Oleh : Gani Nur Pramudyo dan Nina Mayesti

The aims of this study are to identify and describe crosswalks that perform and develop in SIKN and JIKN at National Archives of the Republic of Indonesia. This study uses a qualitative approach with a case study. Data was collected by online interviews on June-August 2021 and collecting documents. The results show that implementation and metadata development is related to international communities such as ICA and ISO. Analysis of metadata properties shows that metadata and description elements have similarity and different meanings, optional and mandatory elements, multilevel description, application profile that contains 4 ICA standards, inconsistencies metadata value, and did not use subject vocabularies and thesaurus. The metadata obstacle is the lack of archival information from SIKN, harvested archives is just an item, a method for metadata import/export performed manually thus metadata is not up to date in JIKN. Metadata crosswalks produce table of metadata mapping from ISAD (G), Regulatory chief of ANRI 21/2011, ISO 23801, and RiC to Dublin Core. They show the the similarities and differences metadata elements and description that was developing in archival tradition. The study suggests that ANRI adopt Indonesia Onesearch to develop metadata harvesting for SIKN and JIKN. Moreover, ANRI needs to create controlled vocabulary and perform certification for designing SIKN and operating JIKN read more

Oleh : Saharul Hariyono dan Hilma Nurullina Fitriani

Archival activism is a concept about archivists’ awareness of the social power of archives to create social justice. The writing of this article should describe the application of a concept of archival activism in diversity practices that actively document communities that are traditionally marginalized from historical narratives and complicated by the desire to remain autonomous so that they often lack trust due to exceptions in the past which then come to the fore in the development of education and science in Indonesia. The data were analyzed using archival activism and related to the acceptability of aspirational theory. The data analysis technique is in the form of inductive analysis which starts from the data found to produce conclusions that can be in the form of categorization or propositions. The results of the analysis show that there are closures and marginalizations of community archives analyzed, such as the presence of Prostitute who were initially considered an immoral transformed as one of the revolutions for Indonesian independence; bissu, which is considered a transvestite, turns out to be complex and dignified when compared to gender status in Thailand as described in the epic I La Galigo; Towani Tolotang community, whose condition with bissu was long ago identified as a community forced to choose a religion for population purposes, however in its resistance promoted formal politics not to incorporate elements of religion stipulated by law into their worship practices. Then these three communities showed preventive archives that could be used as a collective memory for education and science, thus placing this document as an archive that was initially inactive but turned into statically active. Thus the public will get information that provides more understanding for accountable interests so that the archive is static secondary. read more

Oleh : Adhitya Eka Putri

Perkembangan teknologi dan munculnya pandemik Covid-19 menuntut organisasi untuk berubah dan berkembang. Salah satu sektor organisasi yang harus berubah dan berkembang adalah bidang persuratan dan kearsipan, yaitu dari pengelolaan konvensional ke pengelolaan berbasis elektronik. Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) mengembangkan Sistem Informasi Agenda Persuratan (siagen) untuk mengubah pola kerja konvensional menjadi berbasis elektronik. Melalui pendekatan studi kasus, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fitur dan fungsi siagen, strategi perubahan yang dilakukan, dan relevansi perubahan dengan model ADKAR. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi dan fitur siagen cukup baik meskipun perlu dikembangkan, beberapa strategi perubahan dilakukan, dan perubahan cukup relevan dengan model ADKAR. read more

Oleh : Wahyu Widyasih

This study aims to identify the types of art archives and arrange their arrangement designs in order to support the development of the tridharma of higher education at the Indonesian Institute of the Arts (ISI) Surakarta. The archives studied are the archives of performing arts that are the result of the Tridharma organization. The research was conducted using a qualitative descriptive method. That is describing a situation based on the facts that appear. The results of field observations show that the performing arts document consists of text, audio, and video. Its creation cannot be separated from previous works of art as a reference or source of works of art. Artwork documents are archives because they are the result of the tridharma process, but have only been managed as a library. The archives are dominated by final works of art from study programs at the Faculty of Performing Arts, results of artistic research from the Research Centre, and results of community service works of art from the Centre for Community Service. ISI Surakarta Archives Retention Schedule stipulates the archive as a static archive (permanent) after the retention period expires. Its arrangement requires a design according to archival standards. The design is made by taking into account the principle of provenance and original order. The design includes archive creators, archive classification (final project reports, research, and community service), archive indexes (reports, audio visual recordings, and intellectual property certificates), archive cross-linking to link different types of archives for the same archive, information archives, access conditions and archive service procedures. read more

