Dalam upaya mengembangkan konten podcast yang inovatif dan edukatif, sejumlah staf Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) mengadakan kunjungan ke Fakultas Teknik (FT) UGM pada Jumat, 17 Januari 2025. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Diskusi lantai 2 Perpustakaan FT UGM, dengan didampingi Kepala Bidang Data dan Sistem Informasi Perpustakaan dan Arsip UGM, Yulistiarini Kumaraningrum, S.P., M.M.

Kunjungan tersebut bertujuan untuk mendapatkan wawasan dan masukan dari tim podcast FT UGM, yang telah memiliki pengalaman dalam pengelolaan podcast. Tim podcast FT UGM, yang terdiri dari Franky Argus Adiwena, S.T., Bagus Wijaya, S.I.P., Muhamad Naufal Fikri, S.T., dan Mega Setyowati, berbagi pengetahuan mengenai konsep dasar podcast, tahapan pelaksanaan, serta penggunaan fasilitas dan peralatan pendukung.

Muhamad Naufal Fikri mengungkapkan pentingnya menyusun konten yang menarik dan relevan untuk pendengar. "Podcast adalah media yang fleksibel dan sangat efektif untuk menjangkau audiens yang lebih luas. Yang terpenting adalah memiliki narasi yang kuat dan terus berinovasi agar konten tetap menarik bagi pendengar," ujarnya.

Podcast yang sedang dikembangkan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM dirancang sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) 4, yaitu pendidikan berkualitas. Kegiatan ini juga mencerminkan upaya Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mewujudkan SDGs 17, yakni kemitraan untuk mencapai tujuan, melalui kolaborasi dengan berbagai pihak, termasuk tim podcast FT UGM.

"Sharing session seperti ini penting untuk memastikan podcast yang kami kembangkan relevan dan bermakna bagi audiens. Kami juga berharap dapat menciptakan platform yang mendukung pembelajaran lintas disiplin," ujar Yulistiarini Kumaraningrum.

Kegiatan ini menjadi langkah awal yang strategis bagi Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mengelola podcast sebagai media yang mampu menyampaikan informasi, edukasi, dan inspirasi kepada masyarakat luas. Kolaborasi ini juga membuka peluang untuk mempererat kerja sama antarlembaga di lingkungan UGM demi tercapainya inovasi yang bermanfaat bagi komunitas akademik dan masyarakat.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Dalam rangka untuk meningkatkan kualitas layanan dan pengelolaan arsip, Perpustakaan dan Arsip khususnya Bidang Arsip melakukan benchmarking ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 12-13 Desember 2024. Benchmarking ini bertujuan untuk mengeksplorasi praktik terbaik dalam pengelolaan arsip dan upgrade pengetahuan di bidang kearsipan.

Acara ini diikuti oleh Kepala Bidang Arsip, arsiparis, dan pengelola arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM yang diterima langsung oleh Sri Gusneli dari Direktorat Kearsipan Pusat dan didampingi oleh Ketua Tim Pengembangan Layanan Konten SIKN-JIKN ANRI dari Direktorat Sistem Kearsipan, Drs. Anak Agung Gede Sumardika, Emi Djarwati dari Direktorat Pelestarian dan Perlindungan Arsip, Desi dari Direktorat Pengolahan Arsip, Tri Yekti Mufidati dari Direktorat Penyelamatan Arsip, dan Hendi Kristyantoro dari Pusat Studi Arsip Kepresidenan.

Peserta mengamati dengan saksama penjelasan terkait pengelolaan arsip di ANRI khususnya peran arsip dalam pelestarian warisan budaya dan pendidikan yang berkelanjutan.

“Benchmarking ke ANRI kami harapkan dapat menjadi ajang untuk kami senantiasa selalu bertumbuh dan berkembang menjadi lebih baik.” ucap Kepala Bidang Arsip.

Kegiatan benchmarking ini selain mencermati penjelasan dari staf, juga berkeliling melihat beberapa ruang seperti Depot Arsip Tekstual, Ruang Pengolahan Arsip Tekstual dan Foto, Laboratorium Fisika dan Kimia, dan Ruang Pamer Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno.

