Pengelolaan arsip bukan hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga tentang mengambil keputusan tepat kapan dan bagaimana dokumen perlu dimusnahkan. Itulah yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM saat melaksanakan pemusnahan arsip inaktif milik Bidang Arsip untuk periode tahun 2005–2011, pada Jumat (11/7) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2.

Kegiatan ini dipimpin oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., yang menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian integral dari siklus manajemen kearsipan yang bertanggung jawab. "Proses ini tidak hanya mengoptimalkan ruang penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa informasi sensitif tidak dapat diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang," ujarnya dalam sambutan.

Proses pemusnahan dilakukan dengan metode perajangan, yaitu penghancuran dokumen menggunakan mesin pemotong khusus hingga menjadi serpihan kecil yang tidak bisa dibaca atau dipulihkan. Metode ini memastikan keamanan informasi dan perlindungan data institusi.

Langkah ini sejalan dengan komitmen UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang transparan, efisien, dan berkelanjutan, sekaligus mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Khususnya, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan kelembagaan yang akuntabel dan terbuka, serta SDG 12: Konsumsi dan Produksi yang Bertanggung Jawab, melalui praktik pengelolaan dokumen yang efisien dan selektif.

Dengan pelaksanaan pemusnahan arsip ini, UGM menegaskan bahwa pengelolaan informasi bukan hanya soal pelestarian, tetapi juga tentang keberanian untuk menjaga integritas sistem dokumentasi institusi demi kepentingan tata kelola jangka panjang.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Kementerian Kesehatan terus berupaya meningkatkan mutu pengelolaan arsip di lingkungannya. Salah satunya melalui kunjungan kerja tim Politeknik Kesehatan (Poltekkes) Kemenkes Yogyakarta ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Kamis (10/7), bertempat di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2. Kunjungan diterima secara langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA., didampingi Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Dalam forum diskusi, Ketua Tim Kearsipan Biro Umum Kemenkes, Rosa Jaya, SKM. MKM, menyampaikan maksud kunjungan sebagai bagian dari program peningkatan kualitas pengelolaan arsip, khususnya dalam memahami praktik penataan arsip inaktif sesuai prinsip, standar, dan kaidah kearsipan. Turut hadir dalam rombongan antara lain pejabat struktural dari Ditjen SDM Kesehatan dan tim Poltekkes Yogyakarta.

Setelah sesi diskusi, rombongan melihat langsung fasilitas pengelolaan arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM, mulai dari ruang pengolahan, ruang preservasi, hingga depot arsip, dipandu oleh arsiparis UGM, Heri Santosa, S.S.T.Ars. Kegiatan ini menjadi momentum pertukaran pengetahuan antarlembaga dalam pengelolaan arsip sebagai sumber informasi strategis, tidak hanya untuk kepentingan administratif, tetapi juga sebagai aset dokumenter yang bernilai jangka panjang. Kunjungan ini sejalan dengan komitmen terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan pentingnya kelembagaan yang transparan dan akuntabel, termasuk dalam tata kelola informasi dan arsip. Selain itu, peningkatan kapasitas kelembagaan melalui jejaring pengetahuan lintas sektor juga mencerminkan semangat SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan.

Sebagai bagian dari universitas berbasis riset dan pengelolaan informasi, Perpustakaan dan Arsip UGM terus berkomitmen untuk membuka ruang kolaborasi dalam memperkuat praktik kearsipan yang akuntabel, terdokumentasi dengan baik, serta mampu mendukung transparansi dan tata kelola yang berkelanjutan di berbagai sektor.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Bagaimana Pancasila hidup di kampus rakyat dan menjawab tantangan zaman? Pertanyaan ini menjadi benang merah dalam talkshow kearsipan bertema "Pancasila dan Kampus Rakyat: UGM dalam Lintasan Sejarah dan Masa Depan", yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM berkolaborasi dengan Museum UGM, pada Kamis (26/6). Kegiatan ini berlangsung di Ruang Seminar Gd. L1 Lantai 2 dan menjadi bagian dari rangkaian Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025.

Kegiatan dibuka dengan sambutan dari Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., selaku Ketua Pengelola Museum UGM, yang menekankan pentingnya arsip sebagai penanda identitas institusi dan jembatan nilai antara masa lalu dan masa depan. Ia menyebut bahwa inisiatif semacam ini menjadi medium efektif untuk menafsirkan ulang nilai-nilai dasar kebangsaan dalam konteks kekinian dan kampus sebagai ruang hidup ideologi Pancasila.