Oleh : Arina Faila Saufa dan Sindra Sari

Tingginya jumlah arsip kertas yang semakin hari semakin meningkat menjadi masalah sendiri bagi sebuah lembaga. Tentunya hal ini berpengaruh pada banyaknya tempat yang akan digunakan untuk menyimpan arsip, dan lamanya proses temu kembali arsip. Maka dari itu, diperlukan manajemen arsip dari bentuk konvensional ke elektronik agar semua kegiatan administrasi dapat dilakukan secara efektif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kegiatan manajamen arsip elektronik berserta kendalanya di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui observasi partisipatif moderat, wawancara semi-terstruktur, dan studi dokumentasi. Adapun uji keabsahan data yang digunakan yaitu melalui perpanjangan pengamatan, triangulasi teknik dan triangulasi sumber. Teknik analisis data dalam penelitian ini dilakukan melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa manajemen arsip elektronik di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Yogyakarta terdiri dari tiga tahapan yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan distribusi, dan pemeliharaan arsip. Namun dalam kegiatan manajemen arsip elektronik kurang berjalan dengan baik, dikarenakan terdapat beberapa kendala yaitu kendala teknis dan non teknis. Penelitian ini diharapkan mampu memberikan terobosan baru dan dapat dijadikan pedoman lebih lanjut dalam kegiatan manajemen arsip elektronik yang baik dalam meningkatkan layanan administrasi di sebuah badan, lembaga, maupun organisasi. read more

Oleh : Raistiwar Pratama

Seperti deskripsi kearsipan yang merupakan upaya menyusun representasi terhadap peristiwa, kegiatan, atau kejadian, tulisan ini juga merupakan deskripsi terhadap karya-karya fiksi yang menampilkan citra kearsipan. Keragaman citra kearsipan dalam karya-karya fiksi Indonesia merepresentasikan bagaimana arsip, kerja pengarsipan, dan pengelolanya dikenal masyarakat sehingga dapat digunakan untuk mengetahui jangkauan kearsipan. Novel dan cerita pendek yang terpilih menampilkan arsip sebagai sumber proses kreatif bagi suatu fiksi yang menyejarah, biografis, dan autobiografis; arsip yang alat-alat penguasa gunakan untuk mengawasi warganya; dan arsiparis sebagai pekerja yang menyediakan akses terhadap arsip kepada penelusur dan masyarakat. read more

Oleh : Lia Nur Faizah dan Thoriq Tri Prabowo

This study aims to describe digitization activities at Warung Arsip Yogyakarta. In addition, this study will also describe the opportunities and challenges of the digitization activity using a SWOT analysis. This study uses descriptive qualitative methods. Collecting data process conducted by observation, interviews, and documentation. The data analysis technique was done several acivities sort of: data reduction, data display, and conclusion drawing. The digitization process at Warung Arsip Yogyakarta uses two methods, namely pemindaian for publications such as magazines; and capturing pictures for publications such as newspapers. The digitization process is experiencing problems due to lack of human resources (HR) and limited digital archive storage. Warung Arsip Yogyakarta are taking advantage of relationship opportunities to reach more information, maximizing creativity in digitizing newspapers, upgrading the digital archive storage system. In an effort to face the challenges, Warung Arsip Yogyakarta needs to carry out promotions to increase public interest in archives, create a special room for archives that have not been digitized, carry out periodic cleaning, make SOPs for archive maintenance, and recruit employees. read more

Oleh : Linda Setiawati, Eka Siti Aulia, Riche Cynthia Johan, Angga Hadiapurwa, dan Ardiansah