Peserta diajak untuk melihat bagaimana sarana dan prasarana kearsipan yang digunakan, pengolahan arsip yang dilakukan, serta apa saja implementasi yang perlu dilakukan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Tak hanya itu, peserta diajak melihat laboratorium yang dimiliki oleh ANRI termasuk manajemen laboratorium dan sarana prasarana yang tersedia.

“Kami akan membangun sebuah laboratorium, melihat laboratorium ini kami rasa bisa kami jadikan contoh untuk di tempat kami.” tambah Kepala Bidang Arsip.

Emi Djarwati, selaku pengelola laboratorium mengaku pengelolaan laboratorium ini tidak mudah. “Pekerjaan di laboratorium ini tidak bisa sembarangan, dalam setiap pekerjaan yang dilakukan perlu prinsip kehati-hatian, kami juga mengundang ahli di bidang-bidang yang diperlukan ketika kami melakukan sebuah penelitian. Kami undang baik ahli dari internal maupun eksternal.” ujar Emi.

Peserta juga diajak sharing mengenai bagaimana prosedur akuisisi yang dilaksanakan di masing-masing institusi. Penyelamatan arsip/akuisisi ini juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga perlu untuk terus memperbaharui pengetahuan terkait dengan kebijakan.

Selain itu, peserta berkonsultasi langsung tentang bagaimana meningkatkan performa SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Sistem-sistem ini sangat penting untuk meningkatkan akses ke khazanah arsip dan memfasilitasi praktik pengelolaan yang up to date.

Ditambah lagi kunjungan ke Pusat Studi Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno, peserta mendapat perspektif unik tentang peran arsip dalam melestarikan identitas nasional. Koleksi pusat ini menawarkan wawasan yang tak ternilai tentang sejarah politik dan evolusi budaya Indonesia, menekankan pentingnya menjaga arsip semacam itu untuk generasi mendatang.

Benchmarking ke ANRI berfungsi sebagai platform untuk pertukaran pengetahuan dan kolaborasi di antara para penggiat di bidang arsip. Wawasan yang diperoleh dari acara ini pasti akan berkontribusi pada upaya berkelanjutan untuk meningkatkan praktik pengelolaan arsip di Indonesia.

Kontributor: Nabiilah

Saat ini kebutuhan akses terhadap pendidikan dan informasi sangat penting. Oleh karena itu, Perpustakaan dan Arsip UGM sedang bertransformasi untuk memenuhi tuntutan era digital. Pada tanggal 4 Desember 2024, di Ruang Sidang Arsip para staf mengikuti pelatihan manajemen podcast yang berfokus pada transformasi digital. Inisiatif ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama dalam meningkatkan akses terhadap pendidikan dan mempromosikan pendidikan untuk keberlanjutan.

Narasumber pada pelatihan kali ini yaitu Wisaksono Adhi, S.PT, M.I.Kom. atau biasa dipanggil dengan Dhimas, selaku Project Manager dari InaHealth, yang membagikan pengetahuan dan keahliannya dalam manajemen podcast. Acara ini bertujuan untuk membekali Staf Perpustakaan dan Arsip dengan keterampilan yang diperlukan untuk membuat dan mengelola podcast, sehingga meningkatkan layanan informasi baik untuk perpustakaan maupun arsip. Pelatihan ini merupakan langkah penting untuk beradaptasi dengan teknologi baru dan memastikan bahwa perpustakaan dan arsip tetap relevan di era digital.

Tentunya hal ini sejalan dengan akses terhadap internet yang telah menjadi kebutuhan dasar untuk pendidikan dan penyebaran informasi. Dengan mengintegrasikan podcasting ke dalam layanan perpustakaan dan arsip, sehingga diharapkan dapat menjangkau audiens yang lebih luas, menyediakan konten informatif, ramah, dan dapat diakses kapan dan di mana saja. “Saya tertarik dengan bagaimana cara me-manage sebuah podcast. Ini merupakan kesempatan kita untuk dapat berkembang menjadi lebih trendy dan dikenal masyarakat dengan informasi yang menarik.”, tutur Yulis.

