Sebagai upaya meningkatkan mutu tata kelola arsip dan pengamanan dokumen penting, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah VII melakukan kunjungan studi tiru ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Kamis, 31 Juli 2025 di Ruang Sidang Arsip Gedung L7 lantai 2. Kegiatan ini merupakan bagian dari implementasi Permendikbudristek No. 20 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan serta Permendikbudristek No. 35 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja LLDIKTI.

Kunjungan ini disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip UGM, bersama Kurniatun, S.IP., Arsiparis UGM. Rombongan dari LLDIKTI Wilayah VII dipimpin oleh Yudianto Wicaksono, S.E., M.Ak., selaku Penanggung Jawab Tata Usaha dan Kearsipan, didampingi sejumlah staf.

Dalam sesi pembuka, Erna Widayati menjelaskan kebijakan, sejarah, serta sistem pengelolaan arsip di UGM yang telah disesuaikan dengan standar nasional kearsipan. "Kami percaya bahwa arsip bukan hanya bagian dari administrasi, tetapi juga instrumen penting dalam menjamin akuntabilitas dan integritas institusi," ujarnya.

Peserta kemudian diajak melihat langsung ruang penyimpanan arsip, meliputi depo arsip kartografi, audio visual, arsip statis, record center, serta ruang alih media. Kunjungan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang tata kelola arsip berbasis klasifikasi dan keamanan, khususnya untuk dokumen Barang Milik Negara (BMN) dan keuangan.

Yudianto Wicaksono menyampaikan apresiasinya atas keterbukaan informasi dan praktik baik yang ditunjukkan oleh UGM. "UGM telah menunjukkan komitmen kuat terhadap manajemen arsip modern yang berbasis teknologi dan regulasi. Kami banyak belajar tentang bagaimana sistem kearsipan mendukung kinerja organisasi secara menyeluruh," ungkapnya.

Kegiatan ini sekaligus menjadi bagian dari penguatan kapasitas kelembagaan dan transformasi digital layanan publik, yang selaras dengan komitmen terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan memperkuat tata kelola kelembagaan yang transparan dan akuntabel; serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi dan pertukaran pengetahuan antar lembaga pendidikan tinggi dan pemerintah.

Dengan semangat berbagi praktik baik dan membangun sinergi antarlembaga, kunjungan ini mempertegas peran Perpustakaan dan Arsip UGM sebagai pusat rujukan dalam pengembangan sistem kearsipan yang modern, berkelanjutan, dan berintegritas.

Kontributor: Waslatul Baroroh

Upaya memperkuat sistem kearsipan berbasis pengetahuan dan kolaborasi antarperguruan tinggi kembali digelorakan. Kamis (24/7), sembilan arsiparis dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Padjadjaran (UNPAD) melakukan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 lantai 2 ini menjadi ruang pertukaran gagasan sekaligus praktik baik dalam tata kelola arsip perguruan tinggi.

Kunjungan ini dipimpin oleh Ujang Suherman dan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., selaku Kepala Bidang Arsip, didampingi oleh Fitria Agustina, S.IP., M.Sc., Arsiparis UGM. Agenda dimulai dengan pemaparan pengantar tentang sejarah, struktur, serta program kerja Bidang Arsip, yang dilanjutkan dengan sesi diskusi dinamis seputar tantangan dan strategi pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis di lingkungan universitas.

"Kami sangat terbuka terhadap kolaborasi dan pertukaran pengetahuan lintas institusi, terutama dalam konteks kearsipan perguruan tinggi yang kini semakin menuntut tata kelola yang adaptif, terdokumentasi dengan baik, dan sesuai kaidah," ujar Erna Widayati dalam sambutannya.

Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan kunjungan lapangan ke ruang record center dan depo arsip statis, di mana peserta mendapatkan penjelasan teknis terkait sistem penyimpanan, penataan, serta perawatan oleh Fitria Agustina. Peserta tampak antusias menggali informasi praktis terkait manajemen arsip.

Menurut Ujang Suherman, kunjungan ini sangat penting untuk mendapatkan referensi konkret dalam memperkuat tata kelola arsip di lingkungan FISIP

UNPAD. "Kami ingin belajar dari sistem yang sudah terbangun di UGM, termasuk bagaimana sumber daya manusia (SDM) arsiparis diberdayakan untuk mendukung akuntabilitas dan transparansi kelembagaan," ungkapnya.

