Oleh : Ahmad Yani, Rezky Amalia Syafiin

Arsip berperan penting karena memiliki nilai legal/hukum yang dapat dipakai dalam proses pembuktian di persidangan. Pengarsipan elektronik pada bidang pertanahan penting dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip. Salah satu jenis arsip bidang pertanahan adalah sertifikat tanah. Sertifikat tanah yang merupakan bukti kepemilikan hak atas tanah oleh seseorang saat ini masih diterbitkan secara fisik (kertas). Hal ini berpotensi adanya pemalsuan sertifikat dan rentannya sertifikat rusak atau hilang. Penelitian ini memberi gambaran bagaimana peran arsip sebagai alat bukti yang sah dan pengarsipan elektronik sertifikat tanah sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip jika terjadi sengketa pertanahan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analitis, menggambarkan secara langsung data literatur, baik buku, peraturan perundang-undangan, maupun data pendukung lainnya. Arsip elektronik sertifikat ini diharapkan dapat menjadi alat bukti yang sah jika terjadi sengketa pertanahan, serta dapat meminimalisasi pemalsuan sertifikat tanah dan jaminan ketersediaan arsip jika sertifikat tanah rusak atau hilang. lihat lanjut

Oleh : Purwanto Putra

Sejarah merupakan sebuah peristiwa objektif, hanya sekali terjadi dan tidak akan terulang. Arsip sebagai rekaman peristiwa masa lalu sangat dibutuhkan untuk penulisan sejarah. Arsip dan metode sejarah menjadi kunci dalam merekonstruksi peristiwa sejarah. Metode sejarah berkembang mengikuti zaman. Konsep demokratisasi sejarah muncul pada era pascamodernisme sebagai babak baru sejarah manusia modern. Inti gagasan tersebut adalah pentingnya mengangkat tema-tema kecil sebagai tema sejarah. Penulisan artikel ini bertujuan untuk menjelaskan korelasi antara demokratisasi sejarah dengan kearsipan terkait penulisan dan sumber primer sejarah. Artikel ini akan menguraikan kemungkinan penerapan konsep demokratisasi sejarah yang diturunkan dan diadopsi menjadi demokratisasi arsip. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, terdapat kecenderung minimnya pembahasan terkait konteks ini. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan metode analisis literatur, studi arsip dan penerapan arsip dari berbagai periodisasi. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh gambaran menyeluruh dan sistematis tentang korelasi demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam kerangka paradigma pascamodernisme. Hasil temuan penelitian mengungkap bahwa ada semangat kolaborasi antara konsep demokratisasi sejarah dan demokratisasi arsip dalam rangka menambah produktivitas penelitian dan penulisan pada era pascamodernisme yang berkembang dalam kerangka lintas keilmuan, termasuk sejarah dan kearsipan. Kesimpulan penelitian ini adalah bahwa demokratisasi arsip dapat menjadi upaya dalam memperkaya penulisan sejarah, memori kolektif dan menguatkan identitas bangsa dalam era digital dan pascamodernisme. lihat lanjut

Oleh : Dwiyantoro Dwiyantoro, Sri Junandi

Arsip dinamis (rekod) merupakan salah satu hasil samping dari kegiatan lembaga pendidikan. Arsip dinamis sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan akreditasi sekolah/madrasah karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan lembaga pendidikan. Akan tetapi, dalam penanganan arsip di sekolah/madrasah masih ditemukan belum berjalan efisien karena dikelola dengan sistem informasi konvensional dan memakan waktu yang relatif lama untuk proses temu kembali. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi manajemen rekod yang dapat mempermudah proses temu kembali arsip yang cepat, akurat, dan efisien. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip kegiatan pendidikan sekolah dasar khususnya untuk akreditasi. Jenis penelitian ini menggunakan metode eksplorasi. Metode yang digunakan adalah analisis data, perancangan, desain aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perancangan program aplikasi dan aplikasi yang dirancang dapat digunakan sebagai alternatif untuk mengatasi masalah pada proses akreditasi sekolah dasar/madrasah. Sistem perancangan berbasis Microsoft Access dapat membantu bagian administrasi sekolah untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip secara elektronik akan menjamin kecepatan, kemudahan dan keakuratan temu kembali arsip dinamis untuk mendukung kegiatan pendidikan sekolah dasar/madrasah terutama di lokasi pedesaan dan pedalaman. Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.

