Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Rangkaian acara penutupan Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025  berlangsung di Rooftop Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Jumat (19/9/2025). Acara penutupan GMLAF 2025 menjadi momen refleksi sekaligus apresiasi atas berbagai kegiatan yang telah sukses digelar dalam rangka memeriahkan Hari Ulang Tahun Perpustakaan dan Arsip UGM yang ke-2, sekaligus memotivasi insan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk terus meningkatkan kinerja dan kualitas layanan.

Dalam laporannya, Ketua Panitia GMLAF 2025, Herman Setyawan, memaparkan bahwa rangkaian kegiatan dimulai sejak Juni hingga September, meliputi Pameran koleksi perpustakaan, arsip, dan museum; talkshow kearsipan; donasi buku; bedah buku; workshop database; Pos Pembinaan Terpadu Penyakit Tidak Menular (Posbindu PTM); donor darah; lomba tenis meja antarbidang; ceramah kesehatan; fun gathering; serta webinar internasional yang melibatkan partisipasi luas dari civitas akademika dan masyarakat.

Dalam kegiatan donor darah, Perpustakaan dan Arsip UGM bekerja sama dengan Rumah Sakit Akademik (RSA) UGM. Jumlah peserta donor darah di lingkungan Perpustakaan dan Arsip menjadi yang terbanyak di antara seluruh unit kerja mitra RSA. Sebagai bentuk apresiasi, RSA UGM menghadiahkan seekor kambing kepada Perpustakaan dan Arsip UGM, menandai keberhasilan program sosial ini dalam mendukung kesehatan sekaligus mempererat jejaring kolaborasi.

Acara penutupan juga dimeriahkan dengan pengumuman pemenang lomba tenis meja serta penganugerahan Employee of the Year dan penghargaan Best Employee dalam beberapa kategori. Joko Kristianto terpilih sebagai Employee of the Year 2025. Penghargaan lain diberikan kepada Sutarman (Best Employee Pustakawan/Staf Perpustakaan), Herman Setyawan (Best Employee Arsiparis/Staf Arsip), Dhani Setiana (Best Employee Teknisi), dan Risdianto (Best Employee Petugas Kebersihan). Pemilihan dilakukan melalui mekanisme voting yang melibatkan seluruh staf dan manajemen Perpustakaan dan Arsip UGM, mencerminkan apresiasi atas dedikasi dan kinerja terbaik.

Puncak acara ditandai dengan penutupan resmi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A. “Terima kasih atas dukungan dan partisipasi seluruh tim. Semoga ke depan GMLAF dapat terus berkembang, menghadirkan inovasi, dan menjadi ruang kolaborasi yang menginspirasi,” ujarnya.

GMLAF 2025 menjadi wujud nyata komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, yang mendorong peningkatan kapasitas literasi informasi dan kompetensi pegawai, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui sinergi dengan berbagai mitra eksternal.

Penutupan ini sekaligus menegaskan bahwa perpustakaan dan arsip bukan hanya tempat penyimpanan informasi, melainkan pusat inovasi yang terus bergerak seiring perkembangan zaman. Dengan semangat baru, Perpustakaan dan Arsip UGM bertekad menghadirkan layanan yang adaptif, kolaboratif, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat kampus maupun publik luas.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi sorotan utama dalam kunjungan studi banding (benchmarking) dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) ke Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis (28/8). Sebanyak enam orang perwakilan Unsoed hadir di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2, untuk mendalami praktik tata kelola arsip yang telah diterapkan UGM.

Rombongan diterima oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini tidak sekadar berbagi pengalaman teknis, tetapi juga memperkuat kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. “Kami menyambut baik kunjungan ini karena pengelolaan arsip tidak bisa berjalan sendiri. Butuh jejaring, sinergi, dan pertukaran praktik baik agar lembaga pendidikan mampu menjaga memori kolektif bangsa dengan lebih baik,” ujarnya.

Sesi materi dibawakan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., Arsiparis UGM, yang memaparkan sejumlah inovasi kearsipan, mulai dari pencatatan hash arsip untuk menjamin autentikasi, pengelolaan dan ketentuan akses arsip dengan pemanfaatan QR Code melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), hingga standar format digital. Ia menekankan pentingnya memilih format ideal untuk database arsip statis. “Untuk preservasi jangka panjang, format TIFF dengan resolusi 300 dpi sangat dianjurkan. Namun, untuk kepentingan publikasi cukup menggunakan JPEG. Prinsipnya, setiap arsip harus dikelola sesuai tujuan dan nilai keberlanjutannya,” jelasnya.

Kegiatan ini tidak hanya berhenti di ruang diskusi. Rombongan Unsoed juga diajak meninjau langsung ruang depo dan pengolahan arsip UGM untuk melihat praktik penyimpanan dan penataan fisik arsip. Dengan cara itu, peserta bisa memahami integrasi antara kebijakan, teknologi, dan praktik lapangan dalam manajemen arsip.

Benchmarking ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari proses transfer ilmu dan praktik terbaik antaruniversitas, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola arsip yang akuntabel, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mengembangkan ekosistem kearsipan yang berkelanjutan.

Kolaborasi lintas universitas ini diharapkan tidak hanya menghasilkan transfer pengetahuan, tetapi juga membangun kesadaran bahwa arsip adalah aset strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Sebagai bagian dari upaya memastikan kepatuhan penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam rangka Verifikasi Lapangan dan Verifikasi Hasil Pengawasan pada Selasa–Rabu, 19–20 Agustus 2025. Kegiatan berlangsung di Ruang Sidang, Gedung L7 Lantai 2, sebagai bagian dari agenda pengawasan nasional terhadap kepatuhan pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi Negeri.

 Pengawasan ini merupakan tindak lanjut dari komitmen ANRI dalam memastikan setiap pencipta arsip mematuhi peraturan perundang-undangan. Fokus pengawasan diarahkan pada tiga aspek utama: tertib arsip, transformasi digital kearsipan, dan peningkatan khazanah memori kolektif bangsa. Tahun ini, UGM menjadi salah satu dari tujuh perguruan tinggi negeri yang masuk dalam daftar pengawasan ANRI setelah sebelumnya mendapatkan pembinaan.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., menyampaikan pentingnya pendampingan ANRI dalam memperkuat tata kelola arsip di lingkungan universitas. “Kami terus berproses dalam penataan arsip sesuai standar. Mohon bimbingan dan masukan dari ANRI, karena pengawasan ini membantu semua menjadi lebih tertib. Bahkan, sesuai rencana universitas, depo arsip akan dipindahkan pada September agar lebih sesuai standar,” ujarnya.

Tim ANRI, Dra. Hastuti, MAP., Siti Nur Aeni, SE., M.Si., dan Ertha Wahyu Berliana, S.AP. mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. ANRI sangat mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. Meski waktu terbatas, komunikasi yang terjalin tetap produktif dan konstruktif, sehingga hasil pengawasan bisa lebih komprehensif.

Sementara itu, Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., menambahkan bahwa pihaknya siap mengikuti arahan ANRI. “Jika ANRI ingin melihat fisik arsip, kami persilakan. Dari sisi kebijakan dan perencanaan, kami akan menyesuaikan dengan standar ANRI. Harapannya, semua unit hingga tingkat fakultas bisa ikut terlibat dalam pengelolaan arsip secara konsisten,” terangnya.

Kunjungan verifikasi ini tidak hanya memperkuat tata kelola arsip di UGM, tetapi juga menjadi bagian dari upaya mewujudkan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tercermin dalam pengawasan ini melalui penguatan tata kelola dan transparansi arsip publik, sementara SDG 11: Kota dan Permukiman yang Berkelanjutan tampak melalui upaya pelestarian memori kolektif bangsa sebagai bagian dari warisan pengetahuan. Selain itu, kegiatan ini juga mendukung SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, karena menegaskan pentingnya sinergi antara ANRI, perguruan tinggi, dan pemangku kepentingan lainnya dalam membangun ekosistem kearsipan yang berkelanjutan dan inklusif.

Dengan pengawasan ANRI, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan keseriusannya dalam membangun sistem kearsipan yang modern, tertib, dan berstandar nasional. Langkah ini menjadi pondasi penting bagi universitas untuk menjaga akuntabilitas, melestarikan sejarah, dan mendukung transformasi digital dalam dunia pendidikan tinggi.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip UGM menghadirkan ArchiTalk yang pertama. Transformasi digital di bidang kearsipan menjadi sorotan utama dalam forum perdana UGM’s ArchiTalk #1 bertajuk “Merekam Jejak Intelektual: Implementasi Lifecycle dan Records Continuum Model di Perguruan Tinggi”. Acara yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (22/8) ini menghadirkan arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan sebagai narasumber dengan Kurniatun, S.IP. sebagai moderator.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dalam sambutannya menegaskan pentingnya forum ini sebagai ruang berbagi pengetahuan dan pengalaman. “ArchiTalk adalah forum baru yang diinisiasi oleh Perpustakaan dan Arsip UGM untuk berbagi pengalaman, ide, dan inspirasi seputar dunia kearsipan. Melalui forum ini, kami ingin memperkuat kesadaran kolektif bahwa arsip adalah memori intelektual yang harus dijaga bersama,” ujarnya.

Diskusi berlanjut ke sesi inti yang menghadirkan paparan dari narasumber utama. Dalam pemaparannya, Dr. Herman Setyawan menjelaskan perbedaan antara Life Cycle Records (LCR) dan Records Continuum Model (RCM) yang menjadi kerangka pengelolaan arsip di perguruan tinggi. “LCR menekankan siklus linear dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Sementara itu, RCM bersifat multidimensi, memungkinkan arsip dimanfaatkan berulang kali dan secara simultan, sangat relevan untuk konteks digital dan kolaboratif di perguruan tinggi,” terangnya.

Herman juga menyoroti tantangan utama dalam pengelolaan arsip elektronik, mulai dari kerusakan media fisik, keusangan format, hingga ancaman keamanan siber. “Strategi pelestarian jangka panjang membutuhkan penggunaan format standar, backup berkala, serta migrasi data. Arsip yang lahir digital (born digital) maupun hasil konversi perlu diperlakukan dengan standar keamanan tinggi agar dapat bertahan lintas generasi,” jelasnya.

Sesi ArchiTalk perdana ini berhasil menarik perhatian lebih dari 300 peserta dari kalangan arsiparis, mahasiswa, dosen, dan praktisi kearsipan dari dalam maupun luar UGM. Antusiasme terlihat dari partisipasi aktif para peserta yang memanfaatkan ruang diskusi interaktif, baik melalui pertanyaan langsung maupun chat, mencerminkan besarnya minat terhadap isu-isu pengelolaan arsip di era digital.

Menutup acara, hadir tokoh kearsipan nasional Djoko Utomo, mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) periode 2004–2009, yang memberikan catatan reflektif. “Arsip bukan hanya sekadar dokumen administratif, tetapi jejak intelektual yang menjadi bagian dari sejarah bangsa. Perguruan tinggi harus menempatkan kearsipan sebagai pilar strategis dalam tata kelola, bukan sekadar beban administratif,” ungkapnya.

Forum ArchiTalk ini sekaligus menegaskan komitmen untuk mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tampak dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang transparan, sementara SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari peningkatan literasi kearsipan bagi sivitas akademika. Tidak kalah penting, SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan hadir melalui sinergi antara akademisi, praktisi, dan lembaga kearsipan nasional.

Dengan antusiasme tinggi dari peserta, ArchiTalk #1 menjadi tonggak awal forum diskusi kearsipan yang diharapkan berlanjut secara rutin. Lebih dari sekadar forum ilmiah, kegiatan ini menjadi ruang berbagi inspirasi dan membangun kesadaran bersama tentang pentingnya menjaga dan merekam jejak intelektual bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Sebanyak 80 kantong darah berhasil dikumpulkan dalam kegiatan donor darah yang digelar Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) bekerja sama dengan Rumah Sakit Akademik (RSA) UGM pada Jumat (15/8). Bertempat di Ruang Ex Terbitan Berkala dan Referensi, Gedung L6 Lantai 1, kegiatan ini menjadi salah satu rangkaian acara Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025 yang mengusung semangat kepedulian sosial dan kesehatan masyarakat.

Kegiatan berlangsung mulai pukul 08.00 hingga 13.00 WIB, diikuti oleh 103 pendaftar dari kalangan civitas academica UGM maupun masyarakat umum, dengan 80 orang di antaranya dinyatakan memenuhi syarat untuk mendonorkan darah. Proses donor dilaksanakan dengan standar keamanan medis, mulai dari pemeriksaan tekanan darah, kadar hemoglobin, hingga konsultasi singkat sebelum pengambilan darah.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., mengapresiasi antusiasme para peserta. “Donor darah adalah bentuk kepedulian yang sederhana namun berdampak besar. Setiap tetes darah yang disumbangkan bisa menjadi penentu hidup seseorang,” ujarnya. Ia juga menegaskan bahwa kegiatan ini berkontribusi langsung pada kesehatan dan kesejahteraan masyarakat.

Inisiatif ini menjadi wujud dukungan terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 3 yakni KehidupanSehat dan Sejahtera tercermin dari upaya memastikan ketersediaan stok darah untuk kebutuhan medis, sementara SDG 17 yakni Kemitraan untuk Mencapai Tujuan terwujud melalui kolaborasi antara UGM dan lembaga kesehatan dalam penyelenggaraan kegiatan ini.

Dengan keberhasilan kegiatan donor darah ini, Perpustakaan dan Arsip UGM membuktikan perannya tidak hanya sebagai pusat literasi dan pengetahuan, tetapi juga sebagai ruang yang memupuk nilai kemanusiaan, kepedulian sosial, dan kebersamaan.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menghadirkan nuansa berbeda dalam rangkaian Gadjah Mada Library and Archive Fair (GMLAF) 2025 dengan menggelar Pos Pembinaan Terpadu Penyakit Tidak Menular (Posbindu PTM)  pada Jumat (15/8). Berkolaborasi dengan Health Promoting University (HPU), Biro Pelayanan Kesehatan Terpadu (BPKT), dan Rumah Sakit Khusus Gigi dan Mulut (RSGM), kegiatan ini tidak hanya fokus pada pemeriksaan kesehatan rutin, tetapi juga menyediakan layanan tambahan berupa pemeriksaan gigi dan mulut.

Berlokasi di Ruang Seminar Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, kegiatan berlangsung mulai pukul 07.30 hingga 10.00 WIB dan diikuti 181 peserta yang merupakan civitas UGM. Para peserta mendapatkan layanan pemeriksaan tekanan darah, gula darah, kolesterol, asam urat, hingga konsultasi kesehatan personal. Selain itu, sebanyak 61 peserta juga memanfaatkan layanan pemeriksaan gigi dan mulut yang disediakan dalam kegiatan ini.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., menyampaikan bahwa penyelenggaraan Posbindu PTM dalam acara GMLAF ini merupakan wujud nyata Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat layanan holistik. “Perpustakaan bukan hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan, tetapi juga kesejahteraan penggunanya. Kesehatan adalah fondasi penting untuk produktivitas dan pembelajaran sepanjang hayat,” ujarnya.

Kegiatan ini menjadi wujud nyata dukungan UGM terhadap Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 3: Kehidupan Sehat dan Sejahtera tercermin dari layanan kesehatan preventif yang diberikan kepada peserta, memastikan deteksi dini faktor risiko penyakit. SDG 4: Pendidikan Berkualitas diwujudkan dengan mengintegrasikan literasi kesehatan ke dalam ekosistem literasi informasi, sehingga peserta tidak hanya mengakses pengetahuan akademis, tetapi juga pengetahuan untuk menjaga kualitas hidup. SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan melalui sinergi lintas unit di UGM dalam menciptakan ekosistem kampus yang sehat, produktif, dan berkelanjutan.

Dengan mengintegrasikan layanan kesehatan, Perpustakaan dan Arsip UGM memperluas makna “mencerdaskan kehidupan bangsa” tidak hanya dalam aspek intelektual, tetapi juga fisik. Sebuah langkah yang menunjukkan bahwa membaca dan menjaga kesehatan adalah dua hal yang berjalan beriringan menuju masyarakat yang produktif dan sejahtera.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan studi tiru dari Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Depok pada Kamis (7/8) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2. Kegiatan ini bertujuan memperkuat kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, khususnya dalam pembinaan arsiparis dan pengelola arsip, inovasi, serta mendukung target pengawasan kearsipan di lingkungan Kantor Imigrasi Depok.
Rombongan yang dipimpin oleh Indrias Natanael, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Imigrasi Depok, disambut langsung oleh Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, bersama Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip UGM serta Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., Arsiparis UGM. Dalam sambutannya, Arif menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang profesional merupakan fondasi penting bagi transparansi dan akuntabilitas lembaga. “Arsip adalah memori institusi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya menjaga dokumen, tetapi juga menjaga jejak pengetahuan dan akuntabilitas publik,” ujarnya.
Kegiatan diawali dengan pemaparan materi strategi pengelolaan arsip dan repositori institusi oleh Tim Perpustakaan dan Arsip UGM, mencakup kebijakan, alur kerja, hingga pemanfaatan teknologi informasi. Sesi dilanjutkan dengan diskusi interaktif, di mana peserta aktif bertanya mengenai pengamanan arsip vital, digitalisasi dokumen, serta mekanisme penyusutan arsip yang sesuai regulasi. Sebagai penutup, peserta diajak berkeliling melihat langsung pengelolaan arsip dan depo arsip.
Kegiatan ini menjadi wahana pertukaran pengetahuan dan best practice, sekaligus memperkuat jejaring kelembagaan dalam bidang kearsipan. Inisiatif ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas melalui peningkatan kompetensi SDM, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan tata kelola arsip yang transparan, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan melalui kolaborasi antarinstansi.
Dengan sinergi seperti ini, Perpustakaan dan Arsip UGM terus memperkuat perannya sebagai pusat rujukan kearsipan, memastikan setiap dokumen dikelola secara aman, akuntabel, dan bermanfaat bagi generasi mendatang.
Kontributor: Wasilatul Baroroh