Talkshow menghadirkan dua narasumber utama yakni, Dr. Heri Santoso, S.S., M.Hum., dosen Filsafat Pancasila dari Program Doktor Filsafat UGM, dan Baha’uddin, S.S., M.Hum., dosen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM. Diskusi dipandu oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc.

Dalam paparannya, Dr. Heri Santoso menekankan bahwa Pancasila tidak bisa berhenti sebagai dokumen normatif atau jargon institusional. "Pancasila harus menjadi cara berpikir, cara bersikap, dan cara bertindak dalam kehidupan akademik dan sosial. Ia adalah energi etik yang menjiwai aktivitas kampus," tegasnya.

Sementara itu, Baha’uddin menyoroti dimensi historis UGM yang sejak awal berdiri telah menjelma sebagai kampus perjuangan dan perlawanan budaya. "UGM didirikan di tengah krisis bangsa, dan sejak itu ia memposisikan diri sebagai kampus rakyat. Identitas ini harus terus dipelihara dengan merawat nilai-nilai Pancasila secara kritis dan historis," ujarnya.

Para pembicara menyoroti peran UGM sebagai universitas nasional sejak 1949 yang menghidupkan Pancasila dalam praktik, mulai dari pengabdian di daerah terpencil hingga simbolisme identitas kampus. Mereka juga mem-

bahas integrasi nilai Pancasila dalam kurikulum, etika akademik, serta relevansinya di kancah global sebagai panduan moral dan visi kebangsaan.

Kegiatan ini dihadiri sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Yogyakarta, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta arsiparis, pustakawan, pengelola museum, dan mahasiswa UGM.

Talkshow ini mencerminkan komitmen UGM terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui pembinaan nilai kebangsaan dalam pendidikan tinggi, SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui penguatan institusi berbasis nilai, serta SDG 11 (Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan) melalui pelestarian memori kolektif dan warisan budaya kampus.

Talkshow ini menjadi ruang reflektif bagi sivitas akademika untuk meneguhkan kembali komitmen UGM dalam merawat nilai kebangsaan, menjaga integritas kelembagaan, dan menghidupkan Pancasila sebagai fondasi intelektual, etis, dan sosial kampus.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Nilai-nilai Pancasila tak hanya tercantum dalam teks dasar negara, tetapi juga hidup dalam jejak sejarah Universitas Gadjah Mada (UGM). Hal inilah yang diangkat dalam pameran bertajuk "Niskala: UGM Sebagai Universitas Pancasila", yang dibuka secara resmi pada hari Kamis (26/6) di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM. Pameran ini merupakan bagian dari Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025, dan merupakan hasil kolaborasi antara Perpustakaan dan Arsip UGM dengan Museum UGM.

Pameran secara resmi dibuka melalui prosesi pemotongan pita oleh Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA., Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, yang turut didampingi oleh Arif Surachman, SIP., MBA., Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, serta Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., Ketua Pengelola Museum UGM. Momen pembukaan ini menjadi simbol dimulainya pameran yang menyajikan kekayaan arsip dan artefak sebagai wujud pelestarian nilai-nilai historis dan intelektual yang tumbuh di lingkungan kampus.

p class="rata">Pameran ini tak sekadar menampilkan buku, dokumen, dan benda bersejarah. Ini merupakan upaya menyuarakan kembali peran UGM sebagai institusi akademik yang berdiri di atas nilai-nilai kebangsaan. Dalam sambutannya, Prof. Wening menyampaikan bahwa Pancasila adalah bagian tak terpisahkan dari kehidupan kampus. "UGM mengandung banyak sekali nilai-nilai penting Pancasila yang menjadi fondasi dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pameran ini mengajak kita merefleksikan kembali bagaimana nilai-nilai itu hidup di kampus ini," ujar Prof. Wening di hadapan para undangan.

Hadir dalam pembukaan sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Departemen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta staf dan pengunjung Perpustakaan dan Arsip UGM dan Museum UGM.

Pameran ini berlangsung mulai 26 Juni hingga 2 Juli 2025 di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM pukul 08.00-22.00 WIB, dengan menyuguhkan koleksi langka, arsip bersejarah, serta artefak autentik yang menggambarkan kontribusi UGM dalam menghidupkan nilai-nilai Pancasila sejak era pendirian hingga peranannya dalam peristiwa-peristiwa kebangsaan. Pengunjung dapat menyaksikan narasi-narasi tentang tokoh-tokoh pendiri, pergerakan mahasiswa, dan kontribusi institusi dalam menjaga pilar-pilar kebangsaan seperti keadilan sosial, persatuan, dan kemandirian.