Perkembangan teknologi informasi yang terjadi saat ini menjadikan semua lebih mudah karena adanya website yang dapat dimanfaatkan pada proses administrasi. Layanan suatu sistem informasi kearsipan berbasis website perlu dilakukan pengukuran atau evaluasi untuk mengidentifikasi kualitas website yang telah digunakan. Dalam penelitian ini, kualitas website Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) diukur dengan menggunakan metode WebQual 4.0 yang merupakan suatu indikator yang digunakan sebagai dasar penilaian kualitas website berdasarkan persepsi pengguna akhir. Penelitian ini memiliki populasi yaitu mahasiswa program studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) dengan teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling sehingga terhitung 77 mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode action research dengan pengumpulan data melalui penyebaran kuesioner. Penelitian ini dilakukan untuk mendeskripsikan kualitas website SIKD yang digunakan oleh pegawai UPI untuk memudahkan dalam kegiatan birokrasi dan/atau interaksi pengelolaan arsip dinamis. Hasil dari penelitian berdasarkan tiga aspek, yaitu usability (kegunaan), information quality (kualitas informasi), service interaction quality (kualitas interaksi dan layanan) website SIKD UPI berada pada kategori baik. Jadi dapat disimpulkan bahwa SIKD yang digunakan pada proses administrasi di UPI memiliki kualitas yang baik, tetapi perlu ditingkatkan sehingga dapat berfungsi dengan lebih baik. read more

Oleh : Irfan Rizky Darajat dan  Waluyo Waluyo

Artikel ini berupaya untuk memeriksa peran lembaga informasi di Indonesia dalam pengelolaan arsip musik populer Indonesia melalui serangkaian wawancara dan pengamatan terhadap penelitian terdahulu terkait lembaga tersebut. Musik merupakan produk budaya yang penting bagi masyarakat. Dari musik yang berkembang di masyarakat tercermin perkembangan kebudayaan dalam suatu bangsa pula. Penelitian dilakukan terhadap lembaga informasi milik negara meliputi Arsip Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Lokananta, dan lembaga independen masyarakat yaitu Irama Nusantara. Penelitian ini hendak mengeksplorasi cara masing-masing lembaga informasi tersebut mendapatkan dan mengelola arsip terkait musik populer Indonesia. Cara masing-masing lembaga informasi dalam mendapatkan, mengumpulkan, dan mengelola arsip musik populer Indonesia akan memberikan gambaran tentang bagaimana lembaga-lembaga tersebut memahami arsip musik populer Indonesia dan tantangan dalam pengelolaannya. Hal tersebut juga akan memberikan gambaran tentang pentingnya pengelolaan arsip musik populer Indonesia sebagai kerja yang berkesinambungan antara lembaga informasi negara, komunitas pecinta musik, dan industri musik. read more

Oleh : Indah Novita Sari, Titi Susanti, Rina Rakhmawati, Arif Rahman Bramantya, Faizatush Sholikhah, Irfan R Darajat, Eritrina Putri Ekantari, Waluyo Waluyo, dan  Lastria Nurtanzila

Penelitian ini bertujuan untuk mengulas tentang urgensi pengelolaan arsip personal, membahas tahapan pengelolaan berlandaskan records continuum model dan mendiskusikan alternatif pengelolaan arsip personal dengan memanfaatkan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan objek penelitian pada Rukun Warga (RW) Punukan, Kulon Progo. Data primer didapatkan dari wawancara dan focus grup discussion dengan para informan yakni ibu-ibu anggota Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang merupakan penanggung jawab arsip di lingkup keluarga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip personal perlu dikelola mengingat fungsinya yang krusial dalam menunjukkan perjalanan hidup, memberikan bukti kepemilikan dan menjamin hak seseorang serta membentuk memori kolektif. Berdasarkan records continuum model, penelitian ini menemukan kategori arsip personal yang dihasilkan (created) oleh warga Punukan meliputi identitas, kesehatan, keuangan, asuransi, aset, pendidikan, pekerjaan dan lain-lain. Perekaman (capture) dapat dilakukan melalui alih media dan lahir secara digital (born digital). Kajian ini juga menemukan berbagai kendala yang ditemui warga Punukan dalam pengorganisasian (organize) arsip elektronik. Hambatan disebabkan oleh kerusakan perangkat, tersebarnya arsip pada banyak perangkat serta tidak adanya penamaan file serta klasifikasi. Pemilik arsip personal memiliki alternatif dalam mengelola arsip mereka dengan memanfaatkan aplikasi seperti Arsip Keluarga (AKAR), Aplikasi Elektronik Masyarakat (Emas) dan FamilySearch. Kendati demikian, pengguna disarankan memilih aplikasi dengan sistem keamanan tinggi agar tidak terjadi kebocoran informasi. read more