Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Preservasi dan konservasi arsip menjadi sorotan utama dalam UGM’s ArchiTalk #2 bertema “Preservasi dan Konservasi Arsip: Best Practice Universitas Gadjah Mada” yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (26/9/2025). Forum ini menghadirkan praktik terbaik UGM dalam merawat arsip sebagai warisan sejarah sekaligus aset penting bangsa.

Acara dibuka dengan sambutan Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menegaskan komitmen UGM dalam memperkuat praktik pengelolaan arsip. Diskusi kemudian dipandu moderator Zuli Erma Santi, S.S.T.Ars., menghadirkan narasumber utama Heri Santosa, S.S.T.Ars.

Dalam paparannya, Heri menjelaskan berbagai teknik preservasi yang diterapkan di UGM, mulai dari preservasi preventif seperti pengendalian suhu dan kelembaban, penggunaan dehumidifier, hingga fumigasi; serta preservasi kuratif berupa enkapsulasi, laminasi, dan leafcasting. “Setiap langkah yang kami lakukan bertujuan agar arsip tetap autentik, reliabel, dan bisa diakses hingga puluhan bahkan ratusan tahun ke depan,” tegasnya.

Forum ini menarik perhatian lebih dari 200 peserta dari berbagai kalangan, mulai dari mahasiswa, dosen, peneliti, hingga praktisi kearsipan dari lembaga pemerintah maupun swasta. Antusiasme tersebut mencerminkan tingginya kepedulian publik terhadap isu pengelolaan arsip, khususnya upaya preservasi yang memastikan arsip tetap terjaga nilai historis dan autentisitasnya.

Kegiatan ini sejalan dengan komitmen Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan melalui pelestarian warisan budaya, serta SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan menekankan transparansi, akuntabilitas, dan perlindungan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.

Melalui ArchiTalk, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan posisinya sebagai pionir dalam praktik preservasi arsip di perguruan tinggi Indonesia. Lebih jauh, forum ini juga membuka ruang kolaborasi antarpraktisi, akademisi, dan masyarakat luas untuk bersama-sama merawat warisan dokumenter bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Upaya Universitas Gadjah Mada (UGM) dalam memperkuat keterbukaan informasi publik kembali ditegaskan melalui kegiatan Visitasi Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Tahun 2025. Pada Selasa (9/9), Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., bersama Tim PPID UGM, melakukan kunjungan ke PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM.

Kunjungan ini merupakan tindak lanjut dari hasil Self Assessment Questionnaire (SAQ) Monitoring dan Evaluasi Internal PPID Pelaksana UGM Tahun 2025. Tujuannya, memperdalam klarifikasi atas penilaian yang telah dilakukan sekaligus mendorong peningkatan kualitas layanan informasi publik di lingkungan kampus.

“Visitasi ini adalah momentum untuk memastikan standar layanan informasi publik kita semakin baik dan memenuhi prinsip transparansi. Kami ingin mendengar langsung tantangan di unit pelaksana agar perbaikan bisa dilakukan tepat sasaran,” ujar Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu dalam sesi diskusi.

Acara yang berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM ini diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., beserta tim manajemen dan tim PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM. Diskusi berlangsung terbuka dan konstruktif, menyoroti pentingnya penguatan kapasitas sumber daya manusia, optimalisasi kanal informasi digital, serta percepatan waktu respons permintaan data.

Kegiatan ini selaras dengan komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan akses terhadap informasi publik dan tata kelola yang transparan.

Melalui visitasi ini, PPID UGM berharap setiap unit kerja mampu menjaga akuntabilitas sekaligus memberikan pelayanan informasi yang cepat, akurat, dan inklusif kepada seluruh pemangku kepentingan. “Keterbukaan informasi adalah wujud tanggung jawab institusi kepada masyarakat dan langkah penting membangun kepercayaan publik,” tutup Dr. Andi.

Dengan dukungan dan sinergi antara PPID Utama dan seluruh unit pelaksana, UGM optimistis dapat terus memperkuat budaya transparansi serta memberikan layanan informasi publik yang lebih responsif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat. Langkah ini menjadi contoh praktik tata kelola informasi yang baik di perguruan tinggi Indonesia, sekaligus kontribusi nyata dalam mendukung terwujudnya pemerintahan yang terbuka dan akuntabel.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi sorotan utama dalam kunjungan studi banding (benchmarking) dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) ke Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis (28/8). Sebanyak enam orang perwakilan Unsoed hadir di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2, untuk mendalami praktik tata kelola arsip yang telah diterapkan UGM.

Rombongan diterima oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini tidak sekadar berbagi pengalaman teknis, tetapi juga memperkuat kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. “Kami menyambut baik kunjungan ini karena pengelolaan arsip tidak bisa berjalan sendiri. Butuh jejaring, sinergi, dan pertukaran praktik baik agar lembaga pendidikan mampu menjaga memori kolektif bangsa dengan lebih baik,” ujarnya.

Sesi materi dibawakan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., Arsiparis UGM, yang memaparkan sejumlah inovasi kearsipan, mulai dari pencatatan hash arsip untuk menjamin autentikasi, pengelolaan dan ketentuan akses arsip dengan pemanfaatan QR Code melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), hingga standar format digital. Ia menekankan pentingnya memilih format ideal untuk database arsip statis. “Untuk preservasi jangka panjang, format TIFF dengan resolusi 300 dpi sangat dianjurkan. Namun, untuk kepentingan publikasi cukup menggunakan JPEG. Prinsipnya, setiap arsip harus dikelola sesuai tujuan dan nilai keberlanjutannya,” jelasnya.

Kegiatan ini tidak hanya berhenti di ruang diskusi. Rombongan Unsoed juga diajak meninjau langsung ruang depo dan pengolahan arsip UGM untuk melihat praktik penyimpanan dan penataan fisik arsip. Dengan cara itu, peserta bisa memahami integrasi antara kebijakan, teknologi, dan praktik lapangan dalam manajemen arsip.

Benchmarking ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari proses transfer ilmu dan praktik terbaik antaruniversitas, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola arsip yang akuntabel, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mengembangkan ekosistem kearsipan yang berkelanjutan.

Kolaborasi lintas universitas ini diharapkan tidak hanya menghasilkan transfer pengetahuan, tetapi juga membangun kesadaran bahwa arsip adalah aset strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Sebagai bagian dari upaya memastikan kepatuhan penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam rangka Verifikasi Lapangan dan Verifikasi Hasil Pengawasan pada Selasa–Rabu, 19–20 Agustus 2025. Kegiatan berlangsung di Ruang Sidang, Gedung L7 Lantai 2, sebagai bagian dari agenda pengawasan nasional terhadap kepatuhan pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi Negeri.

 Pengawasan ini merupakan tindak lanjut dari komitmen ANRI dalam memastikan setiap pencipta arsip mematuhi peraturan perundang-undangan. Fokus pengawasan diarahkan pada tiga aspek utama: tertib arsip, transformasi digital kearsipan, dan peningkatan khazanah memori kolektif bangsa. Tahun ini, UGM menjadi salah satu dari tujuh perguruan tinggi negeri yang masuk dalam daftar pengawasan ANRI setelah sebelumnya mendapatkan pembinaan.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., menyampaikan pentingnya pendampingan ANRI dalam memperkuat tata kelola arsip di lingkungan universitas. “Kami terus berproses dalam penataan arsip sesuai standar. Mohon bimbingan dan masukan dari ANRI, karena pengawasan ini membantu semua menjadi lebih tertib. Bahkan, sesuai rencana universitas, depo arsip akan dipindahkan pada September agar lebih sesuai standar,” ujarnya.

Tim ANRI, Dra. Hastuti, MAP., Siti Nur Aeni, SE., M.Si., dan Ertha Wahyu Berliana, S.AP. mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. ANRI sangat mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. Meski waktu terbatas, komunikasi yang terjalin tetap produktif dan konstruktif, sehingga hasil pengawasan bisa lebih komprehensif.

Sementara itu, Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., menambahkan bahwa pihaknya siap mengikuti arahan ANRI. “Jika ANRI ingin melihat fisik arsip, kami persilakan. Dari sisi kebijakan dan perencanaan, kami akan menyesuaikan dengan standar ANRI. Harapannya, semua unit hingga tingkat fakultas bisa ikut terlibat dalam pengelolaan arsip secara konsisten,” terangnya.

Kunjungan verifikasi ini tidak hanya memperkuat tata kelola arsip di UGM, tetapi juga menjadi bagian dari upaya mewujudkan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tercermin dalam pengawasan ini melalui penguatan tata kelola dan transparansi arsip publik, sementara SDG 11: Kota dan Permukiman yang Berkelanjutan tampak melalui upaya pelestarian memori kolektif bangsa sebagai bagian dari warisan pengetahuan. Selain itu, kegiatan ini juga mendukung SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, karena menegaskan pentingnya sinergi antara ANRI, perguruan tinggi, dan pemangku kepentingan lainnya dalam membangun ekosistem kearsipan yang berkelanjutan dan inklusif.

Dengan pengawasan ANRI, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan keseriusannya dalam membangun sistem kearsipan yang modern, tertib, dan berstandar nasional. Langkah ini menjadi pondasi penting bagi universitas untuk menjaga akuntabilitas, melestarikan sejarah, dan mendukung transformasi digital dalam dunia pendidikan tinggi.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip UGM menghadirkan ArchiTalk yang pertama. Transformasi digital di bidang kearsipan menjadi sorotan utama dalam forum perdana UGM’s ArchiTalk #1 bertajuk “Merekam Jejak Intelektual: Implementasi Lifecycle dan Records Continuum Model di Perguruan Tinggi”. Acara yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (22/8) ini menghadirkan arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan sebagai narasumber dengan Kurniatun, S.IP. sebagai moderator.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dalam sambutannya menegaskan pentingnya forum ini sebagai ruang berbagi pengetahuan dan pengalaman. “ArchiTalk adalah forum baru yang diinisiasi oleh Perpustakaan dan Arsip UGM untuk berbagi pengalaman, ide, dan inspirasi seputar dunia kearsipan. Melalui forum ini, kami ingin memperkuat kesadaran kolektif bahwa arsip adalah memori intelektual yang harus dijaga bersama,” ujarnya.

Diskusi berlanjut ke sesi inti yang menghadirkan paparan dari narasumber utama. Dalam pemaparannya, Dr. Herman Setyawan menjelaskan perbedaan antara Life Cycle Records (LCR) dan Records Continuum Model (RCM) yang menjadi kerangka pengelolaan arsip di perguruan tinggi. “LCR menekankan siklus linear dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Sementara itu, RCM bersifat multidimensi, memungkinkan arsip dimanfaatkan berulang kali dan secara simultan, sangat relevan untuk konteks digital dan kolaboratif di perguruan tinggi,” terangnya.

Herman juga menyoroti tantangan utama dalam pengelolaan arsip elektronik, mulai dari kerusakan media fisik, keusangan format, hingga ancaman keamanan siber. “Strategi pelestarian jangka panjang membutuhkan penggunaan format standar, backup berkala, serta migrasi data. Arsip yang lahir digital (born digital) maupun hasil konversi perlu diperlakukan dengan standar keamanan tinggi agar dapat bertahan lintas generasi,” jelasnya.

Sesi ArchiTalk perdana ini berhasil menarik perhatian lebih dari 300 peserta dari kalangan arsiparis, mahasiswa, dosen, dan praktisi kearsipan dari dalam maupun luar UGM. Antusiasme terlihat dari partisipasi aktif para peserta yang memanfaatkan ruang diskusi interaktif, baik melalui pertanyaan langsung maupun chat, mencerminkan besarnya minat terhadap isu-isu pengelolaan arsip di era digital.

Menutup acara, hadir tokoh kearsipan nasional Djoko Utomo, mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) periode 2004–2009, yang memberikan catatan reflektif. “Arsip bukan hanya sekadar dokumen administratif, tetapi jejak intelektual yang menjadi bagian dari sejarah bangsa. Perguruan tinggi harus menempatkan kearsipan sebagai pilar strategis dalam tata kelola, bukan sekadar beban administratif,” ungkapnya.

Forum ArchiTalk ini sekaligus menegaskan komitmen untuk mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tampak dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang transparan, sementara SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari peningkatan literasi kearsipan bagi sivitas akademika. Tidak kalah penting, SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan hadir melalui sinergi antara akademisi, praktisi, dan lembaga kearsipan nasional.

Dengan antusiasme tinggi dari peserta, ArchiTalk #1 menjadi tonggak awal forum diskusi kearsipan yang diharapkan berlanjut secara rutin. Lebih dari sekadar forum ilmiah, kegiatan ini menjadi ruang berbagi inspirasi dan membangun kesadaran bersama tentang pentingnya menjaga dan merekam jejak intelektual bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan studi tiru dari Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Depok pada Kamis (7/8) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2. Kegiatan ini bertujuan memperkuat kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, khususnya dalam pembinaan arsiparis dan pengelola arsip, inovasi, serta mendukung target pengawasan kearsipan di lingkungan Kantor Imigrasi Depok.
Rombongan yang dipimpin oleh Indrias Natanael, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Imigrasi Depok, disambut langsung oleh Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, bersama Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip UGM serta Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., Arsiparis UGM. Dalam sambutannya, Arif menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang profesional merupakan fondasi penting bagi transparansi dan akuntabilitas lembaga. “Arsip adalah memori institusi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya menjaga dokumen, tetapi juga menjaga jejak pengetahuan dan akuntabilitas publik,” ujarnya.
Kegiatan diawali dengan pemaparan materi strategi pengelolaan arsip dan repositori institusi oleh Tim Perpustakaan dan Arsip UGM, mencakup kebijakan, alur kerja, hingga pemanfaatan teknologi informasi. Sesi dilanjutkan dengan diskusi interaktif, di mana peserta aktif bertanya mengenai pengamanan arsip vital, digitalisasi dokumen, serta mekanisme penyusutan arsip yang sesuai regulasi. Sebagai penutup, peserta diajak berkeliling melihat langsung pengelolaan arsip dan depo arsip.
Kegiatan ini menjadi wahana pertukaran pengetahuan dan best practice, sekaligus memperkuat jejaring kelembagaan dalam bidang kearsipan. Inisiatif ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas melalui peningkatan kompetensi SDM, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan tata kelola arsip yang transparan, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan melalui kolaborasi antarinstansi.
Dengan sinergi seperti ini, Perpustakaan dan Arsip UGM terus memperkuat perannya sebagai pusat rujukan kearsipan, memastikan setiap dokumen dikelola secara aman, akuntabel, dan bermanfaat bagi generasi mendatang.
Kontributor: Wasilatul Baroroh