Kegiatan ini menjadi cermin nyata peran strategis arsip dalam menopang sistem informasi perguruan tinggi yang kredibel dan berkelanjutan. Dalam konteks yang lebih luas, inisiatif ini turut mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan mendorong praktik kelembagaan yang transparan dan bertanggung jawab, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui penguatan jejaring antar arsiparis di lingkungan akademik.

Dengan semangat kolaboratif, Perpustakaan dan Arsip UGM terus mengukuhkan perannya sebagai pusat pengelolaan pengetahuan yang bukan hanya menjaga masa lalu, tetapi juga membentuk pondasi untuk tata kelola universitas masa depan yang tangguh, terbuka, dan berbasis data.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

   

Pengelolaan arsip bukan hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga tentang mengambil keputusan tepat kapan dan bagaimana dokumen perlu dimusnahkan. Itulah yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM saat melaksanakan pemusnahan arsip inaktif milik Bidang Arsip untuk periode tahun 2005–2011, pada Jumat (11/7) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2.

Kegiatan ini dipimpin oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., yang menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian integral dari siklus manajemen kearsipan yang bertanggung jawab. "Proses ini tidak hanya mengoptimalkan ruang penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa informasi sensitif tidak dapat diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang," ujarnya dalam sambutan.

Proses pemusnahan dilakukan dengan metode perajangan, yaitu penghancuran dokumen menggunakan mesin pemotong khusus hingga menjadi serpihan kecil yang tidak bisa dibaca atau dipulihkan. Metode ini memastikan keamanan informasi dan perlindungan data institusi.

Langkah ini sejalan dengan komitmen UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang transparan, efisien, dan berkelanjutan, sekaligus mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Khususnya, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan kelembagaan yang akuntabel dan terbuka, serta SDG 12: Konsumsi dan Produksi yang Bertanggung Jawab, melalui praktik pengelolaan dokumen yang efisien dan selektif.

Dengan pelaksanaan pemusnahan arsip ini, UGM menegaskan bahwa pengelolaan informasi bukan hanya soal pelestarian, tetapi juga tentang keberanian untuk menjaga integritas sistem dokumentasi institusi demi kepentingan tata kelola jangka panjang.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Kementerian Kesehatan terus berupaya meningkatkan mutu pengelolaan arsip di lingkungannya. Salah satunya melalui kunjungan kerja tim Politeknik Kesehatan (Poltekkes) Kemenkes Yogyakarta ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Kamis (10/7), bertempat di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2. Kunjungan diterima secara langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA., didampingi Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Dalam forum diskusi, Ketua Tim Kearsipan Biro Umum Kemenkes, Rosa Jaya, SKM. MKM, menyampaikan maksud kunjungan sebagai bagian dari program peningkatan kualitas pengelolaan arsip, khususnya dalam memahami praktik penataan arsip inaktif sesuai prinsip, standar, dan kaidah kearsipan. Turut hadir dalam rombongan antara lain pejabat struktural dari Ditjen SDM Kesehatan dan tim Poltekkes Yogyakarta.

Setelah sesi diskusi, rombongan melihat langsung fasilitas pengelolaan arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM, mulai dari ruang pengolahan, ruang preservasi, hingga depot arsip, dipandu oleh arsiparis UGM, Heri Santosa, S.S.T.Ars. Kegiatan ini menjadi momentum pertukaran pengetahuan antarlembaga dalam pengelolaan arsip sebagai sumber informasi strategis, tidak hanya untuk kepentingan administratif, tetapi juga sebagai aset dokumenter yang bernilai jangka panjang. Kunjungan ini sejalan dengan komitmen terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan pentingnya kelembagaan yang transparan dan akuntabel, termasuk dalam tata kelola informasi dan arsip. Selain itu, peningkatan kapasitas kelembagaan melalui jejaring pengetahuan lintas sektor juga mencerminkan semangat SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan.

