Pengelolaan arsip bukan hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga tentang mengambil keputusan tepat kapan dan bagaimana dokumen perlu dimusnahkan. Itulah yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM saat melaksanakan pemusnahan arsip inaktif milik Bidang Arsip untuk periode tahun 2005–2011, pada Jumat (11/7) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2.

Kegiatan ini dipimpin oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., yang menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian integral dari siklus manajemen kearsipan yang bertanggung jawab. "Proses ini tidak hanya mengoptimalkan ruang penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa informasi sensitif tidak dapat diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang," ujarnya dalam sambutan.

Proses pemusnahan dilakukan dengan metode perajangan, yaitu penghancuran dokumen menggunakan mesin pemotong khusus hingga menjadi serpihan kecil yang tidak bisa dibaca atau dipulihkan. Metode ini memastikan keamanan informasi dan perlindungan data institusi.

Langkah ini sejalan dengan komitmen UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang transparan, efisien, dan berkelanjutan, sekaligus mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Khususnya, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan kelembagaan yang akuntabel dan terbuka, serta SDG 12: Konsumsi dan Produksi yang Bertanggung Jawab, melalui praktik pengelolaan dokumen yang efisien dan selektif.

Dengan pelaksanaan pemusnahan arsip ini, UGM menegaskan bahwa pengelolaan informasi bukan hanya soal pelestarian, tetapi juga tentang keberanian untuk menjaga integritas sistem dokumentasi institusi demi kepentingan tata kelola jangka panjang.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Kementerian Kesehatan terus berupaya meningkatkan mutu pengelolaan arsip di lingkungannya. Salah satunya melalui kunjungan kerja tim Politeknik Kesehatan (Poltekkes) Kemenkes Yogyakarta ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Kamis (10/7), bertempat di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2. Kunjungan diterima secara langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA., didampingi Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Dalam forum diskusi, Ketua Tim Kearsipan Biro Umum Kemenkes, Rosa Jaya, SKM. MKM, menyampaikan maksud kunjungan sebagai bagian dari program peningkatan kualitas pengelolaan arsip, khususnya dalam memahami praktik penataan arsip inaktif sesuai prinsip, standar, dan kaidah kearsipan. Turut hadir dalam rombongan antara lain pejabat struktural dari Ditjen SDM Kesehatan dan tim Poltekkes Yogyakarta.

Setelah sesi diskusi, rombongan melihat langsung fasilitas pengelolaan arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM, mulai dari ruang pengolahan, ruang preservasi, hingga depot arsip, dipandu oleh arsiparis UGM, Heri Santosa, S.S.T.Ars. Kegiatan ini menjadi momentum pertukaran pengetahuan antarlembaga dalam pengelolaan arsip sebagai sumber informasi strategis, tidak hanya untuk kepentingan administratif, tetapi juga sebagai aset dokumenter yang bernilai jangka panjang. Kunjungan ini sejalan dengan komitmen terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan pentingnya kelembagaan yang transparan dan akuntabel, termasuk dalam tata kelola informasi dan arsip. Selain itu, peningkatan kapasitas kelembagaan melalui jejaring pengetahuan lintas sektor juga mencerminkan semangat SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan.

Sebagai bagian dari universitas berbasis riset dan pengelolaan informasi, Perpustakaan dan Arsip UGM terus berkomitmen untuk membuka ruang kolaborasi dalam memperkuat praktik kearsipan yang akuntabel, terdokumentasi dengan baik, serta mampu mendukung transparansi dan tata kelola yang berkelanjutan di berbagai sektor.

Kontributor: Ully Isnaeni Effendi

Bagaimana Pancasila hidup di kampus rakyat dan menjawab tantangan zaman? Pertanyaan ini menjadi benang merah dalam talkshow kearsipan bertema "Pancasila dan Kampus Rakyat: UGM dalam Lintasan Sejarah dan Masa Depan", yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM berkolaborasi dengan Museum UGM, pada Kamis (26/6). Kegiatan ini berlangsung di Ruang Seminar Gd. L1 Lantai 2 dan menjadi bagian dari rangkaian Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025.

Kegiatan dibuka dengan sambutan dari Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., selaku Ketua Pengelola Museum UGM, yang menekankan pentingnya arsip sebagai penanda identitas institusi dan jembatan nilai antara masa lalu dan masa depan. Ia menyebut bahwa inisiatif semacam ini menjadi medium efektif untuk menafsirkan ulang nilai-nilai dasar kebangsaan dalam konteks kekinian dan kampus sebagai ruang hidup ideologi Pancasila.

Talkshow menghadirkan dua narasumber utama yakni, Dr. Heri Santoso, S.S., M.Hum., dosen Filsafat Pancasila dari Program Doktor Filsafat UGM, dan Baha’uddin, S.S., M.Hum., dosen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM. Diskusi dipandu oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc.

Dalam paparannya, Dr. Heri Santoso menekankan bahwa Pancasila tidak bisa berhenti sebagai dokumen normatif atau jargon institusional. "Pancasila harus menjadi cara berpikir, cara bersikap, dan cara bertindak dalam kehidupan akademik dan sosial. Ia adalah energi etik yang menjiwai aktivitas kampus," tegasnya.

Sementara itu, Baha’uddin menyoroti dimensi historis UGM yang sejak awal berdiri telah menjelma sebagai kampus perjuangan dan perlawanan budaya. "UGM didirikan di tengah krisis bangsa, dan sejak itu ia memposisikan diri sebagai kampus rakyat. Identitas ini harus terus dipelihara dengan merawat nilai-nilai Pancasila secara kritis dan historis," ujarnya.

Para pembicara menyoroti peran UGM sebagai universitas nasional sejak 1949 yang menghidupkan Pancasila dalam praktik, mulai dari pengabdian di daerah terpencil hingga simbolisme identitas kampus. Mereka juga mem-

bahas integrasi nilai Pancasila dalam kurikulum, etika akademik, serta relevansinya di kancah global sebagai panduan moral dan visi kebangsaan.

Kegiatan ini dihadiri sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Yogyakarta, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta arsiparis, pustakawan, pengelola museum, dan mahasiswa UGM.

Talkshow ini mencerminkan komitmen UGM terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui pembinaan nilai kebangsaan dalam pendidikan tinggi, SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui penguatan institusi berbasis nilai, serta SDG 11 (Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan) melalui pelestarian memori kolektif dan warisan budaya kampus.

Talkshow ini menjadi ruang reflektif bagi sivitas akademika untuk meneguhkan kembali komitmen UGM dalam merawat nilai kebangsaan, menjaga integritas kelembagaan, dan menghidupkan Pancasila sebagai fondasi intelektual, etis, dan sosial kampus.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Nilai-nilai Pancasila tak hanya tercantum dalam teks dasar negara, tetapi juga hidup dalam jejak sejarah Universitas Gadjah Mada (UGM). Hal inilah yang diangkat dalam pameran bertajuk "Niskala: UGM Sebagai Universitas Pancasila", yang dibuka secara resmi pada hari Kamis (26/6) di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM. Pameran ini merupakan bagian dari Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025, dan merupakan hasil kolaborasi antara Perpustakaan dan Arsip UGM dengan Museum UGM.

Pameran secara resmi dibuka melalui prosesi pemotongan pita oleh Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA., Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, yang turut didampingi oleh Arif Surachman, SIP., MBA., Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, serta Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., Ketua Pengelola Museum UGM. Momen pembukaan ini menjadi simbol dimulainya pameran yang menyajikan kekayaan arsip dan artefak sebagai wujud pelestarian nilai-nilai historis dan intelektual yang tumbuh di lingkungan kampus.

p class="rata">Pameran ini tak sekadar menampilkan buku, dokumen, dan benda bersejarah. Ini merupakan upaya menyuarakan kembali peran UGM sebagai institusi akademik yang berdiri di atas nilai-nilai kebangsaan. Dalam sambutannya, Prof. Wening menyampaikan bahwa Pancasila adalah bagian tak terpisahkan dari kehidupan kampus. "UGM mengandung banyak sekali nilai-nilai penting Pancasila yang menjadi fondasi dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pameran ini mengajak kita merefleksikan kembali bagaimana nilai-nilai itu hidup di kampus ini," ujar Prof. Wening di hadapan para undangan.

Hadir dalam pembukaan sejumlah tamu dari beragam latar belakang, antara lain perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, perwakilan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Ketua Departemen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya UGM, Ketua Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM, serta staf dan pengunjung Perpustakaan dan Arsip UGM dan Museum UGM.

Pameran ini berlangsung mulai 26 Juni hingga 2 Juli 2025 di Lobby Perpustakaan dan Arsip UGM pukul 08.00-22.00 WIB, dengan menyuguhkan koleksi langka, arsip bersejarah, serta artefak autentik yang menggambarkan kontribusi UGM dalam menghidupkan nilai-nilai Pancasila sejak era pendirian hingga peranannya dalam peristiwa-peristiwa kebangsaan. Pengunjung dapat menyaksikan narasi-narasi tentang tokoh-tokoh pendiri, pergerakan mahasiswa, dan kontribusi institusi dalam menjaga pilar-pilar kebangsaan seperti keadilan sosial, persatuan, dan kemandirian.

Lebih dari sekadar menampilkan arsip, pameran ini menjadi bagian dari komitmen UGM terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Melalui pendekatan edukatif berbasis arsip dan budaya kampus, kegiatan ini mendukung SDG 4: Pendidikan Berkualitas, dengan membuka ruang literasi sejarah dan nilai kepada publik. Selain itu, pelestarian koleksi dan narasi lokal kampus sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, yang mendorong perlindungan warisan budaya. Terakhir, nilai-nilai yang dihidupkan melalui pameran ini, seperti keadilan, kebhinekaan, dan integritas kelembagaan, berkontribusi pada SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh.

Pameran ini menjadi ruang reflektif sekaligus inspiratif bagi civitas academica dan masyarakat dalam memaknai kembali peran institusi pendidikan tinggi dalam membentuk narasi kebangsaan. Di tengah arus modernisasi dan disrupsi digital, menghadirkan kembali arsip, pustaka, dan artefak sebagai ruang dialektika publik adalah bentuk nyata komitmen UGM dalam menjaga memori, nilai, dan masa depan bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Pada hari Rabu, 09 April 2025, suasana keakraban dan kebersamaan terasa begitu kental di Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM. Kegiatan Halal Bihalal yang diselenggarakan selepas Idulfitri ini diikuti oleh keluarga besar Perpustakaan dan Arsip UGM, mulai dari pimpinan, staf, purnakarya, cleaning service, hingga mahasiswa paruh waktu. Kegiatan ini mencerminkan betapa nilai-nilai silaturahmi dan kebersamaan dijunjung tinggi di lingkungan ini

Acara diawali dengan pembacaan ayat suci Al-Qur'an yang membuka ruang renungan dan kesadaran spiritual. Disusul dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA. Dalam sambutannya, beliau mengangkat tema syawalan “Memperkokoh Ukhuwah Insaniyah dan Ukhuwah Wathoniyah sebagai Landasan Mewujudkan Lingkungan Madani”. Tema ini menegaskan pentingnya membangun relasi antar manusia yang saling menghormati dan penuh kasih, tanpa membedakan agama, suku, ras, atau golongan–sebuah nilai yang selaras dengan semangat keberagaman dan keadilan sosial.

Kegiatan dilanjutkan dengan doa dan siraman rohani yang disampaikan oleh Ustadz H. Charis Thohari Rohman, S.Sy., S.Th.I., M.S.Si., ALHafidz. Beliau menguraikan hikmah syawalan sebagai momen spiritual yang sarat makna: saat yang tepat untuk membuka hati, memperkuat tali silaturahmi, dan menyucikan jiwa.

Seluruh peserta kemudian bersama-sama membaca ikrar syawalan yang dipandu oleh Surajiman, S.E., sebagai bentuk komitmen kolektif untuk terus menjaga keharmonisan dan memperkuat solidaritas antarsesama. Suasana semakin hangat ketika para peserta saling bersalaman dan saling memaafkan dalam sesi halal bihalal, menciptakan ruang emosional yang penuh kelegaan dan ketulusan.

Kegiatan ini bukan sekadar tradisi tahunan, tetapi juga mencerminkan kontribusi nyata terhadap pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs). Dalam konteks SDG 16: Perdamaian, keadilan, dan kelembagaan yang tangguh, Halal Bihalal mendukung terciptanya lingkungan kerja yang damai, inklusif, dan partisipatif, dengan mempererat hubungan antarpersonal dan memperkuat rasa saling percaya.

Halal Bihalal di Perpustakaan dan Arsip UGM 2025 menjadi lebih dari sekadar tradisi. Ia menjelma menjadi momentum untuk mempererat tali silaturahmi, sekaligus sebagai bentuk penguatan nilai-nilai kebersamaan dan saling menghargai di lingkungan kerja.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) turut memeriahkan Kirab Budaya Nitilaku yang diselenggarakan oleh Panitia Dies UGM ke-75, digelar pada Minggu, 15 Desember 2024. Dengan tema “Silaturahmi Kebangsaan”, Nitilaku menjadi momentum penuh makna untuk merefleksikan persatuan dalam keberagaman budaya Indonesia.

Mengusung konsep yang unik dan sarat nilai sejarah, wajah-wajah ceria perwakilan Perpustakaan dan Arsip UGM tampil memukau dengan mengenakan pakaian adat dari daerah asal para rektor UGM. Tidak hanya itu, mereka juga membawa foto rektor-rektor UGM, mulai dari Prof. Sardjito, rektor pertama tahun 1949 - 1961, hingga Prof. Ova Emilia, rektor saat ini. Hal ini menegaskan bahwa UGM adalah institusi yang inklusif dan mencerminkan keberagaman nusantara melalui para pemimpinnya.

Tak hanya sekadar parade, Perpustakaan dan Arsip UGM juga memperkaya acara ini dengan membawa informasi penting tentang jejak kepemimpinan rektor-rektor UGM dari masa ke masa, Sejarah UGM mulai dari berdirinya di Keraton Yogyakarta hingga perpindahannya ke Bulaksumur, kontribusi UGM dalam pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat selama tujuh dekade lebih.

Keikutsertaan Perpustakaan dan Arsip UGM dalam Nitilaku juga menjadi wujud nyata dukungan terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, melalui edukasi budaya lokal dalam kegiatan akademik; SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, dengan merayakan pakaian adat sebagai warisan budaya yang perlu dilestarikan; dan SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan menghormati keberagaman budaya untuk menciptakan masyarakat yang damai dan inklusif.

Kirab budaya ini dimulai dari Wisma Kagama dan berakhir di Balairung UGM, melibatkan berbagai unit kerja di lingkungan UGM dan keluarga alumni UGM (Kagama). Peserta dengan antusias menampilkan kekayaan budaya dari seluruh penjuru negeri, menciptakan suasana semarak yang mencerminkan semangat persatuan dan kebangsaan.

Melalui partisipasinya, Perpustakaan dan Arsip UGM menguatkan perannya sebagai penjaga sejarah dan budaya bangsa, sekaligus penggerak pembangunan berkelanjutan di bidang pendidikan dan kebudayaan.

Kontributor: Wasilatul Baroroh