Pelatihan ini menekankan pentingnya pengembangan kapasitas pada Staf Perpustakaan dan Arsip. Dengan mengembangkan keterampilan mereka dalam manajemen podcast, anggota staf dapat membuat konten yang menarik, relevan, serta adaptif dengan audiens mereka. “Podcast itu selain membutuhkan ide yang menarik, juga harus konsisten. Banyak tools yang bisa digunakan untuk perancangan ide dari pra-produksi, produksi, hingga pasca-produksi.” Tutur Dimas.

Peserta juga diajak untuk melihat langsung bagaimana Studio Podcast yang akan digunakan sebagai tempat berkarya. Pembuatan podcast diharapkan mampu dilaksanakan secara konsisten. Dhimas menambahkan, “Jalan saja dulu dengan alat yang ada, yang penting menghasilkan karya, untuk peralatan nantinya bisa mengikuti.” Dengan memanfaatkan teknologi dan fokus pada pengembangan kapasitas, Perpustakaan dan Arsip dapat memastikan bahwa ini adalah bukti komitmen Perpustakaan dan Arsip untuk beradaptasi dan berkembang di era digital, yang pada akhirnya berkontribusi pada pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan.

Kontributor: Nabiilah

Sejumlah staf Perpustakaan dan Arsip UGM mengikuti pelatihan pilot drone yang diselenggarakan di Ruang Sidang Arsip pada Rabu, 4 Desember 2024. Narasumber dalam pelatihan ini adalah Megaputra Zulfikar Whana Aji Kesdu dari Humas dan Protokol UGM, yang memiliki keahlian dan pengalaman luas dalam pengoperasian drone. Kegiatan ini mendukung pencapaian Sustainable Development Goal (SDG) 17 yakni Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, dengan mengedepankan kolaborasi antarunit di lingkungan UGM.

Pelatihan ini memberikan keterampilan baru kepada staf Perpustakaan dan Arsip UGM untuk menciptakan konten digital yang inovatif dan mendukung pembelajaran berbasis teknologi sejalan dengan SDG 4: Pendidikan Berkualitas. Teknologi drone memungkinkan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk meningkatkan literasi digital di kalangan masyarakat dengan menyajikan informasi perpustakaan secara lebih kreatif dan interaktif.

Dalam sesi ini, peserta diajak untuk mengenal berbagai komponen drone, teknik dasar pengoperasian, serta etika dan larangan dalam penggunaannya, terutama dalam konteks akademik dan dokumentasi resmi.

“Drone adalah teknologi yang terus berkembang dan relevan dalam berbagai aspek, termasuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, dan pelestarian informasi,” ujar Megaputra.

Setelah teori, peserta diajak langsung ke lapangan untuk mempraktikkan pengoperasian drone. Dengan panduan langsung dari narasumber, para peserta belajar menerbangkan drone secara aman dan efektif. Kegiatan praktik memperkuat pemahaman teori dan memberikan pengalaman nyata dalam mengendalikan perangkat canggih tersebut.

Salah satu peserta, Nabiilah, mengaku pelatihan ini sangat bermanfaat. “Kami jadi memahami cara kerja drone dan aturan yang harus ditaati. Praktiknya seru dan membuka wawasan baru untuk mendukung tugas kami di perpustakaan dan arsip,” ungkapnya.

Pelatihan ini mendorong pemanfaatan teknologi terkini untuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, hingga pelestarian arsip. Hal tersebut mendukung SDG 9 yakni Industri, Inovasi, dan Infrastruktur. Dengan keterampilan ini, staf Perpustakaan dan Arsip dapat menciptakan dokumentasi visual berkualitas tinggi dan memperkenalkan layanan perpustakaan dan arsip melalui pendekatan yang lebih modern dan menarik.

Selain itu, pelatihan ini sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, karena mendorong adaptasi terhadap teknologi baru yang mampu meningkatkan efisiensi dan inovasi dalam mendukung komunitas akademik dan masyarakat luas. Adaptasi terhadap teknologi seperti drone juga membantu Perpustakaan dan Arsip UGM tetap relevan di tengah dinamika perkembangan zaman, menciptakan dampak positif yang lebih luas bagi komunitas akademik dan masyarakat.