Lebih dari sekadar menampilkan arsip, pameran ini menjadi bagian dari komitmen UGM terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Melalui pendekatan edukatif berbasis arsip dan budaya kampus, kegiatan ini mendukung SDG 4: Pendidikan Berkualitas, dengan membuka ruang literasi sejarah dan nilai kepada publik. Selain itu, pelestarian koleksi dan narasi lokal kampus sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, yang mendorong perlindungan warisan budaya. Terakhir, nilai-nilai yang dihidupkan melalui pameran ini, seperti keadilan, kebhinekaan, dan integritas kelembagaan, berkontribusi pada SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh.

Pameran ini menjadi ruang reflektif sekaligus inspiratif bagi civitas academica dan masyarakat dalam memaknai kembali peran institusi pendidikan tinggi dalam membentuk narasi kebangsaan. Di tengah arus modernisasi dan disrupsi digital, menghadirkan kembali arsip, pustaka, dan artefak sebagai ruang dialektika publik adalah bentuk nyata komitmen UGM dalam menjaga memori, nilai, dan masa depan bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yang didalamnya terdapat struktur Bidang Arsip berperan sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan arsip statis dan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan rektorat, fakultas, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) atau dengan sebutan lain, serta membina kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. sesuai dengan amanah Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Agar arsip-arsip yang bernilai guna sekunder di unit kerja dapat diselamatkan perlu dilaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik, sedangkan untuk memastikan penyelenggaraan kearsipan itu berjalan dengan baik perlu dilakukan pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2019 merupakan salah satu bentuk kegiatan pembinaan kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan dengan cara mengukur tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan yang telah dijalankan dibandingkan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Kegiatan pengawasan kearsipan tahun 2025 diawali dengan mengikuti kegiatan Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) 2025 dan Pemaparan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada hari Kamis, 13 Maret 2025 melalui zoom meeting.

Kegiatan selanjutnya yaitu mengikuti Workshop Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari Rabu, 21 Mei 2025 melalui zoom meeting. Selanjutnya mengikuti Bimtek Pengawasan Kearsipan Internal pada hari Selasa, 27 Mei 2025 yang diselenggarakan oleh ANRI melalui zoom meeting. Pada hari Rabu, 4 Juni 2025 Perpustakaan dan Arsip UGM mengadakan sosialisasi Pengawasan Kearsipan secara daring melalui zoom meeting yang diikuti oleh pimpinan dan pengelola 12 Direktorat dan 4 fakultas serta 1 sekolah yang ditunjuk. Kegiatan yang terakhir yaitu mengikuti Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Rapat Persiapan Pengawasan dan Workshop untuk 7 PTN yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari , Kamis 5 Juni 2025 melalui zoom meeting.

Adapun kegiatan pengawasan kearsipan dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Agustus 2025 dengan alokasi waktu untuk persiapan, audit kearsipan, penyusunan laporan hasil audit dan penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Pada bulan Juni tim pengawas telah melakukan kegiatan entry meeting dan pendampingan pengisian borang Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II objek pengawasan pada 4 fakultas dan 1 sekolah dengan jadwal sebagai berikut:

No	Objek Pengawasan	Pelaksana	Waktu
1	Fakultas Hukum	Tim Pengawas	16 Juni 2025
2	FKKMK	Tim Pengawas	16 Juni 2025
3	Fakultas Psikologi	Tim Pengawas	17 Juni 2025
4	Sekolah Pascasarjana	Tim Pengawas	17 Juni 2025
5	Fakultas Peternakan	Tim Pengawas	18 Juni 2025

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah menyelenggarakan sosialisasi Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada terkait kearsipan pada Kamis, 19 Juni 2025. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring mulai pukul 09.00 WIB dan diikuti oleh sekitar 85 peserta yang terdiri atas pimpinan fakultas, perwakilan unit kerja, arsiparis, serta pengelola arsip di lingkungan UGM. Acara dibuka oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M., yang menegaskan pentingnya pemahaman menyeluruh terhadap kebijakan rektor sebagai pedoman operasional institusi. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa kesamaan pemahaman terhadap regulasi akan membuat implementasi kebijakan menjadi lebih terarah dan berdampak nyata bagi tata kelola universitas.