Sebagai bagian dari universitas berbasis riset dan pengelolaan informasi, Perpustakaan dan Arsip UGM terus berkomitmen untuk membuka ruang kolaborasi dalam memperkuat praktik kearsipan yang akuntabel, terdokumentasi dengan baik, serta mampu mendukung transparansi dan tata kelola yang berkelanjutan di berbagai sektor.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Bagaimana Pancasila hidup di kampus rakyat dan menjawab tantangan zaman? Pertanyaan ini menjadi benang merah dalam talkshow kearsipan bertema "Pancasila dan Kampus Rakyat: UGM dalam Lintasan Sejarah dan Masa Depan", yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM berkolaborasi dengan Museum UGM, pada Kamis (26/6). Kegiatan ini berlangsung di Ruang Seminar Gd. L1 Lantai 2 dan menjadi bagian dari rangkaian Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025.

Kegiatan dibuka dengan sambutan dari Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., selaku Ketua Pengelola Museum UGM, yang menekankan pentingnya arsip sebagai penanda identitas institusi dan jembatan nilai antara masa lalu dan masa depan. Ia menyebut bahwa inisiatif semacam ini menjadi medium efektif untuk menafsirkan ulang nilai-nilai dasar kebangsaan dalam konteks kekinian dan kampus sebagai ruang hidup ideologi Pancasila.

Talkshow menghadirkan dua narasumber utama yakni, Dr. Heri Santoso, S.S., M.Hum., dosen Filsafat Pancasila dari Program Doktor Filsafat UGM, dan Baha’uddin, S.S., M.Hum., dosen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM. Diskusi dipandu oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc.

Dalam paparannya, Dr. Heri Santoso menekankan bahwa Pancasila tidak bisa berhenti sebagai dokumen normatif atau jargon institusional. "Pancasila harus menjadi cara berpikir, cara bersikap, dan cara bertindak dalam kehidupan akademik dan sosial. Ia adalah energi etik yang menjiwai aktivitas kampus," tegasnya.

Sementara itu, Baha’uddin menyoroti dimensi historis UGM yang sejak awal berdiri telah menjelma sebagai kampus perjuangan dan perlawanan budaya. "UGM didirikan di tengah krisis bangsa, dan sejak itu ia memposisikan diri sebagai kampus rakyat. Identitas ini harus terus dipelihara dengan merawat nilai-nilai Pancasila secara kritis dan historis," ujarnya.

Para pembicara menyoroti peran UGM sebagai universitas nasional sejak 1949 yang menghidupkan Pancasila dalam praktik, mulai dari pengabdian di daerah terpencil hingga simbolisme identitas kampus. Mereka juga mem-

bahas integrasi nilai Pancasila dalam kurikulum, etika akademik, serta relevansinya di kancah global sebagai panduan moral dan visi kebangsaan.

Kegiatan ini dihadiri sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Yogyakarta, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta arsiparis, pustakawan, pengelola museum, dan mahasiswa UGM.

Talkshow ini mencerminkan komitmen UGM terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui pembinaan nilai kebangsaan dalam pendidikan tinggi, SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui penguatan institusi berbasis nilai, serta SDG 11 (Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan) melalui pelestarian memori kolektif dan warisan budaya kampus.

Talkshow ini menjadi ruang reflektif bagi sivitas akademika untuk meneguhkan kembali komitmen UGM dalam merawat nilai kebangsaan, menjaga integritas kelembagaan, dan menghidupkan Pancasila sebagai fondasi intelektual, etis, dan sosial kampus.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Nilai-nilai Pancasila tak hanya tercantum dalam teks dasar negara, tetapi juga hidup dalam jejak sejarah Universitas Gadjah Mada (UGM). Hal inilah yang diangkat dalam pameran bertajuk "Niskala: UGM Sebagai Universitas Pancasila", yang dibuka secara resmi pada hari Kamis (26/6) di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM. Pameran ini merupakan bagian dari Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025, dan merupakan hasil kolaborasi antara Perpustakaan dan Arsip UGM dengan Museum UGM.