Ke depan, Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen terus berinovasi dengan teknologi mutakhir, membuka peluang baru untuk meningkatkan kualitas layanan, dan mendukung tercapainya berbagai tujuan pembangunan berkelanjutan. Pelatihan pilot drone ini bukan hanya sekadar pelatihan, tetapi langkah nyata menuju transformasi digital yang berkelanjutan.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Pada tanggal 28 November 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum. Sebanyak 20 peserta yang terdiri dari arsiparis Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum diterima langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M. di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan ini bertujuan untuk meningkatkan pendidikan untuk keberlanjutan dan mendorong kemitraan, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs).

Para peserta berkesempatan untuk mengetahui lebih dalam mengenai manajemen kearsipan di UGM. Hal ini mengingat bahwa Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum memiliki banyak arsiparis namun masih banyak yang belum mendalami ilmu dari kearsipan itu sendiri. Selama kunjungan, para peserta berdiskusi tentang bagaimana pentingnya arsip dalam melestarikan warisan budaya dan mendukung pembangunan berkelanjutan.

Arsiparis UGM, Ibu Anna Riasmiati, S.E., mempresentasikan apa saja program dan peran Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menunjang transparansi, akuntabilitas, dan keterlibatan dalam pembangunan UGM secara keseluruhan. Ini sejalan dengan SDGs, terutama dalam mendorong kemitraan untuk mencapai tujuan.

Jumlah arsiparis yang banyak seharusnya dapat menunjang efektivitas dalam kerja pengarsipan. "Saya tidak menduga arsiparis dari DJKI sebanyak itu, bahkan jika dibandingkan dengan tempat kami sangat beda jauh" tutur Kepala Bidang Arsip.

Kunjungan Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum ke Perpustakaan dan Arsip UGM ini mencerminkan pentingnya kemitraan dalam mencapai tujuan pendidikan. Dengan kunjungan ini, diharapkan dapat berbagi ilmu pengetahuan dan pengenalan terhadap sumber daya kearsipan untuk pengelolaan arsip yang lebih berkelanjutan. Acara ini juga akan mendorong peserta untuk berpikir kritis tentang peran mereka terhadap institusi dan pentingnya melestarikan informasi.

Selain diskusi yang kompleks, peserta juga diajak melihat sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta diajak berkeliling melihat ruang pengolahan, preservasi arsip, alih media, depo arsip, dan diorama arsip.

Pada tanggal 28 November 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi bagian dari Tour Arsip MRA 2024. Sebanyak 150 mahasiswa dari Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia, yang didampingi oleh dosen mereka, Ibu Dyah Safitri, S.I.P.I., M.Hum diterima langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M. di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip. Kunjungan ini bertujuan untuk meningkatkan pendidikan untuk keberlanjutan dan mendorong kemitraan, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs).

Para mahasiswa memiliki kesempatan untuk menjelajahi dan mengenal sumber daya kearsipan yang tersedia di UGM, yang dikenal dengan komitmennya untuk melestarikan dokumen sejarah dan mempromosikan praktik berkelanjutan dalam manajemen arsip. Selama kunjungan, mahasiswa berdiskusi tentang bagaimana pentingnya arsip dalam melestarikan warisan budaya dan mendukung pembangunan berkelanjutan.

Arsiparis UGM, Ibu Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., mempresentasikan berbagai program dan inisiatif yang menyoroti peran arsip dalam mempromosikan transparansi, akuntabilitas, dan keterlibatan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam pembangunan UGM secara keseluruhan. Ini sejalan dengan SDGs, terutama dalam mendorong kemitraan untuk mencapai tujuan.

Ibu Dyah Safitri, dosen pendamping, menyatakan antusiasmenya terhadap kunjungan ini, "Kunjungan ini adalah kesempatan berharga bagi mahasiswa kami untuk belajar tentang praktik terbaik dalam manajemen arsip dan pentingnya arsip. Sangat penting bagi mahasiswa untuk memahami kerja para profesional di bidang arsip sebagai gambaran pekerjaan mereka ke depannya."

Kunjungan Universitas Indonesia ke Universitas Gadjah Mada ini mencerminkan pentingnya kemitraan dalam mencapai tujuan pendidikan. Dengan kunjungan ini, diharapkan dapat berbagi ilmu pengetahuan dan pengenalan terhadap sumber daya kearsipan untuk masa depan yang lebih berkelanjutan. Acara ini juga akan mendorong mahasiswa untuk berpikir kritis tentang peran mereka dalam masyarakat dan pentingnya melestarikan informasi untuk generasi mendatang.

