Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan III dan IV Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali keempat yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.
Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Ully Isnaeni Effendi, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Ully menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.
Dalam rangka melanjutkan akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) UGM oleh ANRI yang telah ditetapkan pada tanggal 9 November 2015 dan berakhir masa berlakunya pada 9 November 2020 dengan kualifikasi Akreditasi A (Sangat Baik). Pada tahun 2024 ini Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM kembali mengikuti program akreditasi kearsipan LKPT. Rangkaian persiapan kegiatan ini telah dimulai pada tanggal 26 Januari 2023, kegiatan tersebut diharapkan dapat menjamin penyelenggaraan kearsipan pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai dengan standar, prinsip dan kaidah kearsipan dan mendapatkan pengakuan terhadap mutu, kualifikasi dan kelayakan terhadap lembaga kearsipan.
Adapun tahapan proses kegiatan akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah dimulai dengan pengajuan permohonan untuk mengikuti akreditasi LKPT kepada Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI. Setelah mendapatkan izin untuk mengikuti program akreditas LKPT dari Kepala Pusat Akreditasi ANRI. Langkah selanjutnya mengikuti Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Instrumen Akreditasi yang dilaksanakan oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting pada tanggal 22 Januari 2024.
Kegiatan selanjutnya adalah melakukan penilaian mandiri melalui pengisian instrumen akreditasi dan pemenuhan portofolio yang diikuti dengan mengunggah file instrumen akreditasi dan portofolio pada google drive. Verifikasi instrumen akreditasi dan portofolio oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI. Untuk mendapatkan masukan terkait instrumen dan portofolio dilakukan konsultasi dan mohon penjelasan hasil reviu instrumen dan portofolio yang telah diunggah di google drive dengan mengundang salah satu Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting.
Penilaian akreditasi yang dilaksanakan melalui kegiatan verifikasi (pengamatan secara langsung) terhadap instrumen dan portofolio akreditasi oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI dilaksanakan pada tanggal 27 Februari sampai dengan 1 Maret 2024 di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Berdasarkan verifikasi tersebut nantinya akan mendapatkan rekomendasi sementara oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI. Langkah selanjutnya adalah tindak lanjut rekomendasi oleh tim akreditasi bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Pleno Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan (Pleno MPAK) akan dilaksanakan sekitar bulan April 2024 melalui zoom meeting. Hasil akhir proses akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah penyerahan sertifikat akreditasi kearsipan.
Pada 1 Maret 2024, peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan I dan II Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali ketiga yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.
Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Fitria Agustina, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Fitria menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan di Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LL Dikti) Wilayah VI, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi melakukan studi banding pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.
Studi banding dilaksanakan pada Kamis, 15 Februari 2024, dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM didampingi Kepala Bidang Arsip dan arsiparis.
Gunarsih, selaku Kasubbag Tata Usaha Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam menyampaikan tujuan studi banding yaitu ingin mengetahui lebih lanjut terkait dengan penataan arsip dinamis dan statis, serta penyusutan arsip yang telah dilakukan di Bidang Arsip.
Tidak jauh berbeda dengan hal tersebut, LL Dikti melakukan studi tiru adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bidang Arsip sehingga dapat menjadi referensi untuk diimplementasikan di unit kerja di lingkungan LL Dikti Wilayah VI Semarang.
Setelah berdiskusi terkait pengelolaan arsip, para peserta studi banding dari kedua instansi tersebut diajak untuk berwisata arsip, berkeliling untuk melihat secara langsung pengelolaan arsip, alih media, preservasi, serta penataan dan penyimpanan arsip statis di depo arsip.
Forum Kearsipan Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) telah menyelenggarakan diskusi kearsipan yang bertemakan "Tata Naskah Dinas dan Teknis Penulisan Surat. Kegiatan dilaksanakan di Ruang Sidang Besar, Fakultas Peternakan UGM. Peserta merupakan anggota FORSIPAGAMA di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Kegiatan tersebut dilaksanakan pada tanggal 31 Januari 2024. Acara diskusi dibuka oleh Kepala Bidang Arsip yang kemudian dilanjutkan laporan kegiatan oleh ketua FORSIPAGAMA. Tak lupa juga KKA Fakultas Peternakan sebagai fakultas dengan hasil pengawasan arsip terbaik, turut memberikan sambutan dalam kegiatan tersebut. Setelah diskusi selesai, peserta diajak berkeliling melihat records center Fakultas Peternakan.
Pada Kamis, 26 Januari 2024, sejumlah 100 siswa Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Kelas XI, SMK Negeri 1 Kedawung Kabupaten Cirebon didampingi guru melakukan kunjungan industri bidang kearsipan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan tersebut guna meningkatkan pengetahuan siswa SMK Negeri 1 Kedawung dalam kearsipan. Kunjungan industri tersebut diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., dan Kepala Bidang Arsip UGM, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev.
Setelah sesi perkenalan dan pemaparan materi oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, siswa SMK Negeri 1 Kedawung mengunjungi depo, ruang pengolahan arsip, dan diorama arsip didampingi oleh beberapa arsiparis. Siswa dipersilakan bertanya terkait pengelolaan arsip untuk lebih memahami manajemen kearsipan pada dunia kerja.