Oleh : Adhitya Eka Putri

Arsiparis adalah profesi yang dibutuhkan oleh berbagai organisasi, termasuk universitas. Arsiparis bertugas untuk menata dan memelihara berkas, serta memiliki tugas-tugas yang lain. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis peran arsiparis bagi organisasi di Universitas Negeri Yogyakarta. Penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif kualitatif. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsiparis memiliki peluang untuk melakukan berbagai peran yaitu sebagai pengelola khazanah arsip, pengelola konten digital, penyedia informasi, peneliti, dan pendaya guna arsip bagi masyarakat. Peran-peran tersebut dapat terlaksana atau tidak tergantung pada situasi dan kondisi. lihat lanjut

Oleh : Farhah Faridah

Arsip tugas akhir memiliki peranan sangat penting bagi perguruan tinggi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Tugas akhir merupakan rekaman penelitian yang dilakukan mahasiswa dalam media kertas dan digital. Tugas akhir memuat informasi ilmu pengetahuan yang dapat dimanfaatkan oleh peneliti atau mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menjadi memori kolektif perguruan tinggi. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan urgensi implementasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam pengelolaan arsip tugas akhir di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) Institut Pertanian Bogor (IPB) sejak arsip diciptakan hingga masa inaktif berakhir. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif, data diperoleh melalui pengisian kuesioner, wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian tentang urgensi implementasi JRA dalam pengelolaan arsip tugas akhir meliputi ketersediaan JRA, pelayanan dan akses, Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, ketersediaan sarana prasarana dan penyusutan. Kendala pengelolaan arsip tugas akhir adalah sumber daya kearsipan, sosialisasi, dan kebiasaan lama. lihat lanjut

Oleh : Firzanatusalma Rafiza Yuadi

Pembuktian keaslian arsip tercetak dari suatu printer merupakan suatu kebutuhan untuk menentukan keabsahan suatu produk teknologi informasi terutama untuk mesin cetak. Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan autentikasi arsip tercetak berdasarkan bentuk partikel toner yang menempel pada huruf tercetak dari setiap jenis dan merk printer. Studi ini menggunakan metode pendekatan forensik digital melalui citra digital mikroskop dari arsip tercetak yang dianalisis menggunakan FIJI/ ImageJ dengan pendekatan histogram dan dikombinasikan dengan analisis jumlah partikel huruf dari setiap merk printer. Hasil eksperimen menunjukkan perbedaan yang signifikan dari setiap jenis printer untuk menentukan sumber arsip asli atau palsu yang dikeluarkan oleh suatu institusi atau lembaga tertentu. lihat lanjut

Oleh : Lufi Herawan

Penataan arsip inaktif yang merupakan bagian dari pemeliharaan arsip menjadi sangat penting untuk dilakukan oleh pencipta arsip karena bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan, serta menjamin ketersediaan informasi arsip. Selaku pencipta arsip, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu melakukan penataan arsip inaktif secara efektif dan efisien. Permasalahan yang timbul di antaranya adalah kapasitas ruang penyimpanan yang kurang luas, metode yang digunakan kurang efektif dan efisien, serta penyusutan arsip yang sulit dilakukan. Pemilihan metode perlu dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Pemilihan metode penataan arsip inaktif dilakukan dengan menggunakan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Adapun evaluasi metode yang dipilih adalah analisis Paired-Samples T-Test, dengan menggunakan aplikasi SPSS. Instrumen penelitian berupa kuesioner disebarkan kepada seluruh populasi petugas pengelola arsip inaktif yang berjumlah 10 orang. Setelah dilakukan analisis menggunakan USG dan Paired-Samples T-Test didapat metode penataan arsip inaktif yang sesuai, yaitu metode “pengelompokan berdasarkan nasib akhir arsip”, tetapi metode tersebut tidak berpengaruh signifikan terhadap ketentuan penataan arsip inaktif. Meskipun demikian, berdasarkan nilai kuesioner didapat hasil bahwa metode penataan arsip inaktif yang baru lebih baik dalam hal penggunaan ruang penyimpanan serta mempermudah dalam pelaksanaan penyusutan arsip. lihat lanjut