Selain diskusi edukatif, mahasiswa juga akan memiliki kesempatan untuk mengunjungi sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta diajak berkeliling melihat ruang pengolahan, preservasi arsip, alih media, depo arsip, dan diorama arsip. Pengalaman praktis ini sangat penting bagi mahasiswa yang mengejar karir di bidang manajemen rekod dan arsip.

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM menerima kunjungan dari Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau pada tanggal 14 November 2024. Kunjungan ini diterima di Ruang Sidang Arsip, lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09.00 hingga 11.00.

Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan pada kegiatan universitas yang mencetak generasi-generasi penerus. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.

Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. didampingi oleh staf kearsipan menyampaikan gambaran umum tentang pengelolaan kearsipan secara menyeluruh di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan.

Peserta diberikan kesempatan diskusi mengenai poin-poin penting dalam kerja pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat yang disampaikan langsung oleh Dekan, Wakil Dekan, dan arsiparis di Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau kepada Kepala Bidang Arsip.

Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip sebagai memori kolektif universitas dan bangsa.

Kontributor: Nabiilah

Yogyakarta, 30 Oktober 2024 – Kegiatan International Conference on Archives, Social Science, and Humanities (ICoASHE) 2024 resmi dibuka pada tanggal 28 Oktober 2024. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada (UGM) berkolaborasi dengan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI). Acara ini berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 28-30 Oktober 2024, di University Club (UC) Hotel UGM Yogyakarta, dengan mengangkat tema “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on Global Approach”.

Pembukaan acara ICoASHE 2024 dihadiri dan dibuka oleh Sekretaris Universitas, Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, SH., LLM dan didampingi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A yang sekaligus menyampaikan laporan panitia. Keynote Speaker pada acara ICoASHE 2024 antara lain Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. serta Ketua Umum PAPTI, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.A.P., S.H., M.Hum.

Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. melalui video tapping menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada seluruh pihak yang membantu dalam menyukseskan kegiatan ICoASHE 2024 yang berlangsung di Universitas Gadjah Mada dan berharap acara ini bermanfaat bagi pengelolaan dan pelestarian arsip.

“I would to express our gratitude and highest appreciation to the association Indonesian higher education archives and the University Gadjah Mada Library and Archives for holding this prestigious. This conference is important momentum to explore discuss solution to the challenging archive management and sustainable preservation in Indonesia and Global Level” tutur Wening.

Pada hari pertama, 13 presenter dari berbagai daerah dan profesi memaparkan penelitian mereka dalam empat sesi paralel. Setiap sesi berjalan dinamis dan interaktif, dipandu oleh moderator yang memastikan keterlibatan aktif dari peserta seminar internasional yang hadir.

Acara dilanjutkan dengan kongres PAPTI yang dihadiri oleh seluruh pengurus dan anggota PAPTI. Kongres juga dihadiri oleh Dewan Kehormatan PAPTI yaitu, Dr. M. Taufik, M.Si.. Kongres tersebut membahas tentang program kerja dan kepengurusan PAPTI untuk periode selanjutnya.

Hari kedua diawali dengan presentasi oleh 3 presenter, diantaranya 1 presenter utama yaitu Drs. Djoko Utomo, M.A. yang merupakan Kepala ANRI 2004-2009 dan saat ini Honorary Member of SARBICA dengan judul naskah “Penggunaan Kecerdasan Artifisial untuk Penilaian Arsip Kunjungan Paus Fransiskus di Indonesia : Suatu Pemikiran Awal”.

Setelah sesi presentasi seluruh presenter usai, peserta menyimak materi dari para narasumber seminar yang menampilkan empat narasumber terkemuka: Prof. dr. K.J.P.M. Charles Juergens, Prof. Sue Mc Kemmish, Ph.D., Prof. Yako Kozano, dan Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.. Acara seminar ini dimoderatori oleh Dr. Suzie Handajani, M.A., dengan pembahasan tentang peran arsip dalam mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs), termasuk penguatan akses informasi dan pendidikan berkualitas.

Setelah seminar, dilanjutkan diskusi panel untuk memberikan kesempatan bagi peserta bertukar pikiran dan berdiskusi lebih dalam mengenai implementasi arsip dalam konteks sosial dan budaya. Di penghujung acara, PAPTI memberikan penghargaan (PAPTI Award) kepada individu yang telah memberikan kontribusi signifikan dalam pengelolaan arsip di Indonesia.

Pada hari ketiga peserta melakukan kunjungan ke Kraton Yogyakarta, situs warisan budaya yang kaya akan sejarah Yogyakarta. Kunjungan ini bertujuan untuk memberikan wawasan lebih dalam mengenai pelestarian arsip dan budaya lokal serta mengaitkannya dengan upaya pencapaian SDGs, terutama dalam hal pelestarian warisan budaya dan edukasi masyarakat.

Dengan diselenggarakannya ICoASHE 2024, diharapkan dapat mendorong kolaborasi dan inovasi dalam bidang arsip, sosial, dan humaniora, serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan informasi yang berkelanjutan untuk masa depan yang lebih baik.

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menerima kunjungan dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan dan Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Kunjungan ini dilaksanakan di Ruang Seminar di lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09:00 hingga 11:15.

Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan dalam dunia pendidikan. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.

Sebagai pemantik diskusi, Kurniatun, S.IP. menyampaikan gambaran umum tentang struktur organisasi dan unit pengolah di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik antara kedua institusi, dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat dan saling menguatkan komitmen bersama untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan.

Perwakilan dari kedua kementerian juga saling berbagi ide dan pengalaman tentang cara meningkatkan pengelolaan arsip untuk menunjang efektivitas pekerjaan. Seiring berjalannya diskusi, peserta juga membahas mengenai mengeksplorasi peran teknologi dalam pengarsipan, menekankan perlunya solusi digital untuk membuat arsip lebih mudah diakses oleh publik. Hal ini sejalan dengan fokus SDGs pada inovasi dan pengembangan infrastruktur dalam pendidikan.

Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan rutin yang dilaksanakan dalam proses pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip yang terorganisir serta dapat diakses.

Kontributor: Nur Kusumaning Ati

Yogyakarta, 13 Oktober 2024 – Fakultas Farmasi UGM sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan yang dihadiri oleh tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Farmasi. Kegiatan ini menghadirkan Kepala Bidang Arsip UGM sebagai narasumber, yang memberikan wawasan mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan administratif.

Pelatihan dimulai dengan sesi teoritis yang membahas dasar-dasar kearsipan, termasuk dasar-dasar hukum pengelolaan arsip oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Narasumber menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya penting untuk kepentingan administratif, tetapi juga untuk melindungi informasi penting di lingkungan Fakultas Farmasi.

"Kearsipan adalah fondasi yang kuat bagi pengelolaan informasi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya melestarikan pengetahuan, tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap aspek kegiatan akademik," ujar Kepala Bidang Arsip UGM saat menyampaikan materinya.

Materi selanjutnya disampaikan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Pd., Arsiparis UGM, mengenai klasifikasi arsip, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengelolaan arsip digital, dan sistem penyimpanan arsip.

Setelah sesi teori, peserta diajak untuk berpartisipasi dalam sesi praktik yang dipandu oleh tim dari Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Dalam sesi ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung tentang cara memberkaskan arsip aktif. Peserta diajari tentang bagaimana konsep pemberkasan arsip aktif dalam bentuk file/digital. Penerapan konsep pemberkasan ini dapat digunakan untuk berbagai platform salah satunya pada aplikasi persuratan yang digunakan di Fakultas Farmasi.

"Dalam era digital ini, kemampuan untuk mengelola arsip dengan baik sangat penting. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan gambaran kepada peserta tentang bagaimana mengelola arsip digital yang nantinya akan bermanfaat dan memudahkan dalam pekerjaan Bapak Ibu.”, tambah Nabiilah, salah satu pemandu praktik, saat membuka sesi praktik.

Dengan adanya pelatihan ini, Fakultas Farmasi UGM berharap dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di fakultas dan mendukung pencapaian tujuan akademik yang lebih baik. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen UGM untuk terus berinovasi dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di era digital.

Kontributor: Nabiilah