Komitmen memperkuat tata kelola arsip kembali ditegaskan Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui penyelenggaraan Pelatihan Bidang Kearsipan: Pengelolaan Arsip Dinamis pada 19–21 November 2025. Kegiatan yang diikuti 20 peserta dari Dinas Kebakaran dan Penyelamatan Penanggulangan Bencana serta Satpol PP Papua Barat Daya ini dipimpin oleh Grace Marry Lissa Busiara, S.An. Pelatihan ini merupakan wujud nyata upaya peningkatan kompetensi aparatur sebagaimana semangat Sustainable Development Goals (SDGs) poin 4 tentang pendidikan berkualitas lihat lanjut

Penguatan kompetensi bagi pelajar vokasi mendapat dorongan baru melalui kolaborasi antara SMK dan perguruan tinggi. Tiga siswa SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta dari Program Keahlian Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ) mengikuti Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada 28 Juli–21 November 2025 dengan fokus pada alih media arsip dan koleksi langka.

Selama hampir 4 bulan, para siswa mendapat pendampingan dari Anna Riasmiati, S.E., arsiparis UGM, untuk alih media arsip dan Maryono, S.I.P., pustakawan UGM, untuk alih media koleksi langka. Pembimbing mengenalkan mereka pada alur kerja alih media yang menuntut ketelitian, pengelolaan informasi yang rapi, serta kedisiplinan menjaga keaslian dokumen. lihat lanjut

Upaya memperkuat praktik kearsipan mendorong perwakilan arsiparis Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga melakukan kunjungan studi ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 18 November 2025. Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM ini berfokus pada studi lapangan terkait record center dan pengelolaan arsip statis.

Rombongan dipimpin oleh Muhammad Mahyudin, S.H., M.A., Kepala Bagian Tata Usaha Biro AUK UIN Sunan Kalijaga, bersama lima orang staf. Mereka datang untuk mempelajari lebih jauh praktik pengelolaan record center serta arsip statis yang diterapkan UGM. Melalui kunjungan ini, rombongan ingin melihat secara langsung bagaimana Perpustakaan dan Arsip UGM membangun sistem penyimpanan arsip jangka panjang, menjalankan pendampingan kepada unit-unit pencipta, dan menumbuhkan budaya sadar arsip yang menjadi dasar pengelolaan informasi institusi. lihat lanjut

Udara segar pagi menyelimuti kawasan Amphiteater Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Jumat (14/11). Sejak pukul 07.00 WIB, peserta tampak antusias mengikuti gerakan senam bersama dengan iringan musik enerjik. Kegiatan ini menjadi ajang untuk menjaga kebugaran sekaligus mempererat kebersamaan di lingkungan kerja.

Senam pagi digelar oleh Korpagama Perpustakaan dan Arsip UGM, bagian dari Korps Pegawai Universitas Gadjah Mada yang aktif memfasilitasi berbagai program peningkatan kesejahteraan pegawai, dan didukung melalui kerja sama dengan Bank Syariah Indonesia (BSI). Tak hanya diikuti oleh staf Perpustakaan dan Arsip UGM, kegiatan ini juga melibatkan pustakawan dan arsiparis dari berbagai unit di lingkungan UGM, menciptakan suasana guyub dan penuh semangat. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Keprotokolan dan Kearsipan dari Universitas Negeri Malang (UM) dalam kegiatan benchmarking yang berlangsung di Ruang Sidang lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM, Kamis (30/10). Kegiatan ini menjadi wadah berbagi praktik baik dan penguatan tata kelola administrasi universitas dalam bidang keprotokolan serta pengelolaan arsip.

Sebanyak 14 peserta dari UM hadir dalam kegiatan tersebut, dipimpin oleh Raden Roro Devita Nirmala Hapsari, S.S., MBA, Subkoordinator Tata Usaha Sekretariat Universitas UM. Rombongan disambut langsung oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., beserta tim Humas dan Protokol UGM. Turut hadir pula Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, beserta jajaran manajemen dan arsiparis. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Rangkaian acara penutupan Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) 2025  berlangsung di Rooftop Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Jumat (19/9/2025). Acara penutupan GMLAF 2025 menjadi momen refleksi sekaligus apresiasi atas berbagai kegiatan yang telah sukses digelar dalam rangka memeriahkan Hari Ulang Tahun Perpustakaan dan Arsip UGM yang ke-2, sekaligus memotivasi insan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk terus meningkatkan kinerja dan kualitas layanan.

Dalam laporannya, Ketua Panitia GMLAF 2025, Herman Setyawan, memaparkan bahwa rangkaian kegiatan dimulai sejak Juni hingga September, meliputi Pameran koleksi perpustakaan, arsip, dan museum; talkshow kearsipan; donasi buku; bedah buku; workshop database; Pos Pembinaan Terpadu Penyakit Tidak Menular (Posbindu PTM); donor darah; lomba tenis meja antarbidang; ceramah kesehatan; fun gathering; serta webinar internasional yang melibatkan partisipasi luas dari civitas akademika dan masyarakat.

Dalam kegiatan donor darah, Perpustakaan dan Arsip UGM bekerja sama dengan Rumah Sakit Akademik (RSA) UGM. Jumlah peserta donor darah di lingkungan Perpustakaan dan Arsip menjadi yang terbanyak di antara seluruh unit kerja mitra RSA. Sebagai bentuk apresiasi, RSA UGM menghadiahkan seekor kambing kepada Perpustakaan dan Arsip UGM, menandai keberhasilan program sosial ini dalam mendukung kesehatan sekaligus mempererat jejaring kolaborasi.

Acara penutupan juga dimeriahkan dengan pengumuman pemenang lomba tenis meja serta penganugerahan Employee of the Year dan penghargaan Best Employee dalam beberapa kategori. Joko Kristianto terpilih sebagai Employee of the Year 2025. Penghargaan lain diberikan kepada Sutarman (Best Employee Pustakawan/Staf Perpustakaan), Herman Setyawan (Best Employee Arsiparis/Staf Arsip), Dhani Setiana (Best Employee Teknisi), dan Risdianto (Best Employee Petugas Kebersihan). Pemilihan dilakukan melalui mekanisme voting yang melibatkan seluruh staf dan manajemen Perpustakaan dan Arsip UGM, mencerminkan apresiasi atas dedikasi dan kinerja terbaik.

Puncak acara ditandai dengan penutupan resmi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A. “Terima kasih atas dukungan dan partisipasi seluruh tim. Semoga ke depan GMLAF dapat terus berkembang, menghadirkan inovasi, dan menjadi ruang kolaborasi yang menginspirasi,” ujarnya.

GMLAF 2025 menjadi wujud nyata komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, yang mendorong peningkatan kapasitas literasi informasi dan kompetensi pegawai, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui sinergi dengan berbagai mitra eksternal.

Penutupan ini sekaligus menegaskan bahwa perpustakaan dan arsip bukan hanya tempat penyimpanan informasi, melainkan pusat inovasi yang terus bergerak seiring perkembangan zaman. Dengan semangat baru, Perpustakaan dan Arsip UGM bertekad menghadirkan layanan yang adaptif, kolaboratif, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat kampus maupun publik luas.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi sorotan utama dalam kunjungan studi banding (benchmarking) dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) ke Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis (28/8). Sebanyak enam orang perwakilan Unsoed hadir di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2, untuk mendalami praktik tata kelola arsip yang telah diterapkan UGM.

Rombongan diterima oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini tidak sekadar berbagi pengalaman teknis, tetapi juga memperkuat kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. “Kami menyambut baik kunjungan ini karena pengelolaan arsip tidak bisa berjalan sendiri. Butuh jejaring, sinergi, dan pertukaran praktik baik agar lembaga pendidikan mampu menjaga memori kolektif bangsa dengan lebih baik,” ujarnya.

Sesi materi dibawakan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., Arsiparis UGM, yang memaparkan sejumlah inovasi kearsipan, mulai dari pencatatan hash arsip untuk menjamin autentikasi, pengelolaan dan ketentuan akses arsip dengan pemanfaatan QR Code melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), hingga standar format digital. Ia menekankan pentingnya memilih format ideal untuk database arsip statis. “Untuk preservasi jangka panjang, format TIFF dengan resolusi 300 dpi sangat dianjurkan. Namun, untuk kepentingan publikasi cukup menggunakan JPEG. Prinsipnya, setiap arsip harus dikelola sesuai tujuan dan nilai keberlanjutannya,” jelasnya.

Kegiatan ini tidak hanya berhenti di ruang diskusi. Rombongan Unsoed juga diajak meninjau langsung ruang depo dan pengolahan arsip UGM untuk melihat praktik penyimpanan dan penataan fisik arsip. Dengan cara itu, peserta bisa memahami integrasi antara kebijakan, teknologi, dan praktik lapangan dalam manajemen arsip.

Benchmarking ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari proses transfer ilmu dan praktik terbaik antaruniversitas, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola arsip yang akuntabel, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mengembangkan ekosistem kearsipan yang berkelanjutan.

Kolaborasi lintas universitas ini diharapkan tidak hanya menghasilkan transfer pengetahuan, tetapi juga membangun kesadaran bahwa arsip adalah aset strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Sebagai bagian dari upaya memastikan kepatuhan penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam rangka Verifikasi Lapangan dan Verifikasi Hasil Pengawasan pada Selasa–Rabu, 19–20 Agustus 2025. Kegiatan berlangsung di Ruang Sidang, Gedung L7 Lantai 2, sebagai bagian dari agenda pengawasan nasional terhadap kepatuhan pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi Negeri.

 Pengawasan ini merupakan tindak lanjut dari komitmen ANRI dalam memastikan setiap pencipta arsip mematuhi peraturan perundang-undangan. Fokus pengawasan diarahkan pada tiga aspek utama: tertib arsip, transformasi digital kearsipan, dan peningkatan khazanah memori kolektif bangsa. Tahun ini, UGM menjadi salah satu dari tujuh perguruan tinggi negeri yang masuk dalam daftar pengawasan ANRI setelah sebelumnya mendapatkan pembinaan.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., menyampaikan pentingnya pendampingan ANRI dalam memperkuat tata kelola arsip di lingkungan universitas. “Kami terus berproses dalam penataan arsip sesuai standar. Mohon bimbingan dan masukan dari ANRI, karena pengawasan ini membantu semua menjadi lebih tertib. Bahkan, sesuai rencana universitas, depo arsip akan dipindahkan pada September agar lebih sesuai standar,” ujarnya.

Tim ANRI, Dra. Hastuti, MAP., Siti Nur Aeni, SE., M.Si., dan Ertha Wahyu Berliana, S.AP. mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. ANRI sangat mengapresiasi keterbukaan UGM dalam proses verifikasi ini. Meski waktu terbatas, komunikasi yang terjalin tetap produktif dan konstruktif, sehingga hasil pengawasan bisa lebih komprehensif.

Sementara itu, Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., menambahkan bahwa pihaknya siap mengikuti arahan ANRI. “Jika ANRI ingin melihat fisik arsip, kami persilakan. Dari sisi kebijakan dan perencanaan, kami akan menyesuaikan dengan standar ANRI. Harapannya, semua unit hingga tingkat fakultas bisa ikut terlibat dalam pengelolaan arsip secara konsisten,” terangnya.

Kunjungan verifikasi ini tidak hanya memperkuat tata kelola arsip di UGM, tetapi juga menjadi bagian dari upaya mewujudkan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tercermin dalam pengawasan ini melalui penguatan tata kelola dan transparansi arsip publik, sementara SDG 11: Kota dan Permukiman yang Berkelanjutan tampak melalui upaya pelestarian memori kolektif bangsa sebagai bagian dari warisan pengetahuan. Selain itu, kegiatan ini juga mendukung SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, karena menegaskan pentingnya sinergi antara ANRI, perguruan tinggi, dan pemangku kepentingan lainnya dalam membangun ekosistem kearsipan yang berkelanjutan dan inklusif.

Dengan pengawasan ANRI, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan keseriusannya dalam membangun sistem kearsipan yang modern, tertib, dan berstandar nasional. Langkah ini menjadi pondasi penting bagi universitas untuk menjaga akuntabilitas, melestarikan sejarah, dan mendukung transformasi digital dalam dunia pendidikan tinggi.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Perpustakaan dan Arsip UGM menghadirkan ArchiTalk yang pertama. Transformasi digital di bidang kearsipan menjadi sorotan utama dalam forum perdana UGM’s ArchiTalk #1 bertajuk “Merekam Jejak Intelektual: Implementasi Lifecycle dan Records Continuum Model di Perguruan Tinggi”. Acara yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (22/8) ini menghadirkan arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan sebagai narasumber dengan Kurniatun, S.IP. sebagai moderator.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dalam sambutannya menegaskan pentingnya forum ini sebagai ruang berbagi pengetahuan dan pengalaman. “ArchiTalk adalah forum baru yang diinisiasi oleh Perpustakaan dan Arsip UGM untuk berbagi pengalaman, ide, dan inspirasi seputar dunia kearsipan. Melalui forum ini, kami ingin memperkuat kesadaran kolektif bahwa arsip adalah memori intelektual yang harus dijaga bersama,” ujarnya.

Diskusi berlanjut ke sesi inti yang menghadirkan paparan dari narasumber utama. Dalam pemaparannya, Dr. Herman Setyawan menjelaskan perbedaan antara Life Cycle Records (LCR) dan Records Continuum Model (RCM) yang menjadi kerangka pengelolaan arsip di perguruan tinggi. “LCR menekankan siklus linear dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Sementara itu, RCM bersifat multidimensi, memungkinkan arsip dimanfaatkan berulang kali dan secara simultan, sangat relevan untuk konteks digital dan kolaboratif di perguruan tinggi,” terangnya.

Herman juga menyoroti tantangan utama dalam pengelolaan arsip elektronik, mulai dari kerusakan media fisik, keusangan format, hingga ancaman keamanan siber. “Strategi pelestarian jangka panjang membutuhkan penggunaan format standar, backup berkala, serta migrasi data. Arsip yang lahir digital (born digital) maupun hasil konversi perlu diperlakukan dengan standar keamanan tinggi agar dapat bertahan lintas generasi,” jelasnya.

Sesi ArchiTalk perdana ini berhasil menarik perhatian lebih dari 300 peserta dari kalangan arsiparis, mahasiswa, dosen, dan praktisi kearsipan dari dalam maupun luar UGM. Antusiasme terlihat dari partisipasi aktif para peserta yang memanfaatkan ruang diskusi interaktif, baik melalui pertanyaan langsung maupun chat, mencerminkan besarnya minat terhadap isu-isu pengelolaan arsip di era digital.

Menutup acara, hadir tokoh kearsipan nasional Djoko Utomo, mantan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) periode 2004–2009, yang memberikan catatan reflektif. “Arsip bukan hanya sekadar dokumen administratif, tetapi jejak intelektual yang menjadi bagian dari sejarah bangsa. Perguruan tinggi harus menempatkan kearsipan sebagai pilar strategis dalam tata kelola, bukan sekadar beban administratif,” ungkapnya.

Forum ArchiTalk ini sekaligus menegaskan komitmen untuk mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh tampak dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang transparan, sementara SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari peningkatan literasi kearsipan bagi sivitas akademika. Tidak kalah penting, SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan hadir melalui sinergi antara akademisi, praktisi, dan lembaga kearsipan nasional.

Dengan antusiasme tinggi dari peserta, ArchiTalk #1 menjadi tonggak awal forum diskusi kearsipan yang diharapkan berlanjut secara rutin. Lebih dari sekadar forum ilmiah, kegiatan ini menjadi ruang berbagi inspirasi dan membangun kesadaran bersama tentang pentingnya menjaga dan merekam jejak intelektual bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh