Sumber daya manusia kearsipan di Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia melakukan studi banding pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam rangka untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia.
Studi banding dilaksanakan pada Kamis, 11 Juli 2024, dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM didampingi Kepala Bidang Arsip, Kepala Bidang Perpustakaan, Kepala Bidang Data dan Sistem Informasi Perpustakaan dan Arsip UGM, dan arsiparis.
Pada waktu yang sama Institut Pertanian Bogor melakukan studi tiru untuk pengembangan layanan perpustakaan dan arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor di Bidang Arsip sehingga dapat menjadi referensi untuk diimplementasikan di unit kerja di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
Farhah Faridah, S.E., M.Si., selaku Supervisor Pengelolaan Arsip di Institut Pertanian Bogor menyampaikan tujuan studi tiru yaitu ingin mengetahui lebih lanjut terkait dengan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, serta pengelolaan record center yang telah dilakukan di Bidang Arsip.
Setelah berdiskusi terkait pengelolaan arsip, para peserta studi banding dari kedua instansi tersebut diajak untuk berwisata arsip, berkeliling untuk melihat secara langsung pengelolaan arsip, alih media, preservasi, serta penataan, penyimpanan arsip statis di depo arsip dan pameran arsip.
Dalam rangka memperingati Dies Natalis pertama, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan kegiatan Seminar Nasional bertajuk “Peran Perpustakaan, Arsip dan Museum dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung Sustainable Development Goals” pada hari Kamis, 11 Juli 2024 pukul 09.00 WIB. Hadir sebagai narasumber adalah para pembicara yang berkecimpung di bidang pengelolaan perpustakaan, museum, dan kearsipan. Seminar tersebut bertempat di Ruang Seminar, Gedung L7 Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada.
Seminar dibuka dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., serta keynote speaker Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. Mereka menyampaikan pentingnya peran lembaga perpustakaan, arsip, dan museum dalam pelestarian warisan budaya dan pencapaian SDGs.
Seminar ini menghadirkan tiga pembicara terkemuka yang berbagi wawasan tentang pentingnya pelestarian budaya dan kesesuaiannya dengan SDGs. Pembicara pertama, Wina Erwina, M.A., Ph.D., Kepala Pusat Pengelolaan Pengetahuan Universitas Padjadjaran, memaparkan materi tentang “Peran Perpustakaan dalam Pelestarian Budaya dan mendukung SDGs.” Ia menekankan peran penting perpustakaan dalam menjaga warisan budaya dan mempromosikan pembelajaran sepanjang hayat, yang esensial untuk mencapai SDG 4: Pendidikan Berkualitas.
Wina Erwina, Ph.D. menyoroti berbagai inisiatif yang dilakukan oleh perpustakaan untuk mendigitalkan dan melestarikan artefak budaya, sehingga dapat diakses oleh khalayak yang lebih luas. Ia juga membahas pentingnya kolaborasi antara perpustakaan dan lembaga budaya lainnya untuk meningkatkan dampak dari upaya-upaya ini.
Pembicara kedua, Dra. Djaliati Sri Nugrahani, M.A., Ketua Pengelola Museum UGM, menyampaikan presentasi tentang "Peran Museum dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung SDGs." Ia menjelaskan bagaimana museum berfungsi sebagai penjaga warisan budaya, menyediakan sumber daya pendidikan dan menumbuhkan rasa identitas dan kontinuitas dalam komunitas. Dra. Nugrahani juga membahas peran museum dalam mempromosikan pariwisata berkelanjutan, yang sejalan dengan SDG 8: Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi. Dengan menarik pengunjung dan mendidik mereka tentang warisan budaya, museum berkontribusi pada ekonomi lokal dan pembangunan berkelanjutan.
