Pada 1 Maret 2024, peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan I dan II Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali ketiga yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Fitria Agustina, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Fitria menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.

Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan di Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LL Dikti) Wilayah VI, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi melakukan studi banding pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Studi banding dilaksanakan pada Kamis, 15 Februari 2024, dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM didampingi Kepala Bidang Arsip dan arsiparis.

Gunarsih, selaku Kasubbag Tata Usaha Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam menyampaikan tujuan studi banding yaitu ingin mengetahui lebih lanjut terkait dengan penataan arsip dinamis dan statis, serta penyusutan arsip yang telah dilakukan di Bidang Arsip.

Tidak jauh berbeda dengan hal tersebut, LL Dikti melakukan studi tiru adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bidang Arsip sehingga dapat menjadi referensi untuk diimplementasikan di unit kerja di lingkungan LL Dikti Wilayah VI Semarang.

Setelah berdiskusi terkait pengelolaan arsip, para peserta studi banding dari kedua instansi tersebut diajak untuk berwisata arsip, berkeliling untuk melihat secara langsung pengelolaan arsip, alih media, preservasi, serta penataan dan penyimpanan arsip statis di depo arsip.

Biro Hukum dan Organisasi UGM (HUKOR UGM) kembali menyerahkan arsip statis kepada Perpustakaan dan Arsip UGM pada Jumat, 16 Februari 2024. Penyerahan kali ke-7 arsip statis dari HUKOR ke Perpustakaan dan Arsip UGM ini merupakan suatu bentuk komitmen dan konsistensi serta ketaatan unit kerja di lingkungan UGM pada kaidah kearsipan guna menjaga arsip statis di lingkungan UGM. Sebab, arsip merupakan memori perjalanan UGM yang perlu diserahkan pada otoritas yang diberi mandat untuk menyimpan arsip statis di lingkungan UGM.

Arsip yang diserahkan berjumlah 29 boks yang terdiri atas Keputusan MWA, Keputusan Senat Akademik, Keputusan Rektor, Peraturan MWA, Peraturan Rektor UGM, dan Keputusan Rektor. Selain arsip tekstual, HUKOR juga menyerahkan arsip berupa softfile arsip-arsip tersebut.

Forum Kearsipan Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) telah menyelenggarakan diskusi kearsipan yang bertemakan "Tata Naskah Dinas dan Teknis Penulisan Surat. Kegiatan dilaksanakan di Ruang Sidang Besar, Fakultas Peternakan UGM. Peserta merupakan anggota FORSIPAGAMA di lingkungan Universitas Gadjah Mada.

Kegiatan tersebut dilaksanakan pada tanggal 31 Januari 2024. Acara diskusi dibuka oleh Kepala Bidang Arsip yang kemudian dilanjutkan laporan kegiatan oleh ketua FORSIPAGAMA. Tak lupa juga KKA Fakultas Peternakan sebagai fakultas dengan hasil pengawasan arsip terbaik, turut memberikan sambutan dalam kegiatan tersebut. Setelah diskusi selesai, peserta diajak berkeliling melihat records center Fakultas Peternakan.

Pada Kamis, 26 Januari 2024, sejumlah 100 siswa Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Kelas XI, SMK Negeri 1 Kedawung Kabupaten Cirebon didampingi guru melakukan kunjungan industri bidang kearsipan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan tersebut guna meningkatkan pengetahuan siswa SMK Negeri 1 Kedawung dalam kearsipan. Kunjungan industri tersebut diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., dan Kepala Bidang Arsip UGM, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev.

Setelah sesi perkenalan dan pemaparan materi oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, siswa SMK Negeri 1 Kedawung mengunjungi depo, ruang pengolahan arsip, dan diorama arsip didampingi oleh beberapa arsiparis. Siswa dipersilakan bertanya terkait pengelolaan arsip untuk lebih memahami manajemen kearsipan pada dunia kerja.