Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) turut memeriahkan Kirab Budaya Nitilaku yang diselenggarakan oleh Panitia Dies UGM ke-75, digelar pada Minggu, 15 Desember 2024. Dengan tema “Silaturahmi Kebangsaan”, Nitilaku menjadi momentum penuh makna untuk merefleksikan persatuan dalam keberagaman budaya Indonesia.

Mengusung konsep yang unik dan sarat nilai sejarah, wajah-wajah ceria perwakilan Perpustakaan dan Arsip UGM tampil memukau dengan mengenakan pakaian adat dari daerah asal para rektor UGM. Tidak hanya itu, mereka juga membawa foto rektor-rektor UGM, mulai dari Prof. Sardjito, rektor pertama tahun 1949 - 1961, hingga Prof. Ova Emilia, rektor saat ini. Hal ini menegaskan bahwa UGM adalah institusi yang inklusif dan mencerminkan keberagaman nusantara melalui para pemimpinnya.

Tak hanya sekadar parade, Perpustakaan dan Arsip UGM juga memperkaya acara ini dengan membawa informasi penting tentang jejak kepemimpinan rektor-rektor UGM dari masa ke masa, Sejarah UGM mulai dari berdirinya di Keraton Yogyakarta hingga perpindahannya ke Bulaksumur, kontribusi UGM dalam pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat selama tujuh dekade lebih.

Keikutsertaan Perpustakaan dan Arsip UGM dalam Nitilaku juga menjadi wujud nyata dukungan terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, melalui edukasi budaya lokal dalam kegiatan akademik; SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, dengan merayakan pakaian adat sebagai warisan budaya yang perlu dilestarikan; dan SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan menghormati keberagaman budaya untuk menciptakan masyarakat yang damai dan inklusif.

Kirab budaya ini dimulai dari Wisma Kagama dan berakhir di Balairung UGM, melibatkan berbagai unit kerja di lingkungan UGM dan keluarga alumni UGM (Kagama). Peserta dengan antusias menampilkan kekayaan budaya dari seluruh penjuru negeri, menciptakan suasana semarak yang mencerminkan semangat persatuan dan kebangsaan.

Melalui partisipasinya, Perpustakaan dan Arsip UGM menguatkan perannya sebagai penjaga sejarah dan budaya bangsa, sekaligus penggerak pembangunan berkelanjutan di bidang pendidikan dan kebudayaan.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Dalam rangka untuk meningkatkan kualitas layanan dan pengelolaan arsip, Perpustakaan dan Arsip khususnya Bidang Arsip melakukan benchmarking ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 12-13 Desember 2024. Benchmarking ini bertujuan untuk mengeksplorasi praktik terbaik dalam pengelolaan arsip dan upgrade pengetahuan di bidang kearsipan.

Acara ini diikuti oleh Kepala Bidang Arsip, arsiparis, dan pengelola arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM yang diterima langsung oleh Sri Gusneli dari Direktorat Kearsipan Pusat dan didampingi oleh Ketua Tim Pengembangan Layanan Konten SIKN-JIKN ANRI dari Direktorat Sistem Kearsipan, Drs. Anak Agung Gede Sumardika, Emi Djarwati dari Direktorat Pelestarian dan Perlindungan Arsip, Desi dari Direktorat Pengolahan Arsip, Tri Yekti Mufidati dari Direktorat Penyelamatan Arsip, dan Hendi Kristyantoro dari Pusat Studi Arsip Kepresidenan.

Peserta mengamati dengan saksama penjelasan terkait pengelolaan arsip di ANRI khususnya peran arsip dalam pelestarian warisan budaya dan pendidikan yang berkelanjutan.

“Benchmarking ke ANRI kami harapkan dapat menjadi ajang untuk kami senantiasa selalu bertumbuh dan berkembang menjadi lebih baik.” ucap Kepala Bidang Arsip.

Kegiatan benchmarking ini selain mencermati penjelasan dari staf, juga berkeliling melihat beberapa ruang seperti Depot Arsip Tekstual, Ruang Pengolahan Arsip Tekstual dan Foto, Laboratorium Fisika dan Kimia, dan Ruang Pamer Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno.