Pameran secara resmi dibuka melalui prosesi pemotongan pita oleh Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA., Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, yang turut didampingi oleh Arif Surachman, SIP., MBA., Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, serta Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., Ketua Pengelola Museum UGM. Momen pembukaan ini menjadi simbol dimulainya pameran yang menyajikan kekayaan arsip dan artefak sebagai wujud pelestarian nilai-nilai historis dan intelektual yang tumbuh di lingkungan kampus.

p class="rata">Pameran ini tak sekadar menampilkan buku, dokumen, dan benda bersejarah. Ini merupakan upaya menyuarakan kembali peran UGM sebagai institusi akademik yang berdiri di atas nilai-nilai kebangsaan. Dalam sambutannya, Prof. Wening menyampaikan bahwa Pancasila adalah bagian tak terpisahkan dari kehidupan kampus. "UGM mengandung banyak sekali nilai-nilai penting Pancasila yang menjadi fondasi dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pameran ini mengajak kita merefleksikan kembali bagaimana nilai-nilai itu hidup di kampus ini," ujar Prof. Wening di hadapan para undangan.

Hadir dalam pembukaan sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Departemen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta staf dan pengunjung Perpustakaan dan Arsip UGM dan Museum UGM.

Pameran ini berlangsung mulai 26 Juni hingga 2 Juli 2025 di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM pukul 08.00-22.00 WIB, dengan menyuguhkan koleksi langka, arsip bersejarah, serta artefak autentik yang menggambarkan kontribusi UGM dalam menghidupkan nilai-nilai Pancasila sejak era pendirian hingga peranannya dalam peristiwa-peristiwa kebangsaan. Pengunjung dapat menyaksikan narasi-narasi tentang tokoh-tokoh pendiri, pergerakan mahasiswa, dan kontribusi institusi dalam menjaga pilar-pilar kebangsaan seperti keadilan sosial, persatuan, dan kemandirian.

Lebih dari sekadar menampilkan arsip, pameran ini menjadi bagian dari komitmen UGM terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Melalui pendekatan edukatif berbasis arsip dan budaya kampus, kegiatan ini mendukung SDG 4: Pendidikan Berkualitas, dengan membuka ruang literasi sejarah dan nilai kepada publik. Selain itu, pelestarian koleksi dan narasi lokal kampus sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, yang mendorong perlindungan warisan budaya. Terakhir, nilai-nilai yang dihidupkan melalui pameran ini, seperti keadilan, kebhinekaan, dan integritas kelembagaan, berkontribusi pada SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh.

Pameran ini menjadi ruang reflektif sekaligus inspiratif bagi civitas academica dan masyarakat dalam memaknai kembali peran institusi pendidikan tinggi dalam membentuk narasi kebangsaan. Di tengah arus modernisasi dan disrupsi digital, menghadirkan kembali arsip, pustaka, dan artefak sebagai ruang dialektika publik adalah bentuk nyata komitmen UGM dalam menjaga memori, nilai, dan masa depan bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yang didalamnya terdapat struktur Bidang Arsip berperan sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan arsip statis dan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan rektorat, fakultas, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) atau dengan sebutan lain, serta membina kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. sesuai dengan amanah Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Agar arsip-arsip yang bernilai guna sekunder di unit kerja dapat diselamatkan perlu dilaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik, sedangkan untuk memastikan penyelenggaraan kearsipan itu berjalan dengan baik perlu dilakukan pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2019 merupakan salah satu bentuk kegiatan pembinaan kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan dengan cara mengukur tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan yang telah dijalankan dibandingkan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Kegiatan pengawasan kearsipan tahun 2025 diawali dengan mengikuti kegiatan Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) 2025 dan Pemaparan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada hari Kamis, 13 Maret 2025 melalui zoom meeting.

Kegiatan selanjutnya yaitu mengikuti Workshop Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari Rabu, 21 Mei 2025 melalui zoom meeting. Selanjutnya mengikuti Bimtek Pengawasan Kearsipan Internal pada hari Selasa, 27 Mei 2025 yang diselenggarakan oleh ANRI melalui zoom meeting. Pada hari Rabu, 4 Juni 2025 Perpustakaan dan Arsip UGM mengadakan sosialisasi Pengawasan Kearsipan secara daring melalui zoom meeting yang diikuti oleh pimpinan dan pengelola 12 Direktorat dan 4 fakultas serta 1 sekolah yang ditunjuk. Kegiatan yang terakhir yaitu mengikuti Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Rapat Persiapan Pengawasan dan Workshop untuk 7 PTN yang diselenggarakan oleh ANRI pada hari , Kamis 5 Juni 2025 melalui zoom meeting.

