Universitas Gadjah Mada (UGM) berhasil meraih kualifikasi akreditasi “AA” (Istimewa) Tingkat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penyerahan penghargaan secara luring pada tanggal 28 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda, Kalimantan Timur. Pada acara yang dihadiri lebih dari 750 peserta dari seluruh Indonesia, UGM dinobatkan sebagai salah satu institusi yang berhasil meraih kualifikasi akreditasi "AA" Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penghargaan ini menjadi bukti nyata atas dedikasi Perpustakaan dan Arsip dalam melestarikan dan mengembangkan ilmu kearsipan di lingkup UGM.

Penghargaan ini diserahkan secara langsung oleh Plt. Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, M.Hum. kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada acara Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-53. Kriteria akreditasi yang ketat dan standar yang tinggi menjadikan pencapaian ini semakin membanggakan bagi UGM.

Dalam sambutannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, SH, MAP, menyampaikan selamat kepada keempat instansi yang memperoleh kualifikasi akreditasi “AA” yaitu Universitas Gadjah Mada, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, dan Politeknik

Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Jakarta III. Beliau juga menyampaikan bahwa akreditasi merupakan wujud pelaksanaan integrasi program kerja kearsipan, “Pengarusutamaan pembangunan program kearsipan nasional yang meliputi tertib arsip, tranformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa melalui sinergitas program pembinaan dan pengawasan kearsipan”, tuturnya.

Akreditasi "AA" dalam bidang Arsip, Perpustakaan, dan Arsip ini menegaskan posisi UGM sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang tidak hanya unggul dalam bidang pendidikan dan penelitian, tetapi juga dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara efektif dan efisien.

Ke depan, UGM berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan arsip universitas guna mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta memberikan kontribusi positif bagi masyarakat Indonesia.

Pada 30 Mei 2024, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga melaksanakan kunjungan kuliah lapangan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan wawasan mengenai pengelolaan arsip, mengetahui koleksi-koleksi arsip Universitas Gadjah Mada, dan meningkatkan wawasan khasanah arsip secara digital. Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis.

Peserta kunjungan diikuti 118 mahasiswa dan didampingi 6 dosen. Kunjungan diterima di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan arsiparis Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc.

Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.

Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.

Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.

Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.

Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.

Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.

Senin, 13 Mei 2024, lima orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melakukan observasi tentang kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Observasi dilakukan melalui wawancara mengenai arsip dinamis. Proses wawancara didampingi oleh arsiparis ahli muda, Kurniatun, S.IP. dan observasi tempat penyimpanan arsip dinamis aktif oleh pranata kearsipan, Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md.

Selasa, 7 Mei 2024, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Percepatan Pembangunan Desa Tertinggal Jakarta Pusat. Kunjungan dilakukan dalam rangka untuk memperdalam proses pengelolaan arsip kartografi dan arsip audiovisual. Dengan harapan kunjungan ini dapat memperdalam informasi mengenai pengelolaan arsip kartografi dan audiovisual serta meningkatkan kompetensi arsiparis. Kunjungan tersebut didampingi oleh arsiparis pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Perpustakaan dan Arsip kembali menerima Peserta visitasi daring Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan V dan VI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024. Visitasi daring ini adalah kali kelima yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Kurniatun, S.I.P., merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Kurniatun menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang pengelolaan arsip statis di Universitas Gadjah Mada dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.

Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan III dan IV Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali keempat yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Ully Isnaeni Effendi, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Ully menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.