Pembicara ketiga, Waluyo, S.S., M.Hum, Ketua Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi UGM, memaparkan materi tentang "Peran Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dalam Pelestarian Warisan Budaya Bangsa dan Mendukung SDGs." Ia menekankan pentingnya praktik kearsipan yang baik dalam melestarikan catatan dan dokumen sejarah, yang vital untuk penelitian dan pendidikan. Bapak Waluyo menyoroti kebutuhan lembaga pendidikan tinggi untuk berinvestasi dalam teknologi kearsipan modern dan program pelatihan untuk memastikan keberlanjutan dan aksesibilitas catatan budaya. Beliau juga menekankan peran arsip dalam mendukung SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Kuat, dengan menjaga catatan yang transparan dan akuntabel. Dalam presentasinya, beliau juga menekankan pentingnya pelestarian warisan budaya sebagai sarana untuk mendukung kota dan komunitas yang berkelanjutan, yang merupakan inti dari SDG 11. Ia menyoroti bahwa lembaga kearsipan perguruan tinggi memainkan peran penting dalam mendokumentasikan dan melindungi artefak budaya, catatan sejarah, dan materi penting lainnya yang mencerminkan identitas budaya bangsa.
Seminar ditutup dengan diskusi panel, di mana para pembicara menjawab pertanyaan dari audiens dan berbagi wawasan tambahan tentang tantangan dan peluang dalam pelestarian budaya. Acara ini dihadiri oleh akademisi, mahasiswa, dan profesional dari berbagai lembaga budaya dan pendidikan. Perpustakaan dan Arsip UGM berharap bahwa seminar ini akan menginspirasi kolaborasi dan inovasi lebih lanjut di bidang pelestarian budaya, berkontribusi pada pencapaian SDGs. Acara ini menekankan pentingnya mengintegrasikan pelestarian warisan budaya ke dalam agenda pembangunan yang lebih luas, memastikan bahwa generasi mendatang dapat menikmati dan menghargai warisan budaya yang kaya.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada telah menyelenggarakan kegiatan Pos Pembinaan Terpadu Penyakit Tidak Menular (Posbindu PTM) pada Jumat, 28 Juni 2024 di lobi Gedung Perpustakaan dan Arsip UGM. Kegiatan tersebut merupakan bagian dari rangkaian kegiatan Dies Perpustakaan dan Arsip UGM ke- 1.
Kegiatan Posbindu yang ditujukan kepada seluruh sivitas akademika UGM tersebut sejalan dengan tujuan Pembangunan Berkelanjutan atau SDGs poin 3 Kehidupan Sehat dan Sejahtera. Untuk menyukseskannya, Perpustakaan dan Arsip UGM berkolaborasi dengan Health Promoting University (HPU) dan Biro Kesehatan Terpadu UGM. Kegiatan Posbindu ini juga didukung oleh Rumah Sakit Akademik UGM dan Gadjah Mada Medical Centre.
Kegiatan Posbindu merupakan kegiatan monitoring dan deteksi dini faktor risiko penyakit tidak menular. Kegiatan tersebut sudah diinisiasi di Indonesia sejak 2002. Kegiatan dihadiri oleh pimpinan dan staf Perpustakaan dan Arsip UGM, anggota forum pustakawan, anggota forsipagama, mahasiswa paruh waktu, dan cleaning service.
Posbindu PTM yang diselenggarakan terdiri dari lima rangkaian kegiatan yang harus dijalani para peserta yaitu pengukuran tinggi badan berat badan dan Body Mass Index (BMI); pengecekan tensi dan lingkar perut; pemeriksaan kolesterol, GDS, dan asam urat; konsultasi gizi; dan konsultasi kesehatan mental.
Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas sivitas kampus. Upaya ini sebagai bentuk peningkatan perilaku sehat dari dosen, staf kependidikan, dan mahasiswa sehingga bisa menjadi lebih produktif dan berkualitas. Upaya peningkatan kesadaran kesehatan di lingkungan kampus tersebut juga turut mendukung pelaksanaan SDGs poin 4 Pendidikan Bermutu.
Terlebih dahulu kegiatan Posbindu PTM dibuka oleh sambutan-sambutan dari Arif Surachman, SIP., M.B.A. selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip; Prof. Dra. Yayi Suryo Prabandari, M.Si., Ph.D selaku Kepala Departemen Perilaku Kesehatan, Lingkungan, dan Kedokteran Sosial/Ketua HPU UGM; dan sambutan dari Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA selaku Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM.
