelitian adalah pegawai administrasi di enam fakultas di IPB. Hasil analisis data diperoleh informasi bahwa 91,94% responden menilai kualitas sistem aplikasi kearsipan sangat membantu pengelolaan arsip dinamis. Sebanyak 51,6% menyatakan kualitas informasi yang dihasilkan sangat akurat, 66,1% responden menyatakan aspek penggunaan sistem sangat memudahkan. Pada aspek kepuasan pengguna, 45,2% responden menyatakan sangat puas. Sebanyak 91,9% responden menyatakan aplikasi kearsipan memberikan dampak sangat baik dalam pelayanan dan efktivitas kerja. Hasil penelitian menunjukan bahwa bantuan teknologi informasi bidang kearsipan mempunyai pengaruh besar terhadap kualitas pelayanan dan efektivitas kerja pegawai dalam bidang kearsipan khususnya pada ketersediaan informasi arsip, penyediaan daftar arsip aktif, daftar arsip yang melewati masa aktif, dan daftar arsip usul musnah read more

Oleh : Farhah Faridah

Tertib pengelolaan arsip kepegawaian untuk mewujudkan proses kenaikan pangkat/jabatan dosen tidak terlepas dari peran SDM kepegawaian yang kompeten. Penelitian ini membahas tentang peran arsip kepegawaian dalam kenaikan pangkat/jabatan dosen di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen, IPB. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui peran penting arsip/data kepegawaian sebagai sumber informasi dapat mendukung proses kenaikan pangkat/jabatan dosen, faktor yang mempengaruhi percepatan kenaikan pangkat/jabatan dosen dan kendala dalam proses kenaikan pangkat/jabatan dosen tersebut. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan studi kasus. Pengumpulan data menggunakan observasi, interview, kuesioner dan dokumentasi. Retensi arsip perseorangan berdasarkan Peraturan Rektor IPB 13/IT3/TU/2020, memiliki masa simpan yang cukup lama dan bersifat aktif sampai individu PNS pensiun ditambah masa inaktif sembilan tahun. Arsip kepegawaian berperan penting dalam percepatan kenaikan pangkat/jabatan dosen. Hasil penelitian tentang peran arsip kepegawaian dalam kenaikan pangkat/jabatan dosen meliputi pengelolaan arsip kepegawaian dan ketersediaan SDM yang kompeten, dosen dan jenjang jabatan fungsional/pangkatnya, prosedur pengumpulan dokumen dosen, ketersediaan prosedur operasional baku (POB) kenaikan pangkat/jabatan dosen, peran arsip kepegawaian dan bagaimana pengelolaan arsip dari mulai diciptakan, digunakan dan dipelihara hingga disusutkan. Kendala yang mempengaruhi peran arsip dalam menunjang kenaikan pangkat/jabatan dosen adalah motivasi dosen, SDM di bidang teknologi informasi (IT) dan sumberdaya organisasi.

Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.

Oleh : Gani Nur Pramudyo dan Nina Mayesti

The aims of this study are to identify and describe crosswalks that perform and develop in SIKN and JIKN at National Archives of the Republic of Indonesia. This study uses a qualitative approach with a case study. Data was collected by online interviews on June-August 2021 and collecting documents. The results show that implementation and metadata development is related to international communities such as ICA and ISO. Analysis of metadata properties shows that metadata and description elements have similarity and different meanings, optional and mandatory elements, multilevel description, application profile that contains 4 ICA standards, inconsistencies metadata value, and did not use subject vocabularies and thesaurus. The metadata obstacle is the lack of archival information from SIKN, harvested archives is just an item, a method for metadata import/export performed manually thus metadata is not up to date in JIKN. Metadata crosswalks produce table of metadata mapping from ISAD (G), Regulatory chief of ANRI 21/2011, ISO 23801, and RiC to Dublin Core. They show the the similarities and differences metadata elements and description that was developing in archival tradition. The study suggests that ANRI adopt Indonesia Onesearch to develop metadata harvesting for SIKN and JIKN. Moreover, ANRI needs to create controlled vocabulary and perform certification for designing SIKN and operating JIKN read more

Oleh : Saharul Hariyono dan Hilma Nurullina Fitriani

Archival activism is a concept about archivists’ awareness of the social power of archives to create social justice. The writing of this article should describe the application of a concept of archival activism in diversity practices that actively document communities that are traditionally marginalized from historical narratives and complicated by the desire to remain autonomous so that they often lack trust due to exceptions in the past which then come to the fore in the development of education and science in Indonesia. The data were analyzed using archival activism and related to the acceptability of aspirational theory. The data analysis technique is in the form of inductive analysis which starts from the data found to produce conclusions that can be in the form of categorization or propositions. The results of the analysis show that there are closures and marginalizations of community archives analyzed, such as the presence of Prostitute who were initially considered an immoral transformed as one of the revolutions for Indonesian independence; bissu, which is considered a transvestite, turns out to be complex and dignified when compared to gender status in Thailand as described in the epic I La Galigo; Towani Tolotang community, whose condition with bissu was long ago identified as a community forced to choose a religion for population purposes, however in its resistance promoted formal politics not to incorporate elements of religion stipulated by law into their worship practices. Then these three communities showed preventive archives that could be used as a collective memory for education and science, thus placing this document as an archive that was initially inactive but turned into statically active. Thus the public will get information that provides more understanding for accountable interests so that the archive is static secondary. read more

Oleh : Adhitya Eka Putri

Perkembangan teknologi dan munculnya pandemik Covid-19 menuntut organisasi untuk berubah dan berkembang. Salah satu sektor organisasi yang harus berubah dan berkembang adalah bidang persuratan dan kearsipan, yaitu dari pengelolaan konvensional ke pengelolaan berbasis elektronik. Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) mengembangkan Sistem Informasi Agenda Persuratan (siagen) untuk mengubah pola kerja konvensional menjadi berbasis elektronik. Melalui pendekatan studi kasus, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fitur dan fungsi siagen, strategi perubahan yang dilakukan, dan relevansi perubahan dengan model ADKAR. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi dan fitur siagen cukup baik meskipun perlu dikembangkan, beberapa strategi perubahan dilakukan, dan perubahan cukup relevan dengan model ADKAR. read more