Peserta diajak untuk melihat bagaimana sarana dan prasarana kearsipan yang digunakan, pengolahan arsip yang dilakukan, serta apa saja implementasi yang perlu dilakukan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Tak hanya itu, peserta diajak melihat laboratorium yang dimiliki oleh ANRI termasuk manajemen laboratorium dan sarana prasarana yang tersedia.

“Kami akan membangun sebuah laboratorium, melihat laboratorium ini kami rasa bisa kami jadikan contoh untuk di tempat kami.” tambah Kepala Bidang Arsip.

Emi Djarwati, selaku pengelola laboratorium mengaku pengelolaan laboratorium ini tidak mudah. “Pekerjaan di laboratorium ini tidak bisa sembarangan, dalam setiap pekerjaan yang dilakukan perlu prinsip kehati-hatian, kami juga mengundang ahli di bidang-bidang yang diperlukan ketika kami melakukan sebuah penelitian. Kami undang baik ahli dari internal maupun eksternal.” ujar Emi.

Peserta juga diajak sharing mengenai bagaimana prosedur akuisisi yang dilaksanakan di masing-masing institusi. Penyelamatan arsip/akuisisi ini juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga perlu untuk terus memperbaharui pengetahuan terkait dengan kebijakan.

Selain itu, peserta berkonsultasi langsung tentang bagaimana meningkatkan performa SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Sistem-sistem ini sangat penting untuk meningkatkan akses ke khazanah arsip dan memfasilitasi praktik pengelolaan yang up to date.

Ditambah lagi kunjungan ke Pusat Studi Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno, peserta mendapat perspektif unik tentang peran arsip dalam melestarikan identitas nasional. Koleksi pusat ini menawarkan wawasan yang tak ternilai tentang sejarah politik dan evolusi budaya Indonesia, menekankan pentingnya menjaga arsip semacam itu untuk generasi mendatang.

Benchmarking ke ANRI berfungsi sebagai platform untuk pertukaran pengetahuan dan kolaborasi di antara para penggiat di bidang arsip. Wawasan yang diperoleh dari acara ini pasti akan berkontribusi pada upaya berkelanjutan untuk meningkatkan praktik pengelolaan arsip di Indonesia.

Kontributor: Nabiilah

Saat ini kebutuhan akses terhadap pendidikan dan informasi sangat penting. Oleh karena itu, Perpustakaan dan Arsip UGM sedang bertransformasi untuk memenuhi tuntutan era digital. Pada tanggal 4 Desember 2024, di Ruang Sidang Arsip para staf mengikuti pelatihan manajemen podcast yang berfokus pada transformasi digital. Inisiatif ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama dalam meningkatkan akses terhadap pendidikan dan mempromosikan pendidikan untuk keberlanjutan.

Narasumber pada pelatihan kali ini yaitu Wisaksono Adhi, S.PT, M.I.Kom. atau biasa dipanggil dengan Dhimas, selaku Project Manager dari InaHealth, yang membagikan pengetahuan dan keahliannya dalam manajemen podcast. Acara ini bertujuan untuk membekali Staf Perpustakaan dan Arsip dengan keterampilan yang diperlukan untuk membuat dan mengelola podcast, sehingga meningkatkan layanan informasi baik untuk perpustakaan maupun arsip. Pelatihan ini merupakan langkah penting untuk beradaptasi dengan teknologi baru dan memastikan bahwa perpustakaan dan arsip tetap relevan di era digital.

Tentunya hal ini sejalan dengan akses terhadap internet yang telah menjadi kebutuhan dasar untuk pendidikan dan penyebaran informasi. Dengan mengintegrasikan podcasting ke dalam layanan perpustakaan dan arsip, sehingga diharapkan dapat menjangkau audiens yang lebih luas, menyediakan konten informatif, ramah, dan dapat diakses kapan dan di mana saja. “Saya tertarik dengan bagaimana cara me-manage sebuah podcast. Ini merupakan kesempatan kita untuk dapat berkembang menjadi lebih trendy dan dikenal masyarakat dengan informasi yang menarik.”, tutur Yulis.

Pelatihan ini menekankan pentingnya pengembangan kapasitas pada Staf Perpustakaan dan Arsip. Dengan mengembangkan keterampilan mereka dalam manajemen podcast, anggota staf dapat membuat konten yang menarik, relevan, serta adaptif dengan audiens mereka. “Podcast itu selain membutuhkan ide yang menarik, juga harus konsisten. Banyak tools yang bisa digunakan untuk perancangan ide dari pra-produksi, produksi, hingga pasca-produksi.” Tutur Dimas.

Peserta juga diajak untuk melihat langsung bagaimana Studio Podcast yang akan digunakan sebagai tempat berkarya. Pembuatan podcast diharapkan mampu dilaksanakan secara konsisten. Dhimas menambahkan, “Jalan saja dulu dengan alat yang ada, yang penting menghasilkan karya, untuk peralatan nantinya bisa mengikuti.” Dengan memanfaatkan teknologi dan fokus pada pengembangan kapasitas, Perpustakaan dan Arsip dapat memastikan bahwa ini adalah bukti komitmen Perpustakaan dan Arsip untuk beradaptasi dan berkembang di era digital, yang pada akhirnya berkontribusi pada pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan.

Kontributor: Nabiilah

Sejumlah staf Perpustakaan dan Arsip UGM mengikuti pelatihan pilot drone yang diselenggarakan di Ruang Sidang Arsip pada Rabu, 4 Desember 2024. Narasumber dalam pelatihan ini adalah Megaputra Zulfikar Whana Aji Kesdu dari Humas dan Protokol UGM, yang memiliki keahlian dan pengalaman luas dalam pengoperasian drone. Kegiatan ini mendukung pencapaian Sustainable Development Goal (SDG) 17 yakni Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, dengan mengedepankan kolaborasi antarunit di lingkungan UGM.

Pelatihan ini memberikan keterampilan baru kepada staf Perpustakaan dan Arsip UGM untuk menciptakan konten digital yang inovatif dan mendukung pembelajaran berbasis teknologi sejalan dengan SDG 4: Pendidikan Berkualitas. Teknologi drone memungkinkan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk meningkatkan literasi digital di kalangan masyarakat dengan menyajikan informasi perpustakaan secara lebih kreatif dan interaktif.

Dalam sesi ini, peserta diajak untuk mengenal berbagai komponen drone, teknik dasar pengoperasian, serta etika dan larangan dalam penggunaannya, terutama dalam konteks akademik dan dokumentasi resmi.

“Drone adalah teknologi yang terus berkembang dan relevan dalam berbagai aspek, termasuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, dan pelestarian informasi,” ujar Megaputra.

Setelah teori, peserta diajak langsung ke lapangan untuk mempraktikkan pengoperasian drone. Dengan panduan langsung dari narasumber, para peserta belajar menerbangkan drone secara aman dan efektif. Kegiatan praktik memperkuat pemahaman teori dan memberikan pengalaman nyata dalam mengendalikan perangkat canggih tersebut.

Salah satu peserta, Nabiilah, mengaku pelatihan ini sangat bermanfaat. “Kami jadi memahami cara kerja drone dan aturan yang harus ditaati. Praktiknya seru dan membuka wawasan baru untuk mendukung tugas kami di perpustakaan dan arsip,” ungkapnya.

Pelatihan ini mendorong pemanfaatan teknologi terkini untuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, hingga pelestarian arsip. Hal tersebut mendukung SDG 9 yakni Industri, Inovasi, dan Infrastruktur. Dengan keterampilan ini, staf Perpustakaan dan Arsip dapat menciptakan dokumentasi visual berkualitas tinggi dan memperkenalkan layanan perpustakaan dan arsip melalui pendekatan yang lebih modern dan menarik.

Selain itu, pelatihan ini sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, karena mendorong adaptasi terhadap teknologi baru yang mampu meningkatkan efisiensi dan inovasi dalam mendukung komunitas akademik dan masyarakat luas. Adaptasi terhadap teknologi seperti drone juga membantu Perpustakaan dan Arsip UGM tetap relevan di tengah dinamika perkembangan zaman, menciptakan dampak positif yang lebih luas bagi komunitas akademik dan masyarakat.

Ke depan, Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen terus berinovasi dengan teknologi mutakhir, membuka peluang baru untuk meningkatkan kualitas layanan, dan mendukung tercapainya berbagai tujuan pembangunan berkelanjutan. Pelatihan pilot drone ini bukan hanya sekadar pelatihan, tetapi langkah nyata menuju transformasi digital yang berkelanjutan.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Yogyakarta, 31 Oktober 2024 – Workshop bertajuk "Disaster Risk Management: Managing Strategies for Disaster Prevention and Preparedness" diselenggarakan kerja sama antara Universitas Gadjah Mada (UGM, Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) dan United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) di Ruang Sekip, University Club (UC) Hotel UGM, Yogyakarta, pada 29 hingga 31 Oktober 2024. Workshop dihadiri oleh 41 peserta yang berasal dari berbagai daerah serta mewakili institusi arsip, perpustakaan, dan museum di seluruh Indonesia.

Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan praktis dalam manajemen risiko bencana, khususnya dalam konteks pelestarian arsip, perpustakaan, dan koleksi museum. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian acara yang diselenggarakan Universitas Gadjah Mada dalam upaya memperkuat kolaborasi dan membangun kapasitas lembaga-lembaga budaya dalam menghadapi risiko bencana.

Narasumber yang dihadirkan adalah Widiatmoko Adi Putranto, Dosen Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Universitas Gadjah Mada, dan Kepala Laboratorium Preservasi dari National University of Singapore, Sanira Beevi binte Karim Gani. Sanira menyampaikan materi yang sangat berkaitan dengan kondisi di Indonesia seperti lembab, jamur, dan kondisi akibat faktor kimia lainnya serta langkah-langkah pencengahannya.

Sanira juga memahami bahwa kesadaran perawatan koleksi bukan hanya masalah di Indonesia, namun juga di banyak negara, tak luput dengan Negara Singapura. “This is not only happen here, but also problem of many countries” tuturnya.

Selama tiga hari, peserta mendapatkan materi yang komprehensif tentang strategi pencegahan dan kesiapsiagaan bencana yang disampaikan oleh para pakar di bidang manajemen risiko dan pelestarian budaya. Sesi workshop mencakup berbagai topik, mulai dari identifikasi risiko, mitigasi bencana, hingga pembuatan rencana tanggap darurat yang efektif untuk melindungi aset budaya yang dimiliki oleh masing-masing institusi.

Peserta dibagi menjadi 7 kelompok untuk berdiskusi terkait strategi dalam mitigasi bencana terhadap koleksi-koleksi yang dimiliki dan dipresentasikan di depan peserta lainnya. Para peserta tampak antusias berpartisipasi dalam sesi diskusi dan simulasi yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman tentang langkah-langkah praktis dalam menghadapi ancaman bencana. Melalui sesi ini, mereka diharapkan dapat menerapkan strategi yang relevan dan efektif di institusi masing-masing untuk melindungi koleksi dan arsip dari risiko bencana.

Yogyakarta, 30 Oktober 2024 – Kegiatan International Conference on Archives, Social Science, and Humanities (ICoASHE) 2024 resmi dibuka pada tanggal 28 Oktober 2024. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada (UGM) berkolaborasi dengan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI). Acara ini berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 28-30 Oktober 2024, di University Club (UC) Hotel UGM Yogyakarta, dengan mengangkat tema “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on Global Approach”.

Pembukaan acara ICoASHE 2024 dihadiri dan dibuka oleh Sekretaris Universitas, Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, SH., LLM dan didampingi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A yang sekaligus menyampaikan laporan panitia. Keynote Speaker pada acara ICoASHE 2024 antara lain Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. serta Ketua Umum PAPTI, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.A.P., S.H., M.Hum.

Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. melalui video tapping menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada seluruh pihak yang membantu dalam menyukseskan kegiatan ICoASHE 2024 yang berlangsung di Universitas Gadjah Mada dan berharap acara ini bermanfaat bagi pengelolaan dan pelestarian arsip.

“I would to express our gratitude and highest appreciation to the association Indonesian higher education archives and the University Gadjah Mada Library and Archives for holding this prestigious. This conference is important momentum to explore discuss solution to the challenging archive management and sustainable preservation in Indonesia and Global Level” tutur Wening.

Pada hari pertama, 13 presenter dari berbagai daerah dan profesi memaparkan penelitian mereka dalam empat sesi paralel. Setiap sesi berjalan dinamis dan interaktif, dipandu oleh moderator yang memastikan keterlibatan aktif dari peserta seminar internasional yang hadir.

Acara dilanjutkan dengan kongres PAPTI yang dihadiri oleh seluruh pengurus dan anggota PAPTI. Kongres juga dihadiri oleh Dewan Kehormatan PAPTI yaitu, Dr. M. Taufik, M.Si.. Kongres tersebut membahas tentang program kerja dan kepengurusan PAPTI untuk periode selanjutnya.

Hari kedua diawali dengan presentasi oleh 3 presenter, diantaranya 1 presenter utama yaitu Drs. Djoko Utomo, M.A. yang merupakan Kepala ANRI 2004-2009 dan saat ini Honorary Member of SARBICA dengan judul naskah “Penggunaan Kecerdasan Artifisial untuk Penilaian Arsip Kunjungan Paus Fransiskus di Indonesia : Suatu Pemikiran Awal”.

Setelah sesi presentasi seluruh presenter usai, peserta menyimak materi dari para narasumber seminar yang menampilkan empat narasumber terkemuka: Prof. dr. K.J.P.M. Charles Juergens, Prof. Sue Mc Kemmish, Ph.D., Prof. Yako Kozano, dan Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.. Acara seminar ini dimoderatori oleh Dr. Suzie Handajani, M.A., dengan pembahasan tentang peran arsip dalam mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs), termasuk penguatan akses informasi dan pendidikan berkualitas.

Setelah seminar, dilanjutkan diskusi panel untuk memberikan kesempatan bagi peserta bertukar pikiran dan berdiskusi lebih dalam mengenai implementasi arsip dalam konteks sosial dan budaya. Di penghujung acara, PAPTI memberikan penghargaan (PAPTI Award) kepada individu yang telah memberikan kontribusi signifikan dalam pengelolaan arsip di Indonesia.

Pada hari ketiga peserta melakukan kunjungan ke Kraton Yogyakarta, situs warisan budaya yang kaya akan sejarah Yogyakarta. Kunjungan ini bertujuan untuk memberikan wawasan lebih dalam mengenai pelestarian arsip dan budaya lokal serta mengaitkannya dengan upaya pencapaian SDGs, terutama dalam hal pelestarian warisan budaya dan edukasi masyarakat.

Dengan diselenggarakannya ICoASHE 2024, diharapkan dapat mendorong kolaborasi dan inovasi dalam bidang arsip, sosial, dan humaniora, serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan informasi yang berkelanjutan untuk masa depan yang lebih baik.

Yogyakarta, 13 Oktober 2024 – Fakultas Farmasi UGM sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan yang dihadiri oleh tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Farmasi. Kegiatan ini menghadirkan Kepala Bidang Arsip UGM sebagai narasumber, yang memberikan wawasan mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan administratif.

Pelatihan dimulai dengan sesi teoritis yang membahas dasar-dasar kearsipan, termasuk dasar-dasar hukum pengelolaan arsip oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Narasumber menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya penting untuk kepentingan administratif, tetapi juga untuk melindungi informasi penting di lingkungan Fakultas Farmasi.

"Kearsipan adalah fondasi yang kuat bagi pengelolaan informasi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya melestarikan pengetahuan, tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap aspek kegiatan akademik," ujar Kepala Bidang Arsip UGM saat menyampaikan materinya.

Materi selanjutnya disampaikan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Pd., Arsiparis UGM, mengenai klasifikasi arsip, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengelolaan arsip digital, dan sistem penyimpanan arsip.

Setelah sesi teori, peserta diajak untuk berpartisipasi dalam sesi praktik yang dipandu oleh tim dari Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Dalam sesi ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung tentang cara memberkaskan arsip aktif. Peserta diajari tentang bagaimana konsep pemberkasan arsip aktif dalam bentuk file/digital. Penerapan konsep pemberkasan ini dapat digunakan untuk berbagai platform salah satunya pada aplikasi persuratan yang digunakan di Fakultas Farmasi.

"Dalam era digital ini, kemampuan untuk mengelola arsip dengan baik sangat penting. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan gambaran kepada peserta tentang bagaimana mengelola arsip digital yang nantinya akan bermanfaat dan memudahkan dalam pekerjaan Bapak Ibu.”, tambah Nabiilah, salah satu pemandu praktik, saat membuka sesi praktik.

Dengan adanya pelatihan ini, Fakultas Farmasi UGM berharap dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di fakultas dan mendukung pencapaian tujuan akademik yang lebih baik. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen UGM untuk terus berinovasi dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di era digital.

Kontributor: Nabiilah

Yogyakarta, 9 Oktober 2024 – Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi (P2T) yang telah berstatus musnah. Pemusnahan ini sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.

Pelaksanaan kegiatan ini juga sejalan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (pasal 3 huruf b) disebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Acara penandatanganan berita acara pemusnahan arsip P2T dihadiri oleh berbagai pihak, termasuk Direktorat Perencanaan sebagai pencipta arsip, Bagian Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, Kepala Perpustakaan dan Arsip, serta Kepala Bidang Arsip. Tak lupa hadir perwakilan arsiparis UGM, yang turut serta dalam proses penting ini.

Arsip P2T merupakan arsip inaktif yang memiliki retensi inaktif di atas 10 tahun, sehingga dalam pemusnahannya harus mendapat persetujuan dari ANRI.

"Dengan berpedoman pada peraturan tentang retensi arsip dan persetujuan yang telah diberikan oleh ANRI, maka kami akan memastikan bahwa informasi yang ada di dalam arsip akan musnah seutuhnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan" tutur Erna selaku Kepala Bidang Arsip.

Pemusnahan arsip dilakukan melalui pihak ketiga yang telah memiliki perjanjian resmi, dengan metode peleburan dan penggilingan untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen yang dimusnahkan. Dengan melakukan pemusnahan ini, menunjukkan bahwa penyusutan telah melalui proses yang panjang hingga sampai arsip ditetapkan untuk dimusnahkan.

Pemusnahan arsip ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada pengelolaan arsip yang lebih efisien dan mendukung kegiatan administrasi di lingkungan UGM.

Kontributor: Nabiilah

Dalam semarak peringatan Dies Natalis Fakultas Filsafat yang ke-57, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) turut memeriahkan rangkaian Festival Karawitan. Acara ini diadakan pada Sabtu-Minggu, 20-21 Juli 2024, dan menampilkan berbagai kelompok karawitan berbagai unit kerja di lingkungan UGM serta berbagai komunitas di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY).

Salah satu penampilan yang mencuri perhatian adalah dari Pustaka Laras, Kelompok Karawitan Perpustakaan dan Arsip UGM. Mereka membawakan lagu tradisional “Ladrang Ondhe-Ondhe Semarang dan Lelagon Jahe Wana” yang mendapat sambutan meriah dari penonton. Penampilan ini tidak hanya menyuguhkan hiburan, tetapi juga memiliki makna mendalam dalam mendukung tercapainya Sustainable Development Goals ke-11: Kota dan Pemukiman yang berkelanjutan mencakup pelestarian warisan budaya dan alam, yang dalam konteks ini diwujudkan melalui seni karawitan. Selain ini, pagelaran budaya Karawitan adalah wujud dari implementasi pendidikan budaya yang berkesinambungan, sesuai dengan SDG ke 4 yaitu Pendidikan (budaya yang) Bermutu.