Adapun kegiatan pengawasan kearsipan dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Agustus 2025 dengan alokasi waktu untuk persiapan, audit kearsipan, penyusunan laporan hasil audit dan penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Pada bulan Juni tim pengawas telah melakukan kegiatan entry meeting dan pendampingan pengisian borang Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II objek pengawasan pada 4 fakultas dan 1 sekolah dengan jadwal sebagai berikut:

No	Objek Pengawasan	Pelaksana	Waktu
1	Fakultas Hukum	Tim Pengawas	16 Juni 2025
2	FKKMK	Tim Pengawas	16 Juni 2025
3	Fakultas Psikologi	Tim Pengawas	17 Juni 2025
4	Sekolah Pascasarjana	Tim Pengawas	17 Juni 2025
5	Fakultas Peternakan	Tim Pengawas	18 Juni 2025

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah menyelenggarakan sosialisasi Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada terkait kearsipan pada Kamis, 19 Juni 2025. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring mulai pukul 09.00 WIB dan diikuti oleh sekitar 85 peserta yang terdiri atas pimpinan fakultas, perwakilan unit kerja, arsiparis, serta pengelola arsip di lingkungan UGM. Acara dibuka oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M., yang menegaskan pentingnya pemahaman menyeluruh terhadap kebijakan rektor sebagai pedoman operasional institusi. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa kesamaan pemahaman terhadap regulasi akan membuat implementasi kebijakan menjadi lebih terarah dan berdampak nyata bagi tata kelola universitas.

Pemaparan materi sosialisasi oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc. mengenai lima Peraturan Rektor UGM yang menjadi dasar baru dalam penyelenggaraan kearsipan di UGM. Kelima Peraturan Rektor UGM tersebut adalah Peraturan Rektor Nomor 30 Tahun 2024 membahas Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) yang mengatur tingkat klasifikasi keamanan arsip seperti terbuka, tertutup, terbatas, dan rahasia, serta menetapkan prinsip-prinsip aksesibilitas arsip dinamis yang sesuai dengan asas akuntabilitas dan perlindungan informasi. Selanjutnya, Peraturan Rektor Nomor 36 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Kearsipan menjadi pedoman teknis dan administratif pelaksanaan fungsi kearsipan di masing-masing unit kerja, mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan arsip. Dilanjutkan Peraturan Rektor Nomor 37 Tahun 2024 mengenai

Pengelolaan Arsip Terjaga mengatur perlindungan, penyimpanan, dan pemberian akses terhadap arsip-arsip yang bernilai strategis bagi negara. Sementara itu, Peraturan Rektor Nomor 45 Tahun 2024 mengatur tentang Prasarana dan Sarana Penyelenggaraan Kearsipan, yang memberikan standar minimum terhadap infrastruktur fisik maupun digital guna menjamin keberlanjutan dan keamanan dalam sistem pengelolaan arsip. Peraturan terakhir yang turut disosialisasikan adalah Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang menetapkan batas waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenisnya sebelum dilakukan pemusnahan atau ditetapkan sebagai arsip permanen.

Dalam penjelasannya, Dr. Herman Setyawan, M.Sc. menekankan bahwa penguasaan terhadap seluruh regulasi ini sangat penting agar pengelolaan arsip di UGM tidak hanya patuh terhadap ketentuan hukum, tetapi juga efisien, modern, dan mampu menyesuaikan diri dengan dinamika transformasi digital. "Kearsipan bukan sekadar dokumentasi, tetapi bagian dari sistem informasi organisasi yang menentukan akuntabilitas dan keberlanjutan institusi," tegasnya.

Sesi diskusi berlangsung interaktif dan menunjukkan antusiasme tinggi dari peserta. Sejumlah pertanyaan mengemuka terkait penyimpanan arsip digital, kewenangan pengelolaan arsip tugas akhir mahasiswa, hingga proses penyusutan arsip yang tepat dan sesuai prosedur. Kegiatan ini ditutup dengan ajakan kepada seluruh unit kerja untuk segera menindaklanjuti hasil sosialisasi melalui pelatihan internal serta evaluasi sistem pengelolaan arsip yang telah berjalan, termasuk melalui audit internal sebagai bagian dari komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi