Yogyakarta, 12 September 2024 – Perpustakaan dan Arsip UGM dan 6 (enam) pusat studi di UGM menyelenggarakan kegiatan koordinasi terkait penataan arsip. Kegiatan tersebut berlangsung di Ruang Sidang Arsip UGM dan bertujuan untuk mempersiapkan proses pindahan arsip ke sekretariat bersama yang akan dibentuk di Gedung PAU UGM.
Kegiatan ini dihadiri oleh perwakilan dari enam pusat studi yang terlibat, yaitu Pusat Studi Kebudayaan, Pusat Studi Keamanan dan Perdamaian, Pusat Studi Pariwisata, Pusat Studi Perdagangan, Pusat Studi Wanita, dan Pusat Studi Ekonomi Kerakyatan. Koordinasi ini merupakan upaya penyeragaman proses bisnis terkait konsep dan penataan arsip di UGM.
Dalam sambutannya, Kepala Subdirektorat Program Penelitian, Ririn Tri Nurhayati, S.I.P., M.Si., Ph.D. menekankan tujuan dilaksanakannya penataan arsip serentak dan menyeluruh. “Dikarenakan akan ada penggabungan urusan administratif menjadi sekretariat bersama kami memerlukan dukungan dan pemahaman dari arsiparis tentang proses yang harus kami laksanakan supaya sesuai dengan prosedur.”ujarnya.
“Dengan adanya sekretariat bersama, kami ingin memastikan bahwa semua arsip dari pusat studi dapat dikelola dengan lebih baik, memudahkan akses, dan mendukung penelitian serta kolaborasi di UGM," tambahnya.
Selama koordinasi, perwakilan dari masing-masing pusat studi menyampaikan kondisi arsip mereka serta kendala yang dihadapi terkait kurangnya pemahaman mengenai arsip serta keterbatasan sumber daya yang tersedia.
Sebagai hasil dari kegiatan koordinasi ini, disepakati beberapa langkah diantaranya perlu dilakukannya survei awal terkait kondisi arsip di masing-masing pusat studi sebelum menentukan kebutuhan alat dan bahan. Arsiparis UGM, Ully Isnaeni Effendi, M.Sc. juga menekankan perlunya kerja sama dari pusat studi. “Selain memerlukan beberapa perlengkapan untuk penataan arsip, kami juga mengharapkan komitmen baik itu dari pimpinan terkait kebijakan dan staf terkait teknis pelaksanaan.”ucapnya.
Diharapkan bahwa seluruh proses pemindahan arsip akan selesai tepat waktu, dan sekretariat bersama di PAU dapat segera beroperasi. Dengan penataan arsip yang dilaksanakan, UGM berkomitmen untuk terus mendukung upaya riset serta pengembangan yang lebih efektif.
Dalam rangka memperingati Dies Natalis pertama, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan kegiatan Seminar Nasional bertajuk “Peran Perpustakaan, Arsip dan Museum dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung Sustainable Development Goals” pada hari Kamis, 11 Juli 2024 pukul 09.00 WIB. Hadir sebagai narasumber adalah para pembicara yang berkecimpung di bidang pengelolaan perpustakaan, museum, dan kearsipan. Seminar tersebut bertempat di Ruang Seminar, Gedung L7 Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada.
Seminar dibuka dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., serta keynote speaker Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. Mereka menyampaikan pentingnya peran lembaga perpustakaan, arsip, dan museum dalam pelestarian warisan budaya dan pencapaian SDGs.
Seminar ini menghadirkan tiga pembicara terkemuka yang berbagi wawasan tentang pentingnya pelestarian budaya dan kesesuaiannya dengan SDGs. Pembicara pertama, Wina Erwina, M.A., Ph.D., Kepala Pusat Pengelolaan Pengetahuan Universitas Padjadjaran, memaparkan materi tentang “Peran Perpustakaan dalam Pelestarian Budaya dan mendukung SDGs.” Ia menekankan peran penting perpustakaan dalam menjaga warisan budaya dan mempromosikan pembelajaran sepanjang hayat, yang esensial untuk mencapai SDG 4: Pendidikan Berkualitas.
Wina Erwina, Ph.D. menyoroti berbagai inisiatif yang dilakukan oleh perpustakaan untuk mendigitalkan dan melestarikan artefak budaya, sehingga dapat diakses oleh khalayak yang lebih luas. Ia juga membahas pentingnya kolaborasi antara perpustakaan dan lembaga budaya lainnya untuk meningkatkan dampak dari upaya-upaya ini.
Pembicara kedua, Dra. Djaliati Sri Nugrahani, M.A., Ketua Pengelola Museum UGM, menyampaikan presentasi tentang "Peran Museum dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung SDGs." Ia menjelaskan bagaimana museum berfungsi sebagai penjaga warisan budaya, menyediakan sumber daya pendidikan dan menumbuhkan rasa identitas dan kontinuitas dalam komunitas. Dra. Nugrahani juga membahas peran museum dalam mempromosikan pariwisata berkelanjutan, yang sejalan dengan SDG 8: Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi. Dengan menarik pengunjung dan mendidik mereka tentang warisan budaya, museum berkontribusi pada ekonomi lokal dan pembangunan berkelanjutan.
Pembicara ketiga, Waluyo, S.S., M.Hum, Ketua Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi UGM, memaparkan materi tentang "Peran Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung SDGs." Ia menekankan pentingnya praktik kearsipan yang baik dalam melestarikan catatan dan dokumen sejarah, yang vital untuk penelitian dan pendidikan. Bapak Waluyo menyoroti kebutuhan lembaga pendidikan tinggi untuk berinvestasi dalam teknologi kearsipan modern dan program pelatihan untuk memastikan keberlanjutan dan aksesibilitas catatan budaya. Beliau juga menekankan peran arsip dalam mendukung SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Kuat, dengan menjaga catatan yang transparan dan akuntabel. Dalam presentasinya, beliau juga menekankan pentingnya pelestarian warisan budaya sebagai sarana untuk mendukung kota dan komunitas yang berkelanjutan, yang merupakan inti dari SDG 11. Ia menyoroti bahwa lembaga kearsipan perguruan tinggi memainkan peran penting dalam mendokumentasikan dan melindungi artefak budaya, catatan sejarah, dan materi penting lainnya yang mencerminkan identitas budaya bangsa.
Seminar ditutup dengan diskusi panel, di mana para pembicara menjawab pertanyaan dari audiens dan berbagi wawasan tambahan tentang tantangan dan peluang dalam pelestarian budaya. Acara ini dihadiri oleh akademisi, mahasiswa, dan profesional dari berbagai lembaga budaya dan pendidikan. Perpustakaan dan Arsip UGM berharap bahwa seminar ini akan menginspirasi kolaborasi dan inovasi lebih lanjut di bidang pelestarian budaya, berkontribusi pada pencapaian SDGs. Acara ini menekankan pentingnya mengintegrasikan pelestarian warisan budaya ke dalam agenda pembangunan yang lebih luas, memastikan bahwa generasi mendatang dapat menikmati dan menghargai warisan budaya yang kaya.
Sebagai salah satu “memory institutions”, Perpustakaan dan Arsip menyelenggarakan kegiatan Pameran Arsip dan Koleksi Museum dalam rangka memperingati dies Perpustakaan dan Arsip yang pertama. Pameran yang bertajuk “Warisan Budaya UGM” dibuka pada tanggal 9 s.d 12 Juli 2024 di Teras Ruang Seminar, Perpustakaan dan Arsip Gedung L7 lantai 2. Pameran yang merupakan salah satu komitmen dalam melaksanakan SDGs ke-11 (Pembangunan berkelanjutan) ini diselenggarakan kolaborasi antara Bidang Arsip, Bidang Perpustakaan, dan Museum UGM.
Pameran ini menampilkan khazanah arsip diantaranya potret kegiatan kesenian tradisional seperti ketoprak, tari tradisional, gamelan, penampilan angklung oleh ibu-ibu Dharma Wanita, hingga kenduri dalam rangka dies UGM yang diselenggarakan di Balairung. Selain khazanah arsip, koleksi langka perpustakaan juga hadir menampilkan koleksi langka tentang kebudayaan yang disajikan dalam beberapa bahasa. Museum UGM ikut serta memeriahkan pameran kali ini dengan menampilkan koleksi tungku hemat energi karya Rektor ke-2 UGM, Prof. Ir. Herman Johannes. Tungku tersebut terinspirasi dari tungku Masyarakat Nusa Tenggara Timur dan disempurnakan dengan ditemukannya briket B3 sebagai bahan bakar alternatif. Menariknya tungku tersebut juga telah didistribusikan ke berbagai wilayah di Indonesia.