Festival Karawitan ini menjadi wadah bagi civitas akademika UGM untuk menunjukkan kepedulian mereka terhadap pelestarian budaya lokal melalui seni musik tradisional. Dengan turut berpartisipasi pada kegiatan Festival Karawitan ini, Pustaka Laras mengingatkan kita akan kekayaan budaya Indonesia yang harus terus dijaga dan dilestarikan.

Perpustakaan dan Arsip UGM, melalui kegiatan ini, menunjukkan komitmen mereka dalam mendukung

Sustainable Development Goals dan pelestarian warisan budaya. Semangat ini dapat menginspirasi berbagai pihak untuk lebih menghargai dan menjaga kekayaan budaya Indonesia demi masa depan yang lebih baik.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Arsip Universitas Gadjah Mada mempunyai sejumlah sarana dan prasarana penting untuk menanggapi keadaan darurat yang dapat terjadi di kemudian hari. Sarpras ini merupakan salah satu bentuk pencegahan dan kesiapsiagaan bencana sekaligus guna mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 11. Menilik dari sarana dan prasarana yang ada, Arsip UGM telah mengadopsi serangkaian langkah yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang lebih aman dan tangguh bagi seluruh pegawai dan pengunjungnya.

Arsip Universitas Gadjah Mada mempunyai sejumlah sarana dan prasarana penting untuk menanggapi keadaan darurat yang dapat terjadi di kemudian hari. Sarpras ini merupakan salah satu bentuk pencegahan dan kesiapsiagaan bencana sekaligus guna mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 11. Menilik dari sarana dan prasarana yang ada, Arsip UGM telah mengadopsi serangkaian langkah yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang lebih aman dan tangguh bagi seluruh pegawai dan pengunjungnya.

Upaya tersebut mencakup penguatan fasilitas evakuasi yang tersebar di seluruh area instansi. Arsip UGM memasang pintu keluar darurat yang ditempatkan secara strategis di seluruh area guna memberikan akses jalan keluar yang cepat dan aman saat terjadi situasi darurat, seperti peristiwa kebakaran atau bencana alam. Selain itu, penetapan rute evakuasi yang jelas dan ditandai dengan baik dapat memberikan panduan kepada semua orang untuk menuju titik evakuasi dengan cepat dan efisien. Instansi ini turut memastikan bahwa rute-rute tersebut mudah diakses dan dipahami oleh semua orang apabila terjadi keadaan darurat. Hal tersebut dikarenakan, Arsip UGM telah memetakan rute-rute evakuasi dengan cermat hingga melakukan pemasangan papan petunjuk evakuasi yang tersebar di tiap lantai.

Upaya lain yang diterapkan oleh Arsip UGM adalah melakukan pengadaan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) sebagai bagian dari strategi kesiapsiagaan bencana terkait alat penanganan kebakaran. Meninjau dari APAR yang tersedia, dapat diketahui bahwa Arsip UGM rutin melakukan pemeriksaan kondisi pada alat tersebut. Kegiatan ini berfungsi guna memastikan bahwa APAR yang tersedia selalu siap digunakan, berfungsi dengan baik, dan memenuhi standar keselamatan yang berlaku. Alat pemadam kebakaran yang penting tersebut ditempatkan secara strategis di tiap lantai sehingga memberi peluang respons yang cepat untuk menanggulangi kebakaran pada tahap awal sebelum menjadi lebih besar dan tidak terkendali. Adapun, dengan melengkapi fasilitasnya melalui pengadaan APAR yang mudah diakses, maka Arsip UGM dapat meningkatkan tingkat keselamatan para pegawai dan pengunjung sekaligus meminimalkan risiko kerugian fisik dan dampak sosial ekonomi dari peristiwa kebakaran.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)