Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada mengadakan kegiatan jalan sehat dalam rangka Dies Natalis yang pertama. Acara tersebut berlangsung di sekitar area kampus UGM. Rute yang dilewati adalah dari Perpustakaan dan Arsip UGM ke selatan melewati GSP menuju ke arah kantor alumni kemudian ke DPKM dan kembali ke utara menuju karah Perpustakaan dan Arsip UGM. Kegiatan ini dihadiri oleh para pegawai dan tenaga kependidikan. Acara yang dimulai pada pukul 07.00 pagi ini bertujuan untuk mempromosikan gaya hidup yang sesuai dengan tujuan Sustainable Development Goals (SDGs) point 3 berupa menjamin kehidupan yang sehat dan meningkatkan kesejahteraan seluruh penduduk semua usia

Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, SIP., M.B.A, sebelum melepas peserta jalan sehat, menyatakan bahwa acara ini merupakan salah satu bagian dari pelaksanaan kegiatan Health Promoting University yang bekerja sama dengan biro kesehatan terpadu yang didukung oleh RSA UGM dan Gadjah Mada Medical Center. Penyelenggaraan cara ini berimplementasi kepada SDGs, khususnya dalam hal kesehatan dan kesejahteraan (SDG3) dan pendidikan berkualitas (SDG 4).

Perpustakaan selanjutnya dapat menjadi community health bagi civitas Universitas Gadjah Mada yang selalu mendukung sesuai visi misi UGM. Sehingga kedepannya kami sangat mendukung apabila ada program-program dari HPU/RSA/GMC untuk mendukung setiap visi misi selanjutnya dan rutin.

Perpustakaan dan Arsip UGM memanfaatkan kesempatan ini untuk memperkenalkan berbagai inisiatif dan program mereka yang mendukung SDGs. Sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia, UGM terus berupaya untuk menjadi pelopor dalam pelaksanaan kegiatan yang berorientasi pada keberlanjutan dan kesejahteraan masyarakat. Dengan adanya acara jalan sehat ini, Perpustakaan dan Arsip UGM berharap dapat menginspirasi lebih banyak orang untuk menjalani gaya hidup sehat sesuai implementasi SDGs point 3.

Kontributor: Srani Riska Viantami

Yogyakarta, 12 Juni 2024

Dalam rangka meningkatkan kemampuan terhadap optimalisasi pengelolaan arsip, Sekolah Pascasarjana (SPs) UGM mengadakan acara Pelatihan Teknis Kearsipan yang berlangsung selama dua hari, mulai dari tanggal 11 hingga 12 Juni 2024. Hadir sebagai narasumber adalah para arsiparis dan pengelola arsip pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kegiatan tersebut diperuntukkan bagi tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM. Pelatihan Teknis Kearsipan ini bertujuan untuk:

1. Memberikan pemahaman terkait proses pengelolaan arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penataan berkas;
2. Meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dalam mengelola arsip aktif dan inaktif;
3. Mendorong optimalisasi pengelolaan arsip setiap unit pengolah di SPs UGM.

Bertempat di Ruang 203 Lt.2 Gedung Unit 2 SPs UGM, kegiatan pelatihan diawali dengan sambutan dari Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana, Ika Krisnadewi, S.Psi., M.Sc. dan Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A.

Selanjutnya, pemaparan materi disampaikan oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Kurniatun, S.IP. Pada kesempatan ini, ketiga narasumber dari Bidang Arsip menyampaikan beberapa materi kearsipan yaitu pengelolaan arsip aktif, penataan arsip inaktif tidak teratur, dan penyusutan arsip. Untuk mengukur pemahaman peserta, selain materi kearsipan, dilengkapi juga dengan praktik pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengadaan pretest dan posttest, serta pemberian tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh masing-masing peserta.

Peserta pada kegiatan pelatihan ini diikuti oleh 23 orang tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM yang terdiri dari koordinator bidang akademik dan kemahasiswaan, koordinator urusan internal, pustakawan, petugas perpustakaan, pengelola layanan akademik dan serta tenaga kependidikan lain pada jabatan terkait. Melalui pemaparan materi dan praktik pengelolaan arsip tersebut, diharapkan para peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip yang baik sesuai peraturan yang berlaku sehingga dapat menerapkannya pada unit kerja masing-masing.

Universitas Gadjah Mada (UGM) berhasil meraih kualifikasi akreditasi “AA” (Istimewa) Tingkat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penyerahan penghargaan secara luring pada tanggal 28 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda, Kalimantan Timur. Pada acara yang dihadiri lebih dari 750 peserta dari seluruh Indonesia, UGM dinobatkan sebagai salah satu institusi yang berhasil meraih kualifikasi akreditasi "AA" Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penghargaan ini menjadi bukti nyata atas dedikasi Perpustakaan dan Arsip dalam melestarikan dan mengembangkan ilmu kearsipan di lingkup UGM.

Penghargaan ini diserahkan secara langsung oleh Plt. Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, M.Hum. kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada acara Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-53. Kriteria akreditasi yang ketat dan standar yang tinggi menjadikan pencapaian ini semakin membanggakan bagi UGM.

Dalam sambutannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, SH, MAP, menyampaikan selamat kepada keempat instansi yang memperoleh kualifikasi akreditasi “AA” yaitu Universitas Gadjah Mada, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, dan Politeknik

Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Jakarta III. Beliau juga menyampaikan bahwa akreditasi merupakan wujud pelaksanaan integrasi program kerja kearsipan, “Pengarusutamaan pembangunan program kearsipan nasional yang meliputi tertib arsip, tranformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa melalui sinergitas program pembinaan dan pengawasan kearsipan”, tuturnya.

Akreditasi "AA" dalam bidang Arsip, Perpustakaan, dan Arsip ini menegaskan posisi UGM sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang tidak hanya unggul dalam bidang pendidikan dan penelitian, tetapi juga dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara efektif dan efisien.

Ke depan, UGM berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan arsip universitas guna mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta memberikan kontribusi positif bagi masyarakat Indonesia.

Pada 30 Mei 2024, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga melaksanakan kunjungan kuliah lapangan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan wawasan mengenai pengelolaan arsip, mengetahui koleksi-koleksi arsip Universitas Gadjah Mada, dan meningkatkan wawasan khasanah arsip secara digital. Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis.

Peserta kunjungan diikuti 118 mahasiswa dan didampingi 6 dosen. Kunjungan diterima di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan arsiparis Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc.

Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.

Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.

Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.

Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.

Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.

Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.

Senin, 13 Mei 2024, lima orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melakukan observasi tentang kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Observasi dilakukan melalui wawancara mengenai arsip dinamis. Proses wawancara didampingi oleh arsiparis ahli muda, Kurniatun, S.IP. dan observasi tempat penyimpanan arsip dinamis aktif oleh pranata kearsipan, Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md.

Selasa, 7 Mei 2024, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Percepatan Pembangunan Desa Tertinggal Jakarta Pusat. Kunjungan dilakukan dalam rangka untuk memperdalam proses pengelolaan arsip kartografi dan arsip audiovisual. Dengan harapan kunjungan ini dapat memperdalam informasi mengenai pengelolaan arsip kartografi dan audiovisual serta meningkatkan kompetensi arsiparis. Kunjungan tersebut didampingi oleh arsiparis pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.