“Pameran arsip dan koleksi museum ini saya harapkan mampu menjadi daya tarik mahasiswa untuk bisa lebih intens berkunjung ke Perpustakaan”, ungkap Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada saat pembukaan acara pameran. Ia juga menyampaikan, pameran seperti ini diharapkan akan terus berlanjut.
“Selain sebagai memori, pameran juga dimaksudkan untuk menggugah semangat para anak muda khususnya mahasiswa sebagai generasi penerus untuk melestarikan warisan budaya bangsa. Perpustakaan dan Arsip UGM diharapkan mampu menjadi representatif dan mewadahi hal tersebut sebagai bentuk komitmen dalam Pembangunan yang berkelanjutan.
Dalam rangka melanjutkan akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) UGM oleh ANRI yang telah ditetapkan pada tanggal 9 November 2015 dan berakhir masa berlakunya pada 9 November 2020 dengan kualifikasi Akreditasi A (Sangat Baik). Pada tahun 2024 ini Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM kembali mengikuti program akreditasi kearsipan LKPT. Rangkaian persiapan kegiatan ini telah dimulai pada tanggal 26 Januari 2023, kegiatan tersebut diharapkan dapat menjamin penyelenggaraan kearsipan pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai dengan standar, prinsip dan kaidah kearsipan dan mendapatkan pengakuan terhadap mutu, kualifikasi dan kelayakan terhadap lembaga kearsipan.
Adapun tahapan proses kegiatan akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah dimulai dengan pengajuan permohonan untuk mengikuti akreditasi LKPT kepada Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI. Setelah mendapatkan izin untuk mengikuti program akreditas LKPT dari Kepala Pusat Akreditasi ANRI. Langkah selanjutnya mengikuti Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Instrumen Akreditasi yang dilaksanakan oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting pada tanggal 22 Januari 2024.
Kegiatan selanjutnya adalah melakukan penilaian mandiri melalui pengisian instrumen akreditasi dan pemenuhan portofolio yang diikuti dengan mengunggah file instrumen akreditasi dan portofolio pada google drive. Verifikasi instrumen akreditasi dan portofolio oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI. Untuk mendapatkan masukan terkait instrumen dan portofolio dilakukan konsultasi dan mohon penjelasan hasil reviu instrumen dan portofolio yang telah diunggah di google drive dengan mengundang salah satu Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting.
Penilaian akreditasi yang dilaksanakan melalui kegiatan verifikasi (pengamatan secara langsung) terhadap instrumen dan portofolio akreditasi oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI dilaksanakan pada tanggal 27 Februari sampai dengan 1 Maret 2024 di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Berdasarkan verifikasi tersebut nantinya akan mendapatkan rekomendasi sementara oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI. Langkah selanjutnya adalah tindak lanjut rekomendasi oleh tim akreditasi bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Pleno Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan (Pleno MPAK) akan dilaksanakan sekitar bulan April 2024 melalui zoom meeting. Hasil akhir proses akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah penyerahan sertifikat akreditasi kearsipan.
Biro Hukum dan Organisasi UGM (HUKOR UGM) kembali menyerahkan arsip statis kepada Perpustakaan dan Arsip UGM pada Jumat, 16 Februari 2024. Penyerahan kali ke-7 arsip statis dari HUKOR ke Perpustakaan dan Arsip UGM ini merupakan suatu bentuk komitmen dan konsistensi serta ketaatan unit kerja di lingkungan UGM pada kaidah kearsipan guna menjaga arsip statis di lingkungan UGM. Sebab, arsip merupakan memori perjalanan UGM yang perlu diserahkan pada otoritas yang diberi mandat untuk menyimpan arsip statis di lingkungan UGM.
Arsip yang diserahkan berjumlah 29 boks yang terdiri atas Keputusan MWA, Keputusan Senat Akademik, Keputusan Rektor, Peraturan MWA, Peraturan Rektor UGM, dan Keputusan Rektor. Selain arsip tekstual, HUKOR juga menyerahkan arsip berupa softfile arsip-arsip tersebut.