Oleh : Elya Riska Dwi Wahyuni, Rina Rakhmawati

Tulisan ini bertujuan mendeskripsikan hasil penelitian mengenai dampak dari proses monitoring dan audit internal pada unit pengelola dokumen aset di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) terhadap kualitas pengelolaan dokumen asetnya. Proses evaluasi yang dilakukan oleh unit pengelola dokumen aset tersebut berupa monitoring kinerja dan audit internal. Kerja audit internal dilakukan oleh unit Quality Assessment Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder. Data diperoleh melalui teknik observasi non-partisipasi, wawancara campuran, dan kajian pustaka. Data diolah menggunakan teknik triangulasi data. Hasil penelitian menunjukkan bahwa unit pengelola dokumen di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah rutin melaksanakan monitoring kinerja karyawan yang mengelola dokumen aset. Selain itu, unit Quality Assurance melakukan audit internal setiap setahun sekali sebagai tindak lanjut dari kegiatan monitoring. Audit dilakukan untuk menjamin objektivitas, kualitas, dan profesionalitas penerapan ISO 9001: 2015 tentang Sistem Manajemen Mutu. Dampak positif dari kegiatan monitoring dan audit internal adalah pembenahan berkelanjutan dan tersistem atas model pengelolaan dokumen aset yang tepat, efektif, dan efisien sehingga unit pengelola dokumen memperoleh tingkat kepuasan pengguna dokumen yang terus meningkat setiap tahun. lihat lanjut

Oleh : Nurul Farida

Kajian di bidang kearsipan memiliki cakupan yang sangat luas. Kecenderungan topik penelitian atau kajian yang dilakukan dapat menjadi gambaran akan kondisi yang terjadi di bidang kearsipan. Jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan dan Journal of the Archives and Records Association sebagai salah satu jurnal yang terakreditasi dipilih untuk diteliti lebih lanjut mengenai kecenderungan topik penelitian yang ada pada keduanya. Penelitian ini dilakukan untuk memberikan referensi kepada peneliti di bidang kearsipan mengenai kecenderungan penelitian kearsipan pada saat ini. Penelitian dilakukan menggunakan analisis Co-word melalui 2 aplikasi, yakni Pajek dan VOSviewer. Berdasarkan penelitian diketahui bahwa dalam kurun waktu 4 tahun terakhir,  pada jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan terdapat 111 kata kunci yang berbeda dan membentuk 492 garis penghubung. Sepuluh kata kunci dengan link terkuat pada jurnal Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, antara lain: arsip (60), Universitas Gadjah Mada (24), arsiparis (18), informasi (18), NSPK (14), pengolahan (13), arsip digital (12), kearsipan (12), sosialisasi (12), dan edukasi (12). Pada Journal of the Archives and Records Association, terdapat 188 kata kunci yang berbeda dan membentuk 1.120 garis penghubung. Sepuluh kata kunci dengan link terkuat pada Journal of the Archives and Records Association, antara lain: archive (85), community archive (48), local authority archives (42), affect (36), digitization (34), museums (24), Wales (22), impact (19), organization (18), dan fiduciarity (18). lihat lanjut

oleh Ully Isnaeni Effendi

Salah satu upaya terlaksananya penyelenggaraan kearsipan di Universitas Gadjah Mada (UGM) adalah dengan penggunaan teknologi informasi, salah satunya adalah penggunaan sistem informasi kearsipan untuk arsip inaktif. Penelitian ini termotivasi untuk menganalisis evaluasi penerimaan dan kelanjutan penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif (SIKI) di lingkungan UGM. Technology Acceptance Model (TAM) Venkatesh dan Davis digunakan sebagai dasar penelitian. Model ini dipilih karena merupakan sebuah konsep yang dianggap paling baik dalam menjelaskan perilaku user (pengguna) terhadap sistem teknologi informasi baru. Selanjutnya studi ini memodifikasi teori yang mempengaruhi attitude toward using yaitu ignorance dan multidimensional committment. Terdapat lima konstruk sebagai pembentuk ignorance dan multidimensional committment yaitu complexity, power of distance, incentive fairness, identification, dan internalization. Data penelitian diperoleh melalui sembilan key informan yaitu yaitu administrator SIKI unit kerja di lingkungan UGM yang pernah mengikuti sosialisasi SIKI oleh Arsip UGM. Hasil penelitian yang diperoleh adalah tidak hanya complexity, power of distance, incentive fairness, identification, dan internalization saja yang berpengaruh pada penerimaan suatu sistem informasi dalam hal ini adalah penerimaan SIKI, namun terdapat faktor lain yang mempengaruhi kelanjutan penggunaan SIKI yaitu kebijakan pimpinan terkait penggunaan SIKI. lihat lanjut