Pemaparan materi sosialisasi oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc. mengenai lima Peraturan Rektor UGM yang menjadi dasar baru dalam penyelenggaraan kearsipan di UGM. Kelima Peraturan Rektor UGM tersebut adalah Peraturan Rektor Nomor 30 Tahun 2024 membahas Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) yang mengatur tingkat klasifikasi keamanan arsip seperti terbuka, tertutup, terbatas, dan rahasia, serta menetapkan prinsip-prinsip aksesibilitas arsip dinamis yang sesuai dengan asas akuntabilitas dan perlindungan informasi. Selanjutnya, Peraturan Rektor Nomor 36 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Kearsipan menjadi pedoman teknis dan administratif pelaksanaan fungsi kearsipan di masing-masing unit kerja, mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan arsip. Dilanjutkan Peraturan Rektor Nomor 37 Tahun 2024 mengenai

Pengelolaan Arsip Terjaga mengatur perlindungan, penyimpanan, dan pemberian akses terhadap arsip-arsip yang bernilai strategis bagi negara. Sementara itu, Peraturan Rektor Nomor 45 Tahun 2024 mengatur tentang Prasarana dan Sarana Penyelenggaraan Kearsipan, yang memberikan standar minimum terhadap infrastruktur fisik maupun digital guna menjamin keberlanjutan dan keamanan dalam sistem pengelolaan arsip. Peraturan terakhir yang turut disosialisasikan adalah Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang menetapkan batas waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenisnya sebelum dilakukan pemusnahan atau ditetapkan sebagai arsip permanen.

Dalam penjelasannya, Dr. Herman Setyawan, M.Sc. menekankan bahwa penguasaan terhadap seluruh regulasi ini sangat penting agar pengelolaan arsip di UGM tidak hanya patuh terhadap ketentuan hukum, tetapi juga efisien, modern, dan mampu menyesuaikan diri dengan dinamika transformasi digital. "Kearsipan bukan sekadar dokumentasi, tetapi bagian dari sistem informasi organisasi yang menentukan akuntabilitas dan keberlanjutan institusi," tegasnya.

Sesi diskusi berlangsung interaktif dan menunjukkan antusiasme tinggi dari peserta. Sejumlah pertanyaan mengemuka terkait penyimpanan arsip digital, kewenangan pengelolaan arsip tugas akhir mahasiswa, hingga proses penyusutan arsip yang tepat dan sesuai prosedur. Kegiatan ini ditutup dengan ajakan kepada seluruh unit kerja untuk segera menindaklanjuti hasil sosialisasi melalui pelatihan internal serta evaluasi sistem pengelolaan arsip yang telah berjalan, termasuk melalui audit internal sebagai bagian dari komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan mahasiswa Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan FISIP Universitas Airlangga (UNAIR) dalam rangka kuliah lapangan Mata Kuliah Manajemen Arsip Dinamis pada Kamis, 5 Juni 2025. Kegiatan ini menghadirkan pembelajaran konteksal dalam lingkungan kerja profesional. Dalam sambutannya Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., yang menekankan pentingnya membangun kesadaran akan nilai arsip dalam kehidupan akademik dan kelembagaan.

Kegiatan ini memberikan wawasan langsung mengenai pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi, mulai dari proses akuisisi hingga pemanfaatan digital melalui Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Diharapkan, pengalaman ini memperkuat pemahaman mahasiswa terhadap pentingnya arsip sebagai memori institusi dan alat pengambilan keputusan strategis.

Kunjungan ini turut merefleksikan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mendukung Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) dan SDG 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan).

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Dalam rangka peningkatan kualitas konten serta mendorong semangat literasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM), Forum Arsiparis UGM (Forsipagama) menggelar Pelatihan Penulisan Majalah Forsipagama yang dilangsungkan di Ruang Sidang Arsip UGM pada Kamis (22/5). Kegiatan ini diikuti oleh arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit di lingkungan UGM dengan semangat untuk menggali potensi menulis sekaligus beradaptasi dengan perkembangan zaman.

Acara dibuka dengan sambutan dari Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., yang menegaskan pentingnya kemampuan menulis bagi para pengelola arsip. Ia menyampaikan bahwa majalah bukan hanya sebagai sarana dokumentasi kegiatan, tetapi juga medium komunikasi yang dapat menyampaikan nilai-nilai kearsipan secara menarik dan informatif. Hal senada disampaikan Ketua Forsipagama, Heri Santosa, S.ST., Ars., yang menyoroti

urgensi regenerasi penulis internal dan pentingnya menyemai budaya menulis di lingkungan kampus. "Melalui pelatihan ini, kami berharap akan lahir penulis-penulis baru yang siap berkontribusi menjaga keberlanjutan Majalah Forsipagama," ujar Heri.

Pelatihan menghadirkan Dr. Herman Setyawan, M.Sc., arsiparis UGM yang berpengalaman dan aktif menulis di jurnal ilmiah. Dalam paparannya, Herman membawakan sesi yang tidak hanya membahas teknik penulisan, tetapi juga memperkenalkan pemanfaatan teknologi kecerdasan buatan (AI) dalam proses menulis. Herman menjelaskan bahwa AI dapat menjadi alat bantu yang sangat berguna dalam tahap riset, penyusunan struktur, hingga pencarian literatur. Namun, ia menegaskan pentingnya penggunaan AI secara etis dan bertanggung jawab. "Teknologi boleh kita manfaatkan, tapi naskah tetap harus mengandung kejujuran intelektual, keaslian ide, dan konteks yang manusiawi," tegasnya.

Pelatihan ini menjadi forum yang mempertemukan kebutuhan peningkatan keterampilan menulis dengan tantangan baru di era digital. Peserta diajak untuk menulis dengan pendekatan yang lebih adaptif, tanpa kehilangan kedalaman informasi dan integritas naskah. Diskusi berlangsung interaktif, dengan banyak peserta yang antusias mencoba teknik penulisan baru menggunakan AI, sekaligus mempertanyakan cara-cara menjaga orisinalitas di tengah bantuan teknologi.

Selain memberikan keterampilan menulis yang aplikatif, pelatihan ini juga menjadi langkah nyata Forsipagama dalam menumbuhkan semangat literasi di lingkungan UGM. Lebih dari sekadar agenda pelatihan, ini adalah ikhtiar bersama untuk membangun ekosistem yang mendukung pembelajaran berkelanjutan dan komunikasi yang lebih terbuka. Semangat ini sejalan dengan cita-cita Sustainable Development Goals (SDGs), terutama SDG 4 tentang pendidikan berkualitas.

Dengan pelatihan ini, Forsipagama tak hanya membentuk penulis-penulis baru, tetapi juga menegaskan posisi arsiparis sebagai bagian penting dari narasi kelembagaan. Bukan hanya mencatat masa lalu, tetapi juga aktif menulis untuk masa depan.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Perpustakaan dan Arsip UGM turut serta dalam pengajuan arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB). Sejak tahun 2021, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) meluncurkan program registrasi Arsip sebagai Memori Kolektif Bangsa (MKB) atau registrasi arsip MKB. Registrasi MKB ditujukan bagi arsip yang memiliki nilai penting dalam sejarah perjalanan bangsa Indonesia, seperti sejarah pergerakan politik, sosial, tokoh penting bagi bangsa, peristiwa penting, hubungan dengan negara lain, adat-istiadat, titik balik sejarah dan lain sebagainya. Tujuan program ini adalah untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip dari kemusnahan atau hilang akibat alamiah ataupun karena ulah manusia, membangun basis data bagi arsip yang memiliki nilai bagi bangsa, dan mendorong upaya peningkatan akses universal terhadap arsip.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY), bersama dengan Perpustakaan dan Arsip UGM, Puro Pakualaman, dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bersama-sama mengajukan arsip Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 di Yogyakarta sebagai Arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB). Jumlah keseluruhan khazanah arsip DPAD DIY terkait Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 lebih dari 80 berkas ditambah dengan arsip foto dan video, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta 2 berkas, Puro Pakualaman 2 berkas, dan Perpustakaan dan Arsip UGM 2 berkas. Selain itu gedung Pantja Dharma di UGM menjadi tempat pelaksanaan Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 di Yogyakarta. Pengajuan MKB bersama ini menjadi satu kesatuan informasi khazanah yang saling melengkapi menjadi arsip Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 di Yogyakarta.

Setelah melalui verifikasi lapangan secara online oleh 3 Dewan Pakar MKB pada tanggal 6 Mei 2025, arsip Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 di Yogyakarta akhirnya menjadi salah satu arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB). Penerimaan sertifikat arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB) dilakukan pada tanggal 22 Mei 2025 pada acara Rapat Koordinasi Nasional Bidang Kearsipan Tahun 2025, sebagai bagian dari peringatan Hari Kearsipan ke-54 dengan tema "Prakarsa Mahardika Ekosistem Kearsipan Digital untuk Pemerintahan Berdaya Guna, Kemajuan Ilmu Pengetahuan, dan Budaya Bangsa" di ANRI Jakarta. Sertifikat diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada, Arif Surachman, SIP., MBA. bersama dengan perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah D.I. Yogyakarta, Puro Pakualaman, dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.

Selanjutnya, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah D.I. Yogyakarta, Perpustakaan dan Arsip UGM, Puro Pakualaman, dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta berkewajiban untuk menjaga, merawat, melestarikan, memberdayakan, dan memberikan informasi kepada publik terkait arsip-arsip Konferensi Colombo Plan XI Tahun 1959 di Yogyakarta.