Sejalan dengan SDGs poin 3, kegiatan ini diharapkan dapat menyehatkan seluruh masyarakat kampus agar senantiasa terjaga kesehatannya.
“Saya selaku ketua HPU merasa senang bahwa posbindu ini sudah cukup banyak (terlaksana) di beberapa fakultas kemudian di beberapa unit termasuk perpustakaan. Mohon (kegiatan seperti ini) dilanjutkan. Harapannya, kegiatan ini akan membuat membuat masyarakat kampus sehat dan terus sehat hingga di akhir masa jabatannya,” tutur Prof. Yayi selaku ketua HPU pada sambutannya.
Aspek kesehatan yang diprioritaskan dalam kegiatan ini selain untuk mendukung SDGs poin 3 juga untuk menggalakkan kegiatan-kegiatan positif dan bermanfaat bagi sivitas akademika UGM.
“Aspek kesehatan menjadi aspek yang penting jadi mohon nanti digiatkan kembali dan mohon ada promosi yang kuat bahwa ada kegiatan tersebut,” pesan Prof. Wening pada kata sambutannya.
Kegiatan diakhiri dengan pemeriksaan kesehatan sesuai rangkaian kegiatan HPU secara tertib hingga selesai. Adanya kegiatan ini diharapkan dapat menjadi suatu gebrakan positif untuk terus meningkatkan dan menjaga kesehatan.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada mengadakan kegiatan jalan sehat dalam rangka Dies Natalis yang pertama. Acara tersebut berlangsung di sekitar area kampus UGM. Rute yang dilewati adalah dari Perpustakaan dan Arsip UGM ke selatan melewati GSP menuju ke arah kantor alumni kemudian ke DPKM dan kembali ke utara menuju karah Perpustakaan dan Arsip UGM. Kegiatan ini dihadiri oleh para pegawai dan tenaga kependidikan. Acara yang dimulai pada pukul 07.00 pagi ini bertujuan untuk mempromosikan gaya hidup yang sesuai dengan tujuan Sustainable Development Goals (SDGs) point 3 berupa menjamin kehidupan yang sehat dan meningkatkan kesejahteraan seluruh penduduk semua usia
Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, SIP., M.B.A, sebelum melepas peserta jalan sehat, menyatakan bahwa acara ini merupakan salah satu bagian dari pelaksanaan kegiatan Health Promoting University yang bekerja sama dengan biro kesehatan terpadu yang didukung oleh RSA UGM dan Gadjah Mada Medical Center. Penyelenggaraan cara ini berimplementasi kepada SDGs, khususnya dalam hal kesehatan dan kesejahteraan (SDG3) dan pendidikan berkualitas (SDG 4).
Perpustakaan selanjutnya dapat menjadi community health bagi civitas Universitas Gadjah Mada yang selalu mendukung sesuai visi misi UGM. Sehingga kedepannya kami sangat mendukung apabila ada program-program dari HPU/RSA/GMC untuk mendukung setiap visi misi selanjutnya dan rutin.
Perpustakaan dan Arsip UGM memanfaatkan kesempatan ini untuk memperkenalkan berbagai inisiatif dan program mereka yang mendukung SDGs. Sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia, UGM terus berupaya untuk menjadi pelopor dalam pelaksanaan kegiatan yang berorientasi pada keberlanjutan dan kesejahteraan masyarakat. Dengan adanya acara jalan sehat ini, Perpustakaan dan Arsip UGM berharap dapat menginspirasi lebih banyak orang untuk menjalani gaya hidup sehat sesuai implementasi SDGs point 3.
Dalam rangka meningkatkan kemampuan terhadap optimalisasi pengelolaan arsip, Sekolah Pascasarjana (SPs) UGM mengadakan acara Pelatihan Teknis Kearsipan yang berlangsung selama dua hari, mulai dari tanggal 11 hingga 12 Juni 2024. Hadir sebagai narasumber adalah para arsiparis dan pengelola arsip pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kegiatan tersebut diperuntukkan bagi tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM. Pelatihan Teknis Kearsipan ini bertujuan untuk:
Memberikan pemahaman terkait proses pengelolaan arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penataan berkas;
Meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dalam mengelola arsip aktif dan inaktif;
Mendorong optimalisasi pengelolaan arsip setiap unit pengolah di SPs UGM.
Bertempat di Ruang 203 Lt.2 Gedung Unit 2 SPs UGM, kegiatan pelatihan diawali dengan sambutan dari Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana, Ika Krisnadewi, S.Psi., M.Sc. dan Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A.
Selanjutnya, pemaparan materi disampaikan oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Kurniatun, S.IP. Pada kesempatan ini, ketiga narasumber dari Bidang Arsip menyampaikan beberapa materi kearsipan yaitu pengelolaan arsip aktif, penataan arsip inaktif tidak teratur, dan penyusutan arsip. Untuk mengukur pemahaman peserta, selain materi kearsipan, dilengkapi juga dengan praktik pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengadaan pretest dan posttest, serta pemberian tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh masing-masing peserta.
Peserta pada kegiatan pelatihan ini diikuti oleh 23 orang tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM yang terdiri dari koordinator bidang akademik dan kemahasiswaan, koordinator urusan internal, pustakawan, petugas perpustakaan, pengelola layanan akademik dan serta tenaga kependidikan lain pada jabatan terkait. Melalui pemaparan materi dan praktik pengelolaan arsip tersebut, diharapkan para peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip yang baik sesuai peraturan yang berlaku sehingga dapat menerapkannya pada unit kerja masing-masing.
Universitas Gadjah Mada (UGM) berhasil meraih kualifikasi akreditasi “AA” (Istimewa) Tingkat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penyerahan penghargaan secara luring pada tanggal 28 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda, Kalimantan Timur. Pada acara yang dihadiri lebih dari 750 peserta dari seluruh Indonesia, UGM dinobatkan sebagai salah satu institusi yang berhasil meraih kualifikasi akreditasi "AA" Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penghargaan ini menjadi bukti nyata atas dedikasi Perpustakaan dan Arsip dalam melestarikan dan mengembangkan ilmu kearsipan di lingkup UGM.
Penghargaan ini diserahkan secara langsung oleh Plt. Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, M.Hum. kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada acara Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-53. Kriteria akreditasi yang ketat dan standar yang tinggi menjadikan pencapaian ini semakin membanggakan bagi UGM.
Dalam sambutannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, SH, MAP, menyampaikan selamat kepada keempat instansi yang memperoleh kualifikasi akreditasi “AA” yaitu Universitas Gadjah Mada, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, dan Politeknik
Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Jakarta III. Beliau juga menyampaikan bahwa akreditasi merupakan wujud pelaksanaan integrasi program kerja kearsipan, “Pengarusutamaan pembangunan program kearsipan nasional yang meliputi tertib arsip, tranformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa melalui sinergitas program pembinaan dan pengawasan kearsipan”, tuturnya.
Akreditasi "AA" dalam bidang Arsip, Perpustakaan, dan Arsip ini menegaskan posisi UGM sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang tidak hanya unggul dalam bidang pendidikan dan penelitian, tetapi juga dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara efektif dan efisien.
Ke depan, UGM berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan arsip universitas guna mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta memberikan kontribusi positif bagi masyarakat Indonesia.
Pada 30 Mei 2024, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga melaksanakan kunjungan kuliah lapangan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan wawasan mengenai pengelolaan arsip, mengetahui koleksi-koleksi arsip Universitas Gadjah Mada, dan meningkatkan wawasan khasanah arsip secara digital. Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis.
Peserta kunjungan diikuti 118 mahasiswa dan didampingi 6 dosen. Kunjungan diterima di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan arsiparis Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc.
Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.
Peserta kunjungan diikuti oleh 14 orang. Peserta disambut langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A., Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. serta arsiparis, Zuli Erma Santi, A.Md.
Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.
Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.
Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.
Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.
